第2章 組織管理，做項目需要一個高效團隊

項目的組織管理

1．什么是項目組織管理

項目組織是指為了完成某個特定的項目任務而由不同部門、不同專業的人員組成的一個特別的臨時性組織，通過計劃、組織、領導、控制等過程，對項目的各種資源進行合理配置，以保證項目目標的成功實現。

一方面，項目組織有它自己的程序要求和業務目標，它要求能相對獨立的運作；另一方面，項目組織又必須在母體組織的大環境下進行，必須符合母體組織的有關政策和制度，這就要求項目組織能獲得明確授權，具備相當的權利與職責。

項目組活動能否有效地開展，項目目標能否取得成功，很大程度上取決于該組織的組織結構是否支持項目管理的組織方式。

2．項目組織管理的類型

項目作為一次性任務的組織而言，客觀上存在著組織設計、組織運行、組織更新和組織終結的壽命周期，要使組織活動有效地進行，就需要建立合理的組織結構。組織結構，是反映生產要素相互結合的結構形式，即管理活動中各種職能的橫向分工與層次劃分。

項目組織的形式對項目的成敗有很大的影響。一般來說，典型的項目組織結構形式有職能式、項目式、矩陣式和組合式四種，每一種組織都有各自的優缺點，有其一定的使用場合。所以，在選擇項目組織形式的時候最好進行具體的分析。

（1）職能式組織管理。

職能式組織管理是指按照職能以及相似性來劃分部分，比如企業一般會設置計劃、采購、生產、營銷、財務、人事等部門。采用職能式組織形式，是把一個項目放在公司某一個與項目有最密切關系的職能部門中進行見圖2-1所示，可以由該職能部門的經理或員工兼任項目經理，項目團隊成員均為該職能部門的員工。必要時，其他職能部門可以提供協助。

職能組織結構就像一個標準的金字塔結構，高層管理者位于金字塔的頂部，中層和低層管理則沿著塔頂向下分布。這種組織形式不適合跨部門的項目，而適合于規模小、單一專業領域、可以在一個職能部門內完成的項目。如果非要用職能式組織做跨部門的項目，那就必須把整個項目分割成一些適合由各職能部門完成的小塊。綜合來說，它具有以下優缺點。

① 職能組織的優點：

A．人員使用靈活，可保持項目的連續性，項目成員離開，其他職能部門可支持。

B．集中使用類似的資源，為相互支持創造條件。

C．職能部門可以為本部門的專業人員提供一條正常的晉升途徑。

D．技術專家可同時被不同的項目使用。

E．該組織結構為本部門的團隊成員日后的職業生涯提供了保障。

② 職能組織的不足：

A．技術復雜的項目通常需要多個部門的共同合作，但這種組織結構在跨部門之間的合作與交流方面存在一定困難。

B．這種組織結構使得客戶得不到應有的關注，因為職能部門有自己的日常工作，使項目和客戶的利益得不到優先考慮。

C．項目成員臨時抽調，因此積極性不高。

D．責任不明確。

E．當涉及多個項目時，這些項目在資源使用的優先權上必然會產生沖突；項目協調比較困難。

（2）項目式組織管理。

項目式組織形式是將項目從公司組織中分離出來，作為獨立的單元來處理，有其自己的技術人員和管理人員，它是一個單目標的垂直組織方式。項目化組織方式是按照項目來劃歸所有資源的，并建立以項目經理為首的自控制單元。

項目經理在項目實施方面被賦予相當大的權力，并且可以調動整個組織內部或外部的資源。項目的所有參加人員在項目實施過程當中都被置于項目經理的直接掌握之中。如圖2-2所示。

① 項目式組織的優點：

項目經理對項目全權負責，因此他可以全身心地投入到項目中去，可以調用整個組織內部與外部的資源；溝通途徑簡潔，項目經理可以避開職能部門直接與高層溝通；權力的集中加快了決策的速度，使整個項目組織能夠對客戶的需要和高層管理的意圖做出更快的響應；項目的目標是單一的，項目組成員能夠明確理解并集中精力于這個單一目標，充分發揮團隊精神。

② 項目式組織的不足：

A．資源重復配置，各項目都有自己的一套班子，造成人、財、物、技術等重復配置。

B．成員聘用時間長，為了防止某些專業人才、技術和設備的短缺，需要過早的進行人才、技術和設備儲備。

C．沒有職能部門的參與，造成職能部門對項目的無動于衷，甚至反感。

D．項目完工后，項目成員無“家”可歸，得不到妥善安排。

E．專業技術人員的工作范圍可能很狹窄，這不利于專業技術的提高和專業人才的成長。

（3）矩陣式組織管理。

矩陣式組織結構是為了最大限度地發揮項目式和職能式組織的優勢，盡量避免其弱點而產生的一種組織結構。其因圖示表達與數學中的矩陣相似而得名，如圖2-3所示。在矩陣式組織中，各職能部門中與某項目有關的人員被臨時抽調出來，在項目經理的領導下從事項目工作。這些成員根據需要，平時既可以在項目部辦公，也可以留在各職能部門辦公。職能部門的負責人既要對他們的直線上司負責，也要對項目經理負責。

