子項目1 定位現代秘書

項目任務

為自己準備一次商務秘書招聘面試。

事件回放

天駿秘書咨詢服務公司（以下簡稱天駿公司）是一家面向機關、企事業單位提供各類秘書服務、咨詢工作及鐘點秘書服務的公司。

天駿公司總經理辦公室，李總正在和行政部經理高明談話。

李總：“高明，現在公司事務較多，辦公室工作都挺忙的，為了讓各部門的工作更有條理，公司打算招聘三位秘書，主要讓他們做一些基本的辦公事務。上個周末在人才市場初步挑選了六位應聘者，你準備一下，這個星期進行業務面試，確定的人選要及時進行崗前培訓。”

高明：“好的，我一定認真面試他們。”

高明回到辦公室，立刻電話通知相關人員三天后進行面試。

任務分析

我們的工作任務看似比較簡單，但是實際上要做的工作不少。應聘者要根據秘書的崗位職責和招聘單位的人才需求，制訂面試計劃。在面試過程中，招聘單位既會考察應聘者的學識、技能和應變能力，還會考察應聘者的職業意識。因此，應聘者必須明確現代秘書的定位，制訂較完善的面試計劃，做到有備無患。

相關知識

（一）秘書一詞的由來及含義

“秘書”一詞，古已有之，今天人們談到的秘書，往往與文書、領導的助手、智囊、參謀等聯系在一起。

1．國際通用秘書的含義

① 英語中的“秘書”（Scretary）這個詞來源于拉丁語，原意為“守密的人”，指那些被國王和王后雇用來保守國家和私人秘密的人。

西方國家認為“Scretary”一詞的含義有三個：職位、從事這一職業的職員、官員。

② 全美秘書協會對秘書的定義是：高級官員的助手，掌握機關職責，并具有在不同上司的直接監督下承擔任務的才干，發揮積極主動性，運用判斷力在其職權范圍內對機關工作做出決定。

③ 國際秘書聯合會對秘書的定義是：秘書應是上司的一位特殊助手，他們掌握辦公室工作的技巧，能在沒有上司過問的情況下表現出自己的責任感，以實際行動顯示出主動性和判斷能力，并且在所給予的權利范圍內做出決定。

④ 綜合國外關于秘書種種定義的共性可以看出：秘書是一種社會職業，而不僅僅是一個官職名稱；秘書主要是為領導服務的人員。

2．國內關于秘書一詞的解釋

這曾是我國秘書學界爭論的一個熱點問題，秘書學界曾經多次專門對秘書的定義展開大討論，但各種觀點之間依然存在著一定的分歧。雖然是眾說紛紜，但歸納起來，這些觀點大致可以分為兩大類，一類是傳統的觀點，一類是現代的觀點。

① 傳統的觀點是以傳統的秘書工作為依據的，其最大的特點是把秘書工作同文書工作捆綁在一起，以文書工作作為界定的核心。

具有代表性的是1979年出版的《辭海》的解釋：“職務名稱之一，是領導的助手。秘書工作是一項機要性工作，它的任務是收發文件，辦理文書、檔案和領導交辦事項。”

這一注釋明顯地突出了秘書的文書工作，旁及到的也只是“領導交辦事項”。《辭海》對“秘書”一詞的解釋代表了20世紀80年代以前學術界的觀點。目前還有少數學者堅持這種看法。

② 20世紀90年代以來，新時期秘書工作的變化及發展趨勢越來越引起秘書界的關注，眾多專家學者發表了自己的見解，提出了秘書的含義。

翁世榮先生在《秘書學概論》一書中把現代秘書的概念定義為“秘書是輔助領導層或個人實施管理和處理日常事務的人員”。

劉祖遂、王守福在《通用秘書學》一書中認為：“秘書是社會職務的名稱之一，是為領導中樞和領導者提供綜合性、輔助性服務的公務人員。”

1990年袁維園主編的《秘書學》一書中講到秘書“是廣泛的社會職業之一”，是“一種行政職務”。

在目前新出版的秘書職業資格考試全國通用秘書學教材中，對狹義秘書的定義是：“專門從事辦公室程序性工作、協助領導處理政務及日常事務并為領導決策及其實施服務的人員。”廣義秘書的定義是：“位居領導人身邊或領導機構中樞，從事辦公室事務，辦理文書，聯系各方，保證領導工作正常運轉，直接為領導工作服務并處理各方面的事務與信息。”

