用自己的時間，換上司的時間

如果你已經得到了上司的授權，可以輔助管理他的時間，而你的上司本身又是那種效率意識淡薄的人，那么，你的工作很可能會遇到不小的挑戰。

我們在這里所說的“效率意識淡薄”的上司，并不僅僅是指那些因有拖延癥而導致工作效率甚至整個團隊效率都持續低下的上司，事實上，很多上司工作態度積極，甚至會恨不得一有事情便立即將它背到自己身上，馬上處理掉，可這種過分的積極與過分的消極一樣：都會造成效率的低下。

小藍發現，自己那位過分勤快的經理有著太多的事情需要處理了：他的辦公桌上經常堆滿了大量需要他去處理的文件，就算下班回家，他也會隨身攜帶幾份文件。他認為自己應該更了解前線的工作，于是，那些部門中的主管人物必須要每周都向他進行匯報。

由于對自我工作的重視，他從來不會主動讓小藍幫助他寫各種報告與信件——他擔心小藍的寫作會有問題，雖然他從來沒有看過小藍寫的東西。有時候，某些部門出現了諸如打印機壞掉一類的小問題，他還會親自過問，好像整個公司所有的事情都要他獨自一人承擔一樣。

一天，小藍因為某件重要的事情而向他請示，那件事情在一個星期以前便已經向他匯報了，可是，這位勤勞又可憐的上司卻告訴小藍：“我太忙了，根本沒有時間去處理那種事。”

一個過分忙碌的上司多半是一個無法有效行使自我職責的管理者，而其管理效率也勢必會低下無比。但從秘書輔助性的角度來說，一個過分忙碌的上司背后，必定有一個不懂得如何為上司分擔重任的不合格秘書。優秀的秘書永遠會輔助、提醒上司，讓上司將注意力始終放在那些有關發展方向、決策制定的重要事項上。

五大方法，輔助上司實現高效管理

身為秘書，面對上司的管理效率低下，你完全可以寄期望于上司的主動學習：你期待他能夠看一些有關時間管理的書，或是參與一些相關的研討會，從而使他的工作習慣有所改變，但最有效的、提升上司管理效率的最好方法，是用自己的時間，去換取上司的時間。

1．向上司試探自己的授權

入職以后，你很可能只是在進行一些諸如接待來賓、遞送文件一類的簡單工作，但上司卻始終忙得團團轉——有時候，這種狀況并不是因為上司不愿意授權，而是他不知道你到底有多少能力而不敢授權。因此，你應學會試探著向上司申請一些授權。

試探授權可以分為5種層次：

（1）因為缺乏經驗、干勁不足而一味地等待的原因，沒有主動請示的意識，主要是上司讓干什么，自己就干什么；

（2）在看到上司過于忙碌時，會主動地詢問上司，有哪些自己可以幫忙的；

（3）遇到需要解決的問題或者工作，會主動地想好兩種甚至更多的解決方法，然后主動地向上司闡述具體的工作與方法，并請示上司，讓上司決定采用哪一種方法；

（4）遇到問題或工作，主動地解決問題、跟蹤工作，并會將進展過程及時向上司匯報；

（5）不僅能夠做到主動解決問題、跟蹤工作、匯報內容，而且還會進一步向上司申請，去協助或指導其他員工的工作。

可以說，這5種授權層次是呈現出主動性逐層增加狀態的，而第五種狀態明顯是最佳的狀態。

2．輔助上司做出決策

輔助上司做出決策，并不是指直接替上司下達某項命令，而是在日常工作中做到以下3點：

（1）適時地提醒上司，上次討論的、有關該項目決策、疑問以及具體的目標是什么；

（2）利用事實或者數據來提供解釋，如果有可能，可以使用一些圖表與影像，來幫助上司明確事項或選擇中的優缺點，輔助上司意識到哪一項決策可能更好。

（3）為上司同時呈現問題與具體的解決文案：如果你能夠從基本任務談起，告訴上司公司的重要任務進展如何，哪些地方需要他提出具體的意見的話，那么，上司可能會更清楚地意識到那些更重要的問題。在提出問題以后，你還可以明確地告訴上司，你制訂的可行方案、具體做法——如果有可能，你可以準備兩到三個方案，以使上司來確定哪一個方案最佳，這樣，他會感覺，決定權依然在自己手中。

