第二節(jié) 培訓(xùn)需求分析的方法

一、培訓(xùn)需求分析的兩種代表性方法

培訓(xùn)需求分析有多種途徑，常用的入手途徑有從企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略著手，從現(xiàn)有員工的構(gòu)成結(jié)構(gòu)入手，從對企業(yè)的現(xiàn)有工作績效進(jìn)行分析入手，或由工作中的一些重大事件、重大項目和重大失誤入手，等等。培訓(xùn)需求分析的突破口和路徑不同，而且入手后分析過程的方法也不相同。不同的入手路徑可以采用相適應(yīng)的方法，這是人力資源管理者的判斷價值所在。

舉例來說，從企業(yè)的經(jīng)營戰(zhàn)略入手，培訓(xùn)部門應(yīng)該分析當(dāng)前或者未來的經(jīng)營戰(zhàn)略對員工的要求是怎樣的，以及如何利用相關(guān)的培訓(xùn)手段來使得員工達(dá)到這些要求。

另外，從人力資源工作分析入手，編制企業(yè)中各個職位的崗位說明書和工作規(guī)范，這是培訓(xùn)需求分析最容易獲得的資料來源。崗位說明書不僅說明了工作職責(zé)，而且指出工作應(yīng)達(dá)到的績效標(biāo)準(zhǔn)以及相應(yīng)的工作中人的行為。工作規(guī)范則說明了工作對人的要求。由這兩者可大致確定培訓(xùn)的目標(biāo)，因為這是對企業(yè)員工最基本的要求。這也是比較便捷的培訓(xùn)需求分析方法。

總之，培訓(xùn)需求的分析方法有很多，這里介紹比較有代表性的兩種方法：

1.諾伊分析方法

諾伊分析方法是企業(yè)管理家R.A.諾伊提出的分析方法，它包括組織分析、人員分析以及任務(wù)分析三個要素。在進(jìn)行培訓(xùn)需求分析，制定培訓(xùn)規(guī)劃時，可以將調(diào)查收集的數(shù)據(jù)分門別類，分別歸入組織、人員、任務(wù)這三個層面，然后從這三個層面上進(jìn)行具體、詳盡的分析，以獲得所需的信息。

（1）組織分析

組織分析是在企業(yè)的組織層面進(jìn)行的分析。在進(jìn)行組織分析的時候，要考慮以下幾點：企業(yè)的戰(zhàn)略導(dǎo)向、管理者和同事對培訓(xùn)活動的支持、培訓(xùn)資源的可獲得性。

a.企業(yè)的戰(zhàn)略導(dǎo)向

企業(yè)的戰(zhàn)略導(dǎo)向影響著企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對企業(yè)培訓(xùn)的重視、培訓(xùn)的頻率和類型，以及企業(yè)培訓(xùn)職能部門的組建形式。如果想實施高績效工作系統(tǒng)和打造高績效團(tuán)隊，那么在培訓(xùn)上的開銷及所提供的培訓(xùn)數(shù)量要高于采用傳統(tǒng)職能分工的企業(yè)。同時經(jīng)營戰(zhàn)略還會影響培訓(xùn)的類型。

b.管理者和同事對培訓(xùn)活動的支持

企業(yè)的培訓(xùn)除了需要戰(zhàn)略導(dǎo)向做支持，還要看企業(yè)的管理者和其他同事對培訓(xùn)活動的態(tài)度和支持。這方面主要體現(xiàn)在：企業(yè)員工是否愿意向受訓(xùn)者提供有關(guān)如何在工作中有效利用培訓(xùn)中學(xué)到的知識、技能、行為方式的信息，并為受訓(xùn)者提供在實際工作當(dāng)中應(yīng)用培訓(xùn)所學(xué)內(nèi)容的機(jī)會。

c.培訓(xùn)資源的可獲得性

企業(yè)的培訓(xùn)需要一定的培訓(xùn)資源，這類資源是從外部獲得還是內(nèi)部支持，這也是組織分析需要關(guān)注的要點。其次在培訓(xùn)資源可獲得的情況下還要考慮培訓(xùn)資源的獲得成本，即為這類培訓(xùn)資源的支出是否有足夠大的價值？

