子項目3 做一個好秘書

項目任務

畫一個淡妝，穿上職業裝，進行一次班級內職業形象設計暨應聘面談大賽。

事件回放

三月的一天，窗外春光明媚，但天駿公司的會議室里卻充滿了凝重、嚴肅的氣氛。會前，總經理李豐給大家講了這樣一件事：

有一次，肅靜的會議室里，公司與港方的談判即將進行，雙方將就今后的合作達成協議。談判開始后，大家發現坐在李總一旁的薛秘書穿著非常休閑：一件胸前印有圖案的T恤衫，藍色的牛仔褲，白色的旅游鞋。負責送茶水的助理秘書更是花枝招展，耳環閃閃發光，手鐲晃來晃去，高跟鞋叮叮作響。每當她進來送水，會談都不得不停歇片刻。香港客人開了個玩笑：“李總，最好讓這位漂亮小姐參加選美去。”

港商的話，除了贊美，還有別的意思嗎？李總把問題留給了大家。

任務分析

一個職業秘書，不僅要是專才，更要是通才，必須在道德修養、專業技能、氣質風度等方面都有較高素質。如果你參賽，你將會為完成項目任務做哪些準備工作？

相關知識

（一）秘書必須具備的良好職業道德

以德為首、德在能先，這是我國幾千年來衡量一個人素質的重要要求。傳統文化觀念如此，現代企業管理觀念也是如此。秘書，因其崗位和工作內容的特殊性，對職業道德要求尤為嚴格。

所謂職業道德，是指擔負不同社會責任和服務的人員應當遵循的道德準則。它通過人們的信念、習慣和社會輿論而起作用，成為人們評判是非、辨別好壞的標準和尺度，從而促使人們不斷增強職業道德觀念，提高服務水平。秘書人員的職業道德素養，主要有以下幾個方面。

1．忠于職守

秘書人員應忠于職守，大而言之，是忠于國家和人民利益；小而言之，要忠于本職工作。忠于職守的另一個含義是對工作認真負責，一絲不茍。忠于職守還意味著恪守本分，甘當助手、配角，甘當無名英雄，不越權或濫用職權。

2．嚴守機密

秘書人員接觸的內部文件多，參加的重要會議多，在領導身邊的機會也多。總而言之，秘書人員接觸的機密多。因此，秘書人員要嚴格遵守企業制度，嚴守商業機密，以免給企業造成損失。

3．講求效率

秘書人員一定要注重工作效率，在日常工作中，當場可以辦理的事，就不要說“研究研究”；當日可以處理完的，就不要推到明天；急辦的事就要立即去辦。總之，要把公文處理的時間壓縮到最短。“雷厲風行”應該是秘書人員的工作原則和應有作風。

4．善于合作

秘書人員工作頭緒多，涉及面廣，又往往環環相扣，非單槍匹馬所能完成，如果一環疏忽，就會前功盡棄。秘書人員要善于同他人合作，密切配合，步調一致，才能順利完成任務。善于合作既要求尊重和理解同事，也要求公允地與同事分享勝利的成果，分擔失敗的責任。

5．恪守信用

秘書工作嚴謹縝密，責任重大，必須在工作中忠于職守，在人際交往中恪守信用，包括約定會晤、安排會議、組織聯絡、收發函件、傳遞文件都要準時；接受任務如不能近期完成，必須及時匯報，不能拖延或擅自改變。恪守信用還包括絕不輕易允諾別人所托而自己又力所不能及的事情，一旦允諾就應該盡一切力量去辦到。

6．文明禮貌

秘書人員在工作中待人接物一定要文明禮貌，舉止大方，談吐文雅，面帶微笑。

（二）秘書的職業素養

{L-End} 案例1.3 {L-End} 小琳是北京萬通機械股份有限公司總裁辦的秘書。由于機械加工行業的利潤率越來越低，所以，公司決定開發系列納米產品，以形成新的利潤增長點。這天，公司召開臨時董事會，討論投資納米產品項目的問題。由于大多數董事過去都是從事機械加工的，對“納米”沒什么了解，所以，盡管技術總監用原子、電子負荷等理論解釋了好久，大家仍然感到有些云里霧里。眼看著會議陷入僵局，總裁有些坐不住了，這時，坐在他身后負責會議記錄的小琳悄聲問他是否可以讓她來解釋一下什么是納米。總裁馬上點頭，于是，小琳用非常通俗的語言解釋了什么叫做納米、納米產品的功效……會議收到了預期的目的。會議結束時，總裁宣布讓小琳負責公司整個納米項目的協調工作。

