把好四關，做好公文起草

公文處理工作是從公文起草開始的，公文起草質量的好與壞，直接影響與決定了公文處理的其他環節，公文起草得質量好，從公文校核開始到以后的各個環節便比較順利；反之便需要大的修改甚至是重新起草，所以，唯有保護公文起草的質量，才能夠使整個辦文工作效率獲得提升。

值得注意的是，公文起草無法一蹴而就，它本身就是對決策事項的感知、認知、論證、深化、提高與完善的過程，必須要慎重對待；同時，公文起草還是大局與局部、宏觀與微觀、知識與技能、對上級負責與對人民負責的有機結合，而負責公文起草的秘書人員則是這一結合過程的主要“控制者”。想要做好公文起草，秘書人員便必須要在公文符合黨的路線方針政策、國家法律法規的前提之下，做到以下幾點。

1．了解公文所要反映的問題的實際情況

所有的公文都是為了解決實際問題而擬寫的，而解決實際問題的前提是：對實際問題有全局性的了解，知道事情因何而生、解決的方向與途徑在哪里，應把握哪些關鍵環節。唯有了解與吃透了實際情況，才能使公文提出的意見、措施與辦法等報告起來對路子、方向正、效果立竿見影。

因此，秘書在動筆以前，應針對公文需要解決的問題，調查清楚以下內容：

（1）公文要反映與解決的問題是什么？（如大學生就業、農民工返鄉）

（2）此問題目前呈現何種現狀？（大學生就業難；農民工再就業問題多）

（3）此局面為何出現？（就業崗位少、就業人員多，大學生競爭實力不足，“高學歷、低能力”現象普遍存在；農民工返鄉人數多但技術水平不高，很難自成體系等）

（4）此局面若持續會造成怎樣的后果？（失業者增多，若無積極政策引導、組織與應對，社會閑散人員增多，會使部分家庭收入降低、人心渙散，各種惡習有可能再次滋長……）

（5）解決的途徑與方法是什么？

（6）給出的建議與意見是什么？

唯有圍繞公文所要解決的具體問題，徹底地了解了上述真實情況，才有可能寫出有的放矢的文件。

2．吃透領導的發文意圖

每個公文都有明確的發文單位，而公文的發出，則代表了該單位的工作意圖或者最終決策，同時也指出了單位的政策與價值取向。

現實黨政機關中，一些重要的決定、重大的決策，多由主要領導或者領導層拍板定案，所以，從某種意義上來說，領導的意圖往往代表了公文的意向與具體目標。用毛主席的話來說就是：“大政方針路線確定以后，干部就是決定的因素。”

另一方面，發文以前，領導往往會站在一定的高度，對更上一級的政策與指示精神進行理解與研究，同時，他們也會比秘書更全面地了解本部門、本行業、本區域的工作情況，在考慮問題時，他們更有權威性與全局性。因此，他們提出的意見也往往更有針對性。

從上述角度而言，每個單位的公文都是為了貫徹落實上級指示精神、指導與推進眼前的現實工作獲得成效而進行的。所以，領導意圖往往表現了所在單位對國家大政方針的理解程度與具體的執行力度。因此，秘書必須要將上司指示精神、本單位領導的意圖與現實工作進行結合，并根據領導的態度與意圖、修改與解決問題的具體辦法以后，才能形成公文的主旨，確立具體的寫作角度。

3．聽懂公文起草前的“面授機宜”

實際工作過程中，每一次起草公文以前，單位主管人員都會對秘書寫作公文進行當面囑咐，囑咐的內容主要包括：

（1）在怎樣的大環境下起草這份文件？

（2）在小環境范圍內發文的意圖與目的是什么？

（3）文件的中心內容如何闡述與安排？

（4）分析問題的切入點、角度如何選擇？

（5）解決問題的主要辦法與措施有哪些？

（6）具體的文件是什么？

若一份文件僅僅是為了改善當前相關工作中不如意的方面，那么，公文中便可指出目前情況如何，存在何種問題、解決方式與需要相關部門協調的事項有哪些等。

若文件是為了請求上級幫助解決問題而寫作的，便需要確定公文主要內容，是擬請上級機關答復同意還是否定某個意見、提議；抑或是期待上級幫助解決哪些問題。

值得一提的是，秘書人員并不具備確定公文文種的權力，因此，公文寫作以前，需要領導來根據文件內容來確定公文具體文件、發文范圍、發文具體要求，以及文件發送范圍、閱讀對象。

4．要注意將公文精品化

篇幅過長是目前許多部門與地方公文寫作過程中的一個通病。在戰爭年代，毛主席曾提出過：“我們應該研究一下文章怎么寫得短些，寫得精粹些。”眼下，雖然已是和平年代，但黨政機關內的工作壓力卻日漸增大，近年來，“精簡公文”在機關內也漸成趨勢。因此，秘書應鍛煉自己寫短文、寫精品的能力。

在公文起草過程中，秘書人員應逐字逐句進行推敲，將一些可有可無的字、詞、句刪除，使繁言簡化，將毫無實際意義的大話、空話、套話、廢話抹去，努力做到既讓公文體現政策性與實用性，又可體現出文字簡潔之美感。