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第7章 挑最難的事做;每件事規定完成日期 (2)

知難而退的人,往往是把“難”當成不去努力的借口,最終往往無法完成任務,或者即使完成也大打折扣;而迎難而上的人,往往把“難”當成自己進步的動力,最終往往不僅能完成任務,甚至完成的效果比想象的更好。

其實,世界上根本沒有“困難”,只有被“難”困住的心!那些看起來難以逾越的山,都是我們自己搬來擋住自己路的。只要我們勇于突破這重自我的障礙,擁有必勝的信心,就能一步步走向成功。

吃別人所不能吃的苦,忍別人所不能忍的氣,做別人所不能做的事,才能享受別人所不能享受的一切!

當困難擺在面前時,勇敢地說:“把最困難的事留給我做!”

如果你有一整天的時間可以做某項工作,你就會花一天的時間去做它。而如果你只有一小時的時間可以做這項工作,你就會更迅速、有效地在一小時內做完它。

假如,每天你的銀行賬戶都會有86400元進賬,但你必須當天把它們用光,你會怎樣運用這筆錢呢?

天下真有這樣的好事!這個賬戶就是你的“時間”。每個人每天都會有86400秒進賬。面對這樣一筆財富,你會怎樣利用它們呢?

拖延是人性的弱點里很突出的一種表現,每個人都會有不同程度拖延的表現。房間亂了,因為今天太忙,我們拖到明天再說;衣服臟了,因為今天太累,我們拖幾天再洗;手上有篇下周一要交的論文,但因為今天心情不好,所以拖到周末再寫……因為我們知道,明天還有時間,明天還有86400秒進賬。

要克服拖延的習慣,最簡單也最有效的方法就是為每件事設定一個最后期限。定了期限后,要強迫自己即使不吃飯、不睡覺也要在期限內完成任務。開始的時候,我們可以從一些小事做起,比如看一本書、洗衣服、收拾房間等。把每天要完成的任務堅持當天完成。一段時間之后,你就可以定一個長期的目標了,比如三天寫完一篇報告、一個月內減5斤等。慢慢地,你就養成了任何事都有期限并按時完成的習慣。這個習慣將是你一生的財富。

如果沒有設定完成任務的時限,我們就會不自覺地拖延,就會被那些強加的或者突發的次要事情占用掉時間,一天下來你會一事無成。

1958年,英國歷史學家、政治學家西里爾·諾斯古德·帕金森通過長期調查研究,發現一個人做一件事所耗費的時間差別如此之大。一個人可以在10分鐘內看完一份報紙,也可以看一整天;一個忙人可以在20分鐘內寄出一沓明信片,但一個無所事事的老太太為了給遠方的外甥女寄張明信片,可以足足花上一整天:找明信片一個鐘頭,尋眼鏡一個鐘頭,查地址半個鐘頭,寫問候的話一個鐘頭零一刻鐘……特別是在工作中,工作會自動地膨脹,占滿一個人所有可用的時間,如果時間充裕,一個人就會放慢工作節奏或是增添其他項目以便用掉所有的時間。

帕金森在他出版的《帕金森定律》一書中,寫下了這樣一段話:“你有多少時間完成工作,工作就會自動變成需要那么多時間?!?

也就是說,如果你有一整天的時間可以做某項工作,你就會花一天的時間去做它。而如果你只有一小時的時間可以做這項工作,你就會更迅速有效地在一小時內做完它。

1998—1999年賽季,美國NBA球隊的老板和球員圍繞著新合約產生了巨大的矛盾沖突,勞資雙方關于“工資帽”的談判陷入僵局。這場勞資糾紛致使NBA一度停辦,聯賽最后縮水成50場,造成球員(6億)、聯盟(15億)、轉播(2億)全部蒙受巨額損失的慘烈局面。如果再將贊助商的間接損失也計算進去,那么損失資金就更大了。球員和老板之間你來我往談判了將近6個月,雙方的損失都將進一步擴大。這場博弈,很難達到雙贏,唯一的辦法就是盡快解決矛盾,達成協議。最后,資方下了最后通牒,必須在限期內解決沖突,這才促使雙方達成了協議。

如果沒有最后通牒,這件事還不知要拖到驢年馬月。

帕金森法則認為,任務的重要性和復雜度與所分配的完成任務的時間密切相關。這就是不斷迫近的最終時限的魔力。因為精力更高度集中,短時限內做出的最終產品通常不比長時限內做出來的差,甚至質量更高。如果給你24小時去完成一項任務,時間的壓力促使你集中精力去執行,別無選擇只能做最重要的部分。同樣的任務,如果給你1周去完成,它就換來了小題大做的6天。如果給你2個月的時間,它就變成了一場精神磨難。

在工作中也經常會出現類似的情況。比如王先生是一位市場策劃經理,獨自負責策劃和實施一項公司的促銷活動。如果他有5天時間來籌備這次活動,在前4天他總是心不在焉;而到了第五天,“大限將近”,他才像瘋了一樣開始四處聯絡場地、備貨、找促銷員,往往到了最后一秒鐘,他才搞定所有的事情,讓所有人懸著的心放下。

因為有8小時的時間要填滿,我們才有滿滿8小時的工作。如果我們有20小時,我們也有20小時的工作。如果有一件緊急的事情,需要我們1小時后必須去做,而手上現有的工作又不能拖延,神奇的是,我們往往可以在這1小時內完成我們手上的所有工作。

這些都體現了“設定最后期限”對人們的影響。那么人們做事情為什么能拖就拖呢?

