1.2 如何設置各類賬簿

1．怎樣設置日記賬

□常用日記賬種類

企業比較常見的日記賬有庫存現金收支日記賬、銀行存款收支日記賬。

日記賬的主要作用是按照時間的先后順序記錄經濟業務，以保持會計資料的完整性和連續性。

□日記賬設置要點

（1）明確日記賬的種類與作用。

首先要確定應設日記賬的種類、數量和作用。日記賬在不同的會計核算組織形式下，其具體用途是不同的。如果日記賬用做過賬媒介（如通用日記賬、日記總賬核算賬務處理程序），則要求設置一個嚴密完整的序時賬簿體系，包括企業的所有經濟業務。如果日記賬不用做過賬媒介，則不必考慮其體系的完整性，只需設置某些特種日記賬即可。通常設置的特種日記賬主要有庫存現金日記賬和銀行存款日記賬。有少數企業還設置銷貨日記賬和購貨日記賬。

（2）按核算業務的具體情況來設置。

在實際工作中，設置日記賬要按核算業務的具體情況來設置。比如，庫存現金日記賬既可以用做明細賬，也可用于過賬媒介。在庫存現金收付業務較多的企業，也可以設置庫存現金收入日記賬和庫存現金支出日記賬。庫存現金日記賬還可設置成收、支、余三欄式的日記賬。企業除非庫存現金收付業務特別繁多，一般情況下，只設置三欄式的庫存現金日記賬。銀行存款日記賬是用來記錄銀行存款收付業務的特種日記賬。其設置的方法和具體格式與庫存現金日記賬基本相同。但一般應相應增加每筆存款收支業務所采用的結算方式一欄，以便分類提供數據和據以進行查對、匯總。一般企業只設置三欄式的銀行存款日記賬。在日記賬用做過賬媒介時，必須設置普通日記賬，用以記錄全部轉賬業務，逐日、逐筆進行登記。普通日記賬可以采用科目兩欄式，也可以采用金額三欄式，但后者更為簡便易行。

庫存現金收入日記賬的格式如表1 -1所示，庫存現金支出日記賬的格式如表1 -2所示，庫存現金日記賬三欄式的格式如表1 -3所示。

銀行存款收入日記賬的格式如表1 -4所示，銀行存款支出日記賬的格式如表1 -5所示，銀行存款日記賬三欄式的格式如表1 -6所示。

2．怎樣設置總分類賬

總分類賬簿簡稱總賬，是按照總分類科目分類登記全部經濟業務的賬簿。它可以提供企業單位資產、負債、所有者權益、收入、費用和利潤等方面總括的會計信息。任何企業單位都要設置總分類賬。

總分類賬必須按總分類科目（一級會計科目）設置，一般采用訂本式賬簿，賬頁格式一般有“三欄式”、“多欄式”等幾種。

□三欄式總賬

采用三欄式賬頁的總賬，每一個科目單獨使用一個賬頁，在賬頁上設有“借方”、“貸方”和“余額”三個金額欄。具體還可分為不反映對應科目的三欄式總賬和反映對應科目的三欄式總賬兩種。反映對應科目的三欄式總賬的格式如表1-7所示。

□多欄式總賬

多欄式總賬通常稱為日記總賬，是將日記賬和總分類賬結合在一起的賬簿，是一種聯合賬簿。這種賬簿可以簡化賬簿的設置，但在科目較多的情況下，賬頁過寬，不便于記賬。其格式如表1-8所示。

在實際工作中，為了簡化總賬的登記，還可以用改進的科目匯總表代替總賬。這種以表代賬的賬頁格式如表1-9所示。

表中增設本年累計發生額一欄，是為了便于編制季報、半年報或年報。如采用逐日匯總，則只需將月份改為日期即可。

3．怎樣設置明細分類賬

明細分類賬簡稱明細賬，是按照明細分類科目設置的，用來分類登記各項經濟業務的賬簿。除了對各項資產、負債、所有者權益、收入、費用和利潤等方面內容進行金額上的總括記錄外，往往還須進一步詳細記錄各種實物資產的數量變化、債權債務的具體結算情況、收入費用的具體構成內容等情況，以提供管理上所需的詳細的會計核算資料。通過明細賬的記錄，就可對總賬所記錄的經濟業務進行明細反映和補充說明。

明細分類賬必須按照二級科目或三級科目設置，一般采用活頁式賬簿。由于所記錄的經濟業務內容的不同以及不同的管理需要，明細分類賬賬頁的格式也各不相同，常用的有“三欄式”、“數量金額式”、“多欄式”和“橫線登記式”等幾種。

□三欄式明細分類賬

三欄式明細分類賬頁的基本結構為“借方”、“貸方”、“余額”三欄，與三欄式總賬基本相同。適用于只需要進行金額核算的明細分類科目，如各種債權、債務結算類科目，主要有“應收賬款”、 “應付賬款”、“短期借款”等科目的明細賬，以“應收賬款”科目為例，其格式如表1-10所示。

