學會使用辦公設備

隨著高科技的日益發展，辦公設備日新月異，辦公自動化的程度越來越高，如傳真機、復印機、計算機等都成了現代辦公室內不可缺少的設備。辦公室工作不僅有許多簡單的重復性的有規律的業務，而且有不少復雜的與人的創造力密切相關的無規律的業務，完成這種業務，必須使現代辦公設備與人最密切地配合工作，以提高辦公室的工作效率、工作質量和管理水平，求取最佳的經濟效益。

雖然辦公設備為上班族帶來了方便，但如果不能正確使用或使用不當，也將帶來很多的麻煩，這就需要掌握它們的性能和使用方法等。

1.傳真機

傳真機具有電話實效性和郵件記錄性的雙重作用。它能保持郵件的原樣，起到收發文件的作用，能在短時間內傳送高清晰度的畫面，起到遠程復印機的作用。使用傳真機，操作簡單方便，與撥打普通電話一樣。但它與普通電話的不同之處在于，電話打出之后，可及時了解到對方是不是你所要尋找的對象，在沒有得到確認時，不可能有機密外泄現象發生，傳真機即使沒有確認對象也可傳遞情報。為了避免誤把機密的文件傳送給競爭對手的事情發生，在發傳真時，要先確認對方的傳真號碼是不是自己所要傳送的對象，在得到確認后方可發送，在發送的傳真件上，要注明收件人的姓名、文件的張數和文件主題等內容，以免有遺漏。

2.計算機

目前流行一句俗語，說21世紀的人不懂計算機就等于半個文盲。可見計算機在現今社會中的重要地位，它是辦公室內重要的辦公設備。在操作過程中，應養成隨時保存文件的習慣，以免停電或機器出故障丟失文件；對重要的文件要設置密碼，以防被盜；對所錄文件要注意雙備份，以確保萬無一失。在操作時，注意不要抽煙，以免煙霧損害芯片，影響讀取效果。

3.復印機

復印機的功能越來越多，使用范圍越來越廣，這給現代化的辦公帶來了極大的方便。同時，也帶來了不利的一面，即方便對手偷印資料。為了避免一些重要的機密文件和資料外泄，要養成由自己親自復印的習慣，對一些重要的機密文件不但要親自復印，還要在復印完畢后，認真檢查是否有遺漏，待檢查無誤后，方可關閉復印機離開。