3.6 總分類賬的選擇登記工作流程

3.6.1 總分類賬的選擇

1）總分類賬選擇的要求

一般而言，小微企業應根據其經濟業務內容，參照《小企業會計準則》中的“會計科目表”，選擇總分類賬的賬戶名稱，并按每一會計科目依次設立相應賬戶，在各賬戶之間按會計核算程序所規定的登賬方法預留空白頁和選擇總賬格式。按財政部《會計基礎工作規范》的規定，總分類賬的格式主要有三欄式、多欄式（日記總賬）、棋盤式和科目匯總表總賬等。從外表形式上，總分類賬一般應采用訂本式賬簿。實行會計電算化的單位，用計算機打印的總分類賬必須連續編號，經審核無誤后裝訂成冊，并由記賬人、會計機構負責人、會計主管人員簽字或蓋章，以防失散。但科目匯總表總賬可以是活頁式。在實際中，小微企業選擇的總分類賬，必須考慮到：一是對記賬憑證中指明的經濟業務進行概括反映，保證會計記錄的正確性和完整性；二是提供總括會計信息以滿足管理需要，對明細賬起控制作用，并能為編制會計報表提供基本數據；三是總分類賬賬頁格式的設計與賬務處理程序相適應，考慮人員分工。

2）總分類賬外表形式與賬頁格式

在外表形式上，總分類賬應采用訂本式賬簿；就其賬頁格式，結合小微企業業務特性，一般選擇三欄式，并采取一張賬頁上開設一個賬戶的分戶式方式，基本格式為設“借方”、“貸方”、“余額”三個欄，具體格式如表3-16所示。由于訂本式賬簿的頁次是固定的，不能隨意增添賬頁，也不能任意撕掉賬頁，因而在啟用時應根據每一個會計科目發生業務的多少適當估計預留賬頁數。

3.6.2 總分類賬的登記工作流程

總分類賬可直接根據審核后正確無誤的記賬憑證逐日逐筆登記，也可根據記賬憑證采用一定的方法匯總后進行匯總登記（如科目匯總表），其登記方法取決于單位采用的會計核算形式。由于小微企業業務簡單，因此可采用逐日逐筆登記方法，也可采用科目匯總表的方式進行登記。無論選擇何種登記方式，月終都要在全部業務登記完畢后，結出各賬戶的本期發生額和期末余額。

1）記賬憑證會計核算形式下的總分類賬登記

記賬憑證賬務處理程序是指根據原始憑證編制記賬憑證，再根據記賬憑證直接登記總分類賬的賬務處理程序，具體步驟如圖3-8所示。現以表3-17應收賬款總賬和表3-18原材料總賬為例，說明記賬憑證核算形式下總分類賬的登記程序。

（1）根據原始憑證編制記賬憑證；

（2）會計主管或總賬會計根據審核無誤后的記賬憑證登記總賬（在記賬憑證下方指定位置簽章）；

（3）將總分類賬與日記賬核對、總賬與所屬明細賬核對。

①總賬資產類科目各賬戶的余額與負債、所有者權益類科目各賬戶的余額合計數是否相符。

Σ總賬資產類賬戶余額=Σ總賬負債、所有者權益類賬戶余額

Σ總賬各賬戶借方發生額（或貸方發生額）=Σ總賬各賬戶貸方發生額（或借方發生額）

②總分類賬戶與其所屬明細賬戶各項目之和是否相符。

總分類賬戶與其所屬各個明細賬戶之間的期初、期末余額是否相等。

總分類賬戶與其所屬各個明細賬戶之間本期發生額的合計數是否相等。

③會計部門的總賬、明細賬與有關職能部門的賬、卡之間是否相符。

會計部門的有關財產物資的明細賬的余額同財產物資保管部門和使用部門經管的明細記錄的余額定期核對。

各種債權、債務明細賬的余額經常或定期同有關的債務人、債權人核對。

庫存現金日記賬、銀行存款日記賬余額同總賬有關賬戶的余額定期核對。

已繳國庫稅費以及其他預算繳款同征收機關按照規定的時間核對。

2）科目匯總表會計核算形式下的總分類賬登記

為了減少登記總分類賬的工作量，在實際中也可選擇科目匯總表核算形式。科目匯總表賬務處理程序是指對發生的經濟業務，首先根據原始憑證或原始憑證匯總表編制記賬憑證，然后根據記賬憑證定期編制科目匯總表，并據此登記總分類賬的一種賬務處理形式，具體步驟如圖3-9所示。其主要工作過程為：

（1）制單會計根據原始憑證或原始憑證匯總表編制記賬憑證；

（2）會計人員根據審核后的記賬憑證定期編制科目匯總表，具體格式如表3-19和表3-20所示；

（3）會計主管或總賬會計根據審核后的科目匯總表（表3-19）登記總分類賬戶（以原材料總賬為例），具體如表3-21所示（注意觀察表3-21與表3-18的區別）；

（4）按照對賬的要求，定期將總分類賬與日記賬、明細分類賬相核對（與記賬憑證賬務處理程序相同）。

【小貼示】

科目匯總表的編制

1．編制方法：第一步，根據一定時期內的全部記賬憑證，采用“T”型賬戶方式匯總每一個會計科目相應期間的借方發生額和貸方發生額；第二步，將發生額填入科目匯總表的相應欄目（“本期發生額”欄）內；第三步，將所有科目的借方發生額合計數與所有科目的貸方發生額合計數進行核對，以起到試算平衡的作用。

2．編制時間：根據業務的多少，小微企業可每月匯總編制科目匯總表一次，也可分5天、10天、半個月等定期匯總編制科目匯總表。

3．編制要求：完成上述第三步后，核對相符，說明記賬憑證和科目匯總表的編制基本正確，可作為登記總分類賬戶的依據。對于庫存現金和銀行存款科目借方和貸方發生額，也可直接根據庫存現金日記賬和銀行存款日記賬的借貸發生額合計數填列，不必再根據收付款憑證歸類匯總。