上篇 如何做好秘書——在輔助領導工作中穩健成長

從入職第一天起，秘書就要給自己一個清晰的定位。正所謂“定位決定地位”，你如何看待秘書工作，如何扮演好應有的角色，都會影響到未來的成就大小與事業發展空間。顯然，秘書首先是領導的助手，必須提高勝任力，會做人、善做事，才能成為合格的“大管家”，讓領導滿意，并在持續進步中穩健成長。

溫家寶同志在任中央辦公廳主任時，曾經對辦公廳和秘書工作說過一段精辟的話：“辦公廳工作十分復雜，但要突出三項重點，一是信息調研，二是督促檢查，三是日常工作運轉。信息工作要求實，要在深入上下功夫；督促工作要落實，不要走過場；日常工作運轉要務實，不要擺花架子、搞形式主義?！憋@然，這可以成為秘書人員有益的借鑒。

秘書是使人受益終身的職業。如果懂得珍惜向領導們學習的機會，研習他們的管理藝術、領導智慧、決策之道、處事之法，同時又有表現自己才華的天時地利，就會有寬廣的進步空間。

秘書須知名言

秘書對于我的工作而言，有時不亞于一位副總裁的重要性！因為他的存在，才使我專注于思考和決策。有人說我事半功倍，那么至少一半是我的秘書的貢獻。

——杰克·韋爾奇（原通用電氣董事長兼CEO）

我最大的幸運是有過18年的秘書工作的經歷。如果沒有這個經歷，我不可能有今天的成就。

——洪小蓮（和黃集團總經理）

引子

西奧多·羅斯?？偨y的秘書威廉·洛布

1899年的一天下午，西奧多·羅斯福就任紐約州長后馬上沖進辦公室，開始工作。當時，他召集各部門負責人舉行會議，不斷下達各種指示。因為羅斯福口述的內容不連貫，四名速記員顯得手忙腳亂。

會議結束后，這位州長強烈要求安排一個好的速記員。最后，秘書班子里并不起眼的威廉·洛布主動走進羅斯福的辦公室，大家才松了一口氣。接著，羅斯福急風驟雨似的口述了幾個小時，洛布若無其事地將記錄稿整理好，結果非常令人滿意。就這樣，洛布成了新州長的御用秘書。

以后的日子里，羅斯福越來越離不開洛布，他說：“我的工作時間是沒有規律的，當我有各種事務需要處理的時候，洛布是我能夠找到的唯一一名速記員或秘書。”顯然，洛布是愿意犧牲一切生活以滿足領導需要的人。因此，當羅斯福成為美國第26任總統的時候，洛布也隨之成為總統秘書。

在白宮，洛布的辦公室隔壁是一間大的工作室，一大批辦事員和速記員整天在這里埋頭工作。他們隨時會匆匆走到洛布面前，請示各種問題；而洛布總是威嚴急促地發出命令，呈現出不可替代的支配作用。對此，一位記者甚至稱其為“秘書之王”。

工作中，羅斯福并不是那種能夠耐心聽取他人意見的人，對此洛布總是設法采取非正式的方式提出忠告，從而幫助總統避免在決策上發生失誤。許多時候，洛布會在深夜筆錄總統口授時，邊記錄邊輕聲提出自己的見解。事實證明，洛布的這種非正式意見使得羅斯福免于犯錯誤。

比如，羅斯福對著名英國商人湯姆斯·科普頓非常厭惡，因此始終沒有邀請他到白宮訪問。結果，這件事使英美關系產生了一次小的危機。面對外界的質疑與國際輿論壓力，洛布勇敢地站出來向報界承認這完全是他的錯誤。就這樣，洛布甘當替罪羊，幫助羅斯?？偨y化解了眼前的危機。還有一次，羅斯福打算讓白宮服務人員像歐洲皇家仆人那樣，穿一種帶鑲邊的制服，結果引起公眾憤怒和嘲笑。在最短的時間內，洛布果斷將責任攬到自己身上，減輕了總統的壓力。對公眾的議論、辱罵，洛布從不抱怨，憑借自我犧牲精神成就了羅斯福總統的偉大。

在白宮歲月里，洛布憑借高超的工作水平，高效地幫助羅斯福完成了各項工作?？梢哉f，他為領導人所做的事情幾乎無所不包。羅斯福在洛布身上看到了參謀長、接待秘書、聯絡員、私人速記員、新聞秘書、政治顧問等多種角色，認為自己能夠勝任總統之職，有一半功勞屬于這位秘書。

