古者史官，近于卜祝，實典記言記事之任，至漢司馬遷以官太史令而修《史記》，猶為能舉史官之職者。其后則史官分為二途：其一則仍稱太史，職掌天時星歷，一如明清兩代之欽天監正，而無與記言記事；其一則以別職來知史務，或另設著作起居之官，以當撰述記注之任，而亦得稱太史。自漢中葉，迄于清末，無不如是，此其變遷之跡，又不可以無述也。
《續漢書 百官志》，以太史令隸于太常，掌天時星歷，此就后漢之制度而言也；文中僅言星歷。而不及文史，則典籍之守，記注之任，已不復屬于太史矣。蓋自司馬遷卒后，太史之署，唯知占候，非復記言之司，如《史通 史官篇》所論是也。茲考《晉書 職官制》，《宋書》、《隋書》“百官志”皆以太史令隸于太常，自后漢迄隋而未之改，唐宋又與著作局同隸于秘書省，猶有古代史卜并稱之意。唐改太史為司天臺，設監領之，監亦稱太史令，有李淳風久任是職；宋、遼皆有太史令，金稱司天監，元復稱太史令，后改司天臺監，明初仍元稱，后改欽天監正（俱見諸史《百官志》、《職官志》），清仍明制。總之，以掌天時星歷為其職司，而無與于文史記注，若仍予以史官之稱，則為名不副實矣。
后漢以來，史官之名凡三變：其初名為著作。漢明帝以班固為蘭臺令史，詔撰《世祖本紀》，斯時蓋以蘭臺為著作之所 ，章、和二帝以后，圖籍盛于東觀，撰《漢記》者，相繼在乎其中，謂之著作東觀，然亦僅有著作之名，而未有其官也。魏明帝太和中，始置著作郎，以當撰著之任，晉稱著作郎為大著作，掌撰國史、集注起居，又增置佐著作郎，劉宋、南齊以來，又以佐名施于作下，稱著作佐郎，佐郎職知博采，正即資以草傳。此其一也 。次則名為史官。南朝齊、梁之世，曾置撰史學士及撰史著士 ，亦為著作郎之亞，至北齊始置史館，以宰相領之，謂之監修國史，周隋仍之，至唐太宗貞觀三年重置史館于禁中，仍以宰相監修，更以他官兼典史職，謂之修撰，資淺者謂之直館，亦統稱為史官，如唐之劉知幾、吳兢，皆其選也。自斯以來，官著作者，只掌撰碑志祝文、祭文，而不與于修史。同時別有記注起居之制。考漢武帝時，宮中有起居注，后漢明帝、獻帝亦俱有起居注，王莽時置柱下五史，聽事侍旁，記跡言行，以比古代之左右史，魏晉時起居注，由著作掌之，后魏始置起居令史，隋更置起居舍人，唐宋之世又置起居郎與舍人對掌記注天子言動，以當古者左史記言右史記事之職，并于每季，匯送史館。唐時宰相自有時政記，始于姚璹 （見《舊書》本傳及《新書 百官志》）。宋時因之，更命著作郎，就起居注、時政記，以撰日歷，其時纂修會要，亦以省官掌之。遼金史館之制，略如唐宋，修撰之外，更有史官學士。是時史官，雖由他官兼典，而史館則為常置，其規制視舊日之著作，為閎擴矣。此其二也 。再次則為翰林院所兼掌。翰林之官，始于唐玄宗時，初名翰林待詔，繼名學士，別置學士院以寵異之。至德宗時，始定學士系銜于翰林，與中書舍人對掌內外制，初則職掌批答表疏，應和文章，其后乃兼掌制詔書勅，號為內相，如陸贄之于德宗是也。迄于宋代，相沿無改，然無與修史之任。元世祖中統二年，立翰林國史院，以王鶚為翰林學士，并立國史院之官制，以翰林學士知制誥兼修國史，其后又稱翰林兼國史院，蓋于應奉文字之外，兼有史官之職者也。明清二代，皆有翰林院，以學士領之，復置侍讀、侍講、修撰、編修、檢討等官。明制，翰林官于制誥史冊文翰及考議制度、詳正文書，并備天子顧問之外，凡經筵曰講、纂修實錄玉牒史志、諸書編纂、六曹章奏，皆奉敕而統承之 。清代亦仍其制，凡奉敕編纂專籍，或設專館，而日講起居注官，或以他官兼任，而任其職者多為翰林官，及甲科出身而曾入翰林者。明清二代士子之入翰林者，嘗自稱為太史氏，又署其門曰太史第，以此發榮，皆翰林官與史官為一之證。此其三也。
