04 文件編制必備的基本功

我國歷史文化博大精深，語言措辭無比豐富。“語不驚人死不休”，就是語言表達的最高境界。

要認真體會“措辭”的概念。措辭多指在寫文章的過程中對文字、篇章進行仔細揣摩和推敲，使要表達的語言更加嚴謹。所以，寫作時我們要深思熟慮，精心選用恰當的詞語或語句，有效地表達管理主體和管理思想，讓讀者等受眾人員更加易于理解和接受。

語言表達能力是文化知識與社會閱歷的綜合反映。根據目標群體在什么樣的場合確定要說什么樣的話，怎樣說更有效。光靠熟練掌握語言文字還不夠，還需要有語言以外有關的社會文化知識。而這些相關知識都是在后天的學習與實踐中獲得的。提高語言表達能力沒有捷徑，須通過多閱讀、多積累、多練筆等方式發現寫作靈感。

企業管理制度的編寫過程是一個結構化思維落地的過程。編寫人員需要通過結構化思維方式（制度或模板框架），用語言文字或圖形把企業管理思想、管理理念、管理手段、管理條例等融入文件中，用準確的措辭清晰地表達出來，讓員工更容易理解、體會和掌握。

Human Resources 經驗分享

結構化思維，是指在面對工作任務或者難題時能從多個角度進行系統化思考，深刻分析導致問題出現的根源或原因，制定系統化的行動方案，通過采取有效的手段使工作得以高效率開展，從而最終實現管理目標。當你按照這個邏輯做事的時候你就擁有了結構化思維。

其實，任何制度或管理工具的編寫過程都是結構化思維的結果。很多HR認為寫作是專業人士做的事情，自己能力有限，沒有信心。其實，問題的根源在于缺乏結構化思維訓練。本書為大家展示的是管理目的、管理范圍、管理權限、管理流程以及管理記錄等一體化、結構化的制度和管理框架。這個大框架如同提綱一樣，待提綱框架出來以后，分段展開陳述，最終形成文字內容。