領導人選秘書，更看重冷靜的頭腦、扎實的專業基礎以及待人接物的能力。一個好的秘書，應當把精力花在走正道上，努力提升個人素養，踏踏實實苦練內功，千方百計增強崗位勝任力，永遠帶給領導更多驚喜。

秘書須知名言

秘書的價值是由自己的呼喊而產生的。如果你們不對自己做出正確定位的話，也不會有任何救世主來為你們做這些……提升你們的不是經理，而是你們自己，只有你們自己才能創造自己的歷史，創造自己的前途和機遇。

——任正非（華為集團總裁）

作為秘書長，我將在會員國之間、聯合國系統內部以及聯合國與諸多國際伙伴之間，發揮一個協調員和建橋者的作用。

——潘基文（聯合國秘書長）

引子

雍正帝首席機要秘書張廷玉

在清代歷史上，張廷玉扮演了極其重要的角色。他是康熙三十九年（1700年）的進士，雍正年間為保和殿大學士、吏部尚書、軍機大臣。長期以來，張廷玉在機要部門擔任要害職務，雖然得到皇帝的賞識，卻“門無竿牘，饋禮有價值百金者輒卻之”。

在皇帝身邊做事，擔負的又是機要文字工作，張廷玉深知言多必失的道理，所以處處謹小慎微。少說多做，既是他的立身原則，也是他的為官之道。不事張揚，事成歸功于人主，事敗自己首先承擔責任，憑借這一點他贏得了雍正的贊揚，得到了乾隆的嘉獎。對領導人的秘書來說，這些的確是值得稱道的優秀品質。

那么，張廷玉是如何為官從政，成功扮演機要秘書這一角色的呢？對今天的秘書工作人員來說，應該從哪些地方入手，提高自己的勝任力呢？概括說來，有如下幾點：

第一，為人嚴格自律，為官淡泊名利。

憑借良好的家庭教育，張廷玉秉承踏實做人、嚴格自律的作風。在官場的多年歷練，讓他相信清白為官、廉潔從政，才能得到皇帝的賞識與重用，并保全自身。因此，雖然身居要職，但張廷玉對權位卻有著難得的清醒認識。他說：“予在仕途久，每見升遷罷斥，眾必驚相告曰：‘此中必有緣故’。余笑曰：‘天下事，安得有許多緣故’。”正是有了淡視權位、坦蕩豁達的品性，他才行得正，在仕途上如魚得水。

第二，博學多才，能力突出，贏得賞識。

青年時，張廷玉就因才學被世人稱道。科舉中第之后，他一直在清朝大內從事文書工作，憑借超強的擬寫公文能力，始終令皇帝滿意。這一切，離不開他日積月累的努力。到了雍正年間，才學出眾的張廷玉被推到了更重要的位置上，大多數重要文稿都出自他手，成為當朝第一文臣。張廷玉的經歷告訴我們，才能學識是一個人的立身之本、成功之源。對夢想著更大作為的秘書來說，一定要堅持學習，處處用心，讓自己成為有學識卓越的人，自然會在更廣闊的舞臺上起舞。

第三，處事謹慎穩重，嚴守組織機密。

張廷玉所從事的工作，都需要細致耐心、謹慎縝密，并對內對外高度保密。作為軍機大臣，張廷玉每天要處理很多機密文件，參與眾多緊要事務，如果不做好保密工作必然招來殺身之禍。實際上，雍正皇帝也多次強調了嚴守機密的重要性，他說：“慎密二字，最為緊要。君不密則失臣，臣不密則失身，可不畏乎？”對此，張廷玉自然明白其中的厲害，所以事事謹小慎微，辦任何事都滴水不漏。對今天的秘書來說，也要學習這種精神，當好領導的大管家。

第四，不貪戀權位，不結黨營私。

身為雍正帝的機要秘書，張廷玉不僅負責起草詔書、奉旨奏對，還負責為皇帝轉遞地方大員上奏的機密奏折。為此，他給自己有一個清晰的定位，那就是：只為公，不謀私，忠君為國，謹遵上諭。自古以來，周旋于領導周圍，都要涉及權力、利益，作為輔助工作的秘書必須懂得不越位、不貪權、不謀利、不結黨，才能得到上級認可，真正做好本職工作。這些，都是秘書需要謹記的。

1.秘書想上位，素質先到位

一個人能夠吸引別人的注意，靠的不僅僅是外表，還有更深一層的內涵。顯然，除了專業技能，秘書更需要具備良好的個人素養，從而在參謀、協調、服務、督辦等工作中展示出絕佳的才能。

