3．哪些經驗應該集中總結起來？

一天下午上班后不久，某銀行的張行長打電話來找李總，李總恰好到工商協會舉行的“企業家交流會”上進行工作經驗交流去了，秘書高晴接了電話。

張行長與李總兩人是MBA的同學，兩人有著不錯的私交，電話里，張行長對高晴說，他們在MBA的導師的夫人昨晚去世了，他想要約李總明天早上一起去看看導師。

“你們老板回來了以后，一定要告訴他一聲，讓他給我回個話。”因為關系非常熟，所以李行長說話也很隨意，“另外，看導師的時候，多少都得送一些錢，表示一下后輩的心意，我想了一下，我們兩個最好送的一樣多。你問問你們老板，看看他打算送多少，到時候麻煩你再提醒他給我回個電話。”

李總直到下午5點多才回到辦公室，高晴立即將張行長的意思向李總進行了匯報。“你說送多少錢合適？明天還要帶點什么過去？”不知道是因為累了一天使李總懶于費神，還是因為李總平日里本就對這類人情往來沒有經驗，李總向高晴征詢意見。

但高晴對此毫無準備，面對李總的突然詢問，她只能搖頭，那一刻，她從李總眼里看到了他對自己的不滿。

 

高晴的毫無準備未必是因為她沒有經歷過這類事情，很可能之前在經歷此類人情往來時，未能積累相關經驗，而這種不懂得積累，使她在關鍵時刻未能表現出上司欣賞的特質。

優秀秘書往往對某件事情應該怎樣做有著相應的直覺，而這些直覺多半來自于學識與經驗積累。如果秘書平日里對上司思考看待問題的方式、為人處世的態度、職責負責的范圍有較多了解的話，便能很快作出判斷，同時向領導提出自己的想法。沒有豐富的學識與經驗做儲備，你便無法產生正確的直覺，一遇到特別的情況，便只能將問題上交，而這種“遇事上交”的情況，很可能會引發上司的不滿。

從“三勤”開始，積累工作經驗

優秀的秘書之所以“優秀”，有多種因素在起作用：他們往往能夠充分地利用自己所處位置的資源，使自己開闊眼界、增長見識、積累經驗。調查發現，那些善于在工作過程中積累經驗的秘書更有可能成長為一個優秀的秘書。

從日常工作方式來看，秘書人員至少應做到“三勤”，才能讓自己獲得積極的職業經驗。

◆勤于學習

當你身在秘書職位上時，你應積極地利用自己所能接觸到的資源，主動進行學習。優秀的秘書從不避諱向自己的同事學習，學習他們好的經驗與做法；同時，他們還積極地借鑒一些同行的經驗，學習他人是如何為人處事的。更有心的秘書則會向自己的上司學習，學習他們是如何看人、看事，如何處理問題的。

◆勤于總結

優秀秘書每過一段時間就會對前一段時間的工作進行總結、回顧，看看工作出現了哪些紕漏，問題出在哪里，以后應如何避免此類問題，看一看哪些文件辦得好，有沒有進一步提高的辦法。

◆勤于創新

有效的創新不僅能夠提升秘書本人的工作效率，同時還能幫助上司更好進行決策。因此，秘書人員在工作過程中，應適時地嘗試一些新的做事方法或程序，從而使自己能夠為上司提供優質而個性化的服務。

在以上三個“勤于”中，最重要的便是“勤于總結”，可以說，善于總結是延伸學習、進行創新的基礎，同時也是秘書人員進一步精準自我定位，做到更好輔助上司工作的基礎。不過，很多秘書都受困于“到底應該總結什么”這一問題上，苦思而不得其法，事實上，只要你懂得積累以下幾種經驗，那么，你在工作中遭遇“突然襲擊”的次數將會大大下降。

·積累優秀文章

在看到了辦公室中有誰寫出了優秀的、得到了上司稱贊的公文后，你應主動將其收集起來，以備日后學習使用。

在閱讀過程中，遇到了有價值、對工作有幫助的觀點、句子甚至是詞語時，你都應將它們進行剪切或摘抄，多積累，以便日后在寫作中加以利用與仿效。

辦公室中有哪類表格需要常用，有哪些通知格式是通用的，有哪些文書體制是需要常常用到的，將它們收集起來，下次上司再有吩咐時，你便可以在原文章基礎上修改、創新成新的文章。

·積累內部人才信息

上司在進行決策時，往往會問問秘書的看法，當上司需要為某個項目甄選負責人時，有時秘書也會被詢問意見。因此，平日里，秘書便有必要了解上司的各個下屬的專長：誰的溝通能力最強，專業能力上誰最出色，誰在活躍氣氛方面有特長等，這些都是秘書平日里應關注的。

·積累人情往來經驗

當上司吩咐你與他一起接待某位客人時，對方是誰，他的職位是什么，上司運用了怎樣的規格來接待他；當上司需要賀人開業、祝人生辰之喜時，他是直接打電話慶賀還是通過電子郵件發送賀信，還是贈送禮品，禮品的規格是怎樣的……

平日里，利用跟隨上司辦事的機會，或者與其他同事一起籌辦這些事情時，你應積極關注這類人情往來經驗，并將它們記下來。

·積累溝通協調經驗

公司內部出現了矛盾，上司是怎么處理的；他是從哪一個角度深入的，又是從哪一方面協調的；上司在處理自己與同級之間的矛盾時，是如何應對的……積累這些經驗，不僅能夠讓你在上司眼中形成“陣線一致”的良好印象，同時對于獨力處理此類經驗也大有幫助。

對秘書而言，工作經驗是獲得更廣闊發展空間的最寶貴禮物，你工作的時間越長、見的世面越多，遇到的問題越多，那么，你從工作中學習到的東西便越多，你積累的相關經驗便越多，在遇到同類事情時，你也會表現出比一般秘書更出色的辦事能力。