2．注意！會說話與會提建議是兩回事

秘書馮蘭在與高騰地產公司的總裁秘書聊天時，得知該公司總裁的父親下星期要慶祝八十大壽的消息。

高騰地產公司與本公司有著密切的業務往來，所以，馮蘭向老總提到了此事。老總思考了一下，有些苦惱地說道：“最近，我們公司與他們公司有一些糾紛，總感覺當下送一些貴重的東西好像有些不恰當。”

從老總的話中，馮蘭才知道，因為一項合同中的數據錯誤，雙方正在準備重新坐上談判桌。可以看得出來，老總對此非常煩惱：“這時候送東西，送重了不好，比從前送輕了也難免會讓對方產生‘不在意關系’的想法。”

馮蘭想了一下說道：“的確是這樣的。我聽高騰地產的總裁秘書說，對方比較喜歡書法。”老總想了一下：“要么送一套文房四寶給他吧！”

 

我們每一個人都會有想要或者需要給他人提建議的時刻，有效的建議不僅能夠提升整體效率，同時還能夠拉近彼此的關系。但是，這樣的談話并不容易，因為此類提建議的談話很容易會讓你在幫助他人的同時，顯得極為自負，你明明是發自內心地提出建議，往往會沒有人愿意聽。

會說話與會提建議完全是兩碼事：平日里很會說話的人，很可能在不恰當的時候提出不恰當的建議。馮蘭的做法雖然將建議的最終決定權交給了上司，但其說法也有一些缺陷：在給上司提建議時，秘書應盡量讓上司做“選擇題”，而不是做“回答題”。那種準備好幾個選項，讓上司來選擇“行”或者“不行”的做法，多半會得到上司的認可。

對秘書而言，學會提建議是顯示自我能力、輔助上司、幫助同事的最基本能力，當上司有難題無法解決時，從你的角度給他提出一些建議，幫助他脫離困境是一件非常有意義的事情。但是，如何才能在不傷害彼此的關系、不侵犯上司權威的同時，又能在幫助對方降低損害的基礎上，提出有效的意見？

學會恰當提建議，為他人提供幫助

不管你是準備給自己的上司還是給同事給建議，都不能直來直去，過于直接的做法反而不會獲得良好的效果。我們經常會看到甚至親身遇到這樣的情況：建議是好建議，若實施對雙方都有好處，但是，僅因為說話的方式與技巧問題，搞得雙方不歡而散。由此可以看出，有效的提問技巧是非常重要的。

·確保對方是真的想要讓你提建議

很明顯，并不是所有的人都想要聽你的建議，所以，在你準備大篇幅來陳述自我觀點以前，你應首先確定他人是否有興趣去聽。對于大部分人來說，通常情況下，他們并不指望你能去解決他們的問題，他們只是希望你能聽他們傾訴，然后適時地給他們一些回應。

這就如同心理治療師的作用一樣，多數人認為，心理治療師會將大部分的時間用在提建議上，但事實上，聆聽與提問才是心理治療師通常所做的事情。這些問題可以幫助人們更嚴格地審視支撐著他們觀點的理論依據，還有他們對于不同事物的具體態度，以及他們在過去做出了怎樣的嘗試等。

換句話說來，一個尋求解決問題途徑的人大部分時間都在困惑他到底應該如何從多種選擇中，選出那個最適合自己的解決方法。當你發現對方并不需要你去提出自己的意見時，你應該著重于傾聽，并引導對方自己去探尋解決問題的途徑，而不是告訴他們，每一步你要做什么。

·考慮到上司的尊嚴再進行建議

當你給同事提建議時，可能會更隨意一些，因為你們之間不存在權力產生的隔閡，但是，當你給上司提意見，而且你確定他需要你的意見時，除了給出上司“選擇題”而非“回答題”以外，你還需要使用以下技巧。

◆認可上司的意見

上司有上司的尊嚴，就算他錯，身為秘書的你當面直言：“你這樣錯了”也會使其自尊受損，這對你于日后展開工作明顯不利。因此，當上司需要你提建議時，你應首先認可。若他的主意不好，便認可他的眼光；若他的眼光不好，便認可他的原則；若他連原則也是錯的，那么，你至少應認可他的積極態度。總之，找出一些可以認可的東西來，以真誠的態度加以贊賞，這樣，能夠更上司讓信任你。

◆與上司形成同化

當你說出了建議以后，應明確表態：在前一步認可的基礎上，說一下你認可的那些東西對你有怎樣的啟發，并進一步提出，自己后面的想法都是在這一重要的啟發基礎上形成的。這一表態對秘書而言非常重要：它代表了你的立場與上司是一致的，是受了上司的啟發才有所建議的。這樣，即使你的建議遠遠優于上司，上司也不至于將你當成“潛在的敵人”，因為你是得益于他的想法，才得到了這一結論的。

◆附加自己的想法

這是向上司提建議的核心部分，而且，它只有在做了前面兩步鋪墊以后才能夠登場。當你這樣做時，你應這樣說：“這是受了您的啟發以后，得到的一點不成熟的想法，作為對您的意見的補充。”這樣，便可以不顯山不露水地將自己的意見講出來，而這樣做的目的只有一個：減少來自于上司的敵意與抵觸情緒，使自己的建議被上司所重視、所考慮。

不要感覺上述做法太麻煩、太隱晦，提建議的主要目的是減少上司的決策失誤，同時讓上司看到自己的能力——只要能幫助你達到這一目的，那么，就算方法啰嗦一點、麻煩一些也沒有關系。

·少說“你應該”

不管你提建議的對象是誰，你都應減少這種說法：“你應該……”。這樣的陳述方法只會讓你顯得自負，且有批判他人之前做法不對的色彩。但“我感覺……”這種陳述就可以在提出自我觀點的同時，表現出你希望對方采納的意愿。

這樣的建議看上去很淺顯，但事實上，只要一不留神，我們就會脫口而出“你應該……”、“你為什么不……”，而想要真正地提出這樣的意見，就要剔除“我再了解不過”的這種暗示。

·給出更專業的建議

當你表達自我意見時，你最好能夠弄清楚，你的朋友到底想要從你那里得到怎樣的反饋？不同的狀況，多半需要不同的解決途徑，身為秘書，你也需要了解，到底哪些是你應該做的。

對于“這件衣服怎么樣”一類的主觀詢問，你可以發表一些自己的觀點。但是，面對需要專業意見類的詢問，比如上司問你：“我該將這項任務委派給誰？”則要回答你非常了解且能夠提供有根據的觀點，比如，“辦公室的小王擁有更強的設計能力，但小李在人際交流上能力更強。”

不管你選擇的是哪種解決途徑，你都需要明白，以下情況往往會讓你有不被信任的危險：

◆不分情況，提出不恰當的建議；

◆在探討專業問題時，以自己的觀點代替專業的建議；

◆不懂裝懂，給出錯誤的建議；

◆假裝你經歷過你實際從未見過的情況。

上述提議的方法并不詳盡，而且，你在從業過程中很可能會遭遇不同的情況。但是，最關鍵的就是，你要確保自己盡可能地長時間處于傾聽狀態，且不要在對方不想聽建議的情況下給出建議。如果你的方法正確的話，你便可以在不顯得自己自負的情況下，為上司與同事提供恰當的幫助。