重視配合力，和上司形成默契

有些秘書(shū)認(rèn)為，只要憑著踏實(shí)本分與努力做事，就一定能夠使自己在秘書(shū)的職位上大放光彩，獲得同事與上司的認(rèn)可。但我們能夠看到的實(shí)際情況是，有些秘書(shū)拼命地工作，其收益與付出卻并不一定成正比，有時(shí)候它們甚至呈現(xiàn)出了互逆的發(fā)展趨勢(shì)。

 

李進(jìn)在畢業(yè)以后，便進(jìn)入了一家中型企業(yè)的稅務(wù)部門擔(dān)任秘書(shū)。他的直線上司是一位看起來(lái)平實(shí)樸素的女上司，上司在初期表現(xiàn)出來(lái)的和藹使李進(jìn)認(rèn)為，自己接下來(lái)只要工作勤懇就可以滿足上司的期望了。

沒(méi)想到的是，做好稅務(wù)工作需要各種資源與技巧，雖然李進(jìn)拼命積極地學(xué)習(xí)，但他的表現(xiàn)卻一直得不到上司的認(rèn)可——那位看起來(lái)平實(shí)的女上司其實(shí)是一位資歷過(guò)硬的行業(yè)牛人，她在過(guò)去3年已經(jīng)在公司獲得了4次晉升，而且接下來(lái)即將晉升成為合伙人。在她看來(lái)，雖然李進(jìn)非常努力，卻不懂得與自己配合：有時(shí)候，一件事情自己交代了好幾次，他還不知道要做什么；吩咐他負(fù)責(zé)一些小事，但向自己匯報(bào)時(shí)，他卻總是用一些術(shù)語(yǔ)來(lái)顯示自己的用功。

長(zhǎng)達(dá)幾個(gè)月的合作下來(lái)后，李進(jìn)與上司依然沒(méi)有形成足夠的默契，而上司在成為合伙人以后，也向公司申請(qǐng)了另行更換秘書(shū)。

 

勤奮的確是一種優(yōu)勢(shì)，但是，如果一個(gè)秘書(shū)只會(huì)埋頭苦干，只會(huì)站在自己的職位上做好最普通的工作，只會(huì)站在自己的角度上而不是站在更高的層次上看問(wèn)題，那么，這個(gè)員工永遠(yuǎn)也不會(huì)了解上司的企圖心，也就很難長(zhǎng)久地獲得上司的認(rèn)可。也正是因?yàn)檫@樣，那些期望獲得更多發(fā)展機(jī)會(huì)的秘書(shū)必須要了解這樣的事實(shí)：我們必須要盡可能地配合自己的上司，與上司形成更好的默契。

增強(qiáng)合作力，增強(qiáng)你與上司的默契

如果你真的對(duì)自己的工作負(fù)責(zé)的話，那么，更好地配合上司的工作便是你應(yīng)該樹(shù)立的唯一目的。但上司很可能會(huì)因?yàn)槟愕呐浜狭^(guò)差，而不愿意與你深度地進(jìn)行交流，在這種情況下，你就必須要強(qiáng)化自己的內(nèi)在說(shuō)服力，使上司接受“你是可信的”這一事實(shí)。

1．建立起個(gè)人信用

美國(guó)管理學(xué)家康格爾在經(jīng)過(guò)了多年的研究之后發(fā)現(xiàn)，多數(shù)職場(chǎng)人士都會(huì)過(guò)高地估計(jì)自己的信用，而對(duì)于秘書(shū)來(lái)說(shuō)，個(gè)人信用的高低，又直接決定了上司是否會(huì)信任你。

在秘書(shū)工作中，個(gè)人信用往往來(lái)自于兩個(gè)方面：

（1）專業(yè)度

專業(yè)度代表的是你在某個(gè)領(lǐng)域中所具備的專業(yè)知識(shí)，這可以從你過(guò)往所表現(xiàn)出來(lái)的具體成績(jī)、行動(dòng)來(lái)證明。另一方面，你的專業(yè)度也表現(xiàn)在你為上司提供服務(wù)的過(guò)程中，是否能夠在顧及細(xì)節(jié)的同時(shí)，以自我效率提升上司工作效率。

（2）人際關(guān)系信用度

指?jìng)€(gè)人合群度。一個(gè)優(yōu)秀的秘書(shū)必然是一位愿意接受他人意見(jiàn)、易于溝通的人，一個(gè)堅(jiān)持己見(jiàn)、不容易妥協(xié)的人是無(wú)法做好秘書(shū)工作的。因此，你應(yīng)該是一個(gè)忠誠(chéng)的人，一個(gè)善于站在大局角度想問(wèn)題的人，你還應(yīng)該是一個(gè)誠(chéng)實(shí)而可靠的人，而不是情緒起伏不定、工作表現(xiàn)大起大落的人。

2．你是否能夠使用上司聽(tīng)得懂的語(yǔ)言

你在工作中，勢(shì)必需要與上司進(jìn)行溝通，若你說(shuō)明的內(nèi)容牽涉了抽象的概念或者大量的數(shù)據(jù)，你會(huì)采用自己懂得的方式，還是會(huì)采用上司懂得的方式進(jìn)行說(shuō)明？一個(gè)合作力強(qiáng)的秘書(shū)總是會(huì)運(yùn)用實(shí)際的，或是生活中所熟悉的事物作為模擬，以使自己的說(shuō)明更快被上司理解。

