工作要有計劃和條理

一位商界名家將“做事沒有條理”列為許多公司失敗的一大重要原因。

工作沒有條理，同時又想把蛋糕做大的人，總會感到手下的人手不夠。他們認為，只要人多，事情就可以辦好了。其實，他們所缺少的，不是更多的人，而是使工作更有條理、更有效率。由于他們辦事不得當、工作沒有計劃、缺乏條理，因而浪費了大量員工的精力，不但出力不討好，而且最后還是無所成就。

沒有條理、做事沒有秩序的人，無論做哪一種事業都沒有功效可言。而有條理、有秩序的人即使才能平庸，他的事業也往往有相當大的成就。

一位企業家曾談起了他遇到的兩種人：

有個性急的人，不管你在什么時候遇見他，他都表現得風風火火的樣子。如果要同他談話，他只能拿出數秒鐘的時間，時間長一點，他會伸手把表看了再看，暗示他的時間很緊張。他公司的業務做得雖然很大，但是開銷更大。究其原因，主要是他在工作安排上亂七八糟，毫無秩序。他做起事來，也常為雜亂的東西所阻礙。其結果，他的事務是一團糟，他的辦公桌簡直就是一個垃圾堆。他經常很忙碌，從來沒有時間來整理自己的東西，即便有時間，他也不知道怎樣去整理、安放。

另外有一個人，與上述那個人恰恰相反。他從來不顯出忙碌的樣子，做事非常鎮靜，總是很平靜祥和。別人不論有什么難事和他商談，他總是彬彬有禮。在他的公司里，所有員工都寂靜無聲地埋頭苦干，各樣東西安放得有條不紊，各種事務也安排得恰到好處。他每晚都要整理自己的辦公桌，對于重要的信件立即回復，并且把信件整理得井井有條。所以，盡管他經營的規模要大過前述商人，但別人從外表上總看不出他有一絲一毫的慌亂。他那富有條理、講求秩序的作風，影響到全公司。于是，他的每一個員工，做起事來也都極有秩序，一派生機盎然的景象。

你工作有秩序，處理事務有條有理，在辦公室里決不會浪費時間，不會擾亂自己的神志，辦事效率也極高。從這個角度來看，你的時間一定很充足，你的事業也必能依照預定的計劃去進行。一盤珍珠，旁邊一根線，怎樣才能拿起更多的珍珠呢？一個人趕緊捧了一大捧，舉了起來，另一個人不慌不忙地把線拿起來，一顆又一顆，線很長，很多珍珠被串了起來，而且易于攜帶和保存。同樣的道理也適用于工作中，工作有計劃，有條理，才能有條不紊地進行；一盤散沙，將分不清輕重，不知何時才能完成。

1.寫下具體的工作任務

工作的計劃性，體現在對時間的支配上，首先要有明確的工作任務。很多時候管理權威都指出：如果能把自己的工作內容清楚地寫出來，便是很好地進行了自我管理，就會使工作條理化，因此會極大程度地提高個人的能力。

填寫工作清單是使自己工作明確化的最簡單的方法之一。其方法是在一張紙上首先試著毫不遺漏地寫出你正在做的工作。凡是自己必須干的工作，且不管它的重要性和順序怎樣，一項也不漏地逐項排列起來，然后按這些工作的重要程度重新列表。重新列表時，要試問自己：“如果我只能干此表當中的一項工作，首先應該干哪一件呢？”然后再問自己：“接著，我該干什么呢？”用這種方式一直問到最后就行了。這樣，自然就按著重要性的順序列出了自己的工作順序。其后對你所要做的每一項工作，寫上該怎樣做，并根據以往的經驗，在每項工作上注明你認為最合理最有效的辦法。