對初次當秘書的人來說，不能局限于干好應該做的事情，還要有一個敏銳的“雷達”，時時刻刻留意周圍人和事的變化，及時傳達上級的指示，善于觀察同事的情緒，準確把握客戶的動向，這樣自然會把方方面面處理得很妥當。

（1）具備一絲不茍、盡善盡美的辦事態度

事情無論大小巨細，都盡心盡力、力求完美，這是秘書氣質反映在事業上的一個重要標記。為此，要拋棄辦事虎頭蛇尾的習慣，做到目標明確，有始有終；不僅要做好事，還要講求工作效率，對工作安排要主次分明，優先處理要事、急事；對大事要高度重視，一抓到底。

（2）工作中做到大膽謹慎

高級秘書負責各領導層的溝通和聯絡，甚至草擬文件、替上級制訂計劃，必須保持應有的做派。同時，作為領導最親近的人，秘書要學會在刀尖上起舞，懂得謹言慎行、張弛有度，妥善應對各種局面。

（3）擁有外交家的處世智慧

在工作中，秘書少不了與各階層的人打交道，因此要擁有外交家那樣的處世智慧，掌握靈活的處世技巧。比如，在上下級出現矛盾之時不偏不倚，妥善解決糾紛；在客戶出現不滿的時候，從容不迫，周到待之。

【秘書升職術】對秘書來說，辦事要穩妥，處世要嚴謹，道德品質要高尚，工作作風要踏實，對人要公正。時刻提升自身素養，是優秀秘書的日常功課。

2.職業品德是秘書的金字招牌

秘書應具有職業性的高尚品德，比如熱愛事業、安心工作、為事業獻身的精神，按領導意圖辦事和謙虛待人的態度，還有嚴守本分、嚴守紀律、嚴守機密等。為此，秘書工作者要著重把握好以下幾點：

（1）誠實而不做假弄權

做秘書，最基本的一條就是踏踏實實、盡心盡責地工作。誠，是指對領導人忠誠。設想秘書傳假旨，冒用領導人名字批條子、簽字等，那還有什么職業道德可言。

（2）當參謀而不是自以為是

秘書扮演著參謀的角色，上級的指令、意見在“出臺”前如果有不足之處，應當提出修正意見，但不要自以為是。須知，領導人是決策者，秘書無權強制領導人采納自己的意見。擺正這個立場，是非常重要的。

（3）顧全大局而不介入矛盾

當領導者之間發生了矛盾，秘書的原則是不能介入雙方之間的矛盾和糾紛。如果回避不了，要牢記一個原則：領導之間的事，秘書人員不便說什么，希望以大局利益為重，相互諒解、搞好團結。臨到秘書非執行不行時，就只能按組織原則，執行主要決策人的意見。

（4）公正而不搬弄是非

秘書在領導人身邊工作，隨時隨地需要向上級匯報情況，提供對事物的看法，這要求秘書公正、客觀、超脫。涉及人事，絕不可借工作之便，挾私向領導說他人的壞話。不搬弄是非，是一條美德，也應是一條紀律。

（5）謙虛而不傲上凌下

作為領導者和員工之間的紐帶，秘書必須為人謙虛：對下不能口大氣粗、盛氣凌人，使人反感；對上不能自以為是，頂撞領導。

【秘書升職術】秘書不僅要具備良好的個人素質，而且還應具有高尚的職業品德。如此一來，才能在工作中表現出不同于他人的優秀能力，得到升職的機會。

3.基本功底扎實，領導心里踏實

做秘書同做其他專業工作一樣，需要一些基本功底。這些基本功底，就像蓋樓的地基，越厚實越牢固，對做好工作越有利。

（1）公文寫作功底

秘書要掌握公文寫作基本知識，掌握公文寫作技法，這是秘書的基本功。為此，秘書必須熟練掌握各種公文寫作格式，練就高超的寫作能力。

（2）邏輯思維功底

工作中說話辦事，離不開強大的邏輯思維能力。為此，秘書要掌握邏輯學的基本知識，注重寫文章、做事的條理性，從而把各項工作處理得妥妥當當。

（3）政策法規功底

秘書要熟悉與本部門、企業有關的國家宏觀政策、產業規劃，以及基本法規、特定法規。只有掌握了這些東西，才能在寫文章、提供建議時確保達到相應的“政治高度”，并且使各項工作符合設定的“游戲規則”。

（4）企業經營管理功底

對企業秘書來說，具備豐富的經營管理知識必不可少。這方面的知識包括兩個部分，一是基礎性的企業經營管理理論知識，包括現代企業制度知識；二是所在企業的經營管理理念、文化、制度等。擁有必要的經營管理功底，秘書才能更有水平。

