如何籌備一場(chǎng)會(huì)議

一般情況下，不同種類的會(huì)議，其籌備方式也會(huì)有所區(qū)別。我們透過(guò)紛繁蕪雜的會(huì)議表象，從中總結(jié)出籌備會(huì)議的一般步驟，從而為讀者朋友提供參考。

1.確定會(huì)議名稱

會(huì)議名稱即會(huì)議的主題，如“銷售分析會(huì)議”等。規(guī)范的會(huì)議名稱通常由三部分組成，分別是會(huì)議范圍、會(huì)議內(nèi)容和會(huì)議性質(zhì)。

2.初步確定會(huì)議步驟

會(huì)議步驟包括會(huì)議的議程、程序、日程等。議程是會(huì)議議題的先后順序，是會(huì)議程序的基礎(chǔ)；程序是對(duì)會(huì)議各項(xiàng)活動(dòng)，如各種儀式、領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議發(fā)言、參觀活動(dòng)等，按照先后順序做出安排；日程是對(duì)會(huì)議的活動(dòng)逐日做出安排，是程序的具體化。一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議步驟是會(huì)議有序進(jìn)行的保證，一經(jīng)確定，不可隨意變動(dòng)。

3.草擬會(huì)議通知

會(huì)議通知一般包括會(huì)議的名稱、開(kāi)會(huì)的目的和主要內(nèi)容、會(huì)期、會(huì)議地點(diǎn)和食宿地點(diǎn)、與會(huì)人員、報(bào)到的日期和地點(diǎn)、需要攜帶的材料和數(shù)量及材料的打印規(guī)格、個(gè)人支付的費(fèi)用、主辦單位、聯(lián)系人和聯(lián)系電話等要素。

4.會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算

會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算開(kāi)支的項(xiàng)目一般包括與會(huì)人員的食宿費(fèi)、會(huì)場(chǎng)的租用費(fèi)、會(huì)標(biāo)的制作費(fèi)、會(huì)務(wù)組和工作人員的房費(fèi)、膠卷購(gòu)買(mǎi)和沖洗費(fèi)用等。有時(shí)需要邀請(qǐng)專家前來(lái)，還要涉及支付給專家的講課費(fèi)、交通費(fèi)等。

5.辦理會(huì)議報(bào)批

企業(yè)舉辦或參與的一些重要的會(huì)議通常需要領(lǐng)導(dǎo)審批。為此，行政部在向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提出會(huì)議請(qǐng)示時(shí)，應(yīng)該講清開(kāi)會(huì)的理由、會(huì)議的議程、會(huì)議的時(shí)間及會(huì)期、地點(diǎn)、參加會(huì)議的人數(shù)和人員級(jí)別、會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算和準(zhǔn)備情況等。

6.下發(fā)會(huì)議通知

下發(fā)會(huì)議通知時(shí)要注意兩點(diǎn)。一是會(huì)議通知下發(fā)要及時(shí)、適當(dāng)。下發(fā)過(guò)早，參會(huì)人員容易遺忘；下發(fā)太遲，與會(huì)人員可能來(lái)不及準(zhǔn)備參會(huì)，從而降低會(huì)議的出席率。二是會(huì)議通知發(fā)出后要抓反饋，盡可能索要會(huì)議回執(zhí)。行政部在會(huì)前1～2天還要與參會(huì)者再次聯(lián)系，以確保與會(huì)人員能夠按時(shí)參會(huì)。

7.準(zhǔn)備會(huì)議材料

會(huì)議材料主要有三種：一是會(huì)議文件，包括下發(fā)的正式文件、文件討論稿或征求意見(jiàn)的文件；二是講話材料，包括領(lǐng)導(dǎo)講話材料、書(shū)面交流材料和會(huì)議發(fā)言材料；三是會(huì)議主持稿。

8.選擇布置會(huì)場(chǎng)

凡是開(kāi)會(huì)，總不可避免地需要借助一定的場(chǎng)所。會(huì)場(chǎng)條件的好壞、舒適與否，對(duì)與會(huì)人員的心理會(huì)起到不可忽視的作用，甚至直接影響會(huì)議的效果。因此，行政部要重視會(huì)場(chǎng)的選擇和布置。

9.明確人員分工

一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議的會(huì)務(wù)人員可以分為三組：一是秘書(shū)組，負(fù)責(zé)會(huì)議文件、領(lǐng)導(dǎo)講話稿等材料的起草，整理會(huì)議記錄，編發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議材料的歸檔等工作；二是材料組，負(fù)責(zé)會(huì)議材料袋的購(gòu)買(mǎi)、材料的裝袋和分發(fā)以及會(huì)議的簽到等工作；三是接待組，負(fù)責(zé)與會(huì)人員的食宿安排、會(huì)場(chǎng)布置以及工作人員的安排，如禮儀人員、服務(wù)人員和攝影人員等，此外還要做好會(huì)議經(jīng)費(fèi)的預(yù)算工作。

10.會(huì)前全面檢查

會(huì)前的全面檢查是進(jìn)一步落實(shí)會(huì)議準(zhǔn)備工作的重要環(huán)節(jié)。會(huì)前檢查一般分為三個(gè)步驟：一是聽(tīng)取會(huì)議所有籌備人員的口頭匯報(bào)；二是到現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地檢查，包括會(huì)議材料的準(zhǔn)備情況和會(huì)場(chǎng)的布置工作；三是針對(duì)可能出現(xiàn)遺漏的問(wèn)題，進(jìn)一步采取補(bǔ)救措施。為了進(jìn)一步提升會(huì)前檢查的質(zhì)量，一般要邀請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)親臨現(xiàn)場(chǎng)給予指導(dǎo)。