- 做最好的秘書:資深老秘書高效工作實錄
- 劉麗娜
- 2251字
- 2018-11-08 17:33:06
運用零碎時間,走出混沌走向條理
秘書做事效率的低下,往往是因為無法處理頻繁出現的突發事件與正常工作節奏之間的矛盾而導致的:你正在專注地進行一項寫作,但任務還沒有完成,上司就讓你陪他外出去拜訪客戶;你正想利用下午上司開會的時間與同事們進行一下工作溝通,沒想到他們正在各自忙碌。在這種情況下,不管是正常的還是后續分配而來的工作,都會陷入無目的混亂之中。但有些秘書就能夠從管理自身面對的事項開始,處理好這種矛盾。
光宇是某間公司的經理助理,平日里,他與經理一樣,忙得團團轉:不是在奔向會議室的路上,就是在與經理一起招待重要的客戶。但是,只要一有空閑,光宇就會拿出隨身攜帶的小詞本,記下工作中的各類大小事件。
這個隨身的記事本成為了他打理工作與生活的“劇本”。不管是自己分內的工作,還是突然出現的意外性工作,他都會利用零碎時間,一邊記下諸如現階段的狀態、需要何人處理、需要與誰配合等具體的細節,一邊在心中預演下一步的行動。
這個記事本幫了他大忙:它不僅既方便又清楚地呈現了已做、未做的事情,而且,一旦需要處理某件事情,光宇只需要按預演的既定劇本來完成該事,工作安排自然便井然有序了。在有序的情況下,光宇的辦事效率也一直在公司中深受經理與各位同事的好評。
每一個秘書都應有一個這樣的小記事本:它應該可以放入你隨身攜帶的包包里,它應該經常出現在你的零碎時間里。如果說秘書服務的成功立足于本身需要依靠上司指令來行事的話,那么,這種“他定”的無序性就需要由秘書個人從零碎時間的充分利用開始,來達到結束“無序”的目的。
立足三力塑造,結束無序工作
結束無序工作的目的,是為了在滿足上司時間需求的基礎上,使自己的工作效率獲得大幅度的提高,一般而言,秘書可以按“三力塑造”方法,來促進工作秩序的建立。
1.編輯力:讓自己在混沌中更有條理
想要讓自己成為高效者,你就必須要從建立自我時間編輯力開始,為工作中頻繁出現的時間碎片找到意義。
提升時間編輯力的最好方法,是找出自己在哪些時間段最適合做哪些事情。比如,早上通常是思考力與判斷力最清晰的時候,此時,如果出現了零碎時間,秘書完全可以拿來搜集相關數據、擬定下一步的工作計劃、設計上司交付的企劃案大綱等。
下午則是身體運作順暢、但身體開始疲勞的時候,這時的零碎時間,你可以用來進行文件歸納。傍晚時分,雖然體力與腦力開始下降,但是人們也開始卸下心防,變得更容易溝通起來,此時,秘書完全可以與同事們進行意見交換,或是向同事們傳達一下上司對他們工作的意見。
對秘書而言,有一整段時間來完成一項工作的機會非常少,但與其面對工作去苦苦地等待這些完整的時間,倒不如反過來思考:原本需要一個小時完成的工作,是否能夠切割成5~15分鐘的幾個小塊?實際上,只要是可以中途暫停的工作內容,都可以拿來事先切割成不同的片段,并運用短暫時間來完成。
想要充分地提升時間的編輯力,秘書就要隨時有“做不做無所謂,但能做得更好”的備案在身邊,以用來應付隨時有可能臨時出現的空當,例如,重要客戶的資料、上司有可能問及的一些問題,你完全可以拿這15分鐘來做這些事。
2.行動力:克服拖沓的惡習
很多人之所以遲遲不肯進行早已該進行的工作,完全是因為他們在等待所謂的“恰當時刻”,但大部分的事情都沒有絕對的完美時刻,而且對秘書而言,拖沓是最不應存在的惡習:秘書的拖沓將會直接影響到上司的工作,進而使整個部門甚至組織出現問題。想要解決這種心理困境,最好的方法就是讓自己立即開始:與其一定要為自己的工作創造一個“開場”,或者寄期望于長時間一口氣完成,倒不如當下進行。
據調查發現,多數秘書最常拖延的工作項目都與寫作相關,比如上司的演講稿、主管吩咐下來的企劃案等。面對不知如何開頭、沒辦法思考或動筆的情況,最好的辦法是運用隨時有可能出現的“無事片刻”開始:只需要幾分鐘,就可以寫下幾個內容大綱、關鍵詞、重點等,幾個片刻積累下來,難寫的文章很可能已經出現了基本的框架。
將這一方法運用到其他的事情上也完全可以:利用沒有壓力的零碎時間,從最容易的部分開始做——只要進行個幾分鐘,你就會發現自己已經不斷地進入狀態了。
3.重復力:小規律積累大成功
每天花一點時間在同一件事情上,長期積累的效率將會非常驚人。在管理學中有“飛輪效應”一說:不管是企業還是個人,在突飛猛進以前,就如同巨大而笨重的飛輪一樣,需要很大的力氣才能夠啟動,但是,只要朝著一致的方向持續不斷地向前推動,在經過了長時間后,飛輪便會積累巨大的動能,其速度也自然有所突破。
秘書同樣可以利用該心法來勉勵自己:你應為自己積累同樣的突破,不僅可以從工作上的持續努力來達成,同時還可以將例行工作規律化。
如果你仔細觀察的話,就會發現,秘書工作中的很多如接待客人、匯報工作、任務傳達一類的事情都可以遵循一定的規律來處理。在了解到這種規律性以后,秘書完全可以據此來形成模板。
比如,每個月都會出現的、固定的總結性材料、下放通知、績效Excel表格一類的文件,很多秘書都會因此而頭大,但其實雖然每一份文件的內容不同,但相同性質的文件其格式基本上都是相同的,所以,如果你能夠在過往經驗的基礎上做好模板的話,那么,一接手工作,就可以專注于內容本身上——與做事靠激情而言,這種做事靠系統的方法往往能夠帶給秘書更大的成功。
一個高效的秘書所擁有的最基本能力,就是“管理自我時間”“投入能夠為上司形成貢獻的工作”中去。嚴格來說,優秀的秘書之所以能夠成功,就在于他們精準而高效地將零碎時間轉化為了有效工作力,從而實現了“用自己的時間換上司的時間”。