據《史通 史官篇》所考論，不惟三國之世，蜀、吳皆有史官，而晉代北方僭偽諸國，如前趙、前涼、蜀李、西涼、南涼、后燕，俱有著作之司，至南北朝時，北方之魏、齊、周，制度略同南朝，更無論矣。《史通》又論古有女史。《詩 邶風 靜女》之第二章云：“靜女其變，貽我彤管。”《毛傳》以為，古者后夫人必有女史彤管之法 ，女史不過記其罪殺之，后妃群妾以禮御于君所，女史書其日月，授之以環，以進退之，事無大小，記以成法。《鄭箋》云，彤管者，赤管也。董仲舒答牛亨云，彤者，赤漆耳，史官載事故以彤管，赤心記事也（《毛詩 稽古篇》引之）。是則宮中之有女史，亦司記事之任。劉知幾亦釋之曰，夫彤管者女史記事規誨之所執也。《周禮 天官》有女史八人，其職掌王后之禮，職內治之貳，注云，女史女奴曉書者，又《春官》世婦之屬亦有女史，是即《毛傳》所稱之女史，黃以周謂女史之職，其位輕，在女御之下，是也。或謂漢武帝時，禁中有起居注，似為女史之任，后漢馬皇后亦為明帝撰起居注，隋世王劭上書請置女史，而文帝不許 ，《唐書 百官志》宮內及東宮皆有女史，執掌文書諸役，宋以后因之。《金史 衛紹王紀》謂其時有女官大明夫人記資明夫人授璽事，此所謂女官，蓋為奉職宮中之女史（《金史 百官志》亦有女史）。此可考見之大略也。
夷考漢魏以來，史官世守之業失，而記注之科未嘗或廢，《隋志》以下所著錄之“起居注”，唐宋宰相所撰之“時政記”，宋著作郎舍人所撰之“日歷”，皆有古史官記注之遺意。唐代記注之法，以事系日，以日系月，以月系時，以時系年，必書其朔日甲乙以記歷數，典禮文物以考制度，季終則授之國史，此《舊唐書 職官志》之所記也。而《唐會要》卷六十三、《五代會要》卷十八俱有“諸司送史官事例”一條，茲以《五代會要》較詳，具錄于左：
后唐同光二年四月，史館奏：本朝舊例，中書并起居院諸司及諸道州府合錄事件報館如左：時政記，中書門下錄送。起居注，左右起居郎錄送。兩省轉對入閣待制刑曹法官文武兩班上封章者，各錄一本送館。天文、祥變、占候、徵驗，司天臺逐月錄報，并每月供歷日一本，瑞祥禮節，逐季錄報，并諸道合畫圖申送。蕃客朝貢使至，鴻臚寺勘風俗衣服，貢獻物色，道里遠近，并具本國王名錄報。四夷人役來降，表狀中書錄報。露布兵部錄報，軍還日，并主將姓名，具攻陷虜殺級數，并所因由錄報。變改音律及新造曲調，太常寺具錄所因并樂詞牒報。法令變革、斷獄新議、赦書德音，刑部具有無牒報。詳斷刑獄，昭雪冤濫，大理寺逐季牒報。州縣廢置，及孝子、順孫、義夫、節婦，有旌表門閭者，戶部錄報。有水旱蟲蝗雷風霜雹，戶部錄報。封建天下祠廟，敘封追封邑號，司封錄報。京師司長官刺史以上除授，文官吏部錄報，武官兵部錄報。公主百官定謚，考功錄行狀儀制，宗正寺錄報。刺史縣令有灼然政績者，本州官錄申奏，仍具牒報。諸色宣敕，門下中書兩省，逐月錄報。應碩德殊能、高人逸士，久在山野，著述文章者，本州縣不以官秩勘問的實申奏，仍具錄報。應中外官薨，已請謚者，許本家各錄行狀一本申送（孫承澤《春明夢余錄》卷十三有“唐修史例”一條，即鈔自《五代會要》）。
據此則唐代修史之法，至為詳密，蓋仿漢代天下記書先上太史之例，又從而明定其條規者也。且考唐太宗貞觀之制，史官日隨仗入，隨事記載，頗得古法。今觀《貞觀政要》所載太宗與諸臣之言論，委曲詳盡，此史官常在左右能舉其職之征也。迨高宗時，李義府、許敬宗為相，命史官對仗承旨，仗下與百官偕出，不得復聞，蓋行其私也。武后以后，宰相更得自撰“時政記”，不肖者假此迷眩千古 ，不惟難稱信史，且大侵史官所守矣。宋自真宗以來，史館無專官，神宗命曾鞏修五朝史，乃以為史館修撰，使專典領。南宋孝宗時，嘗命李燾、洪邁專修國史，不兼他職，前后凡二十八年，可謂久矣。