05 工資常用Excel函數

Excel函數即是預先定義，執行計算、分析等處理數據任務的特殊公式。

Excel涵蓋的函數非常豐富，主要類型包括數據庫函數、日期與時間函數、外部函數、工程函數、財務函數、邏輯運算、查找和引用函數、數學和三角函數以及統計函數等。

函數與公式既有區別又互相聯系。如果說前者是Excel預先定義好的特殊公式，后者就是由用戶自行設計的、對工作表進行計算和處理的公式。

在計算薪酬福利過程中，主要涉及以下函數：

表2-12 計算薪酬福利所涉函數表

續表

《工資表》的制作需要引用《全員信息表》《月度社保公積金匯總表》以及《月度考勤休假統計表》這三張大表的數據，最常用的是VLOOKUP函數，在此簡要介紹一下。

VLOOKUP函數關鍵要點如下。

【作用】在數組第一列中查找，然后在行之間移動以返回單元格的值。

【說明】您可以使用VLOOKUP函數搜索某個單元格區域（區域：工作表上的兩個或多個單元格，區域中的單元格可以相鄰或不相鄰）的第一列，然后返回該區域相同行上任何單元格中的值。

【語法】VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup）

●lookup_value必需：要在表格或區域的第一列中搜索的值。lookup_value參數可以是值或引用。如果為lookup_value參數提供的值小于table_array參數第一列中的最小值，則VLOOKUP將返回錯誤值#N/A。

●table_array必需：包含數據的單元格區域。可以使用對區域（例如，A2：D8）或區域名稱的引用。table_array第一列中的值是由lookup_value搜索的值。這些值可以是文本、數字或邏輯值。文本不區分大小寫。

●col_index_num必需：table_array參數中必須返回的匹配值的列號。col_index_num參數為1時，返回table_array第一列中的值；col_index_num為2時，返回table_array第二列中的值，以此類推。

●range_lookup可選：一個邏輯值，指定希望VLOOKUP查找精確匹配值還是近似匹配值：如果range_lookup為TRUE或被省略，則返回精確匹配值或近似匹配值。如果找不到精確匹配值，則返回小于lookup_value的最大值。

通過上面的簡介讓大家對VLOOKUP函數有個基本認識。

【經典問題】

“2019年8月工資表（參考范例）.xls”如何直接引用“2019年8月五險一金匯總表（參考范例）.xls”中的個人社保和公積金數據？

我們以工資表中的養老保險需要和五險一金匯總表中的養老保險（個人）數據一致為例進行說明（其余單元格處理方式類似）。

【第1步】要清楚數據對應關系

打開兩張表“2019年8月五險一金匯總表（參考范例）.xls”（以下簡稱“五險一金表”）和“2019年8月工資表（參考范例）.xls”（以下簡稱“工資表”），仔細查找數據對應關系。

數據對應關系就是數組中數據必須互相引用關聯起來并且唯一。

表2-13 “五險一金表”與“工資表”數據對應關系表

【第2步】確定索引單元格

Lookup_value是需要在數組第一列中查找的數值，這個值為“索引號”（索引單元格），必須唯一，常用的數據是員工工號（企業里唯一，這樣對照起來嚴謹無誤）。

需要說明的是，在采用VLOOKUP之前，兩張表中“員工號”的數據必須提前填寫好，這樣才能形成有效關聯。

【第3步】工資表單元格設置函數

（1）打開工資表，鼠標單擊K4單元格

（2）插入函數：選擇類別中選擇“查找與引用”之后選VLOOKUP

（3）輸入函數參數

Lookup_value：前面講述的索引值，這里選擇工資表中的“員工號”，可以輸入D4或者用鼠標自己選擇（注意不是五險一金表中的員工號）。

Table_array：選擇目標來源數據組

選擇“五險一金表”中的數據區域（注意必須包括員工號和所要查找數據的范圍）。

Col_index_num：輸入“五險一金表”中的數據區域對應的列數

養老保險在選擇區域中是第6列，所以輸入6即可。

Range_lookup：邏輯值，指定希望VLOOKUP查找精確匹配值還是近似匹配值，默認輸入0即可。

（4）單擊“確定”后，即把五險一金的養老保險數據引用過來了。

最終看到的公式應為=VLOOKUP（D4，′[2019年8月社保公積金匯總表（參考表單）.xls]2019年8月五險一金匯總表′!$F$6：$K$12，6，0）。

（5）列數據全部引用

單擊工資表中的K4單元格，按住鼠標往下拖單元格，這樣整個數列的數據就全部引用過來了。

以此類推，醫療、失業和公積金的數據也能引用到工資表中。

Human Resources 經驗分享

面試一個人是否精通薪酬管理，只需要問他是否會用VLOOKUP函數，因為這是做薪酬的一項基本功。

Excel函數的使用是一門學問和技能，可以用一本書講解，建議各位認真閱讀專業書籍，或者利用網絡搜索如何使用的范例。