子項目2 認知秘書工作

項目任務

前往聯系單位走訪（觀察）一位資深秘書，整理出一份秘書日常工作內容表。

事件回放

畢業于某名牌大學的林英躊躇滿志地踏上了秘書的工作崗位，經過一系列的面試競爭，她終于獲得天駿公司的秘書一職。今天是她上班的第一天，一路上林英想象著她的工作：在電腦桌前熟練地進行電腦操作；用流利的英文為總經理書寫函件；聚光燈下，從容地主持對外活動……

林英興沖沖地趕到辦公室報到，經理淡淡地看了她一眼，然后吩咐說：“請林小姐先把辦公室收拾一下。”林英一愣，但立即按照經理的吩咐做了起來，將辦公桌上東一堆西一堆的文件整理歸位，將茶幾上喝過的杯子、裝滿煙蒂的煙灰缸洗干凈，然后對辦公室的地面進行除塵工作。這一切做完以后，林英對經理說：“辦公室收拾好了，請問經理，還有什么吩咐？”林英心想：“這下該讓我起草文件了吧？”可是沒想到經理頭也不抬地說：“請幫我倒杯水。”于是林英泡了一杯熱的茶水端了過去。“對不起，要的是白開水。”經理揮了揮手說。林英趕忙又去換了一杯熱的白開水。“對不起，林小姐，我要冷的水。”經理有點不耐煩地說。林英只好去換第三杯水，這才讓經理滿意。之后，經理又吩咐她去做了很多瑣事：寄信、購買打印紙、煮咖啡，等等，一整天就這樣匆匆過去了。第一天的工作經歷讓林英很失落，苦讀了四年大學，為了提高英語水平，熟練操作電腦，她甚至本末倒置，白天上課懶洋洋，晚上拼命讀夜校，為的就是能獲得一份體面的外企秘書工作，沒想到現在竟然要像傭人那樣為別人打掃衛生、端茶倒水、跑腿。這些不讀書也能干的事為什么要讓秘書來干？林英的心里充滿了困惑。

任務分析

這件事說明了秘書工作的性質具有專業性、服務性、繁雜性的特點。一個秘書，在領導工作需要時必須盡職盡責，不能對職責范圍內的工作視而不見，一味地認為自己是專業人才，服務性工作不是自己做的。如果你是林英，你該怎樣做好這些事？通過整理秘書工作內容表，你認識到了秘書工作的特性嗎？

相關知識

（一）秘書工作概述

秘書工作，又稱秘書實務工作，是指協助領導處理政務及日常事務時所進行的各項輔助性工作。這一含義反映出了秘書工作的服務性、從屬性、事務性、綜合性和專業性等基本特性。

秘書工作的內容幾乎與領導工作的內涵相等，但秘書工作的特征卻是起輔助的作用并須是提供服務。現代秘書工作與領導活動的關系準確地指明了其服務性和從屬性這兩個本質特征。

秘書工作總是圍繞著領導活動的全過程進行的。有領導活動，就有為領導活動服務的秘書工作。領導的職責是制定并實施決策以掌管全局，而領導者不可能事必躬親，這就需要秘書人員做領導的助手，為領導處理各項日常事務性工作，這就決定了秘書工作具有事務性和綜合性的特征。

秘書工作從屬于領導工作，領導的管理活動既綜合又專業，為其服務的秘書工作必須有與之相適應的專業能力和技巧，因此，秘書工作又具有專業性的特點。

（二）秘書工作的基本內容

秘書工作的基本內容與秘書崗位職責分不開，秘書和秘書部門承擔著對領導層與被領導層之間、職能部門之間、本機關和外部有關公眾及本機關與上、下級機關之間進行中介溝通的任務，是上情下達、下情上報、聯系左右、溝通內外的樞紐部門。

從圖1.1可以看出，秘書工作的大致內容歸納起來可以分為以下幾大類。

1．日常事務辦理

日常事務辦理是秘書工作的重要內容，包括辦公室環境管理、用品管理、常用設備管理、辦公室日常事務處理、對外接待與溝通以及對領導臨時交辦事務和突發事務的處理等。

2．文書工作

文書工作包括：根據領導意圖進行的文件撰擬、修改、印制、校對、裝訂、寄發等發文工作；登記、分揀、擬辦、傳閱、辦理等收文工作；整理、立卷、歸檔、保管、利用等文書檔案的處理工作。文書工作在秘書工作中占的比重很大，有的甚至占秘書工作總量的三分之一。

3．會務操辦

秘書工作中的會務操辦指的是會前的籌備工作、會議期間的事務服務以及會后的落實、整理和信息反饋工作等。

4．信息工作

秘書的信息工作，是指圍繞領導活動和組織管理需要開展的對各種相關信息的收集、處理、傳遞、儲存提供利用、反饋等一系列目的明確、真實可靠、及時全面的信息服務。

5．參謀輔佐

秘書參謀輔佐主要是指秘書在為領導者提供綜合輔助和公務服務中為領導決策出謀獻策，提供參考方案及有關依據；在與領導主輔配合的工作實踐中，發現決策實施中的不足與偏差，并及時反饋。

