1．這樣說話，讓你更有魅力

夏麗是一家娛樂公司的高管秘書，她的主要工作內(nèi)容就是將上司的各類活動進(jìn)一步分散安排到每一個(gè)不同的辦公室里。這份工作需要個(gè)人擁有極強(qiáng)的交流能力，可是，夏麗卻往往把事情辦糟糕。在一次向同事分配工作后，對方表達(dá)了強(qiáng)烈的不滿，此事傳到上司的耳中后，他對夏麗的辦事能力也非常不滿意。

夏麗不知道自己的問題到底出在了哪里，此時(shí)，她去請教了自己在大學(xué)時(shí)期認(rèn)識的一位成功的高管秘書劉晶。

劉晶在聽了夏麗的傾訴以后，發(fā)現(xiàn)了她最大的問題：“為什么你總是會將確定的事情變得不那么確定？”夏麗表示自己從來沒有不確定過任何問題，因?yàn)槿蝿?wù)是由高管層做出的，而自己的任務(wù)就是將這些既定任務(wù)傳遞到基層。事實(shí)上，不管同事們滿意與否，任務(wù)都是不可更改的，因?yàn)楣镜男惺掠?jì)劃早已制定。

劉晶告訴她：“如果你總是將肯定的話語變成問句來說明，在某些情況下，別人是會感覺很舒服，但站在你的職業(yè)角度而言，它只會讓你在他人眼中形成軟弱、可被操縱的形象。”

 

很多秘書都會在一些錯(cuò)誤的指導(dǎo)下運(yùn)用錯(cuò)誤的說話方式，劉晶便是其中的典型。事實(shí)上，當(dāng)你將原本肯定的事情運(yùn)用不肯定的說法講出時(shí)，你所面對的，往往是更尷尬的結(jié)果，那種“是的，但你不感覺……”這樣的問句句式，只會讓大家對你產(chǎn)生“老于世故、為人狡猾”的印象。

這是一個(gè)非常有意思的現(xiàn)象：隨著時(shí)代的發(fā)展，人們已經(jīng)越來越注意自我能力的提升了，說話能力當(dāng)然也屬此類，而這種借“問句”表達(dá)自我意見的做法早已被大家所熟知。當(dāng)一項(xiàng)操縱性的技能被大部分人了解后，你再運(yùn)用，它便會成為一種“消極挑釁”：人們會認(rèn)為，你根本不關(guān)心他到底在想什么，想要說什么，因?yàn)槟愕膯栴}根本就是一個(gè)虛假的幌子，目的是要把別人的思路帶到你的觀點(diǎn)上去，因?yàn)槟愕挠^點(diǎn)已經(jīng)明確地存在于這些問句中了。

這種做法明顯不會增加你的個(gè)人魅力，相反，它還會給你帶來麻煩——這便涉及到了秘書如何在說話中增加自我可信度，提升整體魅力的問題。

不同情況，不同說話方法

事實(shí)上，秘書與他人的對話多半可以分為兩類：

◆傳遞上司指示；

◆表達(dá)自我意見。

在面對這兩種不同的對話時(shí)，秘書應(yīng)格外注意以下問題。

·傳遞上司意見時(shí)，從不用問句，而是用肯定句

你需要明確問句的作用在哪里，只有當(dāng)你希望得到信息時(shí)，你才應(yīng)該使用問句的形式。也就是說，如果你傳達(dá)的是肯定的決策，只是想要表達(dá)自己的觀點(diǎn)，或是只是要傳達(dá)上司已確定的指示，你應(yīng)盡量避免使用問句。

“上司說今天下午就要看到那份項(xiàng)目計(jì)劃書，麻煩你把握一下時(shí)間。”

“今天下午兩點(diǎn)有個(gè)大型的主管會議，需要你和我一起去布置一下場地。”

當(dāng)然，如果你想要從他人那里得到更多的信息，或是想要征求他人的意見，你就應(yīng)多使用問句。

“今天2點(diǎn)老總要去開會，趁那個(gè)時(shí)間，我們聊一下好嗎？”

“是的，但是你認(rèn)為這件事情應(yīng)該怎么處理才好呢？”

