第2章 組織管理，做項(xiàng)目需要一個高效團(tuán)隊(duì)

項(xiàng)目的組織管理

1．什么是項(xiàng)目組織管理

項(xiàng)目組織是指為了完成某個特定的項(xiàng)目任務(wù)而由不同部門、不同專業(yè)的人員組成的一個特別的臨時性組織，通過計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制等過程，對項(xiàng)目的各種資源進(jìn)行合理配置，以保證項(xiàng)目目標(biāo)的成功實(shí)現(xiàn)。

一方面，項(xiàng)目組織有它自己的程序要求和業(yè)務(wù)目標(biāo)，它要求能相對獨(dú)立的運(yùn)作；另一方面，項(xiàng)目組織又必須在母體組織的大環(huán)境下進(jìn)行，必須符合母體組織的有關(guān)政策和制度，這就要求項(xiàng)目組織能獲得明確授權(quán)，具備相當(dāng)?shù)臋?quán)利與職責(zé)。

項(xiàng)目組活動能否有效地開展，項(xiàng)目目標(biāo)能否取得成功，很大程度上取決于該組織的組織結(jié)構(gòu)是否支持項(xiàng)目管理的組織方式。

2．項(xiàng)目組織管理的類型

項(xiàng)目作為一次性任務(wù)的組織而言，客觀上存在著組織設(shè)計(jì)、組織運(yùn)行、組織更新和組織終結(jié)的壽命周期，要使組織活動有效地進(jìn)行，就需要建立合理的組織結(jié)構(gòu)。組織結(jié)構(gòu)，是反映生產(chǎn)要素相互結(jié)合的結(jié)構(gòu)形式，即管理活動中各種職能的橫向分工與層次劃分。

項(xiàng)目組織的形式對項(xiàng)目的成敗有很大的影響。一般來說，典型的項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)形式有職能式、項(xiàng)目式、矩陣式和組合式四種，每一種組織都有各自的優(yōu)缺點(diǎn)，有其一定的使用場合。所以，在選擇項(xiàng)目組織形式的時候最好進(jìn)行具體的分析。

（1）職能式組織管理。

職能式組織管理是指按照職能以及相似性來劃分部分，比如企業(yè)一般會設(shè)置計(jì)劃、采購、生產(chǎn)、營銷、財(cái)務(wù)、人事等部門。采用職能式組織形式，是把一個項(xiàng)目放在公司某一個與項(xiàng)目有最密切關(guān)系的職能部門中進(jìn)行見圖2-1所示，可以由該職能部門的經(jīng)理或員工兼任項(xiàng)目經(jīng)理，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員均為該職能部門的員工。必要時，其他職能部門可以提供協(xié)助。

職能組織結(jié)構(gòu)就像一個標(biāo)準(zhǔn)的金字塔結(jié)構(gòu)，高層管理者位于金字塔的頂部，中層和低層管理則沿著塔頂向下分布。這種組織形式不適合跨部門的項(xiàng)目，而適合于規(guī)模小、單一專業(yè)領(lǐng)域、可以在一個職能部門內(nèi)完成的項(xiàng)目。如果非要用職能式組織做跨部門的項(xiàng)目，那就必須把整個項(xiàng)目分割成一些適合由各職能部門完成的小塊。綜合來說，它具有以下優(yōu)缺點(diǎn)。

① 職能組織的優(yōu)點(diǎn)：

A．人員使用靈活，可保持項(xiàng)目的連續(xù)性，項(xiàng)目成員離開，其他職能部門可支持。

B．集中使用類似的資源，為相互支持創(chuàng)造條件。

C．職能部門可以為本部門的專業(yè)人員提供一條正常的晉升途徑。

D．技術(shù)專家可同時被不同的項(xiàng)目使用。

E．該組織結(jié)構(gòu)為本部門的團(tuán)隊(duì)成員日后的職業(yè)生涯提供了保障。

② 職能組織的不足：

A．技術(shù)復(fù)雜的項(xiàng)目通常需要多個部門的共同合作，但這種組織結(jié)構(gòu)在跨部門之間的合作與交流方面存在一定困難。

B．這種組織結(jié)構(gòu)使得客戶得不到應(yīng)有的關(guān)注，因?yàn)槁毮懿块T有自己的日常工作，使項(xiàng)目和客戶的利益得不到優(yōu)先考慮。