為了使工作條理化，不僅要明確你的工作是什么，還要明確每年、每季、每月、每周、每日的工作及工作進度，并通過有條理的連續工作，來保證按正常速度執行任務。

反之，只有明確自己的工作是什么，才能認識自己工作的全貌，從全局著眼觀察整個工作，防止每天陷于雜亂的事務中。只有明確辦事的目的，才能正確掂量個別工作之間的不同分量，弄清工作的主要目標在哪里，防止眉毛胡子一把抓，既虛耗了時間，又辦不好事情。

2.定一個工作順序表

在羅樹輝的眼里，時間是一朵兒長在人們心中的百合。為了督促你執行工作，不讓你的“時間百合”枯萎，你可以在工作開始之前，審慎地制訂工作進度表。

“凡事預則立。”如果你能制定一個高明的工作進度表，你一定能真正掌握時間，在限期之內出色地完成老板交付的工作，并在盡到職責的同時，兼顧效率、經濟及和諧。正如一位成功的職場人士所說：“你應該在二天中最有效的時間之前訂一個計劃，僅僅20分鐘就能節省1個小時的工作時間，牢記一些必須做的事情。”

總之，誰善于利用時間，誰的時間就會成為“超值時間”。作為一名員工，當你能夠高效率地利用時間的時候，你對時間就會獲得全新的認識，知道一秒鐘的價值，算出一分鐘時間究竟能做多少事。這時，若再擔心不被老板賞識，就是杞人憂天了。

你要知道，每一個人做事的時間和精力都是有限的，不制訂一個順序表，你就會對大量事務手足無措。要正確地處理這個問題，需要根據目標，把所要做的事情排列順序。有助于你實現目標的，你就把它放在前面，依次為之，把所有的事情排一個順序，并把它記在一張紙上，這樣，一張順序表就寫成了。養成這樣一個好習慣，會使你每做一件事，就向你的目標靠近一步。

3.按事情的輕重緩急去做

做事情是以什么標準來決定優先順序呢？許多人都是以工作的緊急性來確定，他們都是優先解決對現在的目標來說最緊急的事情。然而，事情除了緊急性外，還有重要性。而我們往往都會專注于事情的緊急性，而忽略了一些重要的事情。例如，某個正為了一年后的司法考試努力念書的人，為了趕贈品截止時限，而特地將贈品明信片拿到郵局寄。司法考試還在一年后，而明信片的截止日就在明天。在此情況之下，多數的人都會將較緊急的明信片優先處理。

抓住工作的重點。只要勤于研究，你就會發現，成功的人都已經培養出了一種習慣，那就是找出那些最能影響他們工作的重要因素。這樣一來，他們比起一般人來會工作得更為輕松愉快。由于他們已經掌握了秘訣，知道如何從不重要的事務中抽出重要的部分來，因此，他們做事情時往往事半功倍。

黃軍就是一個善于發現工作重點的人。黃軍擔任北歐航聯下屬一家旅游公司市場調研部主管和公關部經理時，很快就熟悉了各項業務，把握并解決了經營中的主要問題。針對旅游中機票太貴，游客較少，而航聯公司的飛機又有大量空座的情況，建議公司制訂了分時機票價格，大大降低了機票平均價格，吸引了眾多旅客，還保住了航聯公司的資源。兩年后，這家中等規模的導游機構就已發展成瑞典第一流的旅游公司。

在工作中要達成你的主要目標，就要學會分清輕重，把力氣使在關鍵處，從而產生好鋼用在刀刃上的效果，擺脫困難的束縛。重要時事情優先處理。一位在外企工作的女性這樣比喻她的工作方法：假奶有一盆水，里面既要放進大石頭，又要放進小石頭，怎樣才能放進更多呢？當然是先把大石頭放進去，再在空隙當中放進小石頭。工作的效率由此而生。你先處理完當天最重要的事情，就等于把大石頭放進了水里。用其余零碎的時間，也可以把次重要和不太重要的事情做完。這樣一天下來，你會發現，原來我今天處理了這么多事情呢！自己心里也挺美的不是！