明朝萬歷二十一年、朝鮮宣祖二十六年（公元1593年）三月八日，李如松派人到達朝鮮的義州告訴經(jīng)略宋應昌日軍想要和談。宋應昌知道后馬上專門起草了一篇宣諭小西行長等日本人的諭文，要求他們送還占領的朝鮮領土、釋放俘虜?shù)膬晌怀r王子等人，并且要求小西行長等人轉(zhuǎn)告豐臣秀吉，讓他上表向萬歷皇帝謝罪；并且宋應昌表示，如果日本方面能夠全部做到，他將奏請朝廷冊封豐臣秀吉為日本國王。最后，宋應昌話鋒一轉(zhuǎn)，在諭文中威脅小西行長等人，表示如果日軍一直怙惡不悛，他將集結(jié)福建、廣州、浙江、南京、薊州、保定、京師、真定的精銳軍隊，并聯(lián)合暹羅、琉球等國，備齊萬億火龍神鴉等火器，直搗日本巢穴，盡行誅滅。十五日，宋應昌派沈惟敬帶上這篇諭文，并和宋應昌的兩位都是浙江余姚（今浙江省寧波市余姚市）人的幕僚胡澤、沈思賢一起前往王京和小西行長和加藤清正展開和談。

后來在當天下午沈惟敬與小西行長、加藤清正在龍山倉達成了一個初步協(xié)議：

第一，日軍承諾在四月八日從王京撤退，明軍也承諾把軍隊分批次撤回明朝的遼東境內(nèi)。

第二，大明要派遣正式的談判使者，前往日本就封貢事宜與豐臣秀吉直接會談。

第三，日軍要在四月八日從王京撤退當天釋放被俘虜?shù)某r的兩位王子和陪臣。

同時，沈惟敬還向小西行長、加藤清正等人提出要求：日軍從王京撤退之后，不能率軍去攻打朝鮮的全羅道（今朝鮮半島西南部）；日軍在撤退的時候，要將龍山倉剩余的2萬石糧食（火燒龍山倉之戰(zhàn)中日軍的糧食被明軍燒毀后剩下的）留下，不能燒毀或者撤退時一起帶走；并且在撤退時，日軍要留下一名將領作為人質(zhì)。小西行長和加藤清正聽完后都表示同意。

龍山倉和談結(jié)束后，第二天上午，也就是十六日上午，沈惟敬讓沈思賢留在這里等到時候日軍撤退時負責押運2萬石糧食，然后沈惟敬就和胡澤一起乘船離開，二十四日晚上，沈惟敬和胡澤回到義州，二十五日上午，沈惟敬向宋應昌報告了在這次龍山倉和談中與小西行長、加藤清正達成初步協(xié)議的經(jīng)過時，對于小西行長在這次和談中提出的一條建議：“大人（指沈惟敬），你們明軍可以先派兩名使者乘船到日本，向太閣大人乞和；然后再以你們大明皇帝的名義，派另一名使者乘船渡海到日本，并且同意恢復日本與大明之間的貿(mào)易往來（實際上也就是通貢），這樣一來，太閣大人就會同意我們軍隊從朝鮮撤兵了。”這段話說完后沈惟敬就和小西行長、加藤清正達成了初步協(xié)議的第二條：“大明要派遣正式的談判使者，前往日本就封貢事宜與豐臣秀吉直接會談。”沈惟敬在報告時可能沒有向宋應昌非常全面的匯報，或者是換成了可以使宋應昌同意的其它語句，這使得宋應昌認為派使者去日本，讓日本方面遞交出“豐臣秀吉寫的投降書”的可能性很大。

接著宋應昌聽完報告后他對沈惟敬說道：“沈游擊，由你專門負責與日本人之間的和談，但是我們不能在與日本人和談的這件事情上欺騙朝鮮，也不能欺騙皇上和朝廷，本經(jīng)略已經(jīng)選好了五名官員作為你此次去和日本人進行和談的謀士，你要率領這五名謀士在與日本人的和談中（實際上就是明朝的使者作為人質(zhì)跟隨日軍乘船前往日本），讓日本遞交出豐臣秀吉的投降書。等這份投降書交到本經(jīng)略手上后，本經(jīng)略就會馬上轉(zhuǎn)奏給皇上，按照封貢的程序，先冊封豐臣秀吉為日本國王，然后再同意日本向我們大明通貢，切記勿令誤事。”對于小西行長向沈惟敬提出的通貢等要求，宋應昌基本上已經(jīng)妥協(xié)，而且表示了同意，接著宋應昌叫站在門外的兩位部下謝用梓、徐一貫進來先和沈惟敬見了一面，謝用梓、徐一貫就是后來到達日本后與日本人和談的正副使。這兩名官員都是文官，長期跟隨在宋應昌身邊，關于謝用梓、徐一貫兩名赴日使者的具體資料在史料中沒有留下詳細的記載，但是他們各自的年紀都應該很大。隨后又有三名大明官員先后到達宋應昌居住的地方，這三名官員分別是宋應昌的幕僚胡澤，以及剛被宋應昌派人叫回來的幕僚沈思賢，然后加上游擊將軍周弘謨，最后宋應昌又決定派人把指揮吳宗道叫了過來，就這樣加上沈惟敬一共七名大明官員參加即將與日本人展開的和談。