3.5 明細賬的選擇、開設及登記工作流程

3.5.1 明細賬的選擇

明細分類賬根據總分類科目所屬的明細科目來設置，分類登記某一經濟業務，提供詳細資料，原則上每一個子目設立一個明細賬戶，但可根據實際情況增設或刪減。因此，在建賬時至少應考慮以下幾方面的問題：

1）明細賬的名稱

明細賬的名稱應根據“會計科目表”來設置。一般而言，在“會計科目表”中，有些明細科目有明確規定，有些只規定了設置的方法和原則。對于有明確規定的，在建賬時應按照規定設置明細賬的名稱；對于沒有明確規定的，建賬時應按照規定的設置方法和原則進行設置。

2）明細賬的格式

明細賬的格式主要有三欄式、數量金額式和多欄式，同大中型企業一樣，小微企業也應根據財產物資管理的需要進行選擇。

3）明細賬的外表形式

明細賬核算內容具有靈活性和不固定性，因此明細賬應采用活頁賬，便于賬頁的重新排列和記賬人員的分工；但是活頁賬的賬頁容易散失和被隨意抽換，因此使用時應順序編號并裝訂成冊，注意妥善保管。

3.5.2 明細賬的開設

明細賬的全稱是明細分類賬，它是按照二級科目或明細科目設置，用以分類、連續記錄和反映某一類經濟業務的詳細核算資料的分類賬。各小微企業在設置總分類賬的同時，還應根據本單位各項資產、負債、所有者權益、收入、費用和利潤的具體情況設置明細賬。

1）確定明細賬的開設方法

（1）按核算內容的類別和名稱開設。如其他貨幣資金、短期借款、無形資產、原材料、周轉材料、庫存商品、固定資產等下設的明細科目可以按其類別或名稱來開設明細賬。

（2）按核算內容的對象或項目名稱開設。如債權債務類、生產成本、在建工程、期間費用類等按對象或項目來開設明細賬。

（3）按業務部門和業務種類開設。如制造費用、備用金等按業務門部開設，損益類則按業務種類來開設明細賬。

（4）綜合開設。在實際工作中，出于小微企業管理需要的考慮，明細賬的開設往往是結合上述多種標志來進行的，如“原材料”賬戶下設的明細賬，可以按“類別—名稱—倉庫”等進行設置，固定資產可以按“類別—名稱—使用”部門開設明細賬。

2）選擇明細賬的賬頁格式

明細賬一般采用活頁賬，但也可根據具體情況采用卡片賬，如固定資產明細賬。根據小微企業業務特點，明細賬的賬頁格式一般有三欄式、多欄式和數量金額式三種。

（1）三欄式明細賬。三欄式明細賬的基本格式是設“借方”、“貸方”和“余額”三個欄目，主要針對“應收賬款”、“應付賬款”、“其他應收款”、“其他應付款”等債權債務類賬戶，以及“實收資本”、“資本公積”等資本類賬戶。三欄式明細賬適用于只需進行價值核算，不需進行實物數量核算的業務。具體格式如表3-10所示。

（2）多欄式明細賬。多欄式明細賬的格式是在“借方”、“貸方”欄目下，根據會計科目所反映的經濟業務特點和提供資料的要求，按照明細科目或明細項目分設若干專欄，以反映經濟業務的詳細情況。多欄式明細賬主要適用于“收入”、“費用”、“利潤”等賬戶。具體格式如表3-11、表3-12、表3-13所示。

（3）數量金額式明細賬。數量金額式明細賬的賬頁，在“借方”、“貸方”和“余額”（“結存”）三大欄內，再分設“數量”、“單價”、“金額”三小欄。具體格式如表3-14所示。

3.5.3 明細賬的登記工作流程

1）三欄式明細賬的登記

三欄式明細賬適用于只進行金額核算的明細賬戶，一般根據記賬憑證逐筆登記。三欄式明細賬的賬頁中一般設有“日期”、“憑證編號”、“摘要”、“借方”、“貸方”和“余額”欄，登記時根據記賬憑證依次填入各欄目內容，并結記余額。

2）多欄式明細賬的登記

多欄式明細賬可分為借方多欄式明細賬和貸方多欄式明細賬兩種。對于借方多欄式明細賬，由于只在借方設置多欄，平時在借方登記成本、費用的發生額，貸方登記期末將借方發生額一次轉出的數額，因此平時如果發生貸方發生額（即需要沖減有關費用的事項），應該用紅字在“借方”欄中登記；對于貸方多欄式明細賬，由于只在貸方設置多欄，平時在貸方登記收入類項目的發生額，借方登記的是退貨金額和期末將貸方發生額一次轉出的數額，因此同借方多欄式明細賬的登記方法類似，平時如果發生借方發生額，應該用紅字在“貸方”欄中登記。

3）數量金額式明細賬的登記

數量金額式明細賬用于既要進行金額核算又要進行數量核算的各項財產物資的明細分類賬，如原材料、庫存商品的明細分類賬。數量金額式明細賬一般采用簡化的賬簿登記流程，根據原材料、庫存商品等存貨的收入、發出原始憑證直接逐筆填列。現以A材料明細賬（如表3-15所示）為例，說明記賬憑證賬務處理程序下明細賬的登記方法（與原材料明細賬相比，其他明細賬的格式不同，但登記的程序一致，即對于需要進行數量和金額核算的賬戶選用數量金額式明細賬，其他用三欄式明細賬或多欄式明細賬即可）。