5.2?員工信息數(shù)據(jù)——內(nèi)部檔案的管理機制

一、內(nèi)部檔案的管理內(nèi)容

與國家對人事檔案有著嚴(yán)格、規(guī)范的管理辦法不同，內(nèi)部人事管理檔案則更加貼近企業(yè)自身人力資源管理需要，與企業(yè)的管理水平密切相關(guān)。

內(nèi)部人事管理檔案，也就是企業(yè)人力資源管理的工作臺賬，可以分為紙質(zhì)檔案和電子檔案。除常規(guī)管理目的外，紙質(zhì)檔案還可以作為規(guī)避和防范法律風(fēng)險，作為勞動糾紛的關(guān)鍵證據(jù)；電子檔案，一般通過人力資源管理軟件實現(xiàn)，可以方便地實現(xiàn)員工信息的檢索、查詢和統(tǒng)計。一般情況下，企業(yè)應(yīng)盡量采用紙質(zhì)、電子檔案并存的方式進(jìn)行管理。

內(nèi)部人事管理檔案的管理可以分為以下幾大類內(nèi)容：

●●職工名冊

●●招聘管理

●●入職管理

●●勞動合同

●●試用期管理

●●考勤記錄

●●績效考核記錄

●●薪資發(fā)放、調(diào)整記錄

●●社會保險

●●住房公積金

●●福利發(fā)放記錄

●●培訓(xùn)記錄

●●離職管理

●●人員異動記錄

●●獎懲文件

●●勞動爭議記錄

●●人事公文

內(nèi)部人事管理檔案材料應(yīng)長久保存，電子檔案應(yīng)不設(shè)置資料的銷毀期限，紙質(zhì)檔案的離職員工資料最短保存期應(yīng)不少于兩年。

二、紙質(zhì)檔案的管理要求

紙質(zhì)檔案的管理工作主要需做好以下幾點：

●●保證檔案資料的完整性、及時性。人力資源部門要定期收集員工在工作調(diào)配、干部任免、職稱職務(wù)評聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎懲、工資待遇等工作中形成的文件材料，并充實到檔案中。

●●嚴(yán)格審核資料的真實性。檔案材料必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別核實，材料應(yīng)真實準(zhǔn)確、完整齊全，部分重要材料需員工本人簽字確認(rèn)。

●●檔案存放應(yīng)方便檢索和查閱。應(yīng)將每名員工相關(guān)的檔案材料集中在一起放入檔案盒中，并進(jìn)行編號。檔案盒上應(yīng)有檔案清單目錄便于查閱。檔案存放按照部門、日期、編號等順序依次排序。

●●嚴(yán)格檔案的保存和外借管理。檔案的接收、保存、傳遞、利用必須通過嚴(yán)格的管理手續(xù)，做到記錄可查。

●●規(guī)范檔案的保密規(guī)定。建立檔案資料的查閱權(quán)限管理機制，對查閱的范圍進(jìn)行控制。限制敏感檔案信息應(yīng)單獨存放，并指定專人保管。

●●做好紙質(zhì)資料的日常保存工作。建立專門的檔案室或設(shè)立專柜保存，并且應(yīng)有必要的安全防護措施。

三、電子檔案的管理要求

電子檔案的管理工作主要須做好以下幾點：

●●做好信息安全工作。謹(jǐn)慎防止病毒、木馬、黑客等對電子檔案信息的非法獲取。

●●依靠軟件系統(tǒng)實現(xiàn)。電子檔案管理工作建議主要通過人力資源管理軟件系統(tǒng)實現(xiàn)，輔助使用電子表格工具補充實現(xiàn)。

●●數(shù)據(jù)及時更新同步。當(dāng)信息發(fā)生變化時，人力資源應(yīng)在規(guī)定的時間將變化內(nèi)容錄入到電子檔案。

●●不僅記錄當(dāng)前狀態(tài)，也要記錄歷史變化。電子檔案的信息不僅能反映出當(dāng)前的信息，還應(yīng)能查詢到歷史數(shù)據(jù)情況，方便進(jìn)行同比、環(huán)比等統(tǒng)計分析。

●●做好資料的定期備份。例如定期將電子檔案備份到光盤里，再放入專柜保存。