1.4 組織戰略指導下的項目設計

1.4.1 項目設計的定義

什么是項目設計？美國項目管理協會的《項目管理知識體系指南》一書中，涉及項目啟動以前的管理流程和管理工作方面的內容不多，沒有對項目設計進行定義。

本書對項目設計的定義是：項目設計是在項目計劃開始前由組織高層、項目團隊以及項目利益相關者共同參與的一個管理流程。這個管理流程中的主要活動是對組織戰略和項目管理環境的理解，并在此基礎上制定項目策略，以指導項目產品范圍和管理范圍的形成。項目設計的成果是項目啟動過程的主要輸入。項目的設計過程是聯系組織戰略和項目管理成果的一個橋梁，高質量的項目設計成果是進行一個好的項目啟動和交付的前提。在項目設計的過程中，不僅僅是項目設計者要理解設計項目的基本要素，項目的計劃和執行者也應該理解和掌握這些要素并運用在項目管理過程中。

項目設計過程是把組織戰略轉化為項目管理框架的過程，主要包括以下活動：

（1）確保項目的選擇符合組織的戰略目標并按照組織的資源配置要求進行。

（2）對項目的環境進行分析，確定項目的成功因素，分析項目的利益相關者。

（3）對項目需求進行識別和定義。

（4）對項目的價值進行定義和評估。

（5）確定項目的邏輯框架。

（6）理解項目的目標，定義項目可交付成果。

（7）識別項目的初期風險，建立風險管理框架

（8）建立項目的資源平臺和決策體系。

1.4.2 項目設計的重要性

無論是理論上的描述還是大量管理實踐都表明，項目所處的階段越早，項目的不確定性就越大，項目調整或變更的可能性就越大，由于變更所帶來的成本和支出也就越低。但隨著項目的不斷開展，不確定性逐漸減小，但由于變更所帶來的成本、人力和資源支出也會逐漸增加。

在產品獲取知識、形成理念、基本設計階段，管理重心和影響指數是最高的，意味著這個階段的管理決策對產品產出的影響效果是最大和最有效的。因此，管理者應該把管理重心放在這個階段。越在項目的早期，進行變更越容易，進行變更所付出的成本也越低。反之，越在項目的后期，進行變更越困難，進行變更所付出的成本也越高。

這個模型說明，如果在項目設計階段出現一個小錯誤，在項目的計劃、啟動和執行期再來進行改正的成本是相當高昂的。項目的管理者也應該認識到，在項目設計的管理過程中所產生的管理成本要遠遠比后期的變更成本低得多。所以，對項目設計工作的管理，應該是項目管理的過程中組織最應予以重視的工作，并且組織應投入足夠的資源以保證項目設計工作的高質量完成。在項目的啟動、計劃和執行過程中，項目團隊應該不斷地對項目設計要素進行計劃、執行、檢查和處理，以實現項目設計工作的持續改進。

在項目設計階段的工作，如上面提到的組織戰略的制定、項目環境的分析、項目成功因素的確定、項目利益相關者的分析、客戶需求的識別和定義、項目價值的定義和評估、確定項目的邏輯框架指標、制定項目的目標和定義項目的可交付成果，都是在項目啟動和計劃前必須開展的工作，這些工作的開展為項目的計劃和執行奠定了堅實的基礎。值得注意的是，上述提到的任何一項工作的失敗都有可能直接導致項目的失敗。組織不僅要對項目設計的工作予以高度重視，同時，還應該把對項目設計要素的變更列入正式的變更管理流程之中，同時加以嚴格管理。