1.2 集中采購與分散采購的理論分析

1.2.1 分散采購相關理論和發展

1.分散采購的優點

相對于集中采購而言，分散采購具有以下優點。

1）成員企業在采購上的積極性高

分散采購的方式，使得各部門可以充分享有采購的自主權，獨自規劃采購內容、執行采購方案，有利于本部門工作的開展，采購權力的下放極大地提高了采購部門的積極性。

2）分散采購風險

各部門對自己所需的原材料分別采購，能夠及時根據庫存情況做出相應的調整，也減少了因為集中調度而產生的采購時間延遲和耽誤生產正常運行等問題。

3）所采購的原材料能更好地符合成員企業自身的需要

實行分散采購，各個部門能夠根據自己獨特的需求特點選擇最合適的采購材料，避免出現材料性能不符合最佳生產要求、材料價格在企業本身的接受能力之外的情況。

4）采購流程較短，采購過程簡單

各部門獨立采購，不用首先將需求信息反映到集中的采購委員會，待采購完成后等待統一配送。各部門直接發出采購訂單，所采購的材料直接入庫，供應生產，整個采購過程簡單迅速。

2.分散采購的應用現狀及適用條件

分散采購模式有其便利性和及時性的優點，在過去很長一段時間，分散采購一直是一種重要的采購管理模式，政府部門及其他企事業單位部門需要的貨物、工程和服務都是由本單位自行采購的，完全處于自由、分散的狀態。但是，隨著社會的發展及采購流程的不斷完善，人們逐漸認識到采購管理的重要性，集中采購開始被采納。人們也認識到不同的采購模式具有不同的使用條件，采購模式的選擇需要依據企業的經營環境及戰略環境來決定。分散采購模式適用于以下情況。

（1）適用的采購主體：二級法人單位、子公司、分廠、車間離主廠區或集團供應基地較遠，其供應成本低于集中采購時的成本。

（2）適用的采購客體：小批量、單件、價值低、總支出在產品經營費用中所占比重小的物品；市場資源有保證，易于送達，物流費用較少的物品；分散采購時，各基層有這方面的采購與檢測能力的；產品開發研制、試驗所需要的少量物品。

1.2.2 集中采購相關理論和發展

1.集中采購的優點

集中采購主要是把采購業務歸口一個部門管理，消除多頭指揮、重復采購和重復庫存等現象，強化企業的整體購買力。集中采購通過建立信息平臺，跨越組織協調的邊界，消除傳統采購中部門之間的權力沖突，使企業的不同部門、不同管理層通過信息系統對運作中出現的問題一目了然，從而實現對整個物流過程有效的管理、協調和控制。

集中采購的優勢具體體現在以下方面。

1）集中采購數量

集中采購最顯而易見的好處就是得到數量折扣和其他一些有利的采購條款。這通常被稱為采購量杠桿效應，集中采購中，數量上的優勢給采購部門更強的議價能力，供應商則因為大批的購買量而更愿意協商、提供更好的條款并分享技術。

2）避免機構及人員的重復

由于采購人員集中在一起，經過調研后提交的是一個匯總所有業務單位相同物料需求的大訂單，減少了許多重復的工作。同時，可以減少采購部門和人員數量，降低人力成本。

3）專業化

集中化后的采購人員專注于某類商品而不是所有的商品和服務，這樣，可以投入更多的時間和精力去研究所負責的物料，掌握采購方面的專業知識、供應源、已有的或是新的物料和生產流程、市場情況和價格，成為更專業的買家。而業務單位的管理人員則可以騰出精力做好管理工作。

4）較低的運輸成本

集中采購可以享受大批量運輸的優惠，同時，由于與供應商良好的合作關系，小批量的運輸也可以安排直接從供應商那里送到使用地。另一方面，統一運輸增加了整車運輸的概率，減少了零擔運輸，提高了運輸工具的使用效率。

5）業務單位之間沒有競爭

在物料短缺的時候，集中采購可以避免不同單位采購相同物料而相互競爭從而引起價格上漲的局面。

6）對采購活動更有效的控制

如果采購決策都經過集中控制，就不必對分散于整個企業的不同單位的采購決策加以監督，一些違規或非法的行為也就容易避免。

2.集中采購的模式

集中采購的模式并不是單一的，為實現集團采購業務集中管控的業務需求，集中采購包括以下幾種典型模式的應用：集中定價、分開采購；集中訂貨、分開收貨付款；集中訂貨、分開收貨、集中付款；集中采購后調撥等運作模式。下面對典型模式進行介紹。

1）集中訂貨、分開收貨、集中付款模式

集團總部或采購公司負責管理供應商及制定采購價格等采購政策，并且負責采購訂貨工作。各個集團部門提出采購申請，前者進行匯總、調整，并根據調整結果下達采購訂單，發收貨通知單給各需求部門；需求部門根據收貨通知單或采購訂單進行收貨及入庫；前者匯集后者的入庫單進行與外部供應商的貨款結算，并根據各部門的入庫單與其分別進行內部結算。

2）集中采購后調撥模式

集團總部或采購公司負責管理供應商及制定采購價格等采購政策，并且負責采購訂貨工作。各需求部門提出采購申請，前者進行匯總、調整，并根據調整結果下達采購訂單，前者完成后續的收貨、入庫、外部貨款結算處理。之后，根據各部門的采購申請，前者啟動內部調撥流程，制訂調撥訂單并做調撥出庫，后者根據調撥訂單做入庫處理，兩者最后做內部結算處理。

