1.3 管理信息系統與ERP

在21世紀信息時代，管理信息系統與ERP系統是出現頻率較高的幾個名詞，學術界有很多針對管理信息系統與ERP系統進行研究的論述與文獻，產業界也在積極地把管理信息系統與ERP系統應用于企業信息化的實踐中。管理信息系統與ERP系統之間有什么聯系與區別？本節先介紹管理信息系統、信息系統的基本概念，然后對管理信息系統與ERP的關系進行的探討。

1.3.1 數據與信息

因為管理信息系統研究的對象是管理信息，為了理解什么是管理信息系統，下面先介紹數據與信息、管理信息的基本概念。

1.信息與數據

1）信息

從信息的觀點來看，人類的活動離不開信息，自然界也充滿著信息的運動。信息概念的重要性在于，它是一切社會活動的一個基本條件。隨著人類社會進入信息時代，大家越來越清晰地認識到了信息的重要性，信息已經逐漸成為人類賴以生存與發展的戰略資源之一，在社會生產和人類生活中發揮著日益顯著的作用。從而，人類生活、生產中的資源除了物質資源之外，還有信息，人們稱之為信息資源或第三資源。

管理信息系統研究的對象是信息，什么是信息，至今尚沒有一個統一的定義，人們往往從不同的角度對信息給出許多不同的描述。信息最簡單的解釋就是消息，是生活主體與外部客體之間的有關情況的消息。

在數據處理和管理信息系統領域中，我們認為采用下列描述更為合適：

定義 信息是經過加工的數據；信息是有一定含義的數據；信息是對決策有價值的數據；信息是預先不知道的數據。

2）數據

從上面的描述可以發現，理解信息的概念需要先理解數據的概念，因為信息的前提是數據。那么，什么是數據呢？它與信息的概念一樣，不同領域給出了不同的定義，也很難給出統一的定義。

在數據處理和管理信息系統領域中，我們認為采用下列描述更為合適：

定義 數據是對客觀事物的記載，是存儲在一種媒介物上的非隨機的可以鑒別的物理符號集合，它通過有意識的組合來描述客觀世界中某種實體（如人、物、事件、狀態或活動）的情況。

例如，企業的領料單、訂貨單、工具卡等都是一些事實的記載，因而都是數據。

從上述定義可知，數據的概念涉及三方面內容。

（1）數量——事物特征的描述。用來表示事物的大小、狀態、屬性等。

（2）媒介物——數據的載體。媒介物可以是實體介質（繩子、溫度計、風向儀等）、書寫介質（紙、金屬、布等）、磁介質、電介質、光介質、半導體存儲器、聲介質或者氣態介質等。

（3）符號——數據的表現形式。數據是一種形式化的物理符號集合，符號可以是數字、文字、字母和其他特殊字符，也可以是圖形、圖像、口語、音樂、聲音或多媒體數據，可以是不同強弱的光束、不同形態的物質（繩結、石頭、煙火）、氣味、波長、電壓等。物理符號是可以鑒別的。

3）信息與數據的區別與聯系

（1）數據是原料，信息是產品。

由于信息是指對數據進行加工處理后得到的有用的數據，人們占有了信息就可以加深對事物的理解并達到某些特定的目的。可見，信息與數據的關系猶如產品與原料的關系。

（2）信息是主觀的，數據是客觀存在的。

信息對使用者具有決策價值，具有主觀性，而數據不要求對決策有用，只是反映客觀存在的事實，具有客觀性。例如股市行情（大盤指數與股票價格），對于不進行股票投資的人來說，毫無用處，而股票投資者會將其視為重要的信息，根據大盤指數與股票價格的高低進行股票的購進或拋出，以達到股票增值的目的。

（3）數據是信息的表達形式，信息是數據的內涵。

數據是信息載體（媒介物）上的物理形式，信息是數據描述的本質內容，數據只有經過解釋才有意義，成為信息。

例如“1”、“0”，獨立的1、0均無意義。當它表示某實體在某個地域內存在與否，它就提供了“有”、“無”信息，當用它來表示某種實體的類別時，它就提供了特征碼信息。

（4）信息是新鮮的，數據是長久的。

信息對使用者來說必須是事先不知道的，具有時間限制，也就是說具有新鮮性。數據沒有時間限制，是可以永久存在的。例如當天的天氣預報，對關心當天天氣的人來說是信息，但預報后就成為天氣資料數據了。