C．項(xiàng)目成員臨時抽調(diào)，因此積極性不高。

D．責(zé)任不明確。

E．當(dāng)涉及多個項(xiàng)目時，這些項(xiàng)目在資源使用的優(yōu)先權(quán)上必然會產(chǎn)生沖突；項(xiàng)目協(xié)調(diào)比較困難。

（2）項(xiàng)目式組織管理。

項(xiàng)目式組織形式是將項(xiàng)目從公司組織中分離出來，作為獨(dú)立的單元來處理，有其自己的技術(shù)人員和管理人員，它是一個單目標(biāo)的垂直組織方式。項(xiàng)目化組織方式是按照項(xiàng)目來劃歸所有資源的，并建立以項(xiàng)目經(jīng)理為首的自控制單元。

項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目實(shí)施方面被賦予相當(dāng)大的權(quán)力，并且可以調(diào)動整個組織內(nèi)部或外部的資源。項(xiàng)目的所有參加人員在項(xiàng)目實(shí)施過程當(dāng)中都被置于項(xiàng)目經(jīng)理的直接掌握之中。如圖2-2所示。

① 項(xiàng)目式組織的優(yōu)點(diǎn)：

項(xiàng)目經(jīng)理對項(xiàng)目全權(quán)負(fù)責(zé)，因此他可以全身心地投入到項(xiàng)目中去，可以調(diào)用整個組織內(nèi)部與外部的資源；溝通途徑簡潔，項(xiàng)目經(jīng)理可以避開職能部門直接與高層溝通；權(quán)力的集中加快了決策的速度，使整個項(xiàng)目組織能夠?qū)蛻舻男枰透邔庸芾淼囊鈭D做出更快的響應(yīng)；項(xiàng)目的目標(biāo)是單一的，項(xiàng)目組成員能夠明確理解并集中精力于這個單一目標(biāo)，充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)精神。

② 項(xiàng)目式組織的不足：

A．資源重復(fù)配置，各項(xiàng)目都有自己的一套班子，造成人、財(cái)、物、技術(shù)等重復(fù)配置。

B．成員聘用時間長，為了防止某些專業(yè)人才、技術(shù)和設(shè)備的短缺，需要過早的進(jìn)行人才、技術(shù)和設(shè)備儲備。

C．沒有職能部門的參與，造成職能部門對項(xiàng)目的無動于衷，甚至反感。

D．項(xiàng)目完工后，項(xiàng)目成員無“家”可歸，得不到妥善安排。

E．專業(yè)技術(shù)人員的工作范圍可能很狹窄，這不利于專業(yè)技術(shù)的提高和專業(yè)人才的成長。

（3）矩陣式組織管理。

矩陣式組織結(jié)構(gòu)是為了最大限度地發(fā)揮項(xiàng)目式和職能式組織的優(yōu)勢，盡量避免其弱點(diǎn)而產(chǎn)生的一種組織結(jié)構(gòu)。其因圖示表達(dá)與數(shù)學(xué)中的矩陣相似而得名，如圖2-3所示。在矩陣式組織中，各職能部門中與某項(xiàng)目有關(guān)的人員被臨時抽調(diào)出來，在項(xiàng)目經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下從事項(xiàng)目工作。這些成員根據(jù)需要，平時既可以在項(xiàng)目部辦公，也可以留在各職能部門辦公。職能部門的負(fù)責(zé)人既要對他們的直線上司負(fù)責(zé)，也要對項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)。

