甄別人員，為上司擊退盜取時間者

浪費他人的時間就等于謀財害命，浪費自己的時間就是在慢性自殺——這句連小孩子都熟知的時間常識卻有很多職場中人不懂得：他們不僅不尊重自己的時間，而且還總是在浪費他人的時間；對他們來說，所有人的時間都是可以輕視、可以供他們揮霍的。

趙陽在一家外貿公司就職，她的上司就是該公司的創始人：一位年輕的男性。應聘時，趙陽便知道，這位吳經理一定要找一位經驗豐富的秘書——想必是因為自己初次創業，所以更渴望有更有職場經歷的人來輔助自己吧？趙陽如是想。

入職剛一個月，趙陽就發現，吳經理總是會將大量的時間浪費在無意義的事情上，比如，突然到公司來訪的他的朋友，他們就如同來看新鮮一樣，絲毫不顧及對方還有工作要做；有時候，吳經理竟然還會接待一些來自于國外推銷人員，這固然是為了公司發展，但在很多時候，這些推銷者所推銷的產品與公司的定位根本不符合。

隨后，趙陽向經理請示：如果他愿意，自己可以幫助他阻止或減少一些意外的打擾。吳經理當然會答應——他早就為自己無法集中精力處理大事而苦惱了。于是，接下來的一個月時間里，趙陽都在不斷地甄別來訪者，并從中將那些根本不需要與上司會面的人員從工作時間剔除掉。得益于她的努力，上司如今能夠更高效地做好自己的工作了。

上司也有人際苦惱：正因為坐在了管理位置上，所以很多時候，他們的時間都是不受個人掌控、而是受具體事務左右的。但如果我們留心便會發現，在這些大量浪費了時間的人與事中，能夠創造效益的很少。甄別那些無法為公司、為上司創造效益的，并幫助上司剔除、遠離他們，是秘書提升做事效率的另一關鍵方面。

認知并避開時間大盜，幫助上司集中精力

許多管理者周圍，都會潛伏著無數“盜取時間者”，它們從各種渠道侵入，奪走這些身負重任的人的寶貴時間。

1．誰在盜取上司的時間？

如果我們能夠明確地給出一些“盜取時間者”的例子，那么，我們就會發現，原來自己的身上竟然埋伏了這么多“盜取時間者”。

2．如果你的上司雜亂無章

可以看到，在“盜取時間者”中，有很多內容都是源于自我的時間管理疏忽。在這方面，秘書只能盡自我努力來配合上司，或者以自己的時間來換取上司的時間。但是，如果你發現上司做事毫無條理，而且他的條理已經影響到了他的效率、同事的效率，那么，你可以考慮以下建議。

（1）配合上司，但不配合他的低效

輔助上司的過程中，最錯誤的一種做法，就是為了配合上司而配合，比如，上司有份文件一直未處理，而你也因此推遲了與這份文件相關的各類工作的處理。其實，就算上司出現了延誤，你也應將自己的工作持續而有效地執行下去，甚至更進一步地改善你的效能——如果你的上司足夠明智的話，他將從你的身上獲得啟發，進而變得更喜歡你。

（2）以各種方式傳送備忘錄與其他文件給上司

比如，除了在電子郵件中以附加檔案或是在內文傳送信息以外，還可以用傳真、當面遞交或是郵寄紙本給上司作為備份。由于雜亂無章者經常會亂放東西或是掉東西，而這樣的辦法可以使重要信息始終以某種形式傳遞給上司。

3．隱晦地讓對方知道應該結束的時間

你總是會發現，有些同事在向上司匯報工作或有些客戶在與上司會面時，過于長舌：他們的正事早已在半個小時前談完了，但現在他們還是坐在上司的辦公室里喋喋不休。在這種會談中，有時也會使上司獲得意外的有用信息，但如果上司還有急事需要處理，你當然不能任由他將寶貴的時間浪費在聊天上。

你應先找出那些有可能是“長舌”的人：上司是否向你抱怨過某人過于啰唆？你是否發現過哪些同事總是在面談時過于東拉西扯？在甄別出具體的名單以后，你就可以在對方與上司會面時，提出一些建議，如“今天3點鐘老板有個重要的會議要開，麻煩你在那以前結束會談好嗎？”進入式打斷也可以幫助上司結束此類無聊的談話，如“經理，會議已經開始了，大家都在等你，你看是不是要推遲一下時間？”比起明顯的“逐客令”，以這種方式來打斷談話，對方也更能夠接受一些。

4．幫助上司協調時間

如果上司需要與權力大于他的人持續往來的話，秘書也許可以想辦法與對方的接待人員進行商量。

著名美國作家拿破侖·希爾曾經提到過他是如何處理上述問題的：“有一段時間，我必須要與一位電視臺的總經理和一位知名的教授共事，他們因為事務繁忙，往往不能準時，而且總是讓人等很久，借著認識他們的執行秘書，我會事先打電話詢問他們的時間表，將自己的等待時間縮短至最少。有時候，如果見面時間延遲得太久的話，他們的秘書也會在確定可以見面前的幾分鐘通知我。”

這是一個值得所有秘書借鑒的方法：你應該與上司需要持續交流者的秘書搞好關系，并相互通報必要的會面時間，這是在秘書行業間的暗規則——予人方便，自己方便。

5．請對方攜帶一份備忘錄

當上司告訴你：“你讓客服部的趙琳主管過來，我想和她談一下最近客戶投訴的問題。”你完全可以建議趙琳帶一份備忘錄過來，因為，在上級與下屬之間面對面的會談往往會形成明顯的壓力：即使事前腦海中非常清楚事件的始末，一旦實際需要口述出來，還是會有很多不清楚的問題出現。

因此，你應在通知對方時，請對方大致地整理一下要點，比如，某個月投訴增多的原因是什么，多是屬于哪些類型的投訴，牽涉了哪些人與事，有哪些方法可以解決……這樣，上司就能很快了解情況，而同事也將因此養成“備忘錄”匯報的習慣，雙方都得以省下相當的時間。

6．將非必要會談都安排在上司效率最低的時候

通過上司的時間記錄表，你會發現，上司總有一段時間是工作效率極低下的：有些上司無法在一進入辦公室就開始工作，有些上司會在中午11～12點之間對工作產生厭倦。若你已經得到上司授權，可以安排他與下屬、客戶會面時間的話，你完全可以將這些時間利用在并不重要但又必要的會面上。與某些員工進行談心，與一些當下沒有工作交流但又有必要保持密切聯系的客戶會面。

有時候，面對一些外來的客戶，上司可能需要遷就別人的時間，不過你應盡可能地輔助上司將這些低效率時間利用起來。