3.4 日記賬的選擇及登記的工作流程

3.4.1 日記賬的選擇

日記賬是專門記錄現(xiàn)金、銀行存款收付業(yè)務(wù)的特種賬，由出納人員負責登記。對收付業(yè)務(wù)較多的企業(yè)，也可分別設(shè)置收入日記賬和支出日記賬。一般情況下，只設(shè)置三欄式日記賬即可。庫存現(xiàn)金日記賬與銀行存款日記賬的區(qū)別在于，銀行存款日記賬的每筆收支業(yè)務(wù)需要增加“結(jié)算方式”欄，以便分類提供數(shù)據(jù)和據(jù)以進行查對、匯總。對于那些將日記賬既做明細賬，又做過賬媒介的小微企業(yè)，應(yīng)設(shè)置普通日記賬，用以記錄全部轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)，逐日逐筆進行登記。普通日記賬的賬頁格式可以采用兩欄式，也可采用金額雙欄式，并以此作為登記總賬的依據(jù)。

另外，小微企業(yè)在選擇特種日記賬時，至少應(yīng)考慮兩個條件：一是滿足貨幣資金核算的要求，詳細反映貨幣資金的變化和結(jié)存，便于對賬，如日清月結(jié)；二是滿足貨幣資金在管理上的一些特殊要求，如出納、銀行對賬員、資金主管、會計主管的管理需求。小微企業(yè)一般應(yīng)設(shè)置庫存現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，在實際工作中還可設(shè)置轉(zhuǎn)賬日記賬。

1）庫存現(xiàn)金日記賬

庫存現(xiàn)金日記賬是用來逐日逐筆記錄和反映庫存現(xiàn)金的收入、支出及結(jié)余情況的特種日記賬。從外表形式上，一般采用訂本式賬簿，其賬頁格式可選擇三欄式，也可選擇多欄式。其中，三欄式庫存現(xiàn)金日記賬的基本格式包括“借方”、“貸方”、“余額”三個欄目，分別用來登記庫存現(xiàn)金每日的收入、支出和結(jié)余情況，具體格式如表3-3所示。多欄式庫存現(xiàn)金日記賬是在三欄式庫存現(xiàn)金日記賬的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的，其格式是：在“借方”欄和“貸方”欄中分別按對應(yīng)科目分設(shè)若干個專欄進行登記，即“借方”欄以每一個相對應(yīng)的貸方科目設(shè)專欄，“貸方”欄以每一個相對應(yīng)的借方科目設(shè)專欄，具體格式如表3-4所示。多欄式賬頁格式有利于反映每筆現(xiàn)金收支的來源和用途，便于分析和匯總對應(yīng)科目的金額。如果與庫存現(xiàn)金發(fā)生對應(yīng)關(guān)系的賬戶較多，設(shè)置的專欄勢必會過多，賬頁就會太大，不便于記賬。為解決這一問題，在實際中，可以將多欄式現(xiàn)金日記賬分設(shè)為庫存現(xiàn)金收入日記賬和庫存現(xiàn)金支出日記賬兩本賬，具體格式如表3-5和表3-6所示。

2）銀行存款日記賬

銀行存款日記賬是用來逐日逐筆記錄和反映小微企業(yè)銀行存款的增減變化以及結(jié)余情況的特種日記賬。一般情況下，銀行存款日記賬應(yīng)按各種存款分別設(shè)置，并采用訂本式賬簿。銀行存款日記賬的結(jié)構(gòu)與庫存現(xiàn)金日記賬的結(jié)構(gòu)基本相同，賬頁格式主要有三欄式和多欄式，具體如表3-7和表3-8所示。另外，同庫存現(xiàn)金日記賬一樣，銀行存款日記賬也可以根據(jù)需要分設(shè)銀行存款收入日記賬和銀行存款支出日記賬兩本賬。

3.4.2 日記賬登記的工作流程

庫存現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬由出納員根據(jù)審核無誤的記賬憑證，按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)的時間順序逐日逐筆進行登記。日記賬的“借方”欄一般根據(jù)收入業(yè)務(wù)進行登記，“貸方”欄一般根據(jù)支出業(yè)務(wù)進行登記，具體登記流程如下：

1）審核記賬憑證

審核與庫存現(xiàn)金或銀行存款收付有關(guān)的記賬憑證，審核無誤后，在其所附的原始憑證上加蓋“收訖”或“付訖”章，出納人員在記賬憑證下方指定位置簽章。

2）根據(jù)審核后的記賬憑證，登記庫存現(xiàn)金日記賬或銀行存款日記賬

（1）“日期”欄：登記現(xiàn)金或銀行存款的收付日期；

（2）“憑證編號”欄：登記記賬憑證的編號；

（3）“摘要”欄：簡要說明收付款業(yè)務(wù)內(nèi)容（與記賬憑證一致）；

（4）“對應(yīng)科目”欄：登記收入的來源科目或支出的用途科目；

（5）“借方”與“貸方”欄：登記現(xiàn)金或銀行存款實際收付金額；

（6）“余額”欄：登記現(xiàn)金或銀行存款結(jié)余金額。

3）結(jié)賬當日余額

收付款項逐筆登記后，分別計算借方和貸方合計數(shù)，結(jié)出當日賬面余額。

4）月末結(jié)賬

（1）在本月最后一筆業(yè)務(wù)下方通欄劃一條紅線，以示結(jié)賬，如表3-9所示；

（2）在本月合計及期末余額下方再通欄劃一條紅線，代表月結(jié)，如表3-9所示；

（3）月末，與庫存現(xiàn)金、銀行存款總賬進行核對。

需要特別說明的是，對庫存現(xiàn)金，出納員每日應(yīng)通過盤點，確認庫存現(xiàn)金的實有數(shù)，并與賬面余額相互核對；對銀行存款則應(yīng)定期從銀行索取銀行對賬單，指定專人與銀行存款日記賬進行核對。通過盤點和核對工作，借以檢查每日庫存現(xiàn)金和銀行存款收支和結(jié)存情況，加強現(xiàn)金內(nèi)部控制和監(jiān)督，確保貨幣資金的安全與完整。