小琳的表現讓總裁和公司的其他董事對她刮目相看，但對小琳來說，這實際上是水到渠成的事。小琳是英語專業的碩士畢業生，半年前來到總裁辦工作，平時也只是打雜，如接電話、取文件、寫通知等。但是，她并不認為自己是大材小用，感到委屈，她認為如果自己連“雜”都打不好，領導是不會把更重要的工作交給自己的。過去她對“納米”也沒多少了解，上個月的一天，總裁讓她到四樓的研發部取份材料，說自己剛給技術總監打過電話。技術總監給她的是一份公司開發納米產品的可行性報告。她習慣性地仔細閱讀了自己經手的材料，看完之后，她預感到公司有可能要進行這方面的投資，于是，她開始注意收集有關“納米”的材料。她不僅注意收集信息，而且還充分利用自己工作上的便利條件，在與研發部打交道時，注意跟有關人員“套磁”，如經常開開玩笑，說說笑話，向他們請教有關納米方面的一些問題。見總裁辦秘書向自己討教，工程師們自然樂意講解。久而久之，小琳不僅積累了豐富的納米知識，而且還與從事納米產品前期研發的工程師們建立了良好的關系。這樣，當總裁讓她負責協調整個項目時，她早已胸有成竹了。

（{L-End} 資料來源：譚一平.我是職業秘書[M].）

分析所給資料，可以看出，在現代企業中，領導視秘書為左膀右臂，一個職業秘書素質的強弱高低，直接關系到其工作的質量與效率。現代秘書的職業化要求從事這一行業的人員必須具備較高的素養。

1．在知識結構上既博學多才又系統精深

秘書的知識結構通常被稱為“金字塔結構”。如圖1.3所示。具體而言，包括以下幾個方面。

（1）廣博、扎實的基礎知識

常言道，秘書，要上知天文，下知地理；前知五百年，后知五百年。這就是在說秘書知識的廣博性。秘書應該具備的基礎知識主要包括以下幾類。

① 政治哲學和文化基礎類知識，這是從事秘書工作最起碼的知識。秘書們一般在小學、初中和高中時就已學了這些基本方面的知識，當然，還需要不斷更新和擴展。

② 法律政策類知識，包括憲法、法律、法規、政策。秘書工作的政策性很強，秘書人員如果沒有較高的法律政策方面的知識修養，就無法更好地為領導服務，嚴重的還會造成法律后果。因此，秘書人員學習和掌握必要的法律政策知識尤為重要。秘書人員應當根據工作需要，在掌握一般的法學和政策理論的基礎上，有針對性地學習有關的法律政策知識。重點有兩個方面：一是同秘書工作有關的法律、法規、規章、政策；二是同服務單位的業務活動有關的法律、法規、規章、政策。

（2）精深系統的專業知識

專業知識指秘書在工作范圍、工作職責和工作內容內應掌握的知識。這部分知識是秘書知識結構體系中的核心部分，也是秘書知識結構區別于其他專業人才知識結構的標志。其內容主要有秘書學、文書學、公文寫作學、信訪學、會議學、調研學、檔案管理學以及現代通信知識、辦公自動化知識等。

只有精通并能熟練運用秘書學科的專業知識，才能成為合格的秘書人才。

（3）多樣的輔助知識

輔助知識對秘書人員的作用是豐富頭腦、開闊視野、擴大思路、提高工作效率，主要包括以下幾個方面。

① 管理學知識、公共關系學知識、心理學知識、經濟學知識等。

② 秘書所在部門的業務知識。秘書人員所服務的單位都有其特定的業務活動范圍，了解這些知識能使秘書人員寫材料不說外行話，提建議不當門外漢，使自己的工作更具有針對性和科學性，當好領導者的參謀和助手。