3.集中采購的應用現狀及適用條件

隨著市場經濟的發展，分散采購的弊端日益顯現，表現在：采購的隨機性大；沒有一定的規模效益；很容易滋生腐敗。為打破這種不規范的采購模式，很多學者從供應鏈的角度對采購問題進行研究，并將采購管理作為供應鏈管理的一個重要部分，在此情況下，集中采購憑借其在采購上的優越性而逐漸被廣泛地研究和使用。

雖然集中采購會帶來更低的采購成本和更強的談判能力，但這種模式對于互不相干的業務可能無法實行，很少有企業會采用絕對的集中采購，近年來發展的趨勢是對主要物料采用集中采購，總體說來，集中采購的適用環境主要有以下幾種。

（1）企業產銷規模大，采購量大，需要一個采購部門來辦理即可充分滿足各單位對物料的需求。

（2）企業各單位或工廠集中于一個地理區域，采購工作并無因地制宜的必要；或者采購部門與業務單位雖非同處一地，但信息系統相當便捷，不影響需求時效。

（3）企業的產品種類大同小異，主要物料規格集中度高，采購需求的通用性高，集中采購就可以達到“以量制價”的效果。

（4）物料的價格對政治和經濟氣候的敏感程度很高，集中采購模式就會受到偏愛。

1.2.3 集中采購與分散采購的比較

1.組織結構方面

分散采購的模式下，采購部門是每一個事業部門（二級單位、分廠或車間）下設的獨立機構，負責本部門的物品采購。各事業部內的采購部門根據相應部門的采購申請獨自下單、獨自組織招投標活動、進行供應商的選擇和管理、完成運輸業務，實現產品入庫，其典型的組織結構如圖1-1所示。

由圖1-1不難看出，此種采購模式具有明顯的缺點：當供應商的能力有限時，經營單位相互之間會成為競爭者，形成內部競爭。而且，不同的經營單位可能會與同一個供應商就同一種產品進行談判，結果達成了不同的采購訂單。

集中采購的模式下，由于各事業部的采購部門被取消，而在公司內部成立統一的采購部門，因此，采購部門直接接受公司高層的領導，而不再是各個部門的下設機構，此時，成立的采購部門直接對總經理負責，在公司層次上可以找到中心采購部門，公司的合同專家在戰略戰術層次上參與采購運作（參見圖1-2）。可以集中制訂產品的規格性能決策（通常與中心工程技術或研發機構緊密合作），在供應商選擇的決策上也是如此。

2.業務流程方面

分散采購的模式下，各個事業部的采購部門獨立開展工作，首先由各個需求部門提出采購申請，提交請購單，進過審批的請購單將會送到采購部門進行具體的采購工作實施，采購部門根據采購單上的要求選擇合適的供應商，經過一系列的采購程序、驗貨、收貨后，處理完采購單，實現支付就完成了一次采購，其間與供應商之間還會涉及運輸協議。集團公司下的每個事業部都執行相同的采購流程。典型的分散采購業務流程圖如圖1-3所示。

在集中采購的模式下，公司將建立采購管理平臺，整個采購管理平臺是由一系列數據庫組成的高效的管理信息系統，各個需求部門將需求計劃輸入采購管理平臺的數據庫，數據庫可根據現有庫存量、材料基準用量、采購周期等自動計算出材料所需采購品種、采購量及要求到貨時間。并且自動結合市場供給情況選擇合適的供應商，采購員從供應商檔案中選擇供應商，并由采購計劃口生成采購訂單，請供應商進行確認，如雙方確認無誤，供應商發貨后，采購部門修改數據庫發貨情況，數據庫據此生成入庫通知單、質檢通知單和電子發票。采購部門收到供應商的發票后，將發票號填入電子發票有關字段中，并將其交至財務部門。在到貨后進行一系列的驗貨、收貨程序，然后供應給各個需求部門。典型的集中采購流程圖如圖1-4所示。

3.其他方面的比較

1）采購目的和功能

集中采購具有采購成本低、操作相對規范和社會影響大的特點，可以發揮集中采購的規模優勢和政策作用，體現采購的效益性和公共性原則，也有利于集團公司的集中監管和對分散采購的良好示范作用。分散采購可以借助單位的技術優勢和社會中介代理機構的專業優勢，并能充分調動各單位采購的積極性和主動性，提高采購效率。

2）采購執行主體

集中采購的執行主體為公司或集團主管部門，各下設單位必須委托集中采購機構代理采購，而不得擅自自行組織采購。在分散采購的情況下，公司各下設單位可以依法自行組織實施采購，也可以委托集中采購機構或其他具有政府采購代理資格的社會中介機構代理采購。

3）供應商的數量

分散采購常屬于多頭采購，眾多獨立的采購部門的存在使得供應商的數目較多，受采購人員素質的差異及采購流程的規范程度的影響，供應商的質量參差不齊。集中采購通過網上招標等更加規范化的方式優選企業的供應商，采用規范的采購流程，使得供應商的數量減少，但質量較高。

4）項目特征

列入集中采購的項目往往是一些大宗的、通用性的項目，一些社會關注程度較高、影響較大的特定商品、大型工程和重要服務類項目；列入分散采購的項目往往是一些在限額標準以上的、專業化程度較高或單位有特定需求的項目，一般不具有通用性的特征。

分散采購和集中采購的對比通過表1-1可以清楚地看出來。