1.2 集中采購與分散采購的理論分析

1.2.1 分散采購相關(guān)理論和發(fā)展

1.分散采購的優(yōu)點(diǎn)

相對于集中采購而言，分散采購具有以下優(yōu)點(diǎn)。

1）成員企業(yè)在采購上的積極性高

分散采購的方式，使得各部門可以充分享有采購的自主權(quán)，獨(dú)自規(guī)劃采購內(nèi)容、執(zhí)行采購方案，有利于本部門工作的開展，采購權(quán)力的下放極大地提高了采購部門的積極性。

2）分散采購風(fēng)險(xiǎn)

各部門對自己所需的原材料分別采購，能夠及時(shí)根據(jù)庫存情況做出相應(yīng)的調(diào)整，也減少了因?yàn)榧姓{(diào)度而產(chǎn)生的采購時(shí)間延遲和耽誤生產(chǎn)正常運(yùn)行等問題。

3）所采購的原材料能更好地符合成員企業(yè)自身的需要

實(shí)行分散采購，各個(gè)部門能夠根據(jù)自己獨(dú)特的需求特點(diǎn)選擇最合適的采購材料，避免出現(xiàn)材料性能不符合最佳生產(chǎn)要求、材料價(jià)格在企業(yè)本身的接受能力之外的情況。

4）采購流程較短，采購過程簡單

各部門獨(dú)立采購，不用首先將需求信息反映到集中的采購委員會，待采購?fù)瓿珊蟮却y(tǒng)一配送。各部門直接發(fā)出采購訂單，所采購的材料直接入庫，供應(yīng)生產(chǎn)，整個(gè)采購過程簡單迅速。

2.分散采購的應(yīng)用現(xiàn)狀及適用條件

分散采購模式有其便利性和及時(shí)性的優(yōu)點(diǎn)，在過去很長一段時(shí)間，分散采購一直是一種重要的采購管理模式，政府部門及其他企事業(yè)單位部門需要的貨物、工程和服務(wù)都是由本單位自行采購的，完全處于自由、分散的狀態(tài)。但是，隨著社會的發(fā)展及采購流程的不斷完善，人們逐漸認(rèn)識到采購管理的重要性，集中采購開始被采納。人們也認(rèn)識到不同的采購模式具有不同的使用條件，采購模式的選擇需要依據(jù)企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境及戰(zhàn)略環(huán)境來決定。分散采購模式適用于以下情況。

（1）適用的采購主體：二級法人單位、子公司、分廠、車間離主廠區(qū)或集團(tuán)供應(yīng)基地較遠(yuǎn)，其供應(yīng)成本低于集中采購時(shí)的成本。

（2）適用的采購客體：小批量、單件、價(jià)值低、總支出在產(chǎn)品經(jīng)營費(fèi)用中所占比重小的物品；市場資源有保證，易于送達(dá)，物流費(fèi)用較少的物品；分散采購時(shí)，各基層有這方面的采購與檢測能力的；產(chǎn)品開發(fā)研制、試驗(yàn)所需要的少量物品。

1.2.2 集中采購相關(guān)理論和發(fā)展

1.集中采購的優(yōu)點(diǎn)

集中采購主要是把采購業(yè)務(wù)歸口一個(gè)部門管理，消除多頭指揮、重復(fù)采購和重復(fù)庫存等現(xiàn)象，強(qiáng)化企業(yè)的整體購買力。集中采購?fù)ㄟ^建立信息平臺，跨越組織協(xié)調(diào)的邊界，消除傳統(tǒng)采購中部門之間的權(quán)力沖突，使企業(yè)的不同部門、不同管理層通過信息系統(tǒng)對運(yùn)作中出現(xiàn)的問題一目了然，從而實(shí)現(xiàn)對整個(gè)物流過程有效的管理、協(xié)調(diào)和控制。

