會議期間的管理工作

一場會議開始正式舉辦后，就進入了會議期間管理的環節。一般來說，行政人員在會議期間的管理工作主要包括以下內容。

1.會議簽到

為了準確了解與會人員的出席情況，在會議開始時，行政經理要吩咐會議工作人員做好入場簽到工作，統計好出席、列席和缺席人數。

2.接待與會人員

行政經理要安排接待人員做好相關工作。對于大型會議，在必要的情況下，行政經理可能要親自接待來賓。在接待與會人員時，行政人員要注意接待禮儀、規格等。

3.管理會議資料

當會議資料較多時，資料的管理也成為會議工作中的難點。會議工作人員不僅要將資料分類，還要掌握好資料的剩余量，做到對會議資料心中有數。

4.跟蹤會議進程

當會議議程發生變化時，行政人員要及時通知每一位與會人員，對于無法處理的問題，行政經理和會議工作人員要及時進行協調。會議工作人員還要記錄會議期間的電話、傳真，做到及時處理各類信息。

5.做好會議記錄

在會議期間，會議工作人員還要安排好人員如實做好會議記錄，記錄的措辭要符合實際且簡明扼要。

6.保障現場通信暢通

在會議中，保持通信暢通是開好會議的基本條件。因此，行政經理在選擇開會地點時，應重點考慮通信條件。對于需要做好保密工作的會議，可以規定與會人員在一定時間內不得與外界聯系，但必須保證會議內部之間的通信暢通。

7.會議保密措施

在實際工作中，有些會議是需要做好保密措施的。比如，產品鑒定會一般會涉及公司的研發機密，在這種情況下，會議的保密工作就顯得十分重要了。為此，行政經理和會議工作人員要做好會議現場的保密工作，嚴格執行企業有關保密工作的規定。

8.協助做好新聞報道工作

一些具備一定社會影響力的會議，也常常為新聞界所關注與報道。對此，會議工作人員應根據會議的紀律、規定和行政經理的指示，協助記者等新聞媒體從業者做好報道工作。

9.舉辦會議活動

這主要包括會議參觀活動和會議文體活動。會議參觀活動是把參觀會議本身作為主要內容，以增加與會人員的感性認識，或者是在會議休閑期間組織相關參觀活動；會議文體活動是為了活躍會議氣氛，在會議間歇時間組織與會人員欣賞電影、戲劇、曲藝等。

10.做好會議后勤工作

這主要包括安排與會人員食宿和交通、組織會議安保、進行會場清潔等。

11.處理會議突發事件

在會議期間若發生意外事件，會議工作人員則應首先盡快通知相關責任人，并立刻調動相關資源予以處理，必要情況下，及時通知上級領導，反映問題，并征求相關處理意見。