企業(yè)主要有三種辦法獲得培訓(xùn)資源。第一，企業(yè)可根據(jù)自身擁有的人員和專業(yè)水平，以及預(yù)算約束，利用內(nèi)部專家培訓(xùn)所有相關(guān)人員。第二，企業(yè)為節(jié)約成本可通過測試和抽樣的辦法來考核雇員的實際能力，將那些沒有通過測試的人或者在樣本平均水平之下的人調(diào)動工作，或者讓中上水平的員工參加培訓(xùn)。選擇這種戰(zhàn)略說明企業(yè)更愿意將資源分配到人員甄選和安置上，而不是用于培訓(xùn)。第三，由于缺乏時間或?qū)I(yè)能力，企業(yè)也可選擇從專業(yè)機(jī)構(gòu)那里購買該項目的培訓(xùn)服務(wù)，這種方式減少了企業(yè)內(nèi)部的工作壓力，但是也會帶來一定的外聘培訓(xùn)支出。

（2）人員分析

人員分析一般在組織分析之后，人員分析可以幫助企業(yè)確定哪些雇員需要培訓(xùn)，以及各個雇員的差距是多少，培訓(xùn)的強(qiáng)度和力度有多大。通過分析員工目前實際的工作績效與預(yù)期的工作績效來判定是否有進(jìn)行培訓(xùn)的必要，這在培訓(xùn)需求分析中是非常重要的。

對人員的分析包括員工的培訓(xùn)需求、員工的心理動機(jī)、員工的工作環(huán)境方面。培訓(xùn)需求可能來自壓力點，包括績效問題、工作變革或新技術(shù)的應(yīng)用；對人員的心理動機(jī)分析包括判斷雇員是否做好受訓(xùn)準(zhǔn)備，受訓(xùn)準(zhǔn)備是指雇員是否具有必備的學(xué)習(xí)培訓(xùn)課程內(nèi)容并可將其應(yīng)用于工作的個體特征（能力、態(tài)度、信仰和動機(jī)）；工作環(huán)境的分析是判斷雇員的工作環(huán)境是否有利于學(xué)習(xí)，同時培訓(xùn)進(jìn)程又不會對工作業(yè)績產(chǎn)生太大影響。

（3）任務(wù)分析

任務(wù)分析是諾伊分析方法的重要組成部分，也是人力資源管理的重要成分。任務(wù)分析主要是指將合適的人放在合適的位置上，同時還要對他們進(jìn)行培訓(xùn)，以滿足工作崗位的要求。

任務(wù)分析的步驟較為復(fù)雜。首先，要逐一對員工的工作過程、工作結(jié)果、工作態(tài)度進(jìn)行考核評價，尤其對那些關(guān)鍵工作、關(guān)鍵崗位的人員素質(zhì)進(jìn)行測評；其次，根據(jù)測評的結(jié)果確定需要再培訓(xùn)的工作內(nèi)容和人員。因而對企業(yè)的員工進(jìn)行準(zhǔn)確的素質(zhì)結(jié)構(gòu)分析是十分必要的，這也是制訂培訓(xùn)方案的基本出發(fā)點。員工素質(zhì)結(jié)構(gòu)是員工具備做好該崗位的工作必需的素質(zhì)。大致包括以下幾方面：知識結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)、性別結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、部門結(jié)構(gòu)和職務(wù)結(jié)構(gòu)等。

將任務(wù)分析分割來看，其包括以下四個步驟：

一是選擇待分析的工作崗位。二是羅列出工作崗位所需執(zhí)行的各項任務(wù)的基本清單。主要通過訪問并觀察熟練工及其經(jīng)理的工作情況和工作狀態(tài)，與其他進(jìn)行任務(wù)分析的人員共同討論。三是確保任務(wù)基本清單的可靠性和有效性。這一步需要邀請專門項目專家以開會或書面調(diào)查形式回答有關(guān)各項工作任務(wù)的問題，比如：執(zhí)行任務(wù)的頻率是多少；完成任務(wù)所需時間是多少；任務(wù)對取得良好工作業(yè)績的重要度有多大等。四是明確勝任一項任務(wù)所需的知識、技術(shù)或能力。可通過訪問和調(diào)查問卷的形式來收集和確定。對于培訓(xùn)目標(biāo)而言，有關(guān)知識、技術(shù)或能力的學(xué)習(xí)難度的信息才是重要的。