（5）專業技術（業務）功底

秘書要了解和熟悉與企業有關的技術、業務等知識。通常，要對常識性的技術業務知識了然于胸，諳熟行業內的專業術語。顯然，一個門外漢秘書是無法協調各部門工作的。

【秘書升職術】基本功底扎實，秘書才能憑借強大的勝任力干好本職工作，在出色工作中得到領導賞識，獲得進一步躍升的機會。

4.秘書應樹立哪些職業觀念

專業決定卓越，秘書樹立應有的職業觀念，無疑會在工作之初就能掌握基本工作要領，為領導提供周到的服務。

（1）服從觀念和參謀觀念

這看似矛盾的兩個觀念，其實并不沖突。服從觀念要求秘書必須按領導意圖辦事，圍繞領導工作目標和要求來調節自己的行為，絕不能別出心裁，另搞一套。而參謀觀念要求秘書在領導無暇顧及或者考慮不周的地方給予建議和意見，以此來達到決策的正確性。

（2）效率觀念

所謂效率觀念，就是秘書提高單位時間內工作量的自覺意識。秘書工作是為了提高領導工作效率而產生的，也是在提高領導工作效率的目標下發展的。離開提高領導工作效率，秘書工作就失去了存在的基礎和意義。

（3）創新觀念

創新能力不僅是領導決策科學化對秘書素質的必然要求，而且是秘書工作自身改革和發展的迫切要求。作為領導的參謀，秘書必須有創新觀念才能保證領導決策的科學化。缺乏創新觀念的秘書，無法跟上領導的腳步；缺乏創新能力的秘書，無法跟上時代的發展。

（4）信息觀念

作為領導的“耳目”，秘書為上司及時、準確、全面地提供信息是職責所在。一問三不知，無法提供精準的情報，這樣的秘書顯然是不稱職的。

（5）全局觀念

眾所周知，任何領導者都必須站在本系統的制高點上，只有這樣，才能通觀全局，全面運籌，指揮若定。秘書是輔助領導去開展工作的，所以凡事要胸懷全局，站在領導者的角度觀察、分析和處理問題，從而提供有價值的意見和周到的服務。

【秘書升職術】職業素養決定了事業舞臺的大小，秘書必須具備應有的職業觀念，自動自發做好分內的事情，成為不讓領導操心的得力助手。

5.商務秘書靠什么吃飯

商務秘書是在市場經濟條件下興起的一種社會職業，以投資經營者和商務管理者為服務對象，主要從事行政辦公事務性工作和決策輔助性工作。除了要具備一般秘書的能力外，商務秘書還需具備以下幾種能力：

（1）掌握外語的能力

隨著市場國際化的發展和企業規模的擴大，越來越多的管理者要到國外進行投資、經濟管理或進行國際貿易交際、商務談判，簽訂合同等，這要求商務秘書具備一定的外語能力。即使目前沒有涉外經濟業務，商務秘書人員也要掌握1～2門外語，能夠閱讀或查閱外文資料，從而提升事業空間。

（2）計算機操作能力

商務秘書需要閱讀、收集大量信息，或進行日常事務處理，或進行復雜的計算，都離不開計算機。利用網絡可以實現資源共享，快捷地了解世界經濟發展的趨勢，節約人力和時間成本。隨著電子商務的興起和發展，不斷提高計算機操作能力更成為商務秘書的必修課。

（3）運用WTO規則的能力

WTO規則有一整套進行國際經濟貿易往來的交易協定，是一種崇尚公平、開放、規范競爭的規則網絡。中國加入WTO后，如何適應新的游戲規則下的競爭，并運用這些規則參與競爭，成為最現實的問題。對商務秘書來說，應清晰地了解加入WTO會給企業帶來哪些機遇和挑戰，最終游刃有余地運用這些規則。

【秘書升職術】在實際工作中，秘書崗位有不同的要求。對商務秘書來說，具備多方位的能力才能兵來將擋，水來土掩，從而在經濟活動中發揮更大的輔助作用。

6.接待工作中的說話之道

生活中，一句話可以令人感受到你的親切，愿意與你交談；同樣，一句話也可以得罪人。懂得說話的藝術，是秘書工作者的基本功。

（1）使用簡單明了的禮貌用語和通俗易懂的交談用語

秘書在接待客人時，禮貌用語必不可少。多說“您好”“謝謝”“請”等禮貌用語，可以向客人展現你的良好修養和專業風范。此外，與客人交流時應盡量少用專業術語，否則讓對方感覺不舒服，會影響溝通的效果。

