二、采購難做、采購難管——采購兩難

身邊做采購的朋友，開心的沒有幾個(gè)，都是一肚子苦水。老板們（企業(yè)主和高級(jí)職業(yè)經(jīng)理人）殫精竭慮地想要管理好采購，卻鮮有成功。這就是“采購難做、采購難管——采購兩難”！在筆者走訪過的近千家企業(yè)里，有巨無霸、有中小企業(yè)，也有小微企業(yè)，采購兩難的現(xiàn)象屢見不鮮。我們通過一位采購人員和一位管理者的故事，感受一下兩位精英人士的心情。

Anna說，我太難了

案例：我是被誰打趴下的

開發(fā)供應(yīng)商比采購還專業(yè)！

采購找的價(jià)格低，他說質(zhì)量可能不好。

采購找的價(jià)格高，他說選低價(jià)控制成本，事后找個(gè)理由漲價(jià)。

兩家的價(jià)格差不多，他說要分?jǐn)傦L(fēng)險(xiǎn)。

采購找的出問題了，馬上停止付款、罰款；

他們找的出問題了，抹平，小事一樁。

合同流程？

總經(jīng)理簽字了，找采購補(bǔ)一下采購需求。

人人都說這個(gè)事情是總經(jīng)理同意的。

要郵件批復(fù)，就說口頭說的；

要會(huì)議記錄，就說誰誰誰在場(chǎng)。

立場(chǎng)說了算？

商務(wù)條款，法務(wù)說了算。

要不要付款，財(cái)務(wù)說了算。

人人都說“站在公司利益的立場(chǎng)上”，

還有人說“可以增加談判籌碼”，

好像說得也沒錯(cuò)啊！

畢竟晚點(diǎn)付款，還可以賺幾天利息。

“躺平”吧！想不通？為什么？

采購到底是被誰打趴下的？

同事們的道德高人一等嗎？

都比采購更懂采購嗎？

領(lǐng)導(dǎo)們?yōu)槭裁粗С帜兀?/p>

專業(yè)水平不夠？

領(lǐng)導(dǎo)力不夠？

不會(huì)抗?fàn)帲坎粫?huì)反對(duì)？

胳膊擰不過大腿？

這有什么好奇怪的？

找個(gè)裝修公司的小弟來就可以當(dāng)監(jiān)理；

順便看看還有什么能做的，家具也可以詢?cè)儍r(jià)、比比價(jià)。

總經(jīng)理職位如有空缺，估計(jì)也可以問問。

自己去找個(gè)供應(yīng)商，還要采購幫忙比個(gè)價(jià)，

說采購不就是干比價(jià)的活兒?jiǎn)幔?/p>

采購說，

供應(yīng)商是我家的嗎？

花的是我的錢嗎？

向誰采購重要嗎？

采購的任務(wù)就是確保走了系統(tǒng)流程。

不付款？愛付不付，供應(yīng)商反正都得接著。

供應(yīng)商不玩了就不玩了唄，找個(gè)新的唄，想做生意的人多了。

抗?fàn)幍娜硕几傻煤芡纯啵?/p>

我是被誰打趴下的？

銷售說，最怕碰到一種客戶：

除了采購說了不算，其他部門說了都算。

王總經(jīng)理說，我太難了

案例：某公司的采購故事

故事一：推進(jìn)集權(quán)和合理化流程。

采購總監(jiān)Jeff在上任后不久發(fā)現(xiàn)，公司的間接采購費(fèi)用在采購部管理范圍內(nèi)的大約只有20%，相當(dāng)大的一部分支出掌握在用戶手里。而采購部只有一個(gè)原材料采購員兼任間接采購，專業(yè)化程度不高。

● 物流采購：物流管理、供應(yīng)商選擇、談判由物流部完成，而采購部只是協(xié)助下個(gè)訂單、付個(gè)款。

● 行政類采購：通過發(fā)票報(bào)銷的形式來進(jìn)行，總經(jīng)理辦公室人員直接在市場(chǎng)上進(jìn)行現(xiàn)貨采購，或者與供應(yīng)商簽訂合同，整個(gè)流程完全不經(jīng)過采購部。

● 廠房租賃等固定資產(chǎn)類采購：管理辦公室直接與潛在供應(yīng)方談判，合同簽訂、付款及合同續(xù)簽都不經(jīng)過采購部。

● 辦公室維護(hù)類采購：如空調(diào)保養(yǎng)維修等，同樣由管理辦公室管理。

● 財(cái)務(wù)、人事的外包：都是各自與供應(yīng)商簽訂合同，并各自負(fù)責(zé)履行合同與付款。

隨著全球統(tǒng)一企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）系統(tǒng)的上線，所有的采購行為都進(jìn)入了總部的監(jiān)管范圍，采購總監(jiān)Jeff意識(shí)到這個(gè)問題必須解決，于是他向總經(jīng)理和運(yùn)營(yíng)副總說明間接采購的重要性，希望可以招聘一個(gè)專業(yè)的間接采購經(jīng)理以應(yīng)對(duì)日益增長(zhǎng)的間接需求。