（三）秘書的常規工作

秘書的常規工作就是根據上司的日常工作安排和指示，去處理一些非決策性的事務，包括瑣碎的雜事，從而使上司能夠進行管理和決策。這一類工作的基本形成規律存在于秘書每天的工作常規中。

從下面兩個案例可以具體了解一下秘書工作的常規。

{L-End} 案例1.1 {L-End} 某外資企業秘書的一天

某外資企業秘書，大學英語系畢業，已做了一年的秘書工作，其直接上司是公司副經理，外國人。他一天的工作內容如下。

8:30 到公司馬上將空調、電腦、打印機等設備的開關打開，查收E-mail，將傳真、信件等進行分類登記，澆花等。

8:45 沖咖啡，與上司簡短會面，匯報E-mail內容（一邊喝咖啡）。開始工作，與公司的人一起開會，處理國內外的電話，接待國內外的來賓。空閑時間錄音，回復傳真和E-mail。

9:00 開始工作。（利用耳機）聽前一天上司的錄音信件并錄制，發送信件，復印，接聽、轉達電話等。

10:00 對收到的郵件進行分類，將需要上司處理的送給上司。

12:00 與上司和其他的外國人去外面吃飯（但通常是和日本女職員在一起）。

13:00 繼續錄制磁帶，繼續辦公室的工作，接待客人。

14:00 對收到的郵件進行分類，將需要上司處理的送給上司。和秘書商議工作。

15:00 沖咖啡，和上司一起商量上司出差時的要訂的飯店，傳真，信件的錄音等。

15:30 完成要發出的文件，錄音，整理文件，接聽電話等。

18:30 下班。

其他主要工作：復印在外出差的上司發送回來的信件，并向國內外發信，與上司保持電話聯系等。上司雖然不在，但工作仍然很多。另外，要將文件翻譯成英文。如果上司準備宴請客人，那么秘書要為宴會做準備（如時間、地點和費用等）。此外，還要幫上司辦理轎車手續、上司的住宅物業管理費自動支付手續等一些工作范圍之外的工作。

{L-End} 案例1.2 {L-End} 在日本某企業秘書科工作的女秘書的一天

在日本某企業工作的一位女秘書，大專文學系畢業，在人事科工作一年后調到秘書科已三年，其直接上司是公司常務董事。她的一天是這樣度過的：

8:00 打掃上司的辦公室、接待室等房間，查點備用物品。

8:30 通過閉路電視進行早上碰頭會。

8:35 為上司泡茶，確認當天的日程安排，通知秘書科科長在接待室接待預約好的客人。

8:50 有傳真的話，根據上司的指示進行回復。

9:00 接聽電話，將前一天來訪客人的數據輸入電腦中的顧客名錄，整理報紙雜志和剪報等。

9:45 郵件到達后進行分揀，將緊急的信件和包裹分發給收件人。

10:30 接待客人，給客人沏茶等。

11:40 上司外出，將上司交待的文件處理完。

12:00 午休（秘書科有辦公室“午休輪流值班”的制度，但當天她輪休，所以與同事外出）。

13:00 回到辦公桌前，整理剪報，接聽電話等。

13:10 上司回到公司，給上司沏茶，報告電話留言，領回上司上次出差的單據，核算出差費用。

14:00 根據秘書科科長的指示，復印并打印文件。

14:30 招待客人，給客人沏茶。

15:10 休息。

15:25 回到辦公桌前繼續起草報告（計劃明天寫完）。

15:30 為公司常務會準備咖啡。

16:00～16:30 把專務的信寫好之后，制作文件信封，并送到郵政局去寄走。常務會結束后清理會場，打印出第二天上司的工作日程表，交給上司。

17:10 上司出門辦事，整理未完成的文件。

17:30 下班。

其他主要工作：預訂飯店，為上司準備午飯，從銀行提取現金，準備婚喪禮品，按指示打掃秘書辦公室，給會議準備茶水，等等。

從這兩個案例中，可以發現這兩個秘書的工作有許多共同點，同時也可以看出秘書工作也會由其上司的國籍、企業的規模、業務種類和與上司的協調程度等不同而又有許多不同。

總結上面兩案例，秘書日常工作程序可以用圖1.2表示。

隨堂檢測

1.名詞解釋

秘書工作 秘書工作特性 事務辦理

2.某日上午約十一點左右，天駿公司總經理秘書高明正在辦公室起草文件，接到李總電話。李總說下午兩點有重要客人來訪，客人喜愛龍井茶，叫行政部準備一下。于是高明叫新來的秘書小娜去通知行政部的人準備。小娜一開始打電話給行政部，沒人聽，于是就親自去行政部通知，不久就回來了。下午下班前，李總把高明叫到辦公室臭罵一頓，問為什么不給客人泡龍井，只上普通的袋裝茶。高明回來后問小娜是怎么回事。小娜說，她去行政部時，那里沒人，她就在負責接待的人桌面上留下便條。高明說：“既然負責接待的人員不在，你為什么不能自己準備一下給客人用的龍井茶？”小娜脫口說：“我是秘書，不是泡茶的！”這話不久就傳到老總那里，幾天后，小娜被解聘了。

（{L-End} 資料來源：譚一平.我是職業秘書[M].）

請問，小娜做錯了嗎？如果你是小娜，你會怎樣辦理這件事？