·使用權(quán)威的聲音

那種慌慌張張又刺耳的聲音往往會使人感覺到神經(jīng)緊張，若你可以將聲音放得稍微低沉一些，速度控制得快慢適中，同時(shí)，通過一些簡短的停頓來引導(dǎo)那些聽你說話的人，那么，你就能很容易地贏得與你對話者的好印象。

在國外，有專門的職場聲音教練，他們給出的最基本的建議是：在與人談話時(shí)，將自己的身體放松，同時(shí)，好好地控制自己的雙腳的位置。就也是說，若你在說話時(shí)保持身體挺直，同時(shí)，將自己的身體重心平均地分配到雙腳上，那么，你的言談就能給他人帶來更深刻的印象。

·運(yùn)用優(yōu)雅的姿勢

身體語言占據(jù)了個(gè)人語言的55%，這意味著，你想要表達(dá)的情感、你的個(gè)人魅力都將從你的身體語言中透露出大半。試想一下：當(dāng)穿著套裝的你耷拉著眼皮，慢吞吞地橫穿整個(gè)辦公室時(shí)，肯定會使上司與同事認(rèn)為你沒有睡醒，在他人眼里，你的形象也肯定會是辦事不力、唯唯諾諾。

不過，這并不意味著我們需要像走向T臺的模特一樣，以夸張的姿勢出現(xiàn)。只是，當(dāng)你要找某個(gè)人談話時(shí)，不如采用最簡單的挺直腰桿走路，這樣，當(dāng)對方見到你時(shí)，你表現(xiàn)出來的是更令人重視的積極狀態(tài)。

有些秘書人員習(xí)慣了服務(wù)性的動作，所以在日常生活中也養(yǎng)成了點(diǎn)頭哈腰的習(xí)慣。但在動物世界里，這是典型的受輕視的象征，你應(yīng)記得時(shí)時(shí)提醒自己，不斷地調(diào)整自己的形象：下頜微微抬起，除非有必要，否則，一直保持腰部挺直。

·讓內(nèi)容更具體

當(dāng)你需要傳遞信息，或者向他人表達(dá)你的意見時(shí)，如果你能做到將內(nèi)容進(jìn)一步具體話，那么，你的魅力將會成倍增加。

“請你按這個(gè)題目寫出一篇公文。”這樣的信息就過于模糊了，如果你能將其進(jìn)一步細(xì)化為“請你按這一題目寫出一篇大約4000字的演講稿，今天下午領(lǐng)導(dǎo)出席活動時(shí)需要，我已經(jīng)向他請示過了，在這期間你可以專心寫稿，不必接手其他工作。”當(dāng)你能夠做到一開口就抓住問題核心，信息明確、具體又實(shí)在時(shí)，大家會更愿意聽從你的命令。

·表達(dá)“我”的意見

很多秘書、特別是女秘書在說話時(shí)，會盡量避免提到“我”字，而是說“我們”，一方面是擔(dān)心這個(gè)字眼會使他們顯得過于自負(fù)或者自我，另一方面則是為了表示自己期望與對方結(jié)成一個(gè)團(tuán)隊(duì)的渴望。于是在表達(dá)觀點(diǎn)、闡述內(nèi)容時(shí)，他們多會提出一些不算是問題的問題，如：

“你不覺得，如果我們送王總的禮物更高檔一些會更好嗎？”

“我們再多努力一下，可能項(xiàng)目效果會更好一些。”

這種問句最大的缺點(diǎn)就在于，它們將那些本不需要再討論的話題變成了具有議價(jià)空間的議題，但事實(shí)上，如果直接使用“我”來表達(dá)觀點(diǎn)，不僅能夠讓對方清楚地知道你的立場，同時(shí)還能讓你顯得更具鼓舞性。

特別是在上司或同事征求你的意見時(shí)，這種表達(dá)方法更有效：當(dāng)他們向你發(fā)問時(shí)，他們期望得到的是你自己的獨(dú)立看法，而一旦你使用“我”來進(jìn)行意見表達(dá)，那么，你在對方的眼中便會形成獨(dú)立、擁有自主意識的個(gè)體。