作為職能式組織和項目式組織的結合，矩陣式組織可采取多種形式，這取決于它需要偏向哪個極端。一般來說，按照其嵌入的程度，矩陣式組織又可分為弱矩陣式、均衡矩陣式和強矩陣式三類。它在項目管理中應運得最多，適合于規模中等、涉及多專業領域的項目。它存在著以下優缺點。

① 矩陣式組織優點。

通過項目協調員使各項目目標平衡、各個功能部門條塊之間的協調、項目目標的可見性；項目結束后成員仍在原部門，能減少項目組織成員的顧慮；多職能部門的參與有利于項目的技術和管理優化；各職能部門作為專業技術和人才的集中地，有利于專業技術的提高和專門人才的成長；對客戶要求的響應與項目式組織一樣快捷靈活，對公司組織內部的要求也能做出較快的響應。

② 矩陣式組織不足。

A．容易引起項目經理與職能經理之間的權力斗爭，以及各職能部門之間的權力斗爭，各部門都想在項目上為本部門爭取更多的利益。

B．對資源的爭奪，職能部門不愿意派優秀員工給項目經理。

C．項目經理對項目成員沒有足夠的正式權力。對于從職能部門借來的、也許只是在項目上兼職的人員，項目經理缺乏上級對下級的正式權力。

D．沒有明確責任，項目成功時搶功，失敗時推卸責任。

（4）組合式組織管理。

組合式項目形式有兩種含義，一是指企業的項目組織存在職能式、矩陣式和項目式兩種以上的組織形式，二是指在一個項目的組織形式中包含兩種結構以上的模式，如在職能式組織結構中采取項目式的組織結構，如圖2-4所示。

組合式組織結構的優點在于，使公司在建立項目組織時具有較大的靈活性；其缺點就是存在一定的風險。同一公司的若干項目采取不同的組織形式，由于利益分配上的不一致性，容易產生矛盾。不過，公司可先將剛啟動且尚未成熟的項目放在某個職能部門的下面，等到成熟后再將其作為一個獨立的項目，從而發展成為一個獨立的部門。

3．項目管理辦公室

項目管理辦公室是組織中專門管理“項目管理”的常設職能部門，是隨著項目管理特別是項目化管理發展而發展起來的一個概念，主要是為了減少企業中項目管理職能的成本和改進呈報高層管理者的信息質量所設立的。它不是一個決策機構和項目的管理機構，而是一個項目決策的支持機構和項目管理的服務機構。

項目管理辦公室是提高組織管理成熟度的核心部門，它根據業界最佳實踐和公認的項目管理知識體系，并結合企業自身的業務和行業特點，為組織量身定制項目管理流程、培養項目經理團隊、建立項目管理信息系統、對項目提供顧問式指導、開展多項目管理等，以此確保項目成功率的提高和組織戰略的有效貫徹執行。其作用主要體現在以下幾個方面。

（1）為項目經理和項目團隊提供行政支援，如項目各種報表的產生。

（2）最大限度地集中項目管理專家，提供項目管理的咨詢與顧問服務，并將企業的項目管理實踐和專家知識整理成適合于本企業的一套方法論，提供在企業內傳播和重用。

（3）充當高級管理層與項目經理之間的溝通橋梁。一方面，它要用精簡的報告，把相關項目的進展情況集中起來，向高級管理層匯報；另一方面，它要對項目經理開展相關培訓，幫助項目經理正確理解和把握高級管理層的關注點。

（4）可以配置部分項目經理，有需要時，可以直接參與具體項目，對重點項目給予重點支持。

不過，我們需要注意的是，在不同的組織中，項目管理辦公室的作用存在較大的差別。根據其作用的大小，項目管理辦公室又可以分為不同的類型，主要有以下幾類。

（1）戰略型。戰略型項目管理辦公室是其發展的高級階段。在這種情形下，下面管理辦公室承擔著企業項目篩選、戰略目標確定與分解等任務，具有承上（戰略理解）和啟下（啟動項目）的雙重任務。這時進行項目群管理，確保所有項目能夠圍繞著組織的目標，并且能夠為公司帶來相應的利益，可直接向最高管理者匯報。

（2）指令型。直接管理一些重要的項目集和項目，組織需要規定哪些項目集和項目必須由項目管理辦公室直接管理。

（3）控制型。控制型項目管理辦公室在強矩陣組織結構中容易實現。在這種情形下，項目管理辦公室擁有很大的權力，相當于代表公司的管理層，對于項目進行整體的管理和控制，保證項目的順利執行，以實施項目目標和組織目標。

（4）支持型。僅充當項目集管理團隊和項目管理團隊的顧問。它可以給項目集管理團隊和項目管理團隊提供標準化的項目管理方法體系，但無權要求項目集管理團隊和項目管理團隊必須采用。

設立項目管理辦公室并不是一件容易的事情，其建立到成熟需要三五年的時間。為了贏得高級管理人員和其他重要干系人的支持，項目管理辦公室的負責人必須借助量化的指標，用事實數據來證明項目管理辦公室的價值。尤其是在設立之初，不能急于求大求全，應該選擇高級管理人員最關心的項目事宜作為切入點，然后再逐漸壯大和完善項目管理辦公室。