綜合研究國內外對秘書的定義及現代社會對秘書人員的要求，可以將現代秘書這樣定位：

① 秘書是一種職業。

② 從事秘書職業的人員，是“直接為領導工作服務”的，其服務的根本對象是領導者。

③ 秘書工作，是“協助領導處理政務及日常事務”，秘書活動的根本性質是輔助管理。

④ 秘書活動的基本方式，是處理信息和事務。

（二）秘書的歷史演變過程

從秘書職位的角度來看，秘書職位經歷了從“神權”走向世俗、從官職走向職業化的轉變過程。

1．從“神權”走向世俗

（1）最早的“秘書”名稱

在我國，“秘書”一詞最早出現于漢代。它最初的含義是指物而非指人，即宮廷秘藏圖書和典籍。至東漢后期，秘書不僅指物，也指機構和人員。朝廷設秘書令、秘書監等官職，具有掌管圖書典籍的職能。那時的秘書，并非現代意義上的秘書，其工作性質相當于皇家圖書館長。

（2）最早的秘書工作

秘書工作是個古老的職業。秘書的出現，必須具備兩個條件，一是管理組織的出現。在原始社會，生產力低下，沒有領導和被領導之分。隨著生產力的發展，出現了社會管理組織，出現了領導和公務活動，這就需要秘書協助領導處理公務。所以說，秘書與領導有著天然的聯系，先有領導，后有秘書。二是文字的出現。有文字才能有公文，而公文的制作、傳遞和管理，是秘書工作的重要內容。因此，秘書同文字和公文是密不可分的。

根據考古學家證實，我國現存最早的公文是商朝的甲骨文書，距今大約4000年；而使用和撰寫甲骨文書的“巫”，則可以說是我國最早的秘書。

巫，在上古時期，具有“溝通上天”的神通，他們以占筮的方式，發出“神諭”，幫助帝王解答疑難，出謀獻策。當時的巫所做的工作，相當于秘書工作。只不過那時的巫所代表的是天意，是上神，所以，凡占筮的結果，可比為“神諭”。巫的身份，相當于神的代言人。

后來，隨著時代進步，神權逐漸沒落，皇權日益穩固。在中國二千多年的封建時期中，巫早已消失，各級官員大臣幫助帝王進行國家管理。歷代為皇帝起草文書、掌管印璽、提供參謀意見等從事現代意義上“秘書”一職的人，有各種不同的官職名稱，如史官、御史大夫、尚書、長史、主簿等。那時從事秘書工作的人，其實是協助朝廷處理各類事務的官員，諸如藺相如、諸葛亮、張良等人，雖有門客、軍師之名，最終還是走向了官場。

明清時期，我國的秘書工作真正走向世俗化。

辛亥革命后，隨著孫中山先生任命宋慶齡等為秘書，幫助處理文書和日常工作，現代意義上的秘書產生了，秘書職位與秘書工作得到了統一。

2．從官職走向職業化

（1）國外秘書工作的社會化、職業化發展

從英文“Secretary”的含義就可以看出，秘書作為一種社會職業，在西方較早就開始確立。在Secretary首字母“S”為大寫的時候，秘書意為部長或大臣，這是政府部門的高級官員；首字母“S”為小寫的時候，秘書就泛指受雇用在辦公室中從事處理信函、保管檔案、安排業務等普通意義上的秘書工作人員。

資產階級革命后，秘書職位主要承擔的是輔助性管理這一內涵開始得到社會的認可和接受。另外，國外私人秘書的發展歷史也相當悠久。貴族成員多喜歡雇用私人秘書為他們處理信箋、賬目和邀請函等。商人也有秘書，他們通常被叫做“辦事員”。例如，英國著名的政治學家和哲學家約翰·洛克就曾長期擔任著名領袖人物的私人秘書；16世紀英國的著名詩人約翰·鄧恩也曾是掌璽大臣的私人秘書。