集中采購的優(yōu)勢具體體現(xiàn)在以下方面。

1）集中采購數(shù)量

集中采購最顯而易見的好處就是得到數(shù)量折扣和其他一些有利的采購條款。這通常被稱為采購量杠桿效應(yīng)，集中采購中，數(shù)量上的優(yōu)勢給采購部門更強(qiáng)的議價(jià)能力，供應(yīng)商則因?yàn)榇笈馁徺I量而更愿意協(xié)商、提供更好的條款并分享技術(shù)。

2）避免機(jī)構(gòu)及人員的重復(fù)

由于采購人員集中在一起，經(jīng)過調(diào)研后提交的是一個(gè)匯總所有業(yè)務(wù)單位相同物料需求的大訂單，減少了許多重復(fù)的工作。同時(shí)，可以減少采購部門和人員數(shù)量，降低人力成本。

3）專業(yè)化

集中化后的采購人員專注于某類商品而不是所有的商品和服務(wù)，這樣，可以投入更多的時(shí)間和精力去研究所負(fù)責(zé)的物料，掌握采購方面的專業(yè)知識、供應(yīng)源、已有的或是新的物料和生產(chǎn)流程、市場情況和價(jià)格，成為更專業(yè)的買家。而業(yè)務(wù)單位的管理人員則可以騰出精力做好管理工作。

4）較低的運(yùn)輸成本

集中采購可以享受大批量運(yùn)輸?shù)膬?yōu)惠，同時(shí)，由于與供應(yīng)商良好的合作關(guān)系，小批量的運(yùn)輸也可以安排直接從供應(yīng)商那里送到使用地。另一方面，統(tǒng)一運(yùn)輸增加了整車運(yùn)輸?shù)母怕剩瑴p少了零擔(dān)運(yùn)輸，提高了運(yùn)輸工具的使用效率。

5）業(yè)務(wù)單位之間沒有競爭

在物料短缺的時(shí)候，集中采購可以避免不同單位采購相同物料而相互競爭從而引起價(jià)格上漲的局面。

6）對采購活動(dòng)更有效的控制

如果采購決策都經(jīng)過集中控制，就不必對分散于整個(gè)企業(yè)的不同單位的采購決策加以監(jiān)督，一些違規(guī)或非法的行為也就容易避免。

2.集中采購的模式

集中采購的模式并不是單一的，為實(shí)現(xiàn)集團(tuán)采購業(yè)務(wù)集中管控的業(yè)務(wù)需求，集中采購包括以下幾種典型模式的應(yīng)用：集中定價(jià)、分開采購；集中訂貨、分開收貨付款；集中訂貨、分開收貨、集中付款；集中采購后調(diào)撥等運(yùn)作模式。下面對典型模式進(jìn)行介紹。

1）集中訂貨、分開收貨、集中付款模式

集團(tuán)總部或采購公司負(fù)責(zé)管理供應(yīng)商及制定采購價(jià)格等采購政策，并且負(fù)責(zé)采購訂貨工作。各個(gè)集團(tuán)部門提出采購申請，前者進(jìn)行匯總、調(diào)整，并根據(jù)調(diào)整結(jié)果下達(dá)采購訂單，發(fā)收貨通知單給各需求部門；需求部門根據(jù)收貨通知單或采購訂單進(jìn)行收貨及入庫；前者匯集后者的入庫單進(jìn)行與外部供應(yīng)商的貨款結(jié)算，并根據(jù)各部門的入庫單與其分別進(jìn)行內(nèi)部結(jié)算。

2）集中采購后調(diào)撥模式

集團(tuán)總部或采購公司負(fù)責(zé)管理供應(yīng)商及制定采購價(jià)格等采購政策，并且負(fù)責(zé)采購訂貨工作。各需求部門提出采購申請，前者進(jìn)行匯總、調(diào)整，并根據(jù)調(diào)整結(jié)果下達(dá)采購訂單，前者完成后續(xù)的收貨、入庫、外部貨款結(jié)算處理。之后，根據(jù)各部門的采購申請，前者啟動(dòng)內(nèi)部調(diào)撥流程，制訂調(diào)撥訂單并做調(diào)撥出庫，后者根據(jù)調(diào)撥訂單做入庫處理，兩者最后做內(nèi)部結(jié)算處理。