□數量金額式明細分類賬

數量金額式明細分類賬頁的基本結構為，設置“收入”、“發出”、“結存”三大欄，下面再分設“數量”、“單價”、“金額”專欄，分別登記實物數量和金額，以滿足管理上既要求提供金額資料，又要求提供實物數量資料的需要，主要適用于既要求進行金額明細核算，又要求進行數量明細核算的科目，如材料物資類科目，主要有“原材料”、“低值易耗品”、“庫存商品”等科目的明細賬。

數量金額式明細賬通常按實物對象的品種、規格等分別設置，同時列明存放地點、儲備定額和最高最低儲備量等資料。現以原材料為例，其格式如表1-11所示。

□多欄式明細分類賬

多欄式明細分類賬是按明細科目，在其借、貸方分設若干專欄的形式進行明細分類核算，專欄的設置視實際需要而定，可以是借方多欄式，如資產類科目，“材料采購”，成本、損益類科目，“生產成本”、“制造費用”、“管理費用”、“財務費用”、“營業外支出”等科目的明細賬；可以是貸方多欄式，如收益類科目，主要有“主營業務收入”、“營業外收入”等科目的明細賬；也可以是借方、貸方多欄式，如“本年利潤”、“應交稅費——應交增值稅”科目的明細賬。每一個多欄式明細分類科目應按照其所反映的經濟業務內容以及經營管理上的要求來設置專欄項目。多欄式明細分類賬只反映金額資料，適用于需要進一步反映其構成內容的明細分類科目。常見的“材料采購”、“生產成本”、“管理費用”科目的明細賬格式如表1-12、表1-13、表1-14所示。

□橫線登記式明細分類賬

橫線登記式明細分類賬頁的基本結構為設置“借方”和“貸方”兩欄，將前后密切相關的經濟業務在同一行中的借方和貸方進行登記，以加強對這類業務的監督。如職工差旅費的預支與報銷歸還業務，在記錄了職工的預支差旅費后，無論其是在何時報銷歸還，均在同一行中登記報銷和收回情況。橫線登記式明細賬主要適用于往來款項等科目的明細核算，如“其他應收款——備用金”科目等，其格式如表1 -15所示。

明細分類賬除了以上四種常用的格式外，還可根據不同的核算和管理需要采用不同的格式。例如，在涉及外幣業務的記錄時，一般應同時用記賬本位幣人民幣和外幣兩種貨幣記賬，相關的明細賬應采用貨幣式明細賬，其格式如表1-16所示。

對固定資產的核算，由于其使用年限長，需要反映的內容較多，一般可采用“卡片式”明細賬。

此外，為了簡化核算，有的明細賬還可以直接以原始憑證或日報表等單表代替明細賬。例如，在材料采購業務頻繁發生的企業，通常以“收料單”代替“在途物資”和“應付賬款”明細賬。具體的做法是，“收料單”的第②聯（記賬聯）和第③聯（驗收聯）各增設一聯副聯，所增設的副聯在材料驗收入庫和材料款付訖后由倉庫和出納人員送交會計部門。會計部門在收到同一筆采購業務的兩份副聯后，經核對相符，即抽出另放，表示該項采購業務已全部結束。若僅僅有驗收聯副聯，沒有記賬聯副聯，則就是企業的應付賬款，將驗收聯副聯按客戶分類并序時存放。當其中某一筆采購業務的記賬聯副聯收到時，從中抽出相關的驗收聯副聯，將兩份副聯另行存放。這樣，剩下的驗收聯副聯詳細、清楚地記載著企業應付賬款的情況，起到了“應付賬款”明細賬的作用。同理，剩下的記賬聯副聯也詳細、清楚地記載著企業的在途材料情況，將其進行分類整理后，就能起到“在途物資”明細賬的作用。這種做法在實際工作中稱為“抽單法”。抽單法還可用于產品銷售業務中的“應收賬款”和“主營業務收入”的明細核算。

這種用單、表代替明細賬的做法還有：以“商品進銷存日報”代替“庫存商品”明細賬；以工資單的副聯代替“應付職工薪酬”明細賬，等等。這類明細賬也稱為單、表式明細賬。

4．怎樣設置備查賬簿

□備查賬簿的作用

備查賬簿的作用是對序時賬簿和分類賬簿進行補充說明。

□備查賬簿的設置要求

備查賬簿的設置方式可以靈活多樣，服從企業管理需要。但應包括以下內容和情況，其設置要求是：

（1）對所有權不屬于本企業，但由企業暫時使用或代為保管的財產物資，應設置必要的、相應的備查賬簿，如租入固定資產登記簿、受托加工物資登記簿、代銷商品登記簿等。

（2）對同一業務需要進行多方面登記的備查賬簿，一般適用于大宗、貴重物資，如固定資產保管登記卡、使用登記卡等。

（3）對某些出于管理上的需要，而必須予以反映的事項的備查賬簿，如應收票據登記簿、借款還貸登記簿、重要空白憑證登記簿等。