5.1?人事檔案管理——職稱升學(xué)養(yǎng)老離不了

一、人事檔案的作用用途

在人才流動(dòng)頻繁的今天，人事檔案“死檔”、“棄檔”現(xiàn)象非常嚴(yán)重，形成了一大批“棄檔族”。如今企業(yè)的用人機(jī)制使工作崗位與人事檔案之間的關(guān)系密切度削弱，加之轉(zhuǎn)檔手續(xù)煩瑣，導(dǎo)致他們在流動(dòng)或工作轉(zhuǎn)換中把檔案遺棄在學(xué)校、人才交流服務(wù)中心、職介服務(wù)機(jī)構(gòu)、原用人單位等。

雖然人事檔案在現(xiàn)今社會(huì)的功能有所弱化，但仍有不少人吃了不在乎檔案的虧。人事檔案的主要作用與用途有：

●●保留個(gè)人原有干部身份

●●辦理工作調(diào)動(dòng)時(shí)需要提供個(gè)人檔案

●●參加公務(wù)人員招聘考試，需檔案確定身份

●●辦理個(gè)人退休手續(xù)時(shí)，要查看檔案記錄

●●專業(yè)職稱晉升的參考依據(jù)

●●出國政審和公證時(shí)，需要查閱個(gè)人檔案

勞動(dòng)者“棄檔”的可能不良后果有：

●●丟失干部身份，無法干部調(diào)動(dòng)和工作調(diào)動(dòng)。當(dāng)前進(jìn)入醫(yī)院、學(xué)校等事業(yè)單位及戶口遷入北京、上海等大中型城市很多采用干部調(diào)動(dòng)的方式實(shí)現(xiàn)，因此干部身份仍很重要。

●●影響畢業(yè)生轉(zhuǎn)正定級和退休工齡的計(jì)算。高校畢業(yè)生找到工作后，如不及時(shí)辦理參加工作的有關(guān)手續(xù)，幾年后仍是學(xué)生身份，從而影響轉(zhuǎn)正定級、工齡及退休金的計(jì)算。

●●無法進(jìn)行職稱評定。因缺少檔案或檔案中手續(xù)不全，造成無法評定職稱，進(jìn)而影響個(gè)人職業(yè)生涯的發(fā)展。

●●影響到個(gè)人戶籍檔案。一些高校學(xué)生畢業(yè)時(shí)未能及時(shí)從學(xué)校轉(zhuǎn)出戶口和檔案，在辦理貸款、結(jié)婚時(shí)無法出具戶口證明材料。

●●影響留學(xué)人員繳社保。出國留學(xué)人員因人事檔案存放不當(dāng)，無意間做了幾年“無業(yè)人員”，造成繳納社會(huì)保險(xiǎn)年限出現(xiàn)了斷檔，在享受社會(huì)保險(xiǎn)方面將會(huì)受影響。

人事檔案和員工的工作、生活息息相關(guān)，因此企業(yè)無論在存檔還是接轉(zhuǎn)過程中，妥善保存員工的人事檔案，都是其法定義務(wù)。

二、企業(yè)的人事檔案管理

企業(yè)在人事檔案管理主要可以依據(jù)的法律、行政法規(guī)有：《檔案法》、《干部檔案工作條例》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》、《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》等。此外，還有很多地方性法律法規(guī)應(yīng)在人事檔案管理工作中參考借鑒。人事檔案的管理工作相對比較簡單、正規(guī)，企業(yè)可參考這些法律、行政法規(guī)的要求制定自身具體檔案管理制度細(xì)則。

管理人事檔案，就應(yīng)了解人事檔案到底包含哪些內(nèi)容。人事檔案的常見材料包括：

●●履歷材料。

●●自傳材料；報(bào)告?zhèn)€人有關(guān)事項(xiàng)的材料。

●●考察、考核、鑒定材料；審計(jì)材料。

●●學(xué)歷學(xué)位材料；職業(yè)（任職）資格材料；評（聘）專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料；反映科研學(xué)術(shù)水平的材料；培訓(xùn)材料；轉(zhuǎn)正定級表。

●●政審材料；更改或認(rèn)定姓名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨入團(tuán)時(shí)間、參加工作時(shí)間等材料。

●●黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料。

●●表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料。

●●涉法違紀(jì)材料。

●●招錄、聘用材料；任免、調(diào)動(dòng)、授銜、軍人專業(yè)（復(fù)原）安置、退（離）休材料；辭職、辭退，罷免材料；工資、待遇材料；出國（境）材料；黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議，人民團(tuán)體和群眾團(tuán)體代表會(huì)議，民主黨派代表會(huì)議形成的材料。

●●健康檢查和處理工傷事故處理材料；治喪材料；干部人事檔案報(bào)送、審核工作材料。

●●其他材料。

企業(yè)在管理工作涉及員工的上述材料或上述材料內(nèi)容發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)主動(dòng)考慮按要求將材料補(bǔ)充到員工的人事檔案當(dāng)中去。

企業(yè)的人事檔案管理制度應(yīng)包括保存和利用兩方面內(nèi)容，保存管理包括：材料歸檔、檢查核對、轉(zhuǎn)遞、保衛(wèi)保密、統(tǒng)計(jì)等方面內(nèi)容，利用管理包括查閱、外借、出具證明材料等方面內(nèi)容。

三、人事檔案的存檔方式

企業(yè)處理人事檔案主要有兩種方式，一種是企業(yè)本身具有或上級單位具有人事管理權(quán)，可以直接在單位保存員工的人事檔案；另一種是企業(yè)無人事管理權(quán)，企業(yè)通過人才交流服務(wù)中心委托管理員工的人事檔案。

具有人事管理權(quán)的企業(yè)，多數(shù)為老的國有企業(yè)。這類企業(yè)一般延續(xù)了計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的干部、職工、流動(dòng)人員的檔案管理辦法，有著較為完善的人事檔案管理制度。在錄用環(huán)節(jié)，企業(yè)遵循著先審閱人事檔案后決定是否接收的工作思路，并且人事檔案在專業(yè)技術(shù)人員職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。

無人事管理權(quán)的企業(yè)，如民營企業(yè)、外資企業(yè)，不能直接管理人事檔案。這類企業(yè)一般很少使用人事檔案中的信息，因此對人事檔案也不夠重視，相應(yīng)的管理工作自然也非常薄弱。員工的信息變化，往往不能被及時(shí)補(bǔ)充到人事檔案當(dāng)中。客觀上，當(dāng)前很多人才交流中心對存檔人員的戶籍限制，也造成很多企業(yè)無法為外地員工存檔。這類企業(yè)一少部分通過人才交流中心委托管理員工的人事檔案，多數(shù)則對員工的人事檔案管理工作完全忽視。

當(dāng)前人事檔案對企業(yè)用處日益減小的事實(shí)，造成當(dāng)前企業(yè)有意無意地忽略人事檔案工作，對員工個(gè)人工作、生活造成了很多潛在隱患。企業(yè)應(yīng)從員工角度出發(fā)，加強(qiáng)人事檔案管理工作，承擔(dān)起應(yīng)有的社會(huì)責(zé)任。

四、人事檔案的常見問題

企業(yè)的人力資源應(yīng)了解人事檔案的相關(guān)政策、行政法規(guī)，尤其要熟悉高校應(yīng)屆生的人事檔案的處置方法，及時(shí)解答員工的問題。

表5-1概括了企業(yè)人力資源應(yīng)掌握的人事檔案常見問題：