3.集中采購的應(yīng)用現(xiàn)狀及適用條件

隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，分散采購的弊端日益顯現(xiàn)，表現(xiàn)在：采購的隨機(jī)性大；沒有一定的規(guī)模效益；很容易滋生腐敗。為打破這種不規(guī)范的采購模式，很多學(xué)者從供應(yīng)鏈的角度對采購問題進(jìn)行研究，并將采購管理作為供應(yīng)鏈管理的一個(gè)重要部分，在此情況下，集中采購憑借其在采購上的優(yōu)越性而逐漸被廣泛地研究和使用。

雖然集中采購會帶來更低的采購成本和更強(qiáng)的談判能力，但這種模式對于互不相干的業(yè)務(wù)可能無法實(shí)行，很少有企業(yè)會采用絕對的集中采購，近年來發(fā)展的趨勢是對主要物料采用集中采購，總體說來，集中采購的適用環(huán)境主要有以下幾種。

（1）企業(yè)產(chǎn)銷規(guī)模大，采購量大，需要一個(gè)采購部門來辦理即可充分滿足各單位對物料的需求。

（2）企業(yè)各單位或工廠集中于一個(gè)地理區(qū)域，采購工作并無因地制宜的必要；或者采購部門與業(yè)務(wù)單位雖非同處一地，但信息系統(tǒng)相當(dāng)便捷，不影響需求時(shí)效。

（3）企業(yè)的產(chǎn)品種類大同小異，主要物料規(guī)格集中度高，采購需求的通用性高，集中采購就可以達(dá)到“以量制價(jià)”的效果。

（4）物料的價(jià)格對政治和經(jīng)濟(jì)氣候的敏感程度很高，集中采購模式就會受到偏愛。

1.2.3 集中采購與分散采購的比較

1.組織結(jié)構(gòu)方面

分散采購的模式下，采購部門是每一個(gè)事業(yè)部門（二級單位、分廠或車間）下設(shè)的獨(dú)立機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)本部門的物品采購。各事業(yè)部內(nèi)的采購部門根據(jù)相應(yīng)部門的采購申請獨(dú)自下單、獨(dú)自組織招投標(biāo)活動(dòng)、進(jìn)行供應(yīng)商的選擇和管理、完成運(yùn)輸業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品入庫，其典型的組織結(jié)構(gòu)如圖1-1所示。

由圖1-1不難看出，此種采購模式具有明顯的缺點(diǎn)：當(dāng)供應(yīng)商的能力有限時(shí)，經(jīng)營單位相互之間會成為競爭者，形成內(nèi)部競爭。而且，不同的經(jīng)營單位可能會與同一個(gè)供應(yīng)商就同一種產(chǎn)品進(jìn)行談判，結(jié)果達(dá)成了不同的采購訂單。

集中采購的模式下，由于各事業(yè)部的采購部門被取消，而在公司內(nèi)部成立統(tǒng)一的采購部門，因此，采購部門直接接受公司高層的領(lǐng)導(dǎo)，而不再是各個(gè)部門的下設(shè)機(jī)構(gòu)，此時(shí)，成立的采購部門直接對總經(jīng)理負(fù)責(zé)，在公司層次上可以找到中心采購部門，公司的合同專家在戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)層次上參與采購運(yùn)作（參見圖1-2）。可以集中制訂產(chǎn)品的規(guī)格性能決策（通常與中心工程技術(shù)或研發(fā)機(jī)構(gòu)緊密合作），在供應(yīng)商選擇的決策上也是如此。

