問題的二八原則與四象限法則

如果所有的問題都能夠按照一條完整的邏輯線開展下去，并一步一步地解決掉，那無疑是我們最愿意看到的。但是，很多時候，問題解決的邏輯會被現實沖擊得支離破碎，此時，為問題制定出優先級就顯得至關重要了。

康賽克（Conseco）公司是美國最知名的金融企業之一，它為客戶提供多種金融業務。一個麥肯錫團隊在為該公司電子商務分部制訂一系列計劃時，發現了一個狀況，那就是能夠涵蓋在整體計劃中的步驟十分分散。

在團隊討論如何實現目標時，很多人都力圖窮盡自己的所能。但實際上，這樣做是沒必要的，因為這樣做不僅會浪費精力，更會讓整個事件陷入到混亂當中。因而，當團隊的領導者在考慮問題的時候，他會考慮最現實、最重要的問題。比如，康賽克不久之前成立了一個獨立核算的部門——電子商務部，在為這個部門進行業務規劃時，他問了這樣的問題：“贏利和增長的主要途徑是什么？哪些事至關重要？哪些無足輕重？”

分清問題的重要性，這是非常重要的。從雜亂無章的問題上剪掉那些無足輕重的分支，從而集中關注重要的問題，則是一種解決問題、界定問題的能力。這種能力并非完全依賴直覺，但的確可以加快解決問題的進程。

那么，我們如何能夠擁有剔除問題的能力呢？麥肯錫團隊在培訓新人的時候，會向他們傳遞兩個理論，即二八法則與四象限法則。

十九世紀末期與二十世紀初期意大利經濟學家兼社會學家維弗雷多·累托曾經提出過一個原理：重要的少數與瑣碎的多數，即二八法則。

該法則的大意是：在任何特定的群體中，重要的因素通常只占少數一部分，而不重要的因素則占大部分，因此只要能控制關鍵性的少數因素就能控制全局。

1897年，意大利經濟學家帕列托在通過對19世紀英國社會各階層的財富和收益統計研究發現：社會上有80%的財富掌握在20%的人手里，而另外80%的人卻只擁有社會財富的20%，這就是最初的“二八法則”。它雖然反映了一種不平衡性，但是在社會、經濟及生活中，這一不平衡性卻無處不在。

沒有任何一種活動不受二八法則的影響。二八法則認為：原因和結果、投入和產出、努力和報酬之間存在著無法解釋的不平衡性。

在我們的生活與工作中，二八現象普遍存在：經濟學家說，20%的人手里掌握著80%的財富；社會學家說，20%的人身上集中了人類80%的智慧；管理學家說，一個企業或一個組織往往是20%的人完成80%的工作任務，創造80%的財富。

二八法則應用廣泛，它對我們解決問題的重要現實意義是：避免將時間和精力花費在瑣事上，要學會抓主要的問題。

個人的時間和精力都是非常有限的，企業也不可能提供無限的人力和資本，因此要想在一定的時間里把所有的事情都處理好是非常困難的。所以，要學會合理分配時間和精力，要想面面俱到還不如重點突破。把80%的資源花在能出關鍵效益的20%的方面，讓這20%的方面去帶動其余80%的發展。

這就要求我們在問題面前要明確態度，再排定先后順序，定出遠期和近階段目標；重新審視工作時間表，分出事情的輕重緩急，要毫不留情地拋棄低價值的活動；永遠先做最重要的事情。

這樣，我們就可以讓時間和精力得到充分的利用，用最少的時間做出最大的成果。不要讓無謂的事情占據著時間和精力，要把該用的時間用到該做的事情上。

在二八法則之后，著名管理學家科維曾經提出了一個時間管理的理論，他提出，要把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行劃分，基本上可以分為四個“象限”，既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要。這就是著名的關于時間管理的“四象限法則”。

四象限原則應該被應用到我們對當前問題的分析上面，我們可以把要做的事情按照緊急、不緊急、重要、不重要的排列組合分成四個象限，這四個象限的劃分會有助于我們對時間進行深刻的認識及有效的管理。

第一象限：這個象限包含的是一些急迫并且重要的事情，這一類的事情具有時間的緊迫性和影響的重要性，是無法回避也不能拖延的，所以我們要率先處理這類事情。它具體表現為重大項目的談判，重要的會議工作等。

第二象限：這一象限與第一象限不同的是，該象限的事件不具有時間上的緊迫性，但是，它具有重大的影響，對于個人或者企業的存在和發展以及周圍環境的建立維護，都具有重大的意義，是不能忽視的。

第三象限：第三象限包含的事情都是一些緊急但是不重要的事情，這些事情雖然很緊急但是并不重要，因此這一象限的事件具有很大的欺騙性。很多人都會在這里產生認識上的誤區，認為緊急的事情都顯得重要，但事實是，像無謂的電話、別人催著去打麻將等事情都并不重要。這些不重要的事件往往因為它緊急，往往就會占據著人們現有的時間，讓人騰不出時間處理別的事情。

第四象限：第四象限的事件大多是些瑣碎的雜事，沒有時間的緊迫性，也沒有什么重要性，這種事情出現在計劃里純粹就是在浪費時間。發呆、上網、閑聊、游逛，這些都是業余的消遣娛樂活動，不應該放到工作計劃中。

通過這四個象限我們可以清楚地看出，第一象限和第四象限是完全對立的，壁壘分明，很容易區分。而第一象限是緊急而重要的事情，所以，在所有事情面前我們要優先處理這一象限里的事情，并且要著重處理，不能出現一點紕漏。

第四象限也會很容易判斷的，它是既不緊急，又不重要，所以，事務纏身的我們斷不可以將時間浪費在這一類事情上。

最難區分的就是第二象限和第三象限，而第三象限對人們的欺騙性是最大的，它因為緊急所以會對人產生誤導，讓人忙著去處理。但是因為它們并不重要，往往處理完了才發現是在浪費時間。

而第四象限則是我們主要的目標所在，一定要先處理完這類事情然后再著手處理別的事情。在這一象限里往往是占據著80%的效益，所以我們千萬不能忽視。

這就是我們劃分問題的優先級的兩個參考方法，我們要想合理地安排身邊的事情，就要先看清事情的重要性、急迫性、影響力，然后按照比重進行劃分，要注重處理大事、要事，絕對不可以把時間浪費在沒有任何實際意義的瑣事上。

問題的解決有賴于縝密的邏輯思考和符合邏輯的行動，行動的關鍵在于其合理性，如果行動不合理，便沒有邏輯可言。通過劃定問題的優先級，對問題進行重要性、不重要性的區分，這有益于幫助我們在發現問題之后，更好地解決問題，實現最終的目標。