（2）善用充滿溫馨關懷的說話方式

如果外面在下雪，客人帶著滿身的積雪走進辦公室，你要立刻遞給他一張紙巾，不要小看這張薄薄的紙，它雖然擦在客人的頭上，卻暖在了客人的心里，這種無聲的話語會令客人備感溫馨。

（3）合理使用贊美用語

適時對他人予以贊美，可迅速拉近彼此之間的距離，取得良好的溝通效果。當然，對不同人可以從不同的角度予以肯定，可以讓你的贊美更有針對性。對秘書來說，要學會根據環境變換不同的關懷話語，拉近你與客人之間的距離，讓對方產生賓至如歸的感覺。

【秘書升職術】說話在現代社交中的重要性已越來越明顯，秘書要注意言談的基本技巧和禮儀要求，恰如其分地表達自己的意圖，避免費力不討好的事情發生。

7.如何熱情待客，又不失分寸

在對外交往中，秘書人員的舉止儀表對創造良好的組織形象至關重要。對秘書來說，他們通常是外界接觸和了解組織的第一渠道，因此扮演著形象大使的角色。既表現出熱情的一面，又不失分寸，這種接洽中的細致工作滲透在每一個環節。

（1）主動、熱情招呼來訪客人

對組織來說，每一位來訪的客人都很重要。因此，秘書要表現出熱情友好的態度，及時提供周到的服務。打招呼時，應輕輕點頭并面帶微笑。如果是已經認識的客人，稱呼中可以略顯親切。

（2）鄭重接過對方的名片

接名片時，必須用雙手以示尊重。接過名片之后，不可隨手亂放，也不可拿在手中折疊玩弄，要確認一下名片上所列對方姓名、公司名稱等，給對方受重視的感覺。

（3）準確判斷來客的身份

通常，可以將來客分為幾類：第一，客戶；第二，工作上的伙伴，搭檔；第三，家屬，親戚；第四，私人朋友；第五，其他。在沒有預約的情況下，通常可按照以上順序來決定會面的緩急、先后。

（4）帶路時走在客人前方2～3步遠的位置，靠邊引導

給客人帶路時要留意對方的步伐，并注意引導，可以說：“請往這邊走”；乘坐電梯時，要讓客人先上先下；開門關門時留意手不要交叉，或背著手開門。手把在右側的門，要用左手開，反之用用右手開，這樣姿勢會更優美。若是門向內開，秘書要先進去，然后用手按住門，等客人進來后再松手，而且開門之前應說“請進”。

（5）初次與上司見面的來客，要代為介紹

客人與上司見面后，秘書應該先把來客介紹給上司；如果客人的身份較高，則最好先向來客介紹上司。若無特殊情況，秘書在介紹完來客后要主動離開上司的辦公室，方便兩人談話。

【秘書升職術】接待客人是秘書的重要工作之一。這時，秘書作為公司的形象代表，行為舉止一定要合理、得體，展示出絕佳的職場風范。

8.接待外賓時有哪些禁忌

由于國家、民族文化差異，秘書接待外賓時有許多禮儀、禁忌等方面的限制。掌握其中的規則和要義，才能得體地應對各種場面，為領導增光添彩。

（1）做好準備工作。在外賓到達之前，應盡量了解清楚接待任務、性質和要求，包括外賓國籍、風俗習慣、到達時間及人數等，以便有針對性地搞好服務工作。

（2）養成守時的好習慣。嚴格遵守時間，不遲到、早退，或無故缺席，否則須事先向主辦單位負責人或外賓說明情況及理由。

（3）舉止得體，言行文明。在外賓面前，舉止要文雅，不要摳鼻、張嘴剔牙、挖耳、伸懶腰、哼小調等。盡量不要打哈欠，打噴嚏時應轉開身子或偏轉下臉，用手帕捂住嘴，避免發出大聲。在外賓面前不可高聲喧嘩，走路不要勾肩搭背。遇事可加快腳步，但不要慌張奔跑。

