一、性質和類型
函，俗稱信件。函作為一種公文，與私人信件有所不同。公文函，亦稱公函，談的是公務，主要內容常用標題揭示。而一般私函，談的是個人私事，無標題。這是公函與一般私函的本質區別。
（一）函的性質
就使用范圍而言，函“適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題；向有關主管部門請求批準”等。就行文關系而言，函是平行文。雖然上級向下級詢問工作情況或某一具體問題，下級向上級及業務指導機關詢問有關方針政策和界限不明確的問題等，也可用函行文，但多數用于不相隸屬機關之間。
（二）函的種類
依據行文內容，函可分為三種：
1.便函
便函，一般采用書信格式，不擬文件標題，只有上下款和日期，不編文件號，發出時可蓋公章，也可簽個人姓名。
2.商洽函
主要用于不相隸屬機關之間商量洽談辦理某一問題，如聯系參觀、學習，商洽干部調動，請求幫助支持等。
3.問答函
主要用于向對方詢問或答復某一事項。問答函包括詢問函和復函兩種類型。復函與批復和答復性報告都屬答復性公文，但三者又有所區別。復函的對象，一般是不相隸屬機關，屬平行；批復的對象是下級機關，屬下行文；答復性報告的對象是上級機關，屬上行文。
4.請批函
用于向有關主管部門請求批準某一事項。請批函與請示都有“請求批準”的意愿，但二者適用對象不同。請示的對象是有隸屬關系的直接上級，屬上行文；請批函的對象是無隸屬關系的主管部門，屬平行文。所謂有關主管部門，指對請批的事項有決定權和批準權的部門。主管部門多是職能部門。
二、寫作格式
函一般由標題、主送機關、正文、落款和日期構成。
（一）標題
函的標題通常有兩種結構形式：
1.由“事由 文種”構成。
2.由“發文機關 事由 文種”構成。
（二）正文
函的正文主要由原由和事項兩部分構成，有的附加結尾。
1.原由：寫明發函的原因、依據。原由的寫法，除問答函（指復函）有一定模式可循，商洽函、請批函均無模式可循。不同內容有不同寫法。復函的原由常見寫法是“××日來函收悉”，或“關于……的函收悉”。商洽函、請批函的原由寫明商洽、請批某事的原因理由即可。
2.事項：寫明商洽、請批、答復的具體內容。常見寫法有兩種：第一種寫法是一段到底，把事項跟原由融合起來。第二種寫法，事項與原由分開，事項部分依據內容分條來寫。
結尾：有的意完即止，無特殊的結尾標志；有的在結尾處寫上“特此函告”或“盼復”、“請函復”；若是復函，則寫上“特此函復”。
（三）發函單位。加蓋單位公章。
（四）發函日期。位于印章下方，全稱寫明年、月、日。
三、范文
例一：
請求函
敬啟者：
謝謝貴方索取本鉻鎳鋼公司新型手袋目錄一函。貴方所需目錄分別寄上，交盼貴方對所列條件會感興趣。
訂購數量多少與價格，在表上均有分別說明，同時此表亦可作訂購單使用。在通常情況下88頁～98頁上顯示有多種新型號，是今年手袋展示會上一種時興，敬請貴方注意。
因為本公司接獲大量訂單，務必全力履行，故建議貴方對本公司之產品指示，盡速惠函告知。
發函者
例二：
商洽函
敬啟者：
我方在《化學雜志》，得到貴公司名稱和地址，盼與貴公司建立商務關系，特函奉告。
本公司系中國化學產品最大的出品商之一，具有五十年的商務經驗，商譽馳名。我方的服務和產品品質保證會使貴方滿意。
對我方的信用，如需作進一步的了解，請向中國銀行深圳分行直接查詢。
盼盡速回音。
敬上
發函者
例三：
××縣第四中學關于請求在師資方面給予協助的函
××中學：
我校根據縣教委要求，在各班級開設了計算機課程，然而師資力量嚴重不足。欣聞貴校計算機師資力量雄厚，因此，特提出請求，希望貴校能夠給予大力協助，選派二名計算機教師，來幫助我們搞好計算機課程的教學。
如貴校同意，即請函復，我們當派專人前去洽談有關事宜。
××縣第四中學
二〇〇×年×月×日
例四：
詢問函
敬啟者：
我方在鳳凰衛視上看到貴公司的廣告，對貴公司的金屬箱及各類刀具，甚感興趣。
請貴方附表內之項目，以CIF新加坡報價函告，并將最早交貨日期、付款條件及經營訂購的折扣，亦一并予以說明。
本公司對各類金屬日用雜貨每年需求量甚大，請貴方惠贈一份目錄及詳細說明。
敬上
發函者
例五：
聯系函
敬啟者：
貴方提醒我方于九月十六日付款逾期一函敬悉。本公司本打算付清，但由于本地季節性貿易不景氣，造成我方顧客付款極度緩慢。
此種原因，致使本公司暫時不便清償貨款總額。今天通過中國銀行，本公司將函以電報發出，貴方可在一兩天內收到。本公司希望貴方能了解我方困境并給我方以協助。
敬上
發函者
例六：
告知函
敬啟者：
貴方訂購貨物的出口許可證已獲批準。貨物將于八至十天內制造完成，特此奉告。我方建議，以見到由中華人民共和國中國銀行開出不可撤消信用證時付款。
我方一接到貴方確認書后，信用證就已開出，而貨物即行啟運并將文件寄出，作為向銀行結賬憑據。
敬上
發函者
例七：
答復函
敬啟者：
××先生對因時間原因無法接受貴公司邀請參加8月8日星期二舉辦的上市路演冷餐會，表示遺憾并致歉意。
誠摯地祝賀貴公司上市成功。
××先生的秘書（簽名）
二〇〇×年八月二日
§§第二章 事務類文書寫作