3.4 日記賬的選擇及登記的工作流程

3.4.1 日記賬的選擇

日記賬是專門記錄現金、銀行存款收付業務的特種賬，由出納人員負責登記。對收付業務較多的企業，也可分別設置收入日記賬和支出日記賬。一般情況下，只設置三欄式日記賬即可。庫存現金日記賬與銀行存款日記賬的區別在于，銀行存款日記賬的每筆收支業務需要增加“結算方式”欄，以便分類提供數據和據以進行查對、匯總。對于那些將日記賬既做明細賬，又做過賬媒介的小微企業，應設置普通日記賬，用以記錄全部轉賬業務，逐日逐筆進行登記。普通日記賬的賬頁格式可以采用兩欄式，也可采用金額雙欄式，并以此作為登記總賬的依據。

另外，小微企業在選擇特種日記賬時，至少應考慮兩個條件：一是滿足貨幣資金核算的要求，詳細反映貨幣資金的變化和結存，便于對賬，如日清月結；二是滿足貨幣資金在管理上的一些特殊要求，如出納、銀行對賬員、資金主管、會計主管的管理需求。小微企業一般應設置庫存現金日記賬和銀行存款日記賬，在實際工作中還可設置轉賬日記賬。

1）庫存現金日記賬

庫存現金日記賬是用來逐日逐筆記錄和反映庫存現金的收入、支出及結余情況的特種日記賬。從外表形式上，一般采用訂本式賬簿，其賬頁格式可選擇三欄式，也可選擇多欄式。其中，三欄式庫存現金日記賬的基本格式包括“借方”、“貸方”、“余額”三個欄目，分別用來登記庫存現金每日的收入、支出和結余情況，具體格式如表3-3所示。多欄式庫存現金日記賬是在三欄式庫存現金日記賬的基礎上發展起來的，其格式是：在“借方”欄和“貸方”欄中分別按對應科目分設若干個專欄進行登記，即“借方”欄以每一個相對應的貸方科目設專欄，“貸方”欄以每一個相對應的借方科目設專欄，具體格式如表3-4所示。多欄式賬頁格式有利于反映每筆現金收支的來源和用途，便于分析和匯總對應科目的金額。如果與庫存現金發生對應關系的賬戶較多，設置的專欄勢必會過多，賬頁就會太大，不便于記賬。為解決這一問題，在實際中，可以將多欄式現金日記賬分設為庫存現金收入日記賬和庫存現金支出日記賬兩本賬，具體格式如表3-5和表3-6所示。

2）銀行存款日記賬

銀行存款日記賬是用來逐日逐筆記錄和反映小微企業銀行存款的增減變化以及結余情況的特種日記賬。一般情況下，銀行存款日記賬應按各種存款分別設置，并采用訂本式賬簿。銀行存款日記賬的結構與庫存現金日記賬的結構基本相同，賬頁格式主要有三欄式和多欄式，具體如表3-7和表3-8所示。另外，同庫存現金日記賬一樣，銀行存款日記賬也可以根據需要分設銀行存款收入日記賬和銀行存款支出日記賬兩本賬。

3.4.2 日記賬登記的工作流程

庫存現金日記賬和銀行存款日記賬由出納員根據審核無誤的記賬憑證，按照經濟業務的時間順序逐日逐筆進行登記。日記賬的“借方”欄一般根據收入業務進行登記，“貸方”欄一般根據支出業務進行登記，具體登記流程如下：

1）審核記賬憑證

審核與庫存現金或銀行存款收付有關的記賬憑證，審核無誤后，在其所附的原始憑證上加蓋“收訖”或“付訖”章，出納人員在記賬憑證下方指定位置簽章。

2）根據審核后的記賬憑證，登記庫存現金日記賬或銀行存款日記賬

（1）“日期”欄：登記現金或銀行存款的收付日期；

（2）“憑證編號”欄：登記記賬憑證的編號；

（3）“摘要”欄：簡要說明收付款業務內容（與記賬憑證一致）；

（4）“對應科目”欄：登記收入的來源科目或支出的用途科目；

（5）“借方”與“貸方”欄：登記現金或銀行存款實際收付金額；

（6）“余額”欄：登記現金或銀行存款結余金額。

3）結賬當日余額

收付款項逐筆登記后，分別計算借方和貸方合計數，結出當日賬面余額。

4）月末結賬

（1）在本月最后一筆業務下方通欄劃一條紅線，以示結賬，如表3-9所示；

（2）在本月合計及期末余額下方再通欄劃一條紅線，代表月結，如表3-9所示；

（3）月末，與庫存現金、銀行存款總賬進行核對。

需要特別說明的是，對庫存現金，出納員每日應通過盤點，確認庫存現金的實有數，并與賬面余額相互核對；對銀行存款則應定期從銀行索取銀行對賬單，指定專人與銀行存款日記賬進行核對。通過盤點和核對工作，借以檢查每日庫存現金和銀行存款收支和結存情況，加強現金內部控制和監督，確保貨幣資金的安全與完整。