1.心有多大，舞臺就有多大

工作態度決定了人生高度。對秘書來說，把自己的工作當作一項事業來做，懂得珍惜向上司們學習的機會，研究他們的經商之道、處世方法，同時又有表現自己才華的天時地利，就會有無窮的進步空間。

（1）秘書的發展空間可大可小

秘書的空間可以說很大，也可以說很小。如果缺乏主動性和創造性，從事秘書這一行，會讓自己的工作和晉升空間越來越小，最后只能是打理老板的時間表，整理文件；反之，能夠創造性地開展工作，把握身邊的機會，就可以讓自己登上廣闊的大舞臺。

（2）秘書面對的是挑戰，更是機遇

與其他職業清晰的崗位界定不同，秘書工作范圍很廣，工作重點不突出，往往讓人無從下手。面臨各種挑戰時，秘書要不斷適應環境，抓住機會，贏得升職的機遇?？梢哉f，秘書面對的是挑戰，更是機遇，能夠順勢而為的人才能打下基礎，有一番大的作為。

（3）秘書要有一顆事業心

秘書要有干事業的心態，認真對待每一件事。有了認真、負責的態度，觀察事物的角度就會不一樣，執行的效果也會大相徑庭。時間一長，秘書的能力、見識、手腕都會有高下之分，升職空間也會有大有小。正所謂，心態決定一切，在平凡中成就卓越，離不開強烈的事業心。

【秘書升職術】秘書——領導的影子，既要打雜又能見世面，既人微言輕又重權在握，似乎處于一個尷尬的境地。但是，只要敢于迎接挑戰，認真做事，領導一定會給你機會發展。既然選擇了秘書職業，就應該把它當作一項事業來干，為日后發展奠定基礎。

2.秘書工作最鍛煉人

當個秘書，容易；做個稱職的好秘書，很難。秘書工作最考驗人，也最鍛煉人。只有那些肯于經受磨煉、認真做事的人，才會出成績，獲得升職機會。

早年，吳士宏為進IBM，現學打字。她在自傳中回憶說：“在IBM工作的最早的日子里，我扮演的是一個卑微的角色，沏茶倒水，打掃衛生，完全是腦袋以下肢體的勞作。我曾感到非常自卑，連觸摸心目中的高科技象征的傳真機都是一種奢望……”

由于工作踏實、認真、肯動腦子，吳士宏在秘書崗位上一步步迎頭趕上，累積的經驗越來越豐富，才干也越來越大，由此在IBM得到了許多發展機會。后來，她還擔任過微軟大中華區CEO、TCL集團總經理，成為名副其實的打工皇后。

從一個默默無聞的小秘書，成為著名的女強人，吳士宏的經歷表明：秘書絕對是一個可以有所作為的職業。對那些初入職場、資歷平平的新人來說，一旦選擇了秘書這個崗位，就應該主動接受歷練，在成長、進步中采摘成功。

（1）多見世面，主動學習

秘書可以在日常工作中接觸到公司眾多部門和人員，對公司的運作和整體狀況有全面的了解，也可以與外界頻繁接觸，和大客戶、重要人物建立密切關系。在這個過程中，秘書要主動學習，勤于思考，利用各種機會鍛煉自己、增加才干。

（2）增強素養，提高水平

一名優秀的秘書，具備膽大心細、處事冷靜、辦事周到等良好的素養。在日常工作中注意加強自我修煉，提高工作水平，可以讓秘書在薪水、職位，以及發展空間方面，得到全面提升，前途無量。

（3）積累才干，方能升遷

經驗是累積起來的，才干是歷練出來的。秘書工作涉及的面廣、接觸的人多，比其他崗位的工作人員更能鍛煉人。隨著時間的推移，秘書的經驗越來越豐富，才干越來越大，必然會在合適的時候被委以重任，獨當一面。

【秘書升職術】許多職位都有清晰的崗位描述、發展指向，唯獨“秘書”工作范圍太大，讓許多從業者無所適從。然而，在忙亂和無序中抓住關鍵，修煉出一套要風得風、要雨得雨的本事，恰恰是秘書工作的魅力所在。

3.細心：秘書眼里要有活兒

秘書工作頭緒多，環節多，規矩多，“錯誤”的種子無處不在。稍不留神，就會出現各種現紕漏，甚至釀成大錯。怎樣避免工作中出現各種失誤？如何提升解決問題的能力？對秘書來說，細心是不可缺少的品質。

（1）細心地觀察領導的日常工作

秘書必須學會細心地觀察領導，才能更好地配合領導工作。比如，領導每天見了哪些人，打了哪些電話，批了哪些文件。又比如，領導在約見客人時，先后順序的安排，談話時間的長短，說話的口氣，關注的問題，等等。

