舉行有效的會議

召開任何會議之前，問問自己：有沒有舉行的必要？開會通常不外乎兩個理由：(1)因為是例行會議；(2)距離上次開會已經有二段時間。要想召開一個人人期盼、樂于參與，而且有所收獲的會議，下面是幾點建議：

1.事前準備每開一個小時的會，通常需要兩個小時的準備。你事前規劃得愈仔細，會議就會開得愈有效率。運用叢集法找出：開會的目的、應該與會的人、開會的地點、討論的主題、你要說的話、什么時候開始、應該開多久以及每一主題設定的時間。

議程應該在開會前48小時到一周內交給與會人員，如此才能顯示你是技巧嫻熟的開會專家。專家的會議議程要寫在一張紙上，標明開會時間和地點、會議目的、討論議題、報告題目、與會者應準備的資料，還有預留給突發事件的時間。

開會專家懂得選擇好時間(午餐前一小時開會，可以讓與會者不致拖太久)和地點(如果找不到好的場所，最好取消會議或另尋場地)。開會專家會前也會先查看場所：會不會太熱(大家會打瞌睡)或太冷(容易不專心)？會不會太暗(太暗的房間容易讓人無精打采)？干不干凈(臟亂的房間會使人心情不好)？椅子是否安排妥當(排成馬蹄型有助討論)？有沒有桌子可以做筆記？有沒有黑板、圖表架或投影機(檢查一下燈泡)可用？

2.通知隨同議程的發送，你應該同時宣布該會議的時間、地點、目的及希望與會者準備的事項。例如，你可以請與會者寫下他們對議題的意見，以備討論，如此可強迫他們認真思考議題。或者你也可以要求每位與會者填寫問卷，在開會前交回，讓你可依此問卷來制作圖表，以供開會之用。

3.好的領導者

(1)準時開始，免得對已經到場的人士不公平。

(2)讓會議順暢進行。

(3)回答問題并解決難題。

(4)直接回應與會者所提出的抱怨或是挑釁。

(5)提醒搗蛋者開會應負的責任。

(6)讓每個人都有發言的機會。如：在我們進行下一階段之前有沒有人有什么問題。

(7)設法讓大家同意。

(8)準時結束會議(因為大家都有事要忙)。

4.最佳領導者

(1)準時開始而且不對遲到者補充他們漏掉的信息。

(2)請一位與會者負責糾正任何偏離議題的行為。

(3)回答一部分問題并使問題成為團體討論的事項之一。

(4)請其他的與會者回答所提出的問題。

例如：這個看法很好，約翰，你認為我們應該怎么做呢？

(5)對事不對人來解決問題。

(6)讓每個人都有貢獻。如：瑪莉，你對約翰的建議有什么看法？

(7)尋求共識。就算大家看法不一，他們還是要讓每個人了解并支持已經決定的事。

(8)提早結束(他知道忙碌的人特別需要額外的時間來處理事務)。

5.參與最好的會議參與者都會是將來的最佳領導者。他們之所以突出在于：

(1)做他們應做的準備(甚至找出上次會議的記錄來看)。

(2)仔細思考并寫下他們希望提出討論的重點。

(3)準時到達。

(4)每次都坐不同的位子并和不同的人坐在一起。

(5)開放心胸，接納別人的看法。

(6)不打斷別人的話題。

(7)不急于下結論。

(8)有人發言時，不和別人竊竊私語。

(9)在每個人都發表高論之后再發言。

(10)做筆記。

(11)問一些可讓會議順利進行的問題。

6.記錄針對任何主題做腦力激蕩，并記下所有意見的最佳方法就是叢集法。負責畫叢集圖的人可以站在黑板、掛圖、架式投影機前，把大家的想法畫成叢集圖。不要過濾任何意見，要把所有建議都記下來。等所有意見都記下來，大家一目了然時，就能評估出意見的好壞，決定實行的先后順序。

7.檢視一個會議如果做到下面這幾點，就是個成功會議：

(1)準時開始并準時結束。

(2)會議的進行有一定水準。

(3)完成某件事情(不僅僅是準時開始和結束)。

(4)大家都覺得充分利用了時間，沒有人覺得浪費時間。

下面建議一些問題，你可以參考，看看是不是有必要放在你的問卷里：

(1)會議的目的事先清楚說明，而且也確實遵守。

(2)主席事先準備充分，并依照議程討論問題。

(3)與會者對要討論的主題準備充分。

(4)每一個議題分配的時間都很恰當。

(5)時間足夠，能讓每個人充分表達意見。

(6)主席能掌握重點，讓與會者不致偏離主題。

(7)每個人都有機會發表意見。

(8)討論的主題互相關聯。

(9)每個人都了解自己該扮演的角色。

(10)沒有漏掉任何想法，所有意見都一視同仁地看待，并記錄成問卷。

(11)決策是經由眾人的共識而形成，而非某人的獨斷結論。你可以把上列問題加上自己的看法，設計成問卷，在會議結束時，發給每位與會者，請他們在隔天早上10點前，填好問卷給你。并記得提醒他們交卷的時間和地點。

8.追蹤如果有會議記錄，必須在24小時內整理好，并發送給與會者。與會者所交的問卷也要在他們交后24小時內整理好，并發送結果給大家。記下大家認為做得好的(下次可加以學習)和做得不好的部分(可從錯誤中檢討)。接下來想想還有沒有什么地方可以改進，讓下次會議能開得更好：

(1)邀請外面專家來演講。

(2)訂外送比薩，或在某餐廳的貴賓室開會，這樣方便會后聚餐。

(3)每次開會大家輪流擔任主席和接待。

(4)播放訓練開會技巧的錄像帶。

(5)采用圓桌方式進行會議。

(6)不要過于嚴肅。看有沒有什么地方可以改善，好讓下次開會時氣氛活潑一點。