作為職能式組織和項(xiàng)目式組織的結(jié)合，矩陣式組織可采取多種形式，這取決于它需要偏向哪個極端。一般來說，按照其嵌入的程度，矩陣式組織又可分為弱矩陣式、均衡矩陣式和強(qiáng)矩陣式三類。它在項(xiàng)目管理中應(yīng)運(yùn)得最多，適合于規(guī)模中等、涉及多專業(yè)領(lǐng)域的項(xiàng)目。它存在著以下優(yōu)缺點(diǎn)。

① 矩陣式組織優(yōu)點(diǎn)。

通過項(xiàng)目協(xié)調(diào)員使各項(xiàng)目目標(biāo)平衡、各個功能部門條塊之間的協(xié)調(diào)、項(xiàng)目目標(biāo)的可見性；項(xiàng)目結(jié)束后成員仍在原部門，能減少項(xiàng)目組織成員的顧慮；多職能部門的參與有利于項(xiàng)目的技術(shù)和管理優(yōu)化；各職能部門作為專業(yè)技術(shù)和人才的集中地，有利于專業(yè)技術(shù)的提高和專門人才的成長；對客戶要求的響應(yīng)與項(xiàng)目式組織一樣快捷靈活，對公司組織內(nèi)部的要求也能做出較快的響應(yīng)。

② 矩陣式組織不足。

A．容易引起項(xiàng)目經(jīng)理與職能經(jīng)理之間的權(quán)力斗爭，以及各職能部門之間的權(quán)力斗爭，各部門都想在項(xiàng)目上為本部門爭取更多的利益。

B．對資源的爭奪，職能部門不愿意派優(yōu)秀員工給項(xiàng)目經(jīng)理。

C．項(xiàng)目經(jīng)理對項(xiàng)目成員沒有足夠的正式權(quán)力。對于從職能部門借來的、也許只是在項(xiàng)目上兼職的人員，項(xiàng)目經(jīng)理缺乏上級對下級的正式權(quán)力。

D．沒有明確責(zé)任，項(xiàng)目成功時搶功，失敗時推卸責(zé)任。

（4）組合式組織管理。

組合式項(xiàng)目形式有兩種含義，一是指企業(yè)的項(xiàng)目組織存在職能式、矩陣式和項(xiàng)目式兩種以上的組織形式，二是指在一個項(xiàng)目的組織形式中包含兩種結(jié)構(gòu)以上的模式，如在職能式組織結(jié)構(gòu)中采取項(xiàng)目式的組織結(jié)構(gòu)，如圖2-4所示。

組合式組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)點(diǎn)在于，使公司在建立項(xiàng)目組織時具有較大的靈活性；其缺點(diǎn)就是存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。同一公司的若干項(xiàng)目采取不同的組織形式，由于利益分配上的不一致性，容易產(chǎn)生矛盾。不過，公司可先將剛啟動且尚未成熟的項(xiàng)目放在某個職能部門的下面，等到成熟后再將其作為一個獨(dú)立的項(xiàng)目，從而發(fā)展成為一個獨(dú)立的部門。

3．項(xiàng)目管理辦公室

項(xiàng)目管理辦公室是組織中專門管理“項(xiàng)目管理”的常設(shè)職能部門，是隨著項(xiàng)目管理特別是項(xiàng)目化管理發(fā)展而發(fā)展起來的一個概念，主要是為了減少企業(yè)中項(xiàng)目管理職能的成本和改進(jìn)呈報(bào)高層管理者的信息質(zhì)量所設(shè)立的。它不是一個決策機(jī)構(gòu)和項(xiàng)目的管理機(jī)構(gòu)，而是一個項(xiàng)目決策的支持機(jī)構(gòu)和項(xiàng)目管理的服務(wù)機(jī)構(gòu)。

項(xiàng)目管理辦公室是提高組織管理成熟度的核心部門，它根據(jù)業(yè)界最佳實(shí)踐和公認(rèn)的項(xiàng)目管理知識體系，并結(jié)合企業(yè)自身的業(yè)務(wù)和行業(yè)特點(diǎn)，為組織量身定制項(xiàng)目管理流程、培養(yǎng)項(xiàng)目經(jīng)理團(tuán)隊(duì)、建立項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)、對項(xiàng)目提供顧問式指導(dǎo)、開展多項(xiàng)目管理等，以此確保項(xiàng)目成功率的提高和組織戰(zhàn)略的有效貫徹執(zhí)行。其作用主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