2.必要性分析方法

必要性分析方法不像諾伊分析方法那樣綜合、系統(tǒng)和全面，但具有更強(qiáng)的針對性和問題意識。

必要性分析方法是指通過收集并分析信息或資料，以確定是否通過培訓(xùn)來解決組織存在問題的方法。這一方法首先需要對組織作具體詳細(xì)的分析，確定組織中存在的問題，并且確定這些問題是否可以通過培訓(xùn)來解決以及解決這些問題的培訓(xùn)成本和未來的收益。

必要性分析方法包含很多獲得調(diào)查資料的方法與技術(shù)。一般來說，培訓(xùn)必要性分析的具體方法與技術(shù)有以下九種：

（1）問卷法。問卷法是最為常見的獲取需求數(shù)據(jù)資料的方法，問卷法一般采用隨機(jī)樣本、分層樣本或者普查等抽樣方式來進(jìn)行調(diào)查或民意測驗；問卷的形式包括開放式、投射式等；在問卷的實施過程中，調(diào)查者需要預(yù)先指定被調(diào)查對象回答問卷的方式，一般情況下，被調(diào)查者接受統(tǒng)一的文件填答方式。

（2）觀察法。觀察法也是比較常見的獲取員工工作狀況和需求數(shù)據(jù)的方式。觀察法的實施可粗可細(xì)。觀察法可以應(yīng)用動作時間研究；可以觀察一個新的董事會或員工大會在會議中的相互影響；可以走進(jìn)員工的辦公室，找出交流存在障礙的證據(jù)；也可以正式地被用作區(qū)分行為、組織機(jī)構(gòu)或程序中的有效性。

（3）關(guān)鍵人員訪談。關(guān)鍵人員一般都是企業(yè)的高管、經(jīng)理負(fù)責(zé)人和核心技術(shù)、業(yè)務(wù)等人員，他們比較了解整體工作情況。通過對關(guān)鍵人員的訪談，可以獲取他們所屬工作人員的培訓(xùn)需要。

（4）資料調(diào)查。資料調(diào)查也是必需的一項獲取資料的方式。可以通過對包括互聯(lián)網(wǎng)上的市場分析報告、本行業(yè)協(xié)會發(fā)布的數(shù)據(jù)、專業(yè)期刊、具有立法作用的消息與短文、本產(chǎn)業(yè)界的官網(wǎng)、貿(mào)易雜志及機(jī)構(gòu)內(nèi)部的出版物等的分析、研究獲得相關(guān)資料。還可以通過對本企業(yè)的相關(guān)報告的資料收集，發(fā)現(xiàn)相關(guān)問題。

（5）分組討論。分組討論類似訪問法，像面對面采訪一樣，可以是正式或非正式，結(jié)構(gòu)性或非結(jié)構(gòu)性，或者兩者兼而有之。分組討論比較適用于集中進(jìn)行工作分析、群體問題分析、群體目標(biāo)確定、專題分析。常用的操作辦法有頭腦風(fēng)暴法、組織對照法、刺激法、塑造法等。

（6）測試法。測試法類似是問卷和觀察法的混合形式。它的功能導(dǎo)向一般用于測試一個群體成員對技術(shù)知識的熟練程度；也可用來對認(rèn)識到的一些想法和掌握的事實進(jìn)行抽樣檢查。

（7）工作樣本法。工作樣本法與觀察法相似，但是采用書面形式的表現(xiàn)方式。工作樣本法是對組織工作過程中的產(chǎn)物（如廣告設(shè)計、項目建議、市場分析、信件、培訓(xùn)設(shè)計等）由顧問對假設(shè)的案例提供書面分析報告。