3．讓上司知道更多重要的信息

秘書需要注意，工作中需要處理的問題越簡單，你就應該讓上司花在上面的時間越短：幫助他準備資料、做好信息摘要、綜合不同的信息與有可能的選項，都會幫助上司更好地了解情況、做好決定，但需要注意的是，不可將例行性問題與重要的問題混為一談——真正重要的問題，依然需要給上司充足的時間，讓他進行充分的考慮。

永遠不要因為上司所處的位置，便誤以為他知道得比你多。事實上，管理者們永遠只能夠觀察到身在他們的位置上需要關注的事情，比如，你的上司很可能只關注他的目標、具體的團隊績效，而不會關心團隊在朝目標奮進的過程中，到底遇到了哪些問題，這是因為他們看問題的角度更廣更高、更重視組織部門間的互動而導致的。

所以，秘書有兩種選擇：

（1）使用一堆上司聽不懂的技術性資料，迫使上司不得不去面對團隊發展過程中出現的一些問題。這種方法雖然有可能讓上司學習到技術上的知識，但是也極有可能會造成溝通障礙，引發雙方信任不足。

（2）利用簡單易懂的語言、文章、事例、摘要與表格等方式，協調上司掌握具體的問題。你做得越容易看懂，上司對你的信任也就越深，他做出更好決策的可能性也就越大。

4．觀察上司的工作時間

一個優秀的秘書會主動地思考與記錄下述事件：

（1）上司每日、每周慣常的工作時間是哪些時候？

（2）他的哪些時間會被無法拒絕的項目所占據，比如例會？

（3）他在哪些時間段的工作效率是最高的？

（4）他是否存在著特定的、效率低下的時間，比如每周一或是每周五？

（5）哪些工作是要在固定的時間段以內必須要完成的？

以上幾點是幫助上司確立高效工作時間段的基本因素，依據上司在辦公室的時間，將那些上司專注于工作的時間段挑選出來，并盡自我力量去阻止有人在這一時間段干擾上司。比如，若你的上司習慣將重要的工作放在14:00～15:00之間處理的話，而這一時間又有員工來請示問題，那么，你就應該告訴他：“不好意思，上司大概要到3點以后才有時間。”

5．進行先期的預測

你完全可以依據以往的工作經驗，來積極地預測接下來需要你做的事情、上司的具體需求，以求在上司吩咐以前，就將所有的工作做好，省去他為此煩惱的麻煩。

比如，明天下午兩點鐘總經理要與一位重要的客戶見面，身為秘書的你完全可以在明天上午10點以前，便將上次兩人會面時具體的談話記錄、有關會面項目的新變化、未談及的重要內容，從資料庫中抽調出來，并將它們放在總經理的辦公桌上。

依據上司習慣性工作時間的記錄，你完全可以做到更好地預測明天你將需要做哪些工作，而在你做好一切以后，你的上司也將更好地完成自我本職工作。

需要注意的是，你不能完全依賴于預測，來將明日的工作安排得滿滿的，因為不管你的預測能力有多么強，第二天依然會有一些突發事件需要處理，因此，你必須要為上司留出一定的空余時間，以使他更好地處理這些突發事件。

值得注意的是，幫助上司確立高效工作時間段的一切行動，都應建立于“上司喜歡且習慣”的基礎上，因此，突然性地進行大量的效率提升工作，對上司而言是很難接受的：他會發現，你對他的工作方式有意見，更有可能因此而對你升起不滿。最好的辦法是，依據于循序漸進原則，每日改進一點點，并通過自己的努力，讓所有的同事都能夠一起配合上司的新時間，從而在最大程度上，提升上司與自己的辦事效率。