2.業(yè)務(wù)流程方面

分散采購的模式下，各個(gè)事業(yè)部的采購部門獨(dú)立開展工作，首先由各個(gè)需求部門提出采購申請，提交請購單，進(jìn)過審批的請購單將會送到采購部門進(jìn)行具體的采購工作實(shí)施，采購部門根據(jù)采購單上的要求選擇合適的供應(yīng)商，經(jīng)過一系列的采購程序、驗(yàn)貨、收貨后，處理完采購單，實(shí)現(xiàn)支付就完成了一次采購，其間與供應(yīng)商之間還會涉及運(yùn)輸協(xié)議。集團(tuán)公司下的每個(gè)事業(yè)部都執(zhí)行相同的采購流程。典型的分散采購業(yè)務(wù)流程圖如圖1-3所示。

在集中采購的模式下，公司將建立采購管理平臺，整個(gè)采購管理平臺是由一系列數(shù)據(jù)庫組成的高效的管理信息系統(tǒng)，各個(gè)需求部門將需求計(jì)劃輸入采購管理平臺的數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫可根據(jù)現(xiàn)有庫存量、材料基準(zhǔn)用量、采購周期等自動(dòng)計(jì)算出材料所需采購品種、采購量及要求到貨時(shí)間。并且自動(dòng)結(jié)合市場供給情況選擇合適的供應(yīng)商，采購員從供應(yīng)商檔案中選擇供應(yīng)商，并由采購計(jì)劃口生成采購訂單，請供應(yīng)商進(jìn)行確認(rèn)，如雙方確認(rèn)無誤，供應(yīng)商發(fā)貨后，采購部門修改數(shù)據(jù)庫發(fā)貨情況，數(shù)據(jù)庫據(jù)此生成入庫通知單、質(zhì)檢通知單和電子發(fā)票。采購部門收到供應(yīng)商的發(fā)票后，將發(fā)票號填入電子發(fā)票有關(guān)字段中，并將其交至財(cái)務(wù)部門。在到貨后進(jìn)行一系列的驗(yàn)貨、收貨程序，然后供應(yīng)給各個(gè)需求部門。典型的集中采購流程圖如圖1-4所示。

3.其他方面的比較

1）采購目的和功能

集中采購具有采購成本低、操作相對規(guī)范和社會影響大的特點(diǎn)，可以發(fā)揮集中采購的規(guī)模優(yōu)勢和政策作用，體現(xiàn)采購的效益性和公共性原則，也有利于集團(tuán)公司的集中監(jiān)管和對分散采購的良好示范作用。分散采購可以借助單位的技術(shù)優(yōu)勢和社會中介代理機(jī)構(gòu)的專業(yè)優(yōu)勢，并能充分調(diào)動(dòng)各單位采購的積極性和主動(dòng)性，提高采購效率。

2）采購執(zhí)行主體

集中采購的執(zhí)行主體為公司或集團(tuán)主管部門，各下設(shè)單位必須委托集中采購機(jī)構(gòu)代理采購，而不得擅自自行組織采購。在分散采購的情況下，公司各下設(shè)單位可以依法自行組織實(shí)施采購，也可以委托集中采購機(jī)構(gòu)或其他具有政府采購代理資格的社會中介機(jī)構(gòu)代理采購。

3）供應(yīng)商的數(shù)量

分散采購常屬于多頭采購，眾多獨(dú)立的采購部門的存在使得供應(yīng)商的數(shù)目較多，受采購人員素質(zhì)的差異及采購流程的規(guī)范程度的影響，供應(yīng)商的質(zhì)量參差不齊。集中采購?fù)ㄟ^網(wǎng)上招標(biāo)等更加規(guī)范化的方式優(yōu)選企業(yè)的供應(yīng)商，采用規(guī)范的采購流程，使得供應(yīng)商的數(shù)量減少，但質(zhì)量較高。

4）項(xiàng)目特征

列入集中采購的項(xiàng)目往往是一些大宗的、通用性的項(xiàng)目，一些社會關(guān)注程度較高、影響較大的特定商品、大型工程和重要服務(wù)類項(xiàng)目；列入分散采購的項(xiàng)目往往是一些在限額標(biāo)準(zhǔn)以上的、專業(yè)化程度較高或單位有特定需求的項(xiàng)目，一般不具有通用性的特征。

分散采購和集中采購的對比通過表1-1可以清楚地看出來。