第1章 項目管理的概念和流程

項目管理的定義

1．什么是項目管理

項目管理從字面上的理解就是“對項目進行的管理”，當然這只是其最初的概念，不過從這里，我們可以看出兩個方面的內涵，一個是項目管理屬于管理的范疇，另一個是項目管理的對象是項目。

隨著項目及其管理實踐的發展，項目管理的內涵也得到了充實和發展。現在我們所講的項目管理一般是指為達到項目目標，項目負責人和項目組織運用系統理論和方法，對項目進行全過程和全方位的策劃、組織、控制、協調的總稱，它已經成了一種新的管理方式。

管理一個項目時，通常我們需要識別需求，也就是說在規劃和執行項目時，處理干系人的各種需要、關注和期望，其次就是平衡相互競爭的項目制約因素，比如范圍、質量、進度、預算、資源、風險等方面。

當然了，具體的項目會有具體的制約因素。這些因素間的關系是任何一個因素發生變化，都會影響至少一個其他因素。例如，縮短工期通常都需要提高預算，以增加額外的資源，從而在較短時間內完成同樣的工作量；如果無法提高預算，則只能縮小范圍或降低質量，以便在較短時間內以同樣的預算交付產品。

因此，為了取得項目成功，項目團隊必須能夠正確分析項目的狀況以及平衡項目的要求。由于可能發生變更，項目管理計劃需要在整個項目生命周期中反復修正、漸進明細。漸進明細是指隨著信息越來越詳細和估算越來越準確，而持續改進和細化計劃。它使項目管理團隊能隨項目的進展而進行更加深入的管理。

總結來說，項目管理貫穿于項目整個壽命周期，它是一種運用既規律又經濟的方法對項目進行高效率的計劃、組織、指導和控制的手段，并在時間、技術和費用上達到預定的目標。

2．項目管理包含的要素

要想徹底地了解項目管理，就必須理解其所涉及的各種要素，也可以說是體系。在早期的項目管理中，人們主要關注的是項目的成本和進度，后來又擴展到質量。直到最近十幾年，項目管理才逐漸發展成為一個涵蓋5個具體階段、9大知識體系的單獨的學科分支。

項目管理是通過合理運用與整合42個項目管理過程來實現的。可以根據其邏輯關系，把這42個過程歸類成5大過程組（即5個階段：啟動、計劃、實施、監控、收尾）及以下9大知識體系。

（1）項目整體管理。項目整體管理是為了正確地協調項目所有各組成部分而進行的各個過程的集成，是一個綜合工程。其核心就是在多個互相沖突的目標和方案之間做出權衡，以便滿足項目利害關系者的要求。

（2）項目范圍管理。項目范圍管理就是確保項目不但完成全部規定要做的，而且也是完成規定要做的工作，最終成功地達到項目的目的。基本內容是定義和控制列入或未列入項目的事項。

（3）項目時間管理。其作用是保證在規定時間內完成項目。要求培養規劃技巧。有經驗的項目管理人員應該知道，當項目偏離規劃時，如何讓它重回規劃。

（4）項目費用管理。項目費用管理，是為了保證在批準的預算內完成項目所必需的諸過程的全體。要求項目管理人員培養經營技巧，處理諸如成本估計、計劃預算、成本控制、資本預算以及基本財務結算等事務。

（5）項目采購管理。項目采購管理，需要進行的過程都是為了從項目組織外部獲取貨物或服務。項目管理人員應掌握較強的合同管理技巧。例如，應能理解定價合同相對于“成本附加”合同所隱含的風險，應了解簽約中關鍵的法律原則。

（6）項目風險管理。項目風險管理，需要識別、分析不確定的因素，并對這些因素采取應對措施。項目風險管理要把有利事件的積極結果盡量擴大，而把不利事件的消極后果降到最低程度。風險管理模式通常由三個步驟組成：風險確定、風險影響分析以及風險應對計劃。

（7）項目人力資源管理。項目人力資源管理，是為了保證最有效地使用參加項目者的個別能力。著重于人員的管理能力，包括沖突的處理、對職員工作動力的促進、高效率的組織結構規劃、團隊工作和團隊形成以及人際關系技巧。

（8）項目溝通管理。項目溝通管理，是在人、思想和信息之間建立聯系，這些聯系對于取得成功是必不可少的。參與項目的每一個人都必須準確用項目“語言”進行溝通，并且要明白，他們個人所參與的溝通將會影響到項目的整體。項目溝通管理是保證項目信息及時、準確地提取、收集、傳播、存貯以及最終進行處理。

（9）項目質量管理。項目質量管理，是為了保證項目能夠滿足原來設定的各種要求。要求項目管理人員熟悉基本的質量管理技術。例如：制作和說明質量控制圖、實施80∶20規則、盡力達到零缺陷等。

3．了解項目特性是管理之重

不懂項目管理，肯定無法成為一個合格的項目管理人員，而要懂管理，就必須先了解項目。我們知道，每個項目都是獨特的，做項目不可避免地會存在各種各樣的風險。那么，如何將風險降到最低，讓問題在一開始就得到很好的處理，那就必須對項目有透徹的了解。

項目的含義，前面我們介紹過了，簡單地說就是在規定的時間和環境內，利用有限的人力、物力、財力等資源達成某種目標的任務。然而，簡單地了解項目的含義還不夠，我們還必須清楚項目所擁有的特性，這樣才能更好地完成項目。

（1）普遍性。我們身邊處處存在項目，大多數人開口閉口就是項目。確實，“項目”一詞隨著經濟的發展越來越常見，比如小到一個人的婚禮，大到南水北調工程，這都是項目。項目的普遍性導致項目管理也具有普遍性，可以說任何一個項目都離不開項目管理。

（2）一次性。一次性是項目與其他重復性運行或操作工作最大的區別。項目有明確的起始時間和結束時間，沒有可以完全照搬的先例，也不會有完全相同的復制。項目的其他屬性也是從這一主要的特征衍生出來的。

（3）獨特性。每個項目都是獨特的。或者其提供的產品或服務有自身的特點；或者其提供的產品或服務與其他項目類似，然而其時間和地點，內部和外部的環境，自然和社會條件有別于其他項目，因此，項目的過程總是獨一無二的。

（4）沖突性。項目是復雜的，項目與職能部門之間為了資源和人員配備而相互競爭。更為嚴重的是，隨著各種項目的蓬勃發展，項目與項目之間在多項目并行的組織內部展開了資源競爭。項目團隊的成員幾乎總是處在沖突之中，不停地為解決項目問題而爭奪資源和領導權。所以，做好項目就必須解決好沖突。

（5）目的性。項目管理必須要有確定的目標，在規定的時段內或規定的時間點之前完成可交付的成果，項目的最終都要有一定的產出——提供某種規定的產品或服務。項目在既定的資源基礎上進行，要使得項目在不浪費資源的前提下產出可交付物，項目管理就派上用場了。

（6）制約性。任何項目都是在一定條件下進行的，包括人力約束、費用約束、時間約束、質量約束、環境約束等。尤其是質量、進度、費用是項目必須進行制約的三個要素。只有有所制約，項目才能按期有質量地完成。