信息與數據是相對的概念，在一些不很嚴格的場合或不易區分的情況下，人們經常將它們當做同義詞，籠統地使用。例如，數據處理和信息處理，數據管理和信息管理等。

2.管理信息

管理信息是組織在管理活動過程中采集到的、經過加工處理后對組織活動、管理決策產生影響的各種數據的總稱。

1）管理信息的作用

管理信息的作用主要體現在以下5方面：

（1）是組織進行管理工作、決策的基礎和核心。

（2）是組織控制管理活動的重要手段，聯系各個管理環節的紐帶。

（3）是提高組織管理效益的關鍵。

（4）是重要的資源。

（5）是實施管理控制的依據。

2）管理信息的特點

除了具有上述一般信息的屬性外，管理信息還有如下特點。

（1）信息來源的分散性

信息來源分布在數據產生的源點，例如，可以來自企業各個生產環節和業務部門，這就決定了數據收集工作的復雜性和繁重性。

（2）信息量大且多樣性

隨著組織、企業規模擴大和產品種類的增加、新技術的采用等，管理信息的量越來越大，需要處理的數據是多樣化的、大量的，特別適合使用計算機進行處理，以節約人力和時間。

（3）信息處理方法的多樣性

管理信息的處理方式主要有核對、分類、檢索合并、總計和轉錄等，隨著計算機的運用，除了簡單地進行各種計算外，必須注意采用現代數學方法，建立復雜的預測，優化數學模型。例如，線性規劃模型、多目標規劃模型、投入產出分析模型等。

（4）信息的發生、加工和使用時間、空間上的不一致性

管理活動具有層次性，具有高層、中層和基層等不同的管理內容。最原始的信息大都產生在基層，經過逐級收集、加工后為中層或高層管理者所用，在這個過程中時間和空間都將發展變化，這種時空的不一致性使得管理信息處理工作更加復雜化。

1.3.2 系統與信息系統

因為管理信息系統是一個信息系統，所以，要理解什么是管理信息系統還需要了解系統與信息系統的概念。

1.系統

1）系統的基本概念

（1）系統

系統的概念是管理信息系統的基礎概念之一。系統的定義有很多，文字雖有不同，但實質相同。本書給出如下系統定義：

系統是由處于一定的環境中為了實現某種目的，由一些相互聯系和相互作用的若干元素（Element），按照一定的法則或結構組織起來的具有某種特定功能的有機集合體。

從系統的定義可以發現，系統可以是抽象的或物理的，可以是巨大的或渺小的。例如，宗教系統是一套有關神和神與人類之間關系的思想體系，它是一個抽象的系統。一輛汽車是由發動機、車輪、方向盤、車體等部件構成的一個物理系統。世界上人類最想了解的宇宙和腦細胞就是我們所知道的最大系統和最小系統。

（2）元素

組成系統的各個事物或部件稱為系統的元素。通常元素都具有自己獨立的功能，例如，一個企業有人事部門、設計部門、生產部門、財務部門和銷售部門。各部門有各自的工作職責和規范。

（3）子系統

系統往往是一個相對的概念，在系統的內部還有系統，因此把系統內部的系統稱為子系統。

（4）環境

如果一個系統是一個更大系統的一部分，這個大系統稱為該系統的環境。

（5）接口

系統與環境的作用點、子系統之間的連接點稱為接口（Interface）。

（6）邊界

系統邊界用于界定系統功能、有機集合體的范圍，是系統區別于環境和另一系統的界限。換句話說，有了系統的邊界，就可以把系統從所處的環境中分離出來。

有系統就必有其邊界。一般來說，系統邊界的劃分一方面既要使邊界包含系統的元素、結構及目標所共同涉及的范圍；另一方面又要在滿足系統目標的前提下，使邊界包含的內容盡可能得少直至僅包含那些保證完成系統目標的最少必要部分。

2）系統的結構

結構是指系統各組成元素之間相互聯系、相互作用的方式或秩序，是系統內各元素之間存在的物理或邏輯關系的集合。如各元素在數量上的比例關系，時間上的先后關系，空間上的連接關系，組織上的隸屬關系等。系統內各元素間的關系有些是靜態穩定的，有些是動態變化的。任何系統必有其結構，否則不成為系統。一切物質系統都以一定的結構形式存在、運動和變化。

2.信息系統

1）信息系統的定義

簡單來說信息系統是輸入數據，經過加工處理輸出信息的系統。具體來說信息系統是對信息進行采集、傳輸、處理、存儲、管理和檢索的系統。它由人、硬件、軟件和數據資源組成，目的是及時、正確地收集、加工、存儲、傳遞和提供信息，實現組織中各項活動的管理、調節和控制。

2）信息系統的功能

信息系統通常都具有輸入、數據傳輸、存儲、加工處理和輸出等功能，這些功能可根據具體情況，分別由計算機和人工交互過程承擔。下面分別說明。

（1）數據收集和輸入

把分散在各地的數據進行收集并記錄下來整理成信息系統要求的格式和形式，在大多數情況下，這項工作由人工進行。整理好的數據可直接通過鍵盤輸入系統進行處理，也可先錄入軟盤或磁帶等介質，待需要時再統一輸入系統處理。

