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遠(yuǎn)程工作
應(yīng)急預(yù)案

卡利·約斯特（Cali Williams Yost） | 文
時青靖 | 編輯

近期，新型冠狀病毒肺炎（或稱COVID-19）疫情在美國愈加嚴(yán)重，有人警告它極有可能對我們的工作方式、時間和地點產(chǎn)生影響。

“對日常生活的干擾可能很嚴(yán)重，”美國疾控中心(CDC)所屬國家免疫及呼吸系統(tǒng)疾病中心主任南?！っ匪髂嵋?Nancy Messonnier)在新聞發(fā)布會上發(fā)出警示，“學(xué)?？赡荜P(guān)閉，大型公共聚集行為可能暫停，企業(yè)可能被迫讓員工遠(yuǎn)程工作?！?/p>

病毒的全球傳播，或許正是暴露雇主是否可以對工作地意外之變隨時作出快速反應(yīng)的時候。商務(wù)旅行可能減少或完全停止。更多員工可能需要在當(dāng)?shù)氐摹吧习鄷r間”之外工作，并使用視頻會議來進(jìn)行跨時區(qū)運作。而如果情況變得糟糕透頂?shù)脑?，許多人的確可能會被要求或者被請求遠(yuǎn)程工作。

企業(yè)準(zhǔn)備好了嗎？很可能沒有。可是即使對于那些愿意重新考慮工作該如何完成的人，他們是否準(zhǔn)備好回答危機后這個不可避免的問題：“為何我們不一直做么做？”

你如何讓你的企業(yè)做好準(zhǔn)備，不僅要靈活應(yīng)對這次的潛在干擾，而且要將其當(dāng)作從廣義角度重新構(gòu)想工作的機會？以下是五個入手的步驟。

承認(rèn)所有或部分員工隊伍可能需要遠(yuǎn)程工作

希望并祈禱這種事情不要發(fā)生，或者干脆對其置之不理，這并非上策。在大規(guī)模隔離展開的那一天發(fā)給每個人一臺筆記本電腦，然后說“到別處去工作”，這也非上策?；I劃時要設(shè)想好像維持運轉(zhuǎn)的唯一辦法就是讓盡量多的員工遠(yuǎn)程工作。現(xiàn)在就組建一個包括業(yè)務(wù)線領(lǐng)導(dǎo)、IT、人力資源、溝通以及設(shè)施部門在內(nèi)的跨職能團隊，開始針對各種情形未雨綢繆并完善計劃的執(zhí)行，以防出現(xiàn)需要快速反應(yīng)的情況。

列出可能受到影響的崗位和任務(wù)

留意哪些任務(wù)和職責(zé)：1) 不需要身在工作地點就可以完成，哪怕是部分完成；2) 在實際辦公室之外無法完成，哪怕是部分完成；3) 不確定。

你可能原以為某些具體工作無法遠(yuǎn)程完成，對于任何相關(guān)的可能不準(zhǔn)確的默認(rèn)假設(shè)要提出質(zhì)疑。對于那些列在“不確定”欄里的工作，要有嘗試的意愿。比如，多年來，我都被告知：“行政助理無法彈性工作?！倍嗄陙恚遗c行政助理團隊合作，證明此言有誤。的確，他們完成的某些任務(wù)需要人在現(xiàn)場，可是那些任務(wù)是可以進(jìn)行規(guī)劃的。他們的大多數(shù)任務(wù)可以在傳統(tǒng)工作模式之外有效開展并使企業(yè)受益。

審驗可用的IT硬件和軟件，消除訪問和使用方面的任何脫節(jié)

評估特定應(yīng)用程序的方便程度，比如，視頻會議和其他合作/交流平臺。在你發(fā)現(xiàn)脫節(jié)的地方，請在人們需要使用它們之前提供培訓(xùn)和練習(xí)的機會?，F(xiàn)學(xué)現(xiàn)用不是最佳做法，而且效率低下。鑒定權(quán)屬在企業(yè)、但員工可以使用的設(shè)備，明確可以接受的“自帶”手機和筆記本。確定是否存在需要考慮的數(shù)據(jù)安全問題以及如何事前以最佳的方式解決這些問題。

提前建立通信協(xié)議

這項通信計劃需要列出：如何聯(lián)系到每一個人（比如，所有聯(lián)系信息集于一處，主要通信渠道明確——電子郵件、IM、Slack等）；員工應(yīng)該如何回應(yīng)客戶；團隊如何以及何時協(xié)調(diào)和會面。

確定衡量業(yè)績的辦法，以期能夠帶來更大變化

在靈活應(yīng)變期結(jié)束之后，這些數(shù)據(jù)可以讓你反思哪些手段有效，哪些無效以及為什么。這些數(shù)據(jù)還會讓你提前做好準(zhǔn)備，一旦危機過后，就能回答這一不可避免的問題：“為何我們不一直這樣做？”根據(jù)效果，你可能決定永久繼續(xù)執(zhí)行靈活應(yīng)變的某些做法。比如，你或許削減了25%的商務(wù)旅行，代之以視頻會議。在那之后，你斷定視頻會議中大約80%實際上同樣有成效。因此，削減20%商務(wù)旅行的做法會堅持下去，不過這一次是作為企業(yè)為減少碳排放而實施可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的一部分。

像COVID-19這樣的全球衛(wèi)生突發(fā)事件對每個人來說都令人恐懼、攪擾生活、讓人困惑。如果你未雨綢繆卻無事發(fā)生怎么辦？那么，至少下一次運營連貫性遇到挑戰(zhàn)的時候，你已經(jīng)備好了一種組織有序、彈性工作的災(zāi)難應(yīng)變之策。很可能會有下一次。

卡利·約斯特是lex+Strategy Group/Work+Life Fit公司的CEO和創(chuàng)始人，《稍事調(diào)整：讓對你重要的事情每天發(fā)生》(Tweak It: Make What Matters to You Happen Every Day)一書的作者。