因為,對于我們來說,沒有一定的利益驅動,一般人是沒有動力去好好利用時間的。如果你是一名員工,每天上午9點到下午5點,你都必須待在辦公室里。但是你又不能讓人看到你是閑著無事做的,所以你就不得不找事情來打發這段工作時間。而把一件小事拉長做或者拖著做,是最好、最簡單的辦法。正因為有的是時間,所以你的時間才被浪費掉了。

但是,如果你現在的目標不是每個月定時去領那些定量的工資,那你就不能再繼續拖下去了。

為了避免拖拉的傾向,我們在做事的時候就應該制訂合理的目標和計劃,對可支配的時間進行管理,強迫自己在約定的時間分階段地完成任務。也就是說,對于要做的事情,我們一定要給自己一個“最后期限”,才不至于使自己到最后關頭拼命地趕,結果完不成或者影響做事的質量。

同時,還要讓我們自己清楚如果突破這個期限,將會產生什么不良后果。每個人做事情都是為了追求快樂,逃避痛苦。為了避免拖延,我們可以問一問自己:如果真的超過了最后期限,會給我們帶來怎樣的后果?我們能否承擔起這個后果?比如,能力上遭到別人質疑、收入上蒙受損失、人際關系上會付出一些代價,等等。

相反,如果我們在每一次工作中,都能做到在最后期限之前完成工作目標,你會得到上司的賞識和獎賞、你會獲得多少快樂、你的加薪和升職計劃將很快實現,等等。

我們這樣想了,就會自覺自愿地給自己的每項任務定一個最后期限,促使自己趕在期限前把事情做完。無論何時都要保證你手頭上總有一個最后期限,這樣你的工作就會十分高效。

在生活中,許多人都有這樣的心理特點:對于不需要馬上完成的任務,習慣性地在最后期限即將到來時才開始去努力。即在完成一項任務時,總覺得還有很多時間,能拖就拖;一旦到了不能再拖的情況,例如到了規定的時間,基本上也能完成任務。這種情況叫做“最后通牒效應”。

有些人認為這是因為人在重壓之下,往往會表現得更出色,所以他們會給自己的拖延找借口:“我是故意把事情推遲到最后一分鐘才做的,因為我喜歡這種工作壓力。當截止日期臨近的時候,我的效率才會最高,也會迸發好的靈感和創意?!?

其實這種觀念是錯誤的。心理專家指出:在壓力下,人們的表現只會變差,而不會變好。金庸先生就曾表示:對自己在交稿壓力下產生的作品感到不滿,因為覺得那些作品沒有發揮出他應有的水平。

試想,如果你手上有一個需時3個月的任務要完成,前兩個月拖延過去之后,你指望在期限到來之前的1個月時間把需時3個月的任務完成,你能做的除了夜以繼日外就只有敷衍了事了。如果正巧此時你生病了,或者突然接到了新的任務,你怎么辦?

所以,只有對高負荷工作量的有效限制,才會迎來優異的效率和時間的自由。

行為經濟學家丹·艾瑞里和克勞斯·韋坦布洛克針對麻省理工學院的3組學生,進行了一項有關拖延時間問題的研究,結果頗具啟發性。

每組學生都必須在12周內完成3項任務。第一組學生完成每篇論文的最后期限分別為第四周、第八周和第十二周。第二組學生沒有被指定最后期限——3篇論文都須在課程結束時完成。第三組學生被要求自行設定最后期限。

最后期限設定時間分布均勻的學生——包括第一組學生,以及第三組中自行分開設定最后期限的學生——往往得分最高。沒有自行分開設定最后期限或未被指定任何最后期限的學生,則表現得很糟糕。

所以,要完成一項大的任務,最好把其分解成若干個較小的任務,并分別給每項小任務設定最后期限,確保眼前總有一個具有約束力的最后期限。如果“最后一刻”總是在“眼下”,你將成為效率最高的一位。

這些人有好的想法,也有一個具體可行的方案,但是沒有給自己設定實現這一方案的期限,再好的想法也只是一句空話、一個夢想。不管你的目標多么偉大,聽起來多么動人,沒有期限的目標只是說大話、吹牛皮。所以,當你設定一個目標時,一定要把相應的步驟和期限設定好,然后強迫自己在規定的期限內完成,你才會成功。

有人問,如果我定了期限,但到期了仍然完不成怎么辦?

其實答案很簡單,再定另一個期限來完成。只要你沒有在期限內完成的原因不是拖拉,不是偷懶,只是因為你低估了事情的難度,或者高估了自己的工作效率,那么你完全可以根據實際情況,調整你的最后期限。但是,這并不意味著我們可以將期限一拖再拖,總要有一個底線。越過了底線就不能再給自己找任何借口了。

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