（8）記錄報告法。記錄報告法一般是培訓(xùn)分析過程的后期環(huán)節(jié)，在獲得較為充分的數(shù)據(jù)之后，需要對收集到的需求數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。數(shù)據(jù)的呈現(xiàn)方式包括圖表、計劃性文件、政策手冊、審計和預(yù)算報告、工作人員記錄（爭議、調(diào)動、事故等）、會議記錄、周/月項目報告、備忘錄、部門服務(wù)記錄和項目考核研究報告，等等。

（9）自我評價法。自我評價法一般運用問卷調(diào)查方式，如問卷調(diào)查表、自我診斷表等，由員工本人對自身作出綜合或單一評價，由此制訂個人發(fā)展計劃。自我評價的整個工作在人力資源部門或者專家的指導(dǎo)下進(jìn)行。

二、培訓(xùn)需求分析的實施程序

培訓(xùn)需求分析中，實施過程是一個謹(jǐn)小慎微的過程，需要調(diào)研細(xì)致、計劃嚴(yán)謹(jǐn)才能保證結(jié)論合理有效。實施程序主要分為以下幾點。

1.培訓(xùn)前期準(zhǔn)備

前期準(zhǔn)備可以總結(jié)成為“一建立、二溝通、三反饋、四調(diào)研”。一是建立員工背景檔案和培訓(xùn)檔案，也被稱為培訓(xùn)臺賬，并隨時增添刪改內(nèi)容。二是與各部門的受訓(xùn)人員及其負(fù)責(zé)人保持密切聯(lián)系，有HRBP的企業(yè)更方便一些，以保證訪談和培訓(xùn)進(jìn)程順利。而且主動與企業(yè)高級管理人員訪談，便于落實下一步的培訓(xùn)發(fā)展戰(zhàn)略。三是向培訓(xùn)負(fù)責(zé)人反映情況，收集需求并反饋，主要包括訪談中收集個人需求，然后匯總匯報。四是開始準(zhǔn)備培訓(xùn)需求調(diào)查，在將上述資料匯總后，將列出的企業(yè)戰(zhàn)略層級的培訓(xùn)方向與部門負(fù)責(zé)人交談溝通，部門負(fù)責(zé)人再落實給員工等。

2.制訂調(diào)查計劃

首先，在前期的準(zhǔn)備工作完成之后，就要開始制訂培訓(xùn)需求調(diào)查計劃。培訓(xùn)需求調(diào)查計劃包括制訂培訓(xùn)需求調(diào)查工作的行動計劃、各項工作的時間進(jìn)度。一般情況下，企業(yè)每年的培訓(xùn)計劃將在年初1月左右發(fā)布實施，因此培訓(xùn)需求計劃一般在上年的10月開始進(jìn)行制訂。

其次，確定培訓(xùn)需求調(diào)查工作的目標(biāo)，盡量提高可信度。因為培訓(xùn)調(diào)查數(shù)據(jù)大多是自下而上的收集程序，因此主觀的因素影響較大。

再次，選擇合適的培訓(xùn)需求調(diào)查方法，不同的部門和對象有其合適的調(diào)查方法。這里要注意的是，業(yè)務(wù)繁雜，而且多地辦公的企業(yè)最好不要采用會談的方式，專業(yè)技術(shù)性的企業(yè)最好不要采用觀察法，但是可以采用問卷調(diào)查或個別會談的調(diào)查方法。

最后，確定培訓(xùn)需求調(diào)查的內(nèi)容，這里要注意的是，調(diào)查內(nèi)容的角度不要太單一，而是要從多角度進(jìn)行，便于從各方取證，否則只會浪費時間和資金。比如培訓(xùn)預(yù)算、項目、培訓(xùn)對象、內(nèi)容、基本預(yù)算等。

3.實施調(diào)查工作

實施培訓(xùn)需求調(diào)查工作在調(diào)查計劃確定好之后便可著手開始。

一是提出培訓(xùn)需求建議或愿望?？梢酝ㄟ^分層級采集的方式，如可以開會將企業(yè)層面的培訓(xùn)發(fā)展戰(zhàn)略布置給各部門負(fù)責(zé)人。