到了近代，秘書職業開始有了自己行業的協會組織。成立于1942年的美國國際行政專業秘書協會，原名美國全國秘書協會，是世界有名的跨國性職業組織。該協會總部在美國密蘇里州開普斯城。會員除美國的在職秘書外，還包括歐、亞、拉美各洲30多個國家和地區的在職秘書。該協會的宗旨是：作為秘書的代言機構，維護秘書的合法利益；通過連續教育，提高秘書人員的素質和水平；介紹最新技術，增強業務技能，提高秘書的職業地位。

（2）我國秘書的社會化、職業化發展

從古代皇帝的左丞右相，到今天的領導身邊的左右手，我國的秘書職業已經從古代的政府職員演變成今天的職業白領。秘書職業的角色發生了翻天覆地的變化。

我國的私人秘書始于明清時朝，稱幕客，也稱西席、館師、賓師等，俗稱師爺，由地方長官私人聘請，不拿官方俸祿，不占政府機構編制，是地方長官的私人秘書。

辛亥革命以后，秘書從名稱到含義得到了統一。但是，在相當一段時間里，秘書還是一種行政職位，由政府任命。

改革開放以后，隨著經濟的發展和社會的需求，秘書的工作性質和含義發生了較大的變化。私人秘書、商務秘書逐漸出現，行政秘書角色開始向社會化、職業化、市場化轉變，職業秘書逐漸形成。

（三）定位現代秘書

1．明確秘書的職業角色

（1）從屬性地位

有人說，秘書從屬于領導。這個說法并不正確，應該說，秘書職業是從屬于管理活動的，任何有管理存在的行業，就需要秘書來協助。只要有一個行業，就要有這個行業的秘書，所以人們稱秘書為第“三百六十一”行。反之，管理活動消失，秘書職業就不存在了。

（2）輔助性作用

秘書的職業是協助管理，在管理活動中起輔助領導、服務領導的作用。秘書是領導的“外腦”、“智囊”，是領導的左右手，在管理活動中為領導提供信息，出謀獻策，處理日常事務。

2．明確秘書的活動范圍

秘書活動是圍繞領導活動展開的，為領導服務是秘書第一位的基本職能，秘書活動是領導的附屬和補充，領導活動規定了秘書活動的基本范圍和工作方向，所以，領導活動的范圍就是秘書活動的范圍。

3．明確秘書的工作核心——領導意圖

領導意圖是指領導人、領導班子或領導機關在指導其社會組織實現目標的過程中所提出的意見和企圖的實質，是領導提出的工作意見，是領導工作思想的具體體現。

領導意圖的形成過程，實質上是領導決策的過程。領導意圖的具體表現形式往往都是通過命令、指示、決定、通知等正式文件或部署安排、簽批意見、口頭要求等非正式文件的形式進行傳達和貫徹的。秘書的工作要圍繞領導意圖進行。正確領會、貫徹、執行領導意圖，是秘書工作的一個基本出發點。

（四）秘書的種類

秘書是一個統稱，從不同的角度，可分為不同的類別。

1．從服務對象劃分（見表1.1）

這類秘書目前數量不多，但有很可觀的發展趨勢。

2．從工作領域劃分（見表1.2）

其中，商務秘書主要服務于企業，他們活躍于經濟領域，擅長處理各類商務活動，是現代秘書的生力軍。商務秘書已經成為秘書職業發展的主要趨勢。

3．從層次級別劃分（見表1.3）

國外秘書也有分類，其中美國秘書分類最細，日本秘書則是官職，德、英、法等其他各國也各有特色。

相關鏈接

美國“全美秘書協會”章程提出的秘書必備的9個條件：

① 像心理學家一樣善于觀察和理解人。

② 像政治家一樣有靈敏的頭腦。

③ 像外交官一樣有瀟灑的風度。

④ 有調查各種棘手問題的豐富經驗。

⑤ 有良好的速記能力及文字功底。

⑥ 諳熟各種商業往來中的法律關系。

⑦ 能熟練地使用各種辦公自動化軟件。

⑧ 具備相當的金融和稅務方面的知識。

⑨ 能熟練地對各種文件資料進行整理。

隨堂檢測

1.名詞解釋

現代秘書 商務秘書 領導意圖

2.仔細閱讀《三中演義》第七十二回描寫的楊修之死，分析楊修（主簿，屬秘書之職）因何失誤致死。