通過這種觀察，就能慢慢地了解領導，知道他內心真正在想些什么，目前最關心哪些問題；哪些問題最讓他頭痛，有哪些事想急于實現，正在籌劃什么項目或行動。掌握了這些情況，秘書才能清楚地知道自己應該做什么，不應該做什么，以及如何去做，怎么做好。

（2）細心才能掌握領導的“禁區”

對秘書來說，清楚地知道自己應該為領導做什么，還遠遠不夠。更重要的是，秘書要知道哪些事情不能做，哪些話不能說。這是因為，許多領導在工作上或情感上都有自己的“禁區”，這些禁區似乎就是天生的，沒有什么理由，別人碰不得，一碰他就暴跳如雷。

因此，秘書必須細心，留意領導的禁忌，不踏入領導的“禁區”。做一個善解人意的秘書，領導會更加信任你，你與領導之間的交流就會更多，你就是名副其實的助手。更重要的是，一個善解人意的秘書，是領導的“后臺朋友”，升職潛力和空間都會大大增加。

【秘書升職術】細心是一個秘書成功最重要的條件。一個好秘書一定知道什么事情是重要的，哪些細節會給上司帶來幫助，誰又是老板眼中的“大人物”，等等。只有細心觀察，眼睛里能看出活兒，才能處處讓領導滿意，贏得被賞識的機會。

4.悟性幫助秘書統攬全局

孔子說：“舉一隅不以三隅反，則不復也?！币馑际墙倘苏J識四方的東西，舉出一個角為例，讓他類推另外三個角，如果不能類推，就不要再教他。秘書工作中，勤奮、忠誠都必不可少；但是，悟性高的人更容易出色辦事、高效辦事，贏得領導的贊賞。

（1）悟性讓秘書了解領導的真實想法

領導工作千變萬化，領導的思維也不斷變更，讓人捉摸不定。秘書有一定的悟性，才能準確拿捏領導的真正想法，從而在工作中提前準備，避免總是處于被動狀態。

比如，領導需要材料的時候，秘書已經準備好了；領導想要見什么人的時候，秘書已經把對方的電話號碼找了出來……這些功夫都要靠不斷感悟去把握、訓練。

（2）悟性讓秘書變被動為主動

有的秘書工作很努力，卻不善于總結經驗、教訓，結果一直都在做無用功，難以脫穎而出。說到底，他們都缺乏悟性——在工作中不善于舉一反三，只能原地踏步。

俗話說，一等人不用教，二等人用言教，三等人用棍教。人人都想變得更聰明些，取得更大的成就。關鍵是，要有“停下來、想一想、繼續走”的意識，做到善于觀察、勤于思考、靈活變通。這樣，才能適時調整自己的步伐和節奏，做到處世靈活，辦事干練。對秘書來說，悟性高，頭腦靈活，自然容易在千頭萬緒中抓住關鍵，在工作中變被動為主動。

【秘書升職術】有的秘書工作了好幾年，還經常出亂子，這大多是缺乏悟性的結果。秘書要培養自己的悟性，理解秘書工作的要害是什么，從而靈活機動地做好各項工作。做到了這一點，就沒有不被提拔的理由。

5.努力為領導提供周到服務

領導配備秘書，是為了集中精力做好規劃、決策、管理等重大事項。至于信息傳達、執行、撰稿等工作，則大多由秘書負責，或讓他們發揮輔助、參謀的作用。顯然，秘書的存在是為了讓領導的工作更有效。還可以這樣說，秘書是領導工作不可分割的組成部分。

（1）秘書負責領導的日程安排

秘書本身沒有職位上的獨立性，而是從屬于領導存在的；雖然官不大，但是由于經常安排領導日程，因此秘書在許多人眼里成了不能得罪的人物。對許多人來說，要見某位領導，必須和他的秘書打好招呼，否則一切都會泡湯?？梢赃@樣認為，秘書是領導活動日程的調節器。

安排好領導的活動日程，是秘書工作的重要內容。每天都清楚領導做了什么，和哪些人見面了，見面后的狀況如何，即便不在其位，也對領導工作的要害了然于胸了。這就是做秘書的好處。

（2）秘書幫助領導完成工作

許多時候，缺少了秘書的幫助，領導完成自己的工作會顯得力不從心。比如，在完成某項重大決策的時候，如果沒有秘書幫助搜集大量資料，或者召集各個部門的負責人提供建議，領導就不能集中精力謀劃全局。因此，領導工作的出色完成，凝聚了秘書的智慧和心血。

