積累總結力，用訣竅積攢工作經驗

想要做好秘書工作，總結力必不可少。一些優秀的秘書之所以能夠得到領導的厚愛，正是因為領導知道他們在工作中積累了不少的經驗。有些秘書因為初入機關，沒有經歷過事情而不知道如何做事；有些秘書則是因為不懂得積累經驗，才造成了做事時領導不信任的結果。

 

一天，凱元被辦公室主任通知：本機關要舉辦一次針對社會杰出人士進行的表彰會，屆時會有媒體前來報道。一聽有媒體前來，凱元就知道，這次的會議規模小不了。這下他有些心慌：雖然自己也曾經籌辦過幾次會議，但在那些會議中，自己都是給其他的秘書打打下手，自己作為主要置辦者還是首次。

不得已之下，他只得前去請教主任，但主任當時就有些不滿意了：“你已經參與了幾次大型會議的籌辦了，是時候鍛煉一下了！”

 

凱元雖然經歷了“會議”的過程，但是卻依然沒有“經驗”，這種經驗的缺乏并非沒有經歷，而是因為個人不擅長進行經驗總結所導致的。

經歷與經驗不同，經歷若不轉化為經驗，便無法為你的職業生涯加分；經歷只有在經過了個人的觀察、總結、思考與提煉以后，才能轉化為經驗，而這一總結、提煉的前提，需要建立在一定時間內，在秘書行業中連續工作經歷的基礎之上。也就是說，經驗的積累必須要具備兩個基本的要素：在一定時間內在機關內的連續工作經驗，個人在從業秘書職業過程中，進行實踐觀察、學習與總結。簡單來說，秘書必須要學會主動地進行經驗的積累，才能夠使自己成長為優秀的秘書。

立足本職工作，積極摸索與積累

秘書工作具體而復雜，從待人接物，到給領導安排工作日程，如何在面對這些事情時做得恰到好處，在很大程度上取決于秘書個人的經驗深淺，而這種經驗又極難從教科書上學習得到，因此，除了從事該職業已久的同事的言傳身教與領導的指導以外，只有靠秘書自己在實際工作中去主動地摸索與積累。

1．做個有心人

秘書工作不僅涉及面寬，而且接觸的人極多，從各個普通科室的同事，到各級領導，從機關內部到外來客人，再加上秘書身為領導的隨從，往往會比其他同事更有機會接觸到普通人群接觸不到的權力層人士、精英人群。這種職業上的優勢也給年輕、經驗少、人生歷練不足的秘書們積累經驗創造了條件。相比于其他行業中的秘書而言，在機關日常工作中，只要處處能夠做個有心人，學會觀察周圍的人與事，便會有不小的收獲。

因此，在每做一件事情、每接觸一個人以后，秘書都應細細想一下，在為人、做事的過程中，哪些把握好了分寸，哪些還有待改進，使自己保持如同海綿一樣的心態，通過職業過程中的日積月累，個人能力便會在無形之中獲得極大的提高。

2．將本職工作做好的同時，“眼中有活”

秘書唯有腳踏實地地工作，才能夠經歷事件、積累經驗、增長才干。若一個秘書總是認為自己是在打雜、工作毫無技術含量，習慣性敷衍自己的工作的話，那么，即使領導將一些重要的工作交給自己，他們也往往做不好——機關工作事事皆大事，一件事情上出現了錯誤，領導便不可能再給你“二次機會”。

此外，一心只想給領導當“參謀”，或者只想將“秘書”一職當跳板的人，也往往無法獲得領導的重用：此類人往往會因為功利心過強，而導致領導不敢將重要的事情委托給他們去辦。

因此，秘書必須要在腳踏實地的同時，將自己的本職工作做好，同時，要“眼中有活”，盡可能在不越界、不越權的范圍內，盡可能多地接觸不同類的工作：接觸得越多，經歷得越多，便有可能獲得更多的經驗。

3．不安于現狀，積極學習

一些秘書之所以顯得缺乏經驗，大多是因他們自我設限導致的。由于給自己定下的目標只是“完成領導要求”即可，他們對自己的要求多半不高，也多不想過問自己工作以外的事情，平日里工作得過且過，只要工作中不出紕漏即可。久而久之，他們不但在工作中變得缺乏積極性，同時也相對顯得經驗不足。

其實，秘書工作的“熟練”程度都是相對的，只要你肯積極進取，就連為領導復印一份資料這樣的小事，都有經驗積累的空間。若你能夠在工作過程中，為自己樹立起“問題意識”的話，那么，經驗積累的過程將會更加輕松。

秘書不管是在處理日常性工作中，還是在應付一些偶然性的事件時，都應多問一下自己：“事情為什么會出現這種情況？”“用這種辦法處理，一定可以完善嗎？”不僅如此，個人還應擁有一些富有創造性的幻想：“若換一種方式進行處理，事情又當如何進行？”“除了這一種方法，其他就沒有更好的辦法了嗎？”對于秘書而言，若對一些偶然性的事件多加留意，便可以從中悟出一些更規律性的東西來。

4．積極總結過往與他人工作經驗

積極與總結是機關秘書提升自我的一項重要途徑，可借鑒以下幾種方法：

（1）在看到了辦公室中有誰寫出了優秀的、得到了領導稱贊的公文后，你應主動將其收集起來，以備日后學習使用。

（2）在閱讀過程中，遇到了有價值、對工作有幫助的觀點、句子甚至是詞語時，你都應將它們進行或剪貼、或摘抄的積累，以便日后在寫作中加以利用與仿效。

辦公室中有哪類表格需要常用？有哪些通知格式是通用型的？有哪些文書體制是需要常常用到的？將它們收集起來，下次領導再有吩咐時，你便可以在原文章基礎上修改、創作成新的文章。

5．讓自己的工作更有創造性

秘書工作主要是為領導收集信息、接待客人、不折不扣地執行上司的各種業務指令，因此，在一些秘書看來，秘書工作極難與“創造”一詞聯系在一起。但事實上，創造性地工作，不僅是做好本職工作的首要條件，同時也是總結經驗的首要途徑。

唯有熟練掌握了工作技巧的人才有機會創造，因為他們會在熟悉原本的做事程序的基礎上，不斷地思考這樣的一個“一元一次議程”：“除了用這種方法處理，就沒有其他更好的方法了嗎？”在這一思考的過程中，個人不僅能夠回顧自我做事方法，同時還能夠在回顧的過程中，發現那些新的、能夠簡化、合并或是創新性工作的步驟。

比如，秘書往往會需要協助上司處理各類文件，在瀏覽各部門送來的匯報資料時，秘書便可在心中琢磨：這些報告的內容是否足夠充實？寫作者是否有值得借鑒的地方？有哪些地方原本能夠寫得更簡便一些？

積累總結力并非一朝一夕可以練就，出色的秘書往往能夠在熟悉工作經驗的過程中，不斷地總結過程、積累訣竅，來讓自己更好地“輔政”。