二是調(diào)查、申報、匯總需求建議。即將培訓(xùn)需求計劃報告給培訓(xùn)負(fù)責(zé)人，編制培訓(xùn)預(yù)算初稿，對培訓(xùn)項目進(jìn)行具體分類，如管理類、技術(shù)類、市場營銷類、外語類、重點培訓(xùn)項目類，等等。

三是分析培訓(xùn)需求。這里主要關(guān)注員工現(xiàn)狀、存在問題和期望，需要通過共同協(xié)商的辦法，根據(jù)企業(yè)層級、組織部門層級、崗位層級三個方面進(jìn)行溝通訪談。

四是匯總培訓(xùn)需求意見，確認(rèn)培訓(xùn)需求。接著開始實施初步計劃和預(yù)算方案。

4.分析與輸出培訓(xùn)需求結(jié)果

在培訓(xùn)需求調(diào)查的計劃實施結(jié)束之后，會得到一系列的員工、組織部門、企業(yè)的培訓(xùn)需求數(shù)據(jù)，以及已有現(xiàn)狀和問題、可望實現(xiàn)的績效。這一步需要對結(jié)果進(jìn)行分析和輸出，主要以分析報告為結(jié)果。此階段需要做到以下幾點。

一是對培訓(xùn)需求調(diào)查信息進(jìn)行歸類、整理；二是對培訓(xùn)需求調(diào)查信息進(jìn)行分析、總結(jié)；三是根據(jù)緊急程度、個別需求或當(dāng)前未來需求進(jìn)行分析；四是撰寫培訓(xùn)需求分析報告，這需要以調(diào)查信息為依據(jù)。

案例實操：培訓(xùn)課程需求調(diào)查分析

為進(jìn)一步促進(jìn)各部門負(fù)責(zé)人更好地開展工作以及輔導(dǎo)下屬職業(yè)發(fā)展，積極為各部門提供更加有效的資源支持，企業(yè)現(xiàn)決定開展培訓(xùn)課程需求調(diào)查活動，并將根據(jù)調(diào)查結(jié)果在2016年有針對性地安排企業(yè)內(nèi)部培訓(xùn)或外派培訓(xùn)。謝謝您的積極參與和大力支持。

1.為滿足企業(yè)未來1-2年發(fā)展需要，完成2016年工作任務(wù)、解決工作中存在的問題、幫助員工達(dá)到期望績效，請您從以下四個方面分析，以便找出培訓(xùn)需求項目（包括知識、技能、態(tài)度方面）。

（1）部門年度工作計劃分析

為滿足2016年年度工作計劃的完成，從部門管理、業(yè)務(wù)擴(kuò)展、技術(shù)改進(jìn)、工作變革等方面分析，找出培訓(xùn)需求。

（2）部門人力資源規(guī)劃分析

從企業(yè)戰(zhàn)略與部門建設(shè)著手，分析現(xiàn)有人員為滿足未來1-2年發(fā)展和下屬職業(yè)發(fā)展規(guī)劃的所需技能，找出需要采取的培訓(xùn)項目。

（3）任職資格分析

在崗位說明書及任職資格分析的基礎(chǔ)上確定工作標(biāo)準(zhǔn)和履行職責(zé)、達(dá)到工作標(biāo)準(zhǔn)的素質(zhì)要求，如專業(yè)知識、能力、技能的要求，進(jìn)行分析，找出培訓(xùn)需求。

（4）員工績效差異分析

根據(jù)績效考評結(jié)果及日常工作表現(xiàn)，對員工個人實際績效與期望績效進(jìn)行比較，找出差距并且分析差距的原因，確定需要培訓(xùn)的人員及培訓(xùn)內(nèi)容。

2.在工作中，部門遇到的問題主要包括（請在該選項前打√）：

3.培訓(xùn)目標(biāo)（您期望通過培訓(xùn)解決或改善的方面，目前現(xiàn)狀及期望目標(biāo)）。

4.期望參加哪些培訓(xùn)課程，以幫助您的部門更好地開展工作。請標(biāo)出緊迫程度，從1到5，1為不緊迫，5為非常緊迫。