從長遠來看，秘書要全心全意為領導服務，做好配合工作。有的秘書存在“事不關己，高高掛起”的心態，不但降低了領導的工作效率，還失去了提升自我能力的好機會，也削弱了其在領導心目中的地位，這實在是一種重大損失。

（3）秘書代替領導發號施令

領導需要隨時向個人或組織發號施令，除了親自上陣外，由秘書出面是最常見的情形。這時候，秘書實際上成了“領導”的化身，是以“領導人”的面目出現在大家面前的。期間，對領導的威嚴、風度、心理，秘書都能有切身的體會。

在代替領導發號施令的過程中，秘書要發揮“傳聲筒”的作用，不能擅自做出格的事情；同時，還要學習領導下達命令的方式，了解大家的接受程度以及反應。這都能為日后秘書走上領導崗位，準確把握下屬的心理，提供絕佳的幫助。

【秘書升職術】在許多人眼里，秘書是不能得罪的。因為，秘書的工作在很大程度上是領導工作的延伸，或者干脆就是領導工作的組成部分。只要以學習的心態輔助領導工作，就能在實踐中學到許多“領導”功夫。

6.改變心態，領導不再難伺候

很多秘書常常抱怨領導不好相處，事實并非如此。許多時候，領導難伺候，在于秘書沒調整好心態，所以感覺處處掣肘。

通常，每個領導都在工作中形成了獨特的辦事風格，秘書作為其最貼心的助手，首先要以服從、服務的心態投入工作，努力迎合領導的行為習慣，而后才會有彼此的融洽相處，以及日常工作中的游刃有余。

劉麗在上海一家外企做秘書，上司是公司產品研發部的張經理。這位領導平時在公司是有名的“鐵面判官”，辦事雷厲風行，說一不二，周圍的人都很敬畏他。在劉麗的眼中，張經理是一個古怪的人，雙方已經合作一年了，但是每次與這位上司打交道，她在心里總是感覺到緊張，擔心說話做事不到位被批評。

一次，劉麗到辦公室取資料，正好遇到張經理在打電話?？匆娒貢哌M來，張經理捂住電話的一頭，說：“把那份資料遞給我一下?！眲Ⅺ惼鋵嵅恢缽埥浝碇傅氖悄囊环菸募?，但又不敢問，怕挨罵，于是就憑感覺拿了一份最近常用的文件。結果，張經理一看不是自己需要的材料，掛掉電話后數落了劉麗一番。

下班后，劉麗感覺非常委屈，心里抱怨張經理下達命令不清楚，自己根本沒辦法猜透他的心思。最后，她狠狠心，辭職離開了這家公司。

從上面的案例中可以看出去，劉麗遇到的情況是一個典型的溝通問題，而癥結在于她無法擺正對待領導的心態。對領導的生活工作習慣不夠了解，不能主動分析領導的意圖，并且被責問時心理素質不佳，這都是劉麗無法正常面對領導，并全身心投入工作的重要原因。

如果連日常的相處都搞不定，又怎么能創造性地開展工作呢？由此可見，秘書在工作中擺正心態，是干好工作，并小有成就的前提。

【秘書升職術】秘書不適應領導的工作習慣或工作方法，應該及時調整自己的心態，讓自己盡快融入角色，適應新的工作局面。如果不懂得積極主動求變，反而抱怨領導不好相處，那就會把自己逼向死胡同。

7.秘書要先稱職再升職

對秘書來說，什么是“稱職”呢？有出色的寫作能力、口才技巧、溝通藝術，把上司交代的事情辦好，是最基本的。不過，僅僅有這些還不夠，秘書還應該用“心”工作，才能讓自己更稱職。

（1）把忠心獻給組織

無論是事業單位的秘書，還是企業秘書，都應該對組織忠心、負責，關心組織的發展，維護組織的利益。有了這種忠心，才能盡職盡責地工作。

（2）把放心獻給領導

為領導服務是秘書人員的重要職責。秘書人員必須以嚴格的組織紀律、絕對的服從意識、過硬的思想作風、精湛的業務技能和出色的工作業績讓領導放心。

（3）把熱心獻給同事

秘書既要為領導服務，又要為同事服務。在工作中幫助同事，在溝通中理解同事，主動幫助那些遇到困難的同事，這樣的秘書才能用“熱心”換得“真心”，讓自己的工作更出色。

（4）把真心獻給客戶

從某種意義上說，客戶就是企業的衣食父母。秘書在與客戶打交道的過程中，務必要真心實意做好溝通、服務工作，不能有半點含糊。許多時候，客戶在領導面前的一句話決定著秘書的生死。