（4）尊重外賓的生活、風俗習慣，對外賓的服飾打扮、形貌、動作、表情等不要評頭論足，更不可譏笑或做出怪異表情。

（5）遇到熟悉的外賓，要主動友好地招呼致意。若看到外賓失足跌倒，應迅速上前扶助，不要無動于衷，更不可譏笑。

（6）與外賓用餐，不要狼吞虎咽。咀嚼和喝湯時不要發出響聲；喝酒時，嚴格控制酒量，如喝酒易臉紅，應改喝飲料。

（7）不要私自接受外賓的禮品，更不能暗示外賓送禮，并嚴格遵守組織對外交往的規定與制度。

【秘書升職術】與外賓面對面，秘書必須注意風俗習慣的差異，在此基礎上全面做好接待事宜，給對方留下良好的印象。

9.簽字儀式應注意哪些方面

簽字儀式是各種組織之間通過談判，對某專業領域的合作事務達成的協議進行書面簽字，以確定其法律依據的活動。在商務活動中，當雙方或多方就某一重大事件達成協議時，往往要舉行簽字儀式。

（1）做好準備工作

雙方經過談判達成的協議、合同等，在舉行簽字儀式前，必須最后定稿；同時，還要準備簽字用的文具（如簽字筆、墨水、硯臺、吸水紙等）、代表雙方組織的旗幟或標志牌等物品。

（2）簽字人員安排

按照慣例，參加簽字儀式的基本上是雙方參加過會談的全體人員，但雙方參加人數和身份應大體相同和相當。在儀式進行之前，雙方還應商定各自的助簽人員。

（3）簽字場地的布置

一般在簽字廳內放一張長桌做簽字桌，桌面鋪深綠色臺布，以面門方向為準，座位按照主左客右的慣例安排，座前擺放簽字雙方各自保存的文本，文本上方分別擺放簽字文具。國際商務談判協議的簽字桌中間擺一個旗架，懸掛簽字國雙方的國旗。

（4）舉行簽字儀式

參加簽字儀式的雙方人員進入簽字場地時要互相致意，并按照主左客右的原則一起進入座位。雙方的助簽人員應分別站立在各自的簽字人員外側。簽字人簽字時，先在自己保存的文本上簽字，然后由助簽人員交換文本，請簽字人在對方保存的文本上簽字。雙方在對方保存的文本上簽完字后，應同時站立起來交換文本，然后相互握手。一般還要安排禮儀小姐端來香檳酒，雙方舉杯慶賀，共祝雙方合作成功。

【秘書升職術】簽字儀式雖然很短，但是接待活動的成果和高潮，要認真籌備，確保圓滿。同時，這是檢驗秘書辦事能力的試金石。

10.如何做好機關辦公室秘書

機關辦公室是一個部門不可缺少的重要部門，之所以重要是因為辦公室具有管理服務、綜合協調、監督指導、參謀咨詢等多項職能。這些職能發揮得好壞，對部門的全局工作有著直接的、重要的影響。如何做好機關辦公室秘書？應做到“一快”“一實”“兩勤”“一博”“三心”，以及處理好辦公室工作的“四個關系”。

（1）“一快”，即辦事要快捷，好中求快，快中求好，努力提高工作效率。辦事拖拉，作風疲沓，時間觀念不強，是影響工作效率的主要因素。機關辦公室秘書必須切實做到當日事當日畢，急事急辦，特事特辦，及時完成領導交辦的工作。

（2）“一實”，即求實。機關辦公室秘書作風要踏實，不弄虛作假，不可無中生有，不能搞形式主義，不做表面文章，始終堅持實事求是的辦事原則。

（3）“兩勤”，即腿勤、口勤。機關辦公室秘書應經常到各部門走走，遇事多問問，有用的資料多記記，別人的意見多聽聽，做到心中有數，這樣做起工作來才能得心應手。

（4）“一博”，即博學。機關辦公室秘書必須勤學苦練，博采眾長，使自己成為“雜家”，成為復合型人才。

（5）“三心”，即耐心、專心、細心。機關辦公室秘書做工作時要專心，不能三心二意，要仔細研究，能夠深入進去。平時工作中還要細心，多觀察，多思考，自覺找出工作中的漏洞和不足，以不斷改進。

（6）“四個關系”。做一個好的機關辦公室秘書，一定要處理好“專”與“博”的關系，既要成為機關辦公室自身業務的行家，又要了解各類知識，做到博學多藝；處理好“動”與“靜”的關系，既要在忙忙碌碌中憑借自身能力、素質做好每一件事，更要注意事后的反思；處理好“虛”與“實”的關系，既要虛事實做，又要從實事中抽象理性的東西；處理好“忙”與“閑”的關系，既要忙而不亂，又要在相對輕松時注意平峰填谷。

【秘書升職術】要想做好機關辦公室秘書，就要仔細研究辦公室的各項職能。根據機關辦公室職能的要求，辦公室應有一批政治素質與業務素質都過硬的秘書。辦公室秘書要不斷學習，提高自身素質，這樣才能適應機關辦公室工作的需要。