此外，秘書人員還應掌握一些諸如決策學、咨詢學、預測學、人才學、創造學、情報學、編輯學、新聞學、傳播學、社會學等方面的知識，擴大自己的知識面，以便使自己在工作中更加得心應手、揮灑自如。

2．優良的心理素質

（1）培養堅定的意志

秘書人員要鍛煉和培養自己堅定意志的毅力，在確定目的和接受任務時，要加強自覺性，克服盲目性；在遇到困難和挫折時，要堅韌不拔，勇往直前，不要意志薄弱，半途而廢；在復雜的情況下辦文辦事、協助領導處理問題時，要多出主意，有自信心；發現問題時，要及時上報，做錯事及時改正。

對于一個既要參與政務，又要管理事務的秘書，如果不具有這種始終如一的中心意志，其工作就會虎頭蛇尾，有始無終，難以令人滿意；有了這種貫穿始終的中心意志，就能兢兢業業，滿懷信心，勝利到達理想的彼岸。

（2）養成隨和的性格

性格是表現在人的態度和行為方面的比較穩定的心理特征的總和。秘書作為“內管家”，其工作的特殊性，對秘書人員的性格要求也不同，必須具備以下幾個方面的要求。

① 豁達開朗。秘書的位置特殊，常常與各種各類人打交道，在處理事務時，常會引起誤解和不滿。因此，秘書人員的性格中很重要的一方面就是對人對事需要豁達、開朗，即在堅持原則的前提下采取寬容、忍耐的態度。對于所服務的領導者要多加體諒，主動熱情，細致周到。對同志熱情、關心，樂于助人。豁達、開朗還能給人以歡樂，給人以勇氣，團結同事共同工作。

② 意志堅強。秘書工作是一項十分繁重而復雜的勞動，秘書必須具有堅韌不拔、百折不回的毅力，克服各種困難，實現自己的職能；要有較強的心理承受能力，對來自領導、基層和外界的種種壓力能夠從容應付，任勞任怨；在輔助領導的過程中，要能夠堅持原則，實事求是，自覺抵制不正之風，做領導忠實的參謀和助手；還要嚴于自律，自制力強，努力克服自身的缺點和不足，成為一個意志堅強的人。

③ 敏捷應變。秘書不僅要有意志堅強不屈的性格，還要有機敏靈活的性格。秘書工作涉及面廣；變化性強，因此，秘書要有敏銳的觀察力和迅速的判斷力，善于溝通，長于協調，既不喪失原則，又不激化矛盾，特別是在遇到突發事件和復雜情景時，能夠機警靈活，隨機應變，使問題得到及時而恰當的解決。可以說，現代秘書工作對秘書的適應能力和應變能力提出了很高的要求，那種墨守成規、反應遲鈍、不講求效率的秘書已不能適應現時代的需要了。

④ 幽默風趣。秘書工作內容繁雜，壓力很大，有時不免產生煩躁、厭倦之情。具有幽默感的秘書，則能以出眾的機智和精美的語言化解困境，超越挫折，獲得良好的心境，保證工作的順利進行。秘書在交往活動中運用幽默，可以使人感到輕松，易于溝通情感，取得理解，消除陌生和緊張，營造和睦的交際氛圍。因此，秘書應該具有幽默的性格。

⑤ 友愛合作。秘書應有友愛合作的性格，寬容待人，助人為樂，不與別人斤斤計較，不因小怨小隙而存嫌。對于所服務的領導者要多加體諒，主動熱情，細致周到。對于現代秘書部門的其他工作人員，要開誠布公，謙遜虛心，嚴格要求自己，維護集體的團結。

（3）保持興趣

優秀的秘書應自覺培養對本職工作的興趣，以百倍的精力、滿腔的熱情投入其中。培養出了良好的興趣，能使自己在工作中產生愉快、興奮的積極情緒體驗，自覺提高職業素質，高效完成工作任務。另外，秘書還應培養業余興趣，以豐富生活，陶冶情操，增進身心健康。