（2）數據傳輸

數據傳輸主要有兩種傳輸方式：一是數據通信，即以計算機為中心，通過通信線路與其他近/遠程終端連接，形成聯機系統，或通過通信線路將計算機聯網；二是介于人工傳輸與計算機傳輸之間的存儲介質傳輸，例如，下級企業向上級部門報送各類報表等，可直接通過計算機網絡或互聯網直接輸入與傳送，或將數據錄入外部儲存設備上報（如U盤）上級部門可利用外部儲存設備中的數據進行匯總處理。

（3）數據存儲

管理中的大量數據需要被不同的數據處理過程所共享，并且需要保存下來多次調用。這些數據通常保存在磁盤、磁帶等存儲設備上，以便需要時隨時進行存取和更新。

（4）數據加工處理

信息系統的數據加工處理是將輸入的原始數據，根據系統的要求，通過一定的方式和方法轉換為信息的過程。在企業和組織的信息系統中，數據加工處理有多種方式，基本方式大致可分為核對、變換、分類、合并、更新、檢索、抽出、分配、生成和計算等。

（5）數據輸出

根據不同需要，將加工處理后的數據以不同的方式進行輸出。例如，輸出報表、圖形等供管理人員使用，輸出磁盤、磁帶文件等供計算機進一步處理。

1.3.3 管理信息系統與ERP

1.管理信息系統

1）管理信息系統的定義

在管理信息和信息系統概念的基礎上，下面給出管理信息系統的定義。

定義 管理信息系統是一個由人、機（計算機）組成的能進行管理信息的收集、傳遞、存儲、加工、維護和使用的系統。它是一個以人為主導，利用計算機硬件、軟件、網絡通信設備及其他辦公設備，進行信息的收集、傳輸、加工、存儲、更新和維護，以企業戰略優化、提高效益和效率為目的，支持企業高層決策、中層控制、基層運作的集成化的人機系統。簡言之，管理信息系統是一個以計算機為..............工具，具有數據處理、預測，.............控制和輔助決策功能的信息系統..............。

關于管理信息系統的定義大致分為兩類：

一類是廣義的管理信息系統，認為管理信息系統是存在于任何組織內部，為管理者服務的信息收集、加工、存儲、傳輸、檢索和輸出的系統，是一個對組織進行全面管理的綜合系統。

另一類是指狹義的管理信息系統，指按照系統思想建立起來的以計算機為工具，專門進行業務報表處理的系統。

本書所說的管理信息系統為廣義的。

2）管理信息系統的基本功能

（1）數據處理：包括數據收集和輸入，數據傳輸、數據存儲、數據加工處理和輸出。

（2）預測功能：運用現代數學方法，統計方法或模擬方法，根據過去的數據預測未來的情況。

（3）計劃功能：根據企業提供的約束條件，合理地安排各職能部門的計劃，按照不同的管理層，提供相應的計劃報告。

（4）控制功能：根據各職能部門提供的數據，對計劃的執行情況進行監測、檢查、比較執行與計劃的差異，對差異情況分析其原因，輔助管理人員及時以各種方法加以控制。

（5）輔助決策功能：采用各種數學模型和所存儲在計算機中的大量數據，及時推導出有關問題的最優解或滿意解，輔助各級管理人員進行決策，以期合理利用人、財、物和信息資源，取得較大的經濟效益。

2.管理信息系統和ERP的關系

根據管理信息系統的定義，可以發現ERP是一個管理信息系統，因為ERP實現了從整個組織的高度對企業所有資源的有效管理，是一種提供跨地區、跨部門、跨公司，實時提供信息的信息系統。它通過財務會計、管理會計、生產計劃管理、物料管理、銷售與分銷管理和庫存管理等主要功能模塊，提供企業資源最優化配置計劃，為企業內部或外部的經營活動提供各種決策使用的信息，以達到企業經營管理的目標。

根據管理信息系統的功能說明，可以發現ERP系統是管理信息系統的具體實例。例如，MPR系統實現了使用計算機軟件對制造環節中物流數據的管理，使企業達到“既要保證生產又要控制庫存”的目的；MRPⅡ系統通過計算機軟件集成了企業的物流和資金流數據，將人、財、物、時間等各種資源統一進行周密計劃，合理利用，以提高企業的競爭力；ERP系統是將企業供應鏈、企業業務流程和信息流程都囊括其中進行統一規劃與管理。由于ERP在企業中的廣泛使用，現在已經成為企業管理軟件的代名詞，是管理信息系統的具體體現形式。

在理論上，管理信息系統與ERP在概念上是一種包含關系，可將ERP視為管理信息系統的子系統。管理信息系統為ERP系統的分析、設計、開發和實施提供了理論與技術基礎。