寧宗亦命傅伯壽、陸游專任修史。（參《建炎以來朝野雜記》甲十），是以宋國史之美備，可以上與唐比，而非元明以下所能及。然宋代之制，以諫官兼修記注，侍立后殿，許其奏事，后則必稟中書取旨。孝宗隆興元年，胡銓奏“記注”之失有四：一、人主不當觀史，二、立非其地，三、前殿不立，四、奏不直前 。是則雖有記注之法，而人君時相得隨意變更之，有法亦等于無法矣。五代未聞有《時政記》，宋初宰臣李昉、宋琪建議恢復，自送史館，且先進御而后付有司，論者謂其不敢有直筆，是也（參《春明夢余錄》十三）。且自隋唐以來，設館修史，歷代相沿，亦為一成不易，所謂正史，咸出官修，絕少私家之作，凡與修史之役者，皆得被以史官之名。然吾謂后世之職典記注者，實近于古之史官，而后世之所謂史官，乃上同于孔子、左丘明之刪定國史，成一家言。非古史官之所得與。此又古今異宜，不可不知之一事也。
明人徐一夔論唐宋記注之制甚詳，茲并錄之。其說云：
近世論史者，莫過于日歷，日歷者史之根據也。自唐長壽中史官姚璹請撰《時政記》，元和中韋執誼又奏撰《日歷》。“日歷”者以事系日，以日系月，以月系時，以時系年，猶有《春秋》遺意。至于“起居注”之說，亦專以甲子起例，蓋記事之法無踰此也。往宋極重史事，日歷之修，諸司必關白，又詔誥則三省必書，兵機邊務則樞司必報，百官之進退；刑賞之予奪；臺諫之論列，給舍之繳駁，經筵之問答，臣僚之轉對，侍從之直前啟事，中外之囊封匭奏，下至錢谷甲兵，獄訟造作，凡有關政體者，無不隨日以錄。猶患其出于吏牘，或有訛失，故歐陽修奏請宰相監修，于歲終檢點修撰官所錄，事有失職者罰之。如此則《日歷》不至訛失，他時《會要》之修取于此，《實錄》之修取于此，百年之后《紀》、《志》、《列傳》取于此，此宋史之所以為精確也（《明[史] 文苑傳》及朱彝尊《曝書亭集 徐一夔傳》）。
《三朝北盟會編》、《建炎以來系年要錄》諸書，皆極詳備，可供修史之擷取，由其立制之善，蓋元明以下所不及也。
唐宋記注之官，已如上文所論，唐玄宗、宋高孝二宗之起居注，亦可考其厓略（詳見朱希祖先生《漢唐宋起居注考》）。元時雖設起居注，所錄皆臣下聞奏事目，而無帝王之言動，宰相拜住曾言其失。明太祖時宋濂曾撰《起居注》，劉基條答天象之問，命付史館。亦其證也。成祖時王直以右春坊右庶子，兼記起居，其后漸廢，惟以翰林院之修撰、編修、檢討掌修國史，遇有纂修，以爵高之勛臣一人為監修，閣學士一人為總裁，翰林學士為副總裁，職事視前為重，而不復能舉朝夕記注之職。成化以來，職修纂者，惟取六部前后章奏，分為十館，以年月編次，稍加刪潤，櫽括成篇，即為一帝之實錄。至如仗前柱下之語，章疏所不及者，即有見聞，無憑增入。孝宗時太仆少卿儲罐上書請立史官，記注言動，如古左右史，竟未能用（見《明史》本傳），又明臣奏議（十一）載此疏，謂帝從之，實則未行。六曹六冊，送閣驗訖封鎖，歲終匯收入大柜，永不開視，雖得旨允行，而未久又廢（《春明夢余錄》十三）。今天津市圖書館藏《萬歷起居注》若干冊，內載張居正奏對之語，為《實錄》所無（據陶元珍說），此即萬歷時恢復記注之證也。清代記注之制，略如明代，每月例由日講起居注官撰成《起居注》二冊，呈送內廷存貯，今故宮博物院，猶有存本，所記甚簡，仗前柱下之語，亦無憑列入，蓋其名不副實，非一朝一夕之故矣（杭世駿《道古堂集》有《與某君論起居注書》，語尚未晰，朱氏《漢、唐、宋起居注考》曾論之）。
劉知幾嘗稱，“三為史臣，再入東觀”，且與朱敬則、徐堅、吳兢奉詔更撰《唐書》，又重修《則天實錄》，設館修史甘苦，蓋已備嘗之矣。又以其時小人道長，綱紀日壞，仕于其間，忽忽不樂，遂與監修國史蕭至忠等書云：