結構表達法：讓老板迅速抓住工作匯報的重點

在職場中，我們經常需要做工作匯報，如何表達，才能快速抓住領導的注意力，且不耽誤把話講清楚、說明白呢？這就特別考驗職場表達者的結構化邏輯。

先來看一個職場中的情景。

小劉是某公司董事長的助理，他在向董事長匯報今天下午的會議準備情況時說：

“董事長，王經理的秘書說，王經理下午兩點鐘不能參加會議。小李說明天或者后天開會，他都可以參加，但是明天10點半以前他沒有時間。會議室明天已經有人預定了，但星期三可以用。唐總剛才來電話說，他明天晚上才能從外地回來。把會議時間定在星期三上午11點似乎比較合適。您看行嗎？”

聽完這段話后，大家有什么感受？是不是覺得非常亂？是不是像聽小學生寫的流水賬日記一樣，抓不住重點，還特別容易走神？這就是一種缺乏結構的表達。

不要急著嘲笑這個做匯報的人，仔細回想一下，我們在日常工作中，是不是也會經常“想到哪兒就說到哪兒”？員工一般都害怕跟老板進行匯報，其實老板心里也是糾結的。老板很希望員工能及時向自己匯報工作進度，但與此同時，老板也怕下屬匯報工作時沒有邏輯，有時員工說了半天，老板也不知道員工想表達的重點是什么。這種情況出現的原因其實很簡單，就是大多數人的表達缺乏結構。

那么，什么樣的表達才是有結構的呢？我認為，有結構的表達聽起來清晰、簡潔、高效、有力。我把能做到這一點的方法提煉成一句口訣：溝通時，要“秀鳳頭，展豬肚，亮豹尾”。

怎么理解呢？就是話的開頭，要像鳳頭那樣美麗、精彩；話的主體，要像豬肚子那樣充實、豐富；話的結尾，要像豹尾一樣有力。具體應用時對應三大步驟：

第一步，結論先行（秀鳳頭）。

第二步，歸類分組（展豬肚）。

第三步，響亮收尾（亮豹尾）。

秀鳳頭：結論先行

在職場上做表述時，為什么必須“結論先行”呢？有三個原因：第一，聽員工做匯報的老板最想知道，員工想表達的核心觀點、核心結論是什么；第二，老板的時間寶貴，員工能一分鐘匯報完的，千萬別啰唆三分鐘；第三，老板每天都面對大量的信息，基本記不住不是高度概括的結論。

比如，最近我們公司在裝修，負責人周總過來向我匯報時說：“舒總，您辦公室的照明系統需要更換，原因有三點。第一，噪聲大，原有照明系統的變壓器噪聲大，目前在技術層面無法解決這個問題，這對您錄制課程有很大的影響；第二，光線刺眼，目前的照明光線照在您的白色桌面上反射出來的光線會讓您的眼睛不舒服；第三，不美觀，現有的主體燈飾和輔助光源不協調，從整體上看，不美觀。更換您辦公室里的照明系統需要××元錢。”

周總匯報完，我就批復了。如果周總不先說結論，而是先說三個理由，我們的溝通就會轉移到“如何應對噪聲”“怎么改變光線”“應該達到什么樣的美感”等細節上，進而過度討論，耽誤時間。

發明了“金字塔結構化思維”的麥肯錫咨詢公司每次把報告交給客戶的時候，一定要說一句話：“這是我們的報告，有時間您都看看，如果沒時間，就只看每一頁PPT最上邊的那句話就可以了。”—因為每頁PPT最上面的那句話，就是高度概括的結論。

展豬肚：歸類分組

豬肚部分要求充實、豐富，而且有規律。

為什么呢？這是因為我們的大腦更偏愛有結構、有規律的信息。如果一次性接受過多、過雜的信息，我們的大腦就會因為處理不了而“死機”。

所以，想讓聽者在短時間內記得我們說了什么，我們就得把信息“歸類分組”，再呈現給他們。

舉一個例子大家就更明白了，如果有人說，一場優秀的商業演講需要具備以下八大特點：

·結構完整；

·主題鮮明；

·多講具體細節；

·抓住他人注意力；

·邏輯清晰；

·多講例子和數字；

·節奏感強；

·首尾呼應。

我猜，當聽完第八個特點后，大家基本不記得前七個特點都是什么了。如果我們向老板匯報工作，也列舉個十條八條的話，可以想象，老板也記不住，匯報的效果自然也很差。但一旦把這些條目“歸類分組”，效果就完全不一樣了。

比如，把這八個特點歸為兩類，即內容上的特點和結構上的特點，那么以上信息就變成：

一場優秀的商業演講，需要具備以下兩大特點：第一，在內容方面，要做到主題鮮明，多用例子和數字、多講具體細節，要能抓住大家的注意力；第二，在結構方面，要做到結構完整、邏輯清晰、節奏感強、首尾呼應。

大家看，分類之后，對這一問題的表述是不是變得非常清晰有力呢？通過整理分組，讓信息有結構、有規律，將大大提高表達效率，讓復雜的問題變得容易理解，讓混亂的語言變得有層次、有條理。

亮豹尾：響亮收尾

好的收尾，能夠讓聽者收獲一個“心理獎賞”，就像美麗的豹尾那樣，讓人產生賞心悅目的感覺。結尾可以強化、概括前述的核心觀點，也可以用金句升華想要表達的主題。

比如“結構表達法”這一章節的內容就可以在結尾處概括為：“結構表達法”是一種讓表達更簡潔、清晰、豐富、有力的方法。它包含三大關鍵步驟：第一是秀鳳頭，“結論先行”；第二是展豬肚，“歸類分組”；第三是亮豹尾，“響亮收尾”。

再比如，還可以提煉出這樣的金句放在這一節的結尾部分：沒有結構，就沒有效率；結構在哪里，效率就在哪里！一開口說結論，再開口有歸類，三開口畫龍又點睛。

不管是說金句，還是強化核心觀點，結尾處一定要是一條悅人耳目的“豹尾”。

職場中，那些反應快的人不一定比其他人聰明，但他們掌握了結構化思維，更懂得對信息進行有效提煉、把握核心思想和結論，而且他們懂得在表達想法時開門見山，先亮出“鳳頭”—先講結論，再說細節；先說觀點，后說原因。他們的做法大大節省了領導的時間，提高了溝通的效率，而且也意味著，大大提升了自己的工作效率。

知道了“結構表達法”的三大關鍵步驟后，讓我們回到開頭的舉例中，運用“結構表達法”修改助理小劉對董事長說的話：

“董事長，今天的會議改在周三上午11點開（這是‘結論先行’的鳳頭）。有兩方面的原因：第一，人員方面，王經理今天下午沒有時間，唐總明天晚上才能從外地回來，小李明天上午10點半前沒有時間；第二，會議室方面，會議室只有周三還沒有被預約出去（原因就是‘歸類分組’的豬肚）。所以，我們把會議開始時間改到周三上午11點最合理，這樣能保證人員齊整、會場可用（這是‘前呼后應’的豹尾）。”

用“結構化”的方式將這些話整理一下后，是不是感覺邏輯清晰了很多呢？

核心要點

我們用鉆石類比結構化表達為這一節收尾：

我們都知道鉆石很貴，但大家肯定也聽說過，做鉛筆芯的石墨跟鉆石的成分是一模一樣的，可為什么它們的價值卻相差好幾萬倍呢？就是因為它們的結構不同。話語表達也是一樣的，好的表達結構會讓話語結構合理，具有更高的價值。