沒有四大高效思維，律師怎能駕馭好技術？

2017-11-07 彭賢靜

事務所自11月1日開始正式全所啟用Alpha系統，我們結合事務所的業務類型、業務開展、各種模板的建立，開始了Alpha的使用探索之旅。在使用中發現，Alpha不僅是工作計時、任務建立、大數據報告的技術操作，更多的是我們開展業務過程中項目管理、知識管理思維的建立。

一、在Alpha中建立宏觀業務事項結構

圖一

二、項目思維——一個合同對應一個項目，分別建立每個業務相對應的“項目”

在事務所存在許多不同的項目（案件），每個人參與不同項目的情況下，根據事務所簽訂的項目合同，對應在Alpha上建立不同的“項目”。一般情況下，一個服務合同對應一個項目（圖二）。例如：有關非訴訟業務的“項目”：

×××公司出資糾紛解決項目

×××公司股權處置項目

×××公司上市公司國有股份質押法律意見書出具項目

圖二

三、任務組思維——一個項目可能包括的階段性任務建立“任務組”

建立“項目”后，思考這個項目需要經歷哪些階段，然后確定相應的任務組，任務組的導入可以在構建項目模板的時候就確定。在每個項目模板建成后，單獨列某個項目的時候，導入對應的模板（常年法律顧問模板、非訴專項模板、訴訟仲裁模板）即可（圖三，非訴專項模板）。通過任務組，可以明確一個項目（案件）需要經歷的階段。

圖三

四、任務思維

第一，每個項目（案件）的工作內容具有個性，需要建立不同的任務。

任務組是每個項目可能會經歷的階段，相對來說具有共性，這是建立項目模板的意義，在建立“項目”后導入項目模板即變為單個項目項下的任務組（如圖四）。

圖四

在具體辦理業務過程中，可能存在每個單位具體業務類型不一致的情形，簡單來說，比如有的項目主要是開會多，有的項目主要是文件制作多，根本就沒有文書審改，且開會的類型、制作文件的類型無法事先全部囊括，比如，有的單位是發律師函，有的單位是發公司催告函，有的單位是出具咨詢意見，遂須在具體業務辦理類型中建立不同的任務。

因此，在導入項目模板為任務組確定即將開展的一個“項目”基本的框架后，在不具有共性的每個任務組項下新建單個的任務。這樣建立任務的好處，方便在“項目”（業務）錄入需要完成的“任務”（具體事項），便于有多人協助時的任務分派、計時、最終的工作統計。此外，項目模板可以根據實踐使用而不斷迭代升級，在項目模板不能完全覆蓋單筆業務的各類任務時，可以進一步修改項目模板以適應具體業務的需求。如此，實務當中，各類業務所遇具體問題將可能在“項目模板”中生長，相關知識成果得以保留?！叭蝿漳０濉币灿蓄愃浦?。

例如下圖（圖五）：對于委托事項辦理的具體任務，在每個項目中都會發生，就可以在項目模板中建立。對于每個項目涉及的文書審改、文書制作事宜會存在“個性差異”的情況，每個項目的具體任務由具體承辦人建立。因此，在文書審改中，需要審改一份協議，就是一個任務；文書制作中也是，需要出具一份咨詢意見就是一個任務，單項創建任務。

圖五

第二，建立“任務模板”，將工作模板化、流程化。

雖然每個單位的具體工作項次會存在差異，但涉及某一類業務的時候，工作方法是相似的，這個時候可以建立任務模板。

圖六

在任務模板中添加檢查項（需要注意的事項及要點）的提示功能，需要就某份協議的審改進行安排的時候，導入相應的任務模板，就不用單獨就具體任務內容進行編輯、添加“檢查項”。任務模板中有的檢查項，也可以直接適用對某項具體工作的要求。例如：合同審查的任務模板，可直接導入“3.合同審查”（圖七）到具體某一項目的審改合同（任務組）項下。

圖七

五、工作類型

在明確了項目、任務組及任務后，即我們做一個項目需要經歷哪些階段，完成哪些工作內容后，需要對我們所開展的工作進行一個定性和分類。明確我們所完成的工作歸屬于哪一類型，以便最終項目結束，統計工作時間時，看到每個項目中，項目成員、項目主辦律師、合伙人的時間都花在了哪些工作當中，分析時間花費是否合理，思考是否需要再進一步優化等等。

例如：在設置的業務類型（圖八）中，項目成員可能承擔大多數的業務研究、資料整理、委托事項在一個項目中的任務分配是較為合理的；項目主辦律師承擔文書制作、授課培訓、法律咨詢等的任務分配是較為合理的；合伙人承擔開發維系的任務分配是合理的。如果不是這個時間分布，就可以實際分析造成異常的原因，并且評估是否需要改進。

當然，工作類型的分類是確定了，但對于工作類型需要根據事務所的具體情況制定指引，明確哪些工作可以分別歸入下列不同的工作類型中。

圖八

最后

對于新技術和新工具，需要我們不斷去探索和參與升級。好的工具可以塑造我們好的工作習慣，并且借助軟件在一定程度上解決我們某些階段的“痛點”。對于工具的使用如果一直只是停留在想象或者用了會存在什么問題的階段，可能永遠體會不了工具帶給我們思維和工作方法的革新。只有在使用了工具，發現了使用中的問題，又不斷解決了問題后，才能真正感受到工具的魅力。