（5）把恒心獻給事業

秘書工作事無巨細，繁雜枯燥，容易使人產生厭倦情緒。所以，秘書成就事業貴在堅持，貴在恒心。明智的秘書應當高度重視“九十九步的努力”是一半、“最后一步”也是一半的哲理。持之以恒地努力，終有得到回報的那一天。

（6）把平常心獻給自己

做好秘書工作，貴在心態平和，切忌攀比浮躁。升遷有先后，名利有機遇。工作向前看，名利往后看，踏踏實實做事，坦坦蕩蕩做人，可能不一定會好到哪里去，但絕不會壞到哪里去。真正能成大器的，往往都是高調做事、低調做人的秘書。

【秘書升職術】在秘書的職位上不斷躍進，必須做好本職工作，成為領導眼里稱職的助手，成為同事眼中稱職的伙伴。如此一來，才能在工作到位的基礎上獲得職位的提升，朝著“領導”的目標邁進一步。

8.在持續學習中不斷進步

秘書工作究竟有多么重要，可謂仁者見仁，智者見智。有些人只是給領導端茶倒水，在這個崗位上碌碌無為；還有一些人，在工作中不斷學習，增加經驗，從而贏得了多次晉升機會。

浪琴表中國區副總裁麥姬麗，既非名校畢業，也沒有學過流行的MBA，她的第一份工作就是做秘書。在很多人眼里，秘書就是文書，只要接接電話，整理資料，做好這些不需要太多創造性的工作就能過關。但是，麥姬麗卻不這么認為，她說：

“作為一名秘書，我給自己的任務是，幫助老板把事業做得更好，幫助整個團體順利工作。做秘書這一項，你可以在不同的行業里工作，這樣可以讓你學到許多東西。當你對不同的行業有了了解，自己也嘗試過和各類行業的人打交道，你才有可能發現哪個工作才是你真正合適做的。找準自己最適合的事業，你就有動力去進步。”

有了學習的心態和意識，麥姬麗的發展空間一下子變大了。她發現，與其他同事相比，自己有更多機會接近老板，也多了鍛煉才干、展示才華的機會。做第一份秘書工作時，麥姬麗和老板合作得非常好，結果老板有機會去“浪琴”發展，也把她帶到了這家大企業。

在浪琴，麥姬麗繼續從事秘書工作，并給自己一個很高的定位，不斷發掘出自己在晉職方面的潛在優勢。憑借邊干邊學的勁頭，這個不起眼的秘書找到了一條晉職的捷徑，榮升浪琴表中國區副總裁，而浪琴表在內地市場的業績也達到了全球銷量和銷售額第一。

對秘書來說，最重要的一點是善于學習。培養敏銳的觀察能力、溝通能力，都要通過反復學習才能實現。工作中，在頻繁接觸同事、領導的時候，秘書要珍視每一次學習機會，增加見識、經驗，提升事業發展空間。

今天，國內的職業秘書本來就不多，真正有職業規范和多種技能的復合型秘書更是鳳毛麟角，因此經驗豐富的秘書往往成為人才市場上的“香餑餑”，也是獵頭公司瞄準的目標。伴隨著國內企業的快速成長和越來越多外國公司的涌入，跨國公司首腦秘書、董事會秘書、總裁秘書、商務秘書等職位要求越來越高，秘書必須在實踐中努力學習才能提高勝任力，有更大機會與作為。

【秘書升職術】秘書只有在工作中不斷學習，持續進步，才能在長年累月中鍛煉出八面玲瓏、處事周全的本領，從而提升當領導的勝任力。

9.創造性地開展工作

在全球化的時代，秘書面對新的環境、新的工作觀念，必須創造性地開展工作，才能完美而又出色地完成領導交代的任務。

（1）秘書要有主動超前的行為

一名秘書人員有無超前意識、是否積極主動，工作效果會截然不同。想在領導的前面，超出領導的預期，才會讓領導滿意，把各項工作干得漂亮。

（2）秘書要有獨立的意識和獨特的思維方式

秘書雖然是聽從領導指揮，執行領導的命令，但并非不需要獨立的意識。為了適應復雜多變的局面，秘書應該培養獨立意識，注意根據特定情況靈活處置局面，獲得圓滿的結果，切忌完全依附于領導。

（3）秘書要有創新的思維方式

創新思維是事業發展的靈魂，秘書工作也不例外。用創新的思維方式做好秘書工作，不但能妥善解決各種棘手問題，還能讓領導滿意。

【秘書升職術】破舊立新，創造性地開展工作，敢于突破陳規，解決工作中出現的各種新情況、舊問題，是秘書干好本職工作、提升辦事能力的關鍵。