（1）為項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供行政支援，如項(xiàng)目各種報(bào)表的產(chǎn)生。

（2）最大限度地集中項(xiàng)目管理專家，提供項(xiàng)目管理的咨詢與顧問服務(wù)，并將企業(yè)的項(xiàng)目管理實(shí)踐和專家知識整理成適合于本企業(yè)的一套方法論，提供在企業(yè)內(nèi)傳播和重用。

（3）充當(dāng)高級管理層與項(xiàng)目經(jīng)理之間的溝通橋梁。一方面，它要用精簡的報(bào)告，把相關(guān)項(xiàng)目的進(jìn)展情況集中起來，向高級管理層匯報(bào)；另一方面，它要對項(xiàng)目經(jīng)理開展相關(guān)培訓(xùn)，幫助項(xiàng)目經(jīng)理正確理解和把握高級管理層的關(guān)注點(diǎn)。

（4）可以配置部分項(xiàng)目經(jīng)理，有需要時，可以直接參與具體項(xiàng)目，對重點(diǎn)項(xiàng)目給予重點(diǎn)支持。

不過，我們需要注意的是，在不同的組織中，項(xiàng)目管理辦公室的作用存在較大的差別。根據(jù)其作用的大小，項(xiàng)目管理辦公室又可以分為不同的類型，主要有以下幾類。

（1）戰(zhàn)略型。戰(zhàn)略型項(xiàng)目管理辦公室是其發(fā)展的高級階段。在這種情形下，下面管理辦公室承擔(dān)著企業(yè)項(xiàng)目篩選、戰(zhàn)略目標(biāo)確定與分解等任務(wù)，具有承上（戰(zhàn)略理解）和啟下（啟動項(xiàng)目）的雙重任務(wù)。這時進(jìn)行項(xiàng)目群管理，確保所有項(xiàng)目能夠圍繞著組織的目標(biāo)，并且能夠?yàn)楣編硐鄳?yīng)的利益，可直接向最高管理者匯報(bào)。

（2）指令型。直接管理一些重要的項(xiàng)目集和項(xiàng)目，組織需要規(guī)定哪些項(xiàng)目集和項(xiàng)目必須由項(xiàng)目管理辦公室直接管理。

（3）控制型。控制型項(xiàng)目管理辦公室在強(qiáng)矩陣組織結(jié)構(gòu)中容易實(shí)現(xiàn)。在這種情形下，項(xiàng)目管理辦公室擁有很大的權(quán)力，相當(dāng)于代表公司的管理層，對于項(xiàng)目進(jìn)行整體的管理和控制，保證項(xiàng)目的順利執(zhí)行，以實(shí)施項(xiàng)目目標(biāo)和組織目標(biāo)。

（4）支持型。僅充當(dāng)項(xiàng)目集管理團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)的顧問。它可以給項(xiàng)目集管理團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)提供標(biāo)準(zhǔn)化的項(xiàng)目管理方法體系，但無權(quán)要求項(xiàng)目集管理團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)必須采用。

設(shè)立項(xiàng)目管理辦公室并不是一件容易的事情，其建立到成熟需要三五年的時間。為了贏得高級管理人員和其他重要干系人的支持，項(xiàng)目管理辦公室的負(fù)責(zé)人必須借助量化的指標(biāo)，用事實(shí)數(shù)據(jù)來證明項(xiàng)目管理辦公室的價(jià)值。尤其是在設(shè)立之初，不能急于求大求全，應(yīng)該選擇高級管理人員最關(guān)心的項(xiàng)目事宜作為切入點(diǎn)，然后再逐漸壯大和完善項(xiàng)目管理辦公室。