（4）調節和控制情感

優秀的秘書應自覺培養自己良好的情感品質，清醒把握自己的情緒狀態，保持穩定的心境，能鎮靜、從容、敏捷、果斷地處理問題。要加強情操的修養，具有高尚的道德感、健康的審美感和高度的理智感。

3．優雅大方的職業形象

秘書部門是企業的窗口部門，秘書形象往往代表著單位的形象，因此，形象對秘書人員至關重要。秘書的職業形象包括個人的儀容儀表、談吐舉止等方面。

（1）儀容

儀容指發式、面容、手腳等身體未被服飾遮蓋的部位。秘書儀容的基本要求是整潔有生氣，精神面貌充滿活力。如表1.4所示。

（2）儀表

儀表指服飾裝扮。常言說，服裝是人的第二張皮膚，可見服飾的重要性。秘書服飾講究四個原則，分別是：符合場合、時節、身材和色彩的要求。

國際社交場合，服裝大致分為禮服和便裝兩種。正式、隆重、嚴肅的場合著深色禮服（燕尾服或西裝），一般場合則可著便裝。目前，除個別國家在某些場合另有規定（如典禮活動，禁止婦女穿長褲或超短裙）外，穿著趨于簡化。

我國服裝無禮服、便服的嚴格劃分。一般而言，工作場合，男女均著職業裝；社交場合，中國男子通常著上下同質同色的中山裝，或著上下同質同色的深色西服并系領帶，配穿同服裝顏色相宜的皮鞋；女子穿旗袍或禮服連衣裙。非正式場合（如參觀、游覽等），可穿各式休閑裝、民族服裝、裙裝，配顏色相宜的皮鞋或布質鞋。

（3）舉止談吐

① 規范的姿態。站立有精神、挺拔，如圖1.4所示；坐相穩重、端正，如圖1.5所示；行走步伐輕松敏捷。

② 規范的表情。保持微笑，目光注視對方。向人致意、鞠躬、介紹、遞物、接物等都要誠心誠意，表情和藹可親，神情專注。

③ 規范的手勢。手勢不宜單調重復，打招呼、致意、告別、歡呼、鼓掌等都要注意力度大小、速度快慢和時間長短，不可過度。

握手也有先后順序，應由主人、年長者、身份高者、婦女先伸手，客人、年輕者、身份低者、男士見面先問候，待對方伸出手后再握。但年輕者對年長者、身份低者對身份高者握手時應稍稍欠身，雙手握住對方的手，以示尊敬。男子與婦女握手時，應只輕輕握一下婦女的手指部分。

多人同時握手時，切忌交叉進行，應等別人握手完畢后再伸手。男子在握手前應先脫下手套，摘下帽子。握手時應雙目注視對方，微笑致意。

（三）秘書的職業能力

1991年年初，以美國為代表的西方國家為聯合國秘書長選定了協定的條件：具有領導、籌劃和組織眾多國家職員的管理能力，能流利使用聯合國兩種工作語言，具有作為領導人物感人的魅力和溝通人際交流思想的能力。以下所說的是一般秘書應具備的能力。

1．辦事能力

秘書活動具有強烈的事務性特征，辦事成為秘書的一項基礎性和經常性的工作，因此，精敏的辦事本領是秘書素質之一。要具有一定的辦事能力，必須做到“知識面廣，頭腦清楚，思維敏捷，手腳勤快，經驗豐富”，這是基礎。辦事能力是多種能力綜合而成的，如理解和領會能力、分析能力、應變能力。

2．交際能力

秘書部門是溝通上下左右的樞紐部門。秘書每天都要接觸各種人，與他們相處。秘書只有善于交際，才使人容易接近，也容易被人依賴，辦事的成功率才會高。人的社會性決定了人際交往的必要性，人際關系是雙向的、互惠的，要在積極主動的交往中形成發展，而交往方法的正確與否往往影響工作的成敗。美國成人教育家戴爾卡耐基在調查了無數明星巨商、軍政要員之后認為，一個人事業的成功，只有15%是基于他的專業技術，另外85%要靠人際關系和處世技巧。