在總經(jīng)理的支持下，間接采購經(jīng)理到崗，他借助SAP上線的機(jī)會(huì)與各部門重新梳理間接采購流程和進(jìn)行工作范圍界定。通過一系列的協(xié)商和磨合，間接采購逐步步入正軌。總經(jīng)理也逐步要求各部門的采購行為必須交由采購部完成，他也不再簽署“非采購部門”提交的合同。經(jīng)過一段時(shí)間的磨合，間接采購的集權(quán)逐步完成，間接采購流程也逐漸合理。

故事二，王總來了。

新任總經(jīng)理王總很重視采購，一到崗就開了一場(chǎng)轟轟烈烈的間接采購會(huì)議，重申各部門的采購行為必須經(jīng)過采購部，由采購部主導(dǎo)采購行為。

在會(huì)議中也有人提出了異議。比如，由于行政類采購比較瑣碎，因此還是要由管理辦公室來完成；由于財(cái)務(wù)部的采購信息屬于機(jī)密信息，因此還是要由財(cái)務(wù)部自行負(fù)責(zé)采購。

一場(chǎng)收權(quán)運(yùn)動(dòng)無疾而終。當(dāng)然，王總畢竟是總經(jīng)理，大家也不敢太過分，畢竟保住飯碗很重要。因此，在接下來的幾個(gè)月，表面看起來采購行為開始逐步“流程性”合規(guī)了，至少采購需求（PR）基本有了、訂單（PO）由采購部下了，不合規(guī)的合同也減少了。

故事三，丟盔棄甲。

過了三四個(gè)月，間接采購經(jīng)理發(fā)現(xiàn)了一些跡象。

● 用戶說，這件事情是總經(jīng)理同意了的，你去和這家供應(yīng)商簽合同吧。

● 用戶提交上來的 PR 里面竟然附帶總經(jīng)理簽過字或蓋過章的合同，合同簽署跳過了采購部。

● 很多需求基本上只能選擇用戶找的供應(yīng)商。供應(yīng)商給出的價(jià)格低了，用戶會(huì)說就應(yīng)該選擇價(jià)格低的；供應(yīng)商給出的價(jià)格高了，用戶會(huì)說價(jià)格高好呀，質(zhì)量有保證。而總經(jīng)理一般都會(huì)認(rèn)同用戶的選擇。

● 用戶自己提交采購建議方案找總經(jīng)理審批。

● 用戶找的供應(yīng)商先以低價(jià)中標(biāo)，再找理由提價(jià)，有時(shí)夸張到費(fèi)用翻數(shù)倍。

采購經(jīng)理是一位非常敏感的女士，她將此情況匯報(bào)給采購總監(jiān)Jeff。Jeff就幾個(gè)案例與相關(guān)部門進(jìn)行討論，溝通這些行為對(duì)公司運(yùn)作和效率的影響，以及存在的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。最高管理層對(duì)此沒有做出任何有效的表態(tài)，這些溝通自然無疾而終了。Jeff據(jù)此指示間接采購經(jīng)理按照管理處默許的執(zhí)行吧。

在經(jīng)過一段時(shí)間的觀察之后，大家發(fā)現(xiàn)某些用戶采取的戰(zhàn)術(shù)是一步步試探領(lǐng)導(dǎo)的底線，逐步又恢復(fù)到先前的做法，原先逐步穩(wěn)定下來的幾個(gè)區(qū)域又逐漸失去控制。緊接著，各部門開始重新自行做決策、自行尋源等，并自行發(fā)布未經(jīng)過審議的流程。

原來，丟盔棄甲的不是采購。有些事情是不能讓步的，有些人是不能讓步的。或許正如電影里臺(tái)詞所說的：“有些槍一定要開，有些槍不一定要開；打得一拳來，免得百拳來。”

上面這個(gè)案例呈現(xiàn)了“采購人難做，采購行為難管”的兩難。事實(shí)上，在采購決策過程中，對(duì)采購行為有影響力的人和事都直接或間接參與了，本質(zhì)上這些人也是采購行為人；非采購職能部門也會(huì)有采購決策權(quán)。比如，在某些企業(yè)，行政部負(fù)責(zé)采購辦公用品、管理辦公室被授權(quán)簽訂不動(dòng)產(chǎn)租約等，這些我們稱之為“非采購職能的采購行為”。