舉例來(lái)說(shuō)，“業(yè)務(wù)部說(shuō)，他們?cè)黾恿恕痢痢恋臓I(yíng)業(yè)額，而這相當(dāng)于多銷售了××××套產(chǎn)品”，“這套由軟件部門研發(fā)出來(lái)的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件，就如同客戶們的私人管理顧問(wèn)一般，不僅能夠立即向他們提供他們所需要的數(shù)據(jù)，同時(shí)更具備了數(shù)據(jù)分析與對(duì)比功能”等。

3．考慮到上司的立場(chǎng)

大部分秘書(shū)都認(rèn)可這樣的事實(shí)：很多上司的性格都是保守的，他們對(duì)許多事情都抱著否定的態(tài)度，似乎他們坐上管理者的位置，只是為了證明自己有說(shuō)“不”的權(quán)利。事實(shí)上，上司們?cè)谛惺伦黠L(fēng)上所表現(xiàn)出來(lái)的保守，多半是因?yàn)樗麄儽纫话銌T工肩負(fù)了更多的責(zé)任：為了顧及不同的需求，他們必須要在各種相互沖突的期望之間，尋求那個(gè)最好、最應(yīng)該期盼的中間值。

這是秘書(shū)必須要意識(shí)到的事實(shí)：上司越是處在組織的高層，就越會(huì)被不同的勢(shì)力所牽扯，無(wú)法自由地根據(jù)自己的愛(ài)好或是習(xí)慣的行為模式做事——他們處在更廣大的組織網(wǎng)絡(luò)中，他們需要解決的，不僅僅是工作問(wèn)題，更多的時(shí)候，他們必須要去面對(duì)更復(fù)雜的人際關(guān)系，這是秘書(shū)在服務(wù)于上司時(shí)，必須要考慮到的事實(shí)：在說(shuō)服下屬、上通下達(dá)的過(guò)程中，怎樣才能不破壞上司的這種立場(chǎng)，而是對(duì)其進(jìn)行維護(hù)呢？

4．不能過(guò)度感性

你必須要表現(xiàn)出對(duì)自己的工作擁有足夠的熱情與信心，更要表現(xiàn)出對(duì)上司的忠誠(chéng)——但這并不意味著你要過(guò)度地感性。一個(gè)感情用事的秘書(shū)總是不夠?qū)I(yè)的。另一方面，你在服務(wù)上司的過(guò)程中，也應(yīng)該學(xué)會(huì)一心二用，在表述意見(jiàn)、匯報(bào)情況的同時(shí)，必須要學(xué)會(huì)體諒與發(fā)覺(jué)上司的情緒變化，以隨時(shí)調(diào)整自己的說(shuō)話語(yǔ)氣。

5．順著上司的決策風(fēng)格

成功服務(wù)的另一個(gè)策略，是根據(jù)上司的不同決策風(fēng)格，隨之調(diào)整自己的服務(wù)策略。美國(guó)管理學(xué)家蓋瑞·納斯經(jīng)過(guò)了多年針對(duì)不同產(chǎn)業(yè)的高管決策模式的研究以后，歸納出了三種決策風(fēng)格，根據(jù)這三種不同的風(fēng)格，秘書(shū)可以隨之調(diào)整自己的服務(wù)方式。

（1）控制型上司：尊重他的權(quán)威

此類上司擁有強(qiáng)硬的態(tài)度，競(jìng)爭(zhēng)心態(tài)極強(qiáng)，面對(duì)他們時(shí)，你最好少說(shuō)廢話、直奔主題；此外他們極重視權(quán)威，不喜歡下屬特別是身邊的人違背他們的命令，所以，你更應(yīng)尊重他們的權(quán)威，更認(rèn)真地對(duì)待他們的命令。在稱贊他們時(shí)，也應(yīng)著重于他們獲得的成就，而非性格、為人等其他方面。

（2）互動(dòng)型上司

此類上司善于交際、樂(lè)于親自參與，享受公開(kāi)的贊美。秘書(shū)應(yīng)以和平友善的態(tài)度來(lái)服務(wù)他們，匯報(bào)工作時(shí)，可坦誠(chéng)地表達(dá)你的想法。在贊美時(shí)，也要言之有物、因誠(chéng)而言，否則便會(huì)引發(fā)他們的反感，進(jìn)而質(zhì)疑你的個(gè)人能力，嚴(yán)重者甚至?xí)辉傩湃文恪?/p>

（3）實(shí)事求是型上司

這類上司重視邏輯，討厭感情用事，凡事著重于理性思考，是操作性的實(shí)踐者。面對(duì)此類上司，秘書(shū)可省掉客套話，直接談他們感興趣甚至是更具實(shí)質(zhì)性的東西，他們同樣喜歡直截了當(dāng)?shù)姆绞剑虼耍貢?shū)與之對(duì)話時(shí)切記不可拐彎抹角，同時(shí)，在進(jìn)行工作匯報(bào)時(shí)，對(duì)細(xì)節(jié)也要詳細(xì)地進(jìn)行闡述。

普通秘書(shū)與優(yōu)秀秘書(shū)最大的區(qū)別就在于，前者太過(guò)于注意服務(wù)的內(nèi)容，卻沒(méi)有注意到如何運(yùn)用技巧，強(qiáng)化自己與上司之間的默契度，但事實(shí)上，強(qiáng)化自我說(shuō)服力，使上司看到自己存在的合理性，是建立起自己與上司之間良好關(guān)系的重要前提。