3．表達能力

表達能力包括口頭表達能力和書面表達能力，能說會道是秘書的“看家本事”。秘書雖然很少去演說，但卻經常說話。上傳下達要說話，匯報情況要說話，接待來訪要說話，打電話要說話。因此，秘書需要具備一定的表達能力。

4．操作能力

操作能力主要包括辦公自動化、駕駛技術、攝影技術、多媒體操作等。

秘書職業能力綜合表如表1.5所示。

相關鏈接

① 急事慢慢地說。

② 大事想清楚再說。

③ 小事幽默地說。

④ 沒把握的事情小心地說。

⑤ 做不到的事不亂說。

⑥ 傷害人的事堅決不說。

⑦ 沒有發生的事不要胡說。

⑧ 別人的事謹慎地說。

⑨ 自己的事怎么想就怎么說。

⑩ 現在的事做了再說。

?未來的事未來說。

——美國前國務卿 科林·盧瑟·鮑威爾

（四）職業生涯規劃——秘書提升素質技能的途徑

秘書事業被稱為21世紀最廣泛的職業，是辦公室的黃金花瓶。但“凡事預則立，不預則廢”，作為秘書，同樣要進行完美職業規劃，使自身事業走向成功。

1．提前確立未來發展方向

因為秘書行業的特殊性，使從事該職業的人一旦年齡過大，易面臨諸多危機，尤其是女性。因此，及時確立未來的發展方向就變得勢在必行。眾多秘書面臨困惑的根本原因是：對于未來的職業發展，他們沒有提早做好準備。職業方向是職業生涯規劃與發展的基礎，可以指導個人快速實現自己的職業目標，少走彎路。

2．及時充電，為將來奠定基礎

秘書的入職門檻較低，換言之，秘書大都不具備明顯的核心競爭力。這一點是造成從業多年的秘書學歷退化的根本原因。培根說過，知識就是力量。將這句話運用在職場上，我們可以理解為“知識就是通往職業生涯發展的大道”。想要走出這種困境，身為秘書，必須及時充電，不斷地提高自身的素質，用更專業的知識武裝頭腦，緊跟時代的步伐。

3．工作中注重人脈的積累

雖然秘書并不是一個發展空間巨大的職位，但是這項工作之中潛藏著一個優勢：與人打交道的機會。企業中只有經理及以上的人員才可以配備秘書，與他們有工作往來的人大多身居要職。所以，作為領導的發言人，秘書就擁有了和這些人員交流的絕佳機會。留意這些人際資源就是把握了秘書一職的優勢資源。他們或許就會成為你明日的合作伙伴。

4．創造機會，魚躍龍門

秘書工作雖然是服務性、從屬性工作，但是由于時刻圍繞著領導者的工作環境，不可避免地要與領導接觸密切，因此，秘書有機會學會和掌握很多領導藝術和管理方法。這些都為秘書自身的發展創造了良好的客觀條件，只要秘書人員把握機會，提高自身的能力與素質，晉職前途就會一片光明。

由于秘書工作范圍比較廣，需要自己隨機應變處理的事情多，與公司高層領導人接觸的機會多，因此，他們在激勵自我提高的同時，擴充了自己的社會關系網絡；在從事多種業務基礎上積累的秘書經驗，為自己將來轉到別的部門發揮自己的優勢提供了保證。現在社會上很多有名的政治家和企業家，當初都是以鯉魚跳龍門的方式從秘書崗位上脫穎而出的。

年紀稍大一些的女性秘書多是轉去擔任管理秘書部門的工作；通過長期秘書工作的歷練，具備了一定的商業意識或其他能力，轉調到其他部門，如人事、財務、公關等部門做管理工作的例子也不少；改行甚至開始自己創業的也有，由于長期的秘書工作積累的知識、經驗和社會關系，因此成功的也很多。秘書在自己的人生轉折點上調去從事管理工作，不單純是輔助上司工作，而是為自己人生將來的多種選擇打下基礎，為自己的人生奮斗目標提供可能。

隨堂檢測

1.名詞解釋

職業道德 儀容 秘書職業能力

2.有人認為，做秘書不需要多少專業知識和能力，也不必講求職業道德，只要忠于領導，認真為領導服務就行了。你認為此觀點對不對？為什么？