3.7 備查賬的選擇及登記工作流程

3.7.1 備查賬的選擇

1）備查賬簿的概念

備查賬簿是針對某些在日記賬和分類賬等主要賬簿中未能記載事項進行補充登記的賬簿。設計備查賬簿可以對某些經濟業務內容提供必要的詳細參考資料，可以加強財產物資的管理。

2）備查賬簿反映的主要內容

（1）所有權不屬于本單位，而本單位暫時使用或代為保管、代加工、代銷的資產；

（2）對于進行多方登記的大宗或貴重物資，如保管與使用登記卡；

（3）對于管理上需要而且必須予以反映的重要事項，如空白憑證、經濟合同執行情況、還貸記錄等的備查記錄。

3）備查賬的選擇要求

（1）企業設置何種備查賬，應根據管理的需要來決定。但是對于那些必須設置備查的事項，如應收票據、應付票據等，必須按照統一會計制度的規定設置備查賬簿。

（2）備查賬沒有固定的格式，與其他賬簿之間也不存在嚴密的鉤稽關系，其格式可由企業根據內部管理的需要自行確定。

（3）為使用方便，備查賬一般采用活頁式賬簿。與明細賬一樣，為保證賬簿的安全、完整，使用時應順序編號并裝訂成冊，注意妥善保管，以防賬頁丟失。

3.7.2 備查賬的登記工作流程

1）應收票據備查登記簿的登記

企業設置應收票據備查登記簿，如表3-22所示，應逐筆登記每一張應收票據的種類、號碼、出票日期、出票人、票面金額、到期日期、利率、付款人、承兌人、背書人、貼現日期、貼現率、貼現額、收回日期、收回金額等。在“備注”欄內可填寫交易合同及合同號碼；當應收票據到期結清時，應逐筆注銷。

2）租入固定資產登記簿的登記

企業設置租入固定資產登記簿，如表3-23所示，應逐項登記租入固定資產的名稱、規格、租賃合同號、租出單位名稱、租入日期、租期、租金、使用單位或部門，以及是否承擔日常維修等事務。當租入固定資產租期期滿后，應逐項注銷。

3）委托加工材料登記簿的登記

企業接受其他企業加工材料，應設置委托加工材料登記簿進行備查登記，如表3-24所示。在登記簿內登記委托加工材料的名稱、規格、委托加工合同號、委托單位、接收數量、加工后的成品名稱、加工過程中的消耗定額、預計成品量、接收日、加工日、完工日、完工量、交付日期、加工費用等。

4）應付票據備查登記簿

同應收票據一樣，在業務往來中，以商業匯票結算方式辦理款項支付時，會出現未到期商業承兌匯票或銀行承兌匯票，為此，企業應設置應付票據登記簿進行備查，如表3-25所示。當業務發生時，應逐筆登記商業匯票的種類、號數、出票日期、到期日、票面金額以及交易合同號等事項，當款項支付后應逐筆注銷。