響應上司的期望，成為潛力股秘書

在秘書工作中，有很多過失或者不完美都是源于對上司期望、上司個性的掌握不佳，比如，由于能對上司的指令進行有效的反映，或者不能迅速而完美地貫徹他的意圖的“缺憾美”，從而讓他更信任你，便會影響到你在他心目中的形象。

 

和上司不溝通，你便永遠是端茶倒水、打字送文件的小秘書?，F在在一家大型外貿公司擔任秘書的青穎對此深有體會。

公司要召開經理級會議，老板讓她將會議的日程與安排擬好，然后下發到每一位參會者手中。技術嫻熟的青穎很快便做好了這件事情，并將提綱E-mail到了老板的私人信箱中。

臨近開會兩天，老板非常不滿地問她，為什么還沒有看到她的計劃。青穎說，兩天前便已經傳給了老板。老板說那幾天他正在與客戶談合同，忙碌得根本沒有時間看電子郵件，于是提醒青穎以后要注意，重要的事情應打個電話追問一下。

后來，青穎給上司的報告中又出現了兩處明顯的錯誤，就這樣，她在老板心中的形象被定義為了“有能力但粗心”。

千萬別假定老板會注意到你的任務已完成，交到上司手中的文件要加以核對——這是青穎的教訓?！昂湍愕纳纤靖玫睾献鳌庇肋h是秘書們必須牢記的生存法則：加薪也好，提職也罷，只要你在這家公司，只要你的頂頭上司還是他，那么，你的前途與命運便絕對地掌握在上司的手中。所以，與上司的合作是順暢還是不佳，直接關系到秘書的未來發展。

立足于上司的期望，推進上司的成功

你是否正處于一種窘境里？你與上司在交流、工作上并沒有形成自己所期望的默契，但是你們之間也沒有矛盾與爭吵，可是，站在上司的角度來想，你也的確知道自己在很多事情上可以做得更好。想要知道問題到底出在哪里、如何解決這些問題，下面的這些建議可以有效地幫助你。

1．明確上司對你的期望

在這個世界上，沒有哪兩個人可以持有完全相同的想法或是完全相同的工作方式，因此，你的當務之急是要找出上司對你的工作究竟抱有怎樣的期待。比如，他是不是想讓你每天下班前都到他的辦公室中匯報一下當前團隊工作的進度與第二天的工作計劃？或者，他期望不管什么樣的變動、不管變動有多么微小，都要及時地向他匯報？響應他對你的期望，這是良好溝通的重中之重。

不過，這只是秘書最基本的工作原則，它與滿足上司的期望還有一段距離。即使當下企業中早已流行績效指標，但對秘書而言，因為工作內容的繁雜、工作本身帶有的服務指向性，都決定了秘書的績效是由上司獨力評價的。也許你認為自己已經很清楚地認知了上司想要什么，但事實上可能你并不了解：所處位置的不同、角度的不同，決定了就算你擁有“換位思考能力”，一旦個人能力不足，你永遠也無法觸及上司真正的期望。

幸好，我們有各類專家的意見可以參考，美國秘書協會的羅恩·斯納金認為，以下8點是所有的上司都期望自己的秘書做到的：

（1）努力不懈地專注于完成接待、電話溝通、日常文件整理等普通工作，同時及時而負責地完成他所交代的額外任務。若很遺憾，事情失敗了，上司會期望事先獲得一些預警信息，而不是突然性地得知結果。

（2）明白哪些數字、計劃、人物或文件對上司很重要：你是否能夠隨口說出那些數字，并持續告知上司那些數字走向？你應該做到這些。此外，若這些方案偏離了軌道，上司會希望你去了解背后的原因，并及早通報他哪些方面出了問題，并向他提供幾個對他有幫助的解決方案。

（3）了解上司重視的那些對象：比如某個競爭對手，比如某個具體的公司，收集他們的資料，并在必要時向上司匯報。

（4）掌握你的組織、顧客與基本客戶群的動向，你應該知道上司的壓力點在哪里，以及當下他采取的是哪種應對情況。

（5）了解你的同事，并知道他們的弱點、潛力與具體的工作，這樣，上司在問及你時，你便可以應對自如。

（6）與你的同事處好關系，彼此信任，讓消息靈通，并讓上司感覺你的這些行為是在協助他，而不是妨礙他。

（7）能夠一貫地與人良好合作，有足夠的自信說出自己的想法，也有足夠的自信來傾聽與尊重他人，并能夠整合他人的意見到自己的觀點中去。

（8）能夠發現即將出現的問題，并有效而及時地分析問題，以確定這件事情是否需要向上司匯報。

試想一下，如果你是上司，而你的秘書做到了以上幾點，你將會多么重視他——此時，你便能夠了解，上司希望要一個什么樣的秘書。

2．熟知上司的工作目標

一個出色的秘書永遠在做一件事情：幫助他的上司獲得成功。這是秘書的職能定義所導致的最直接結果，同時也是秘書在除了跳槽以外唯一的成功途徑。因此，你應該時時審視自己的工作是否對上司形成了幫助而不是阻礙。

如果你清楚地知道上司想要完成什么樣的任務，那么，你便能夠讓自己更好地幫忙。上司最近在關注什么事情？上司的上司對他抱有怎樣的期望？上司需要完成什么任務才能獲得晉升？

了解那些對上司特別的目標，將有助于你更好地定義自己的工作方向。通過與上司溝通、自己留心觀察，你便能夠采取前瞻性的措施來幫助你的上司達到目標，而上司也會視你為最得力、最有價值的秘書，那么，當其成功時，你的成功自然也會不遠。

3．不要躲避與上司溝通

這一點對新進秘書尤其重要。若你感覺上司與你不合，或者畏懼上司的權威而不敢與之交流的話，那么，你勢必會減少與他的正面接觸——這是人的天性：在面對與我們意見、氣場不一致的人時，人們往往會自然地選擇盡量遠離他。

但是，減少與上司的互動，就等于是在減少自我職業的成長基石，這會引發上司與你之間的信任與尊重不斷地流逝，而長期缺乏溝通，勢必會導致錯誤、誤解甚至是更多其他問題的產生。

4．不惜一切代價避免沖突

溝通能力與工作能力并不是一回事：你可能工作能力極強，但是在溝通能力上卻存在欠缺，但對于秘書而言，你與上司的關系，直接決定了你能否留在這一職位上；上司是否接納你，是你在公司內發展的唯一前提。

因此，對秘書來說，這是一個不得不接受的痛苦事實：不管你的上司有多么壞的脾氣、怪癖，他始終是你工作的唯一重心——你的工作定位就是服務上司，一旦發生沖突，輸的人必定是你——除非你已打定主意離職，否則，你要不惜一切代價控制自己對上司的不滿，站在上司的立場上，用他所習慣的方式去溝通。

值得一提的是，如果你的上司并不是一個很容易討好的人，或者是注重由工作績效評價個人能力的人，那么，你就要降低與他溝通的期望值——在此時，做好他交代給你的每一件事情，才是獲得他的認可與好評的唯一途徑。