一、性質(zhì)和類型

函，俗稱信件。函作為一種公文，與私人信件有所不同。公文函，亦稱公函，談的是公務(wù)，主要內(nèi)容常用標(biāo)題揭示。而一般私函，談的是個(gè)人私事，無(wú)標(biāo)題。這是公函與一般私函的本質(zhì)區(qū)別。

（一）函的性質(zhì)

就使用范圍而言，函“適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題；向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)”等。就行文關(guān)系而言，函是平行文。雖然上級(jí)向下級(jí)詢問(wèn)工作情況或某一具體問(wèn)題，下級(jí)向上級(jí)及業(yè)務(wù)指導(dǎo)機(jī)關(guān)詢問(wèn)有關(guān)方針政策和界限不明確的問(wèn)題等，也可用函行文，但多數(shù)用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間。

（二）函的種類

依據(jù)行文內(nèi)容，函可分為三種：

1.便函

便函，一般采用書信格式，不擬文件標(biāo)題，只有上下款和日期，不編文件號(hào)，發(fā)出時(shí)可蓋公章，也可簽個(gè)人姓名。

2.商洽函

主要用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商量洽談辦理某一問(wèn)題，如聯(lián)系參觀、學(xué)習(xí)，商洽干部調(diào)動(dòng)，請(qǐng)求幫助支持等。

3.問(wèn)答函

主要用于向?qū)Ψ皆儐?wèn)或答復(fù)某一事項(xiàng)。問(wèn)答函包括詢問(wèn)函和復(fù)函兩種類型。復(fù)函與批復(fù)和答復(fù)性報(bào)告都屬答復(fù)性公文，但三者又有所區(qū)別。復(fù)函的對(duì)象，一般是不相隸屬機(jī)關(guān)，屬平行；批復(fù)的對(duì)象是下級(jí)機(jī)關(guān)，屬下行文；答復(fù)性報(bào)告的對(duì)象是上級(jí)機(jī)關(guān)，屬上行文。

4.請(qǐng)批函

用于向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)某一事項(xiàng)。請(qǐng)批函與請(qǐng)示都有“請(qǐng)求批準(zhǔn)”的意愿，但二者適用對(duì)象不同。請(qǐng)示的對(duì)象是有隸屬關(guān)系的直接上級(jí)，屬上行文；請(qǐng)批函的對(duì)象是無(wú)隸屬關(guān)系的主管部門，屬平行文。所謂有關(guān)主管部門，指對(duì)請(qǐng)批的事項(xiàng)有決定權(quán)和批準(zhǔn)權(quán)的部門。主管部門多是職能部門。

二、寫作格式

函一般由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、落款和日期構(gòu)成。

（一）標(biāo)題

函的標(biāo)題通常有兩種結(jié)構(gòu)形式：

1.由“事由 文種”構(gòu)成。

2.由“發(fā)文機(jī)關(guān) 事由 文種”構(gòu)成。

（二）正文

函的正文主要由原由和事項(xiàng)兩部分構(gòu)成，有的附加結(jié)尾。

1.原由：寫明發(fā)函的原因、依據(jù)。原由的寫法，除問(wèn)答函（指復(fù)函）有一定模式可循，商洽函、請(qǐng)批函均無(wú)模式可循。不同內(nèi)容有不同寫法。復(fù)函的原由常見(jiàn)寫法是“××日來(lái)函收悉”，或“關(guān)于……的函收悉”。商洽函、請(qǐng)批函的原由寫明商洽、請(qǐng)批某事的原因理由即可。

2.事項(xiàng)：寫明商洽、請(qǐng)批、答復(fù)的具體內(nèi)容。常見(jiàn)寫法有兩種：第一種寫法是一段到底，把事項(xiàng)跟原由融合起來(lái)。第二種寫法，事項(xiàng)與原由分開，事項(xiàng)部分依據(jù)內(nèi)容分條來(lái)寫。

結(jié)尾：有的意完即止，無(wú)特殊的結(jié)尾標(biāo)志；有的在結(jié)尾處寫上“特此函告”或“盼復(fù)”、“請(qǐng)函復(fù)”；若是復(fù)函，則寫上“特此函復(fù)”。

（三）發(fā)函單位。加蓋單位公章。

（四）發(fā)函日期。位于印章下方，全稱寫明年、月、日。

三、范文

例一：

請(qǐng)求函

敬啟者：

謝謝貴方索取本鉻鎳鋼公司新型手袋目錄一函。貴方所需目錄分別寄上，交盼貴方對(duì)所列條件會(huì)感興趣。

訂購(gòu)數(shù)量多少與價(jià)格，在表上均有分別說(shuō)明，同時(shí)此表亦可作訂購(gòu)單使用。在通常情況下88頁(yè)～98頁(yè)上顯示有多種新型號(hào)，是今年手袋展示會(huì)上一種時(shí)興，敬請(qǐng)貴方注意。

因?yàn)楸竟窘荧@大量訂單，務(wù)必全力履行，故建議貴方對(duì)本公司之產(chǎn)品指示，盡速惠函告知。

發(fā)函者

例二：

商洽函

敬啟者：

我方在《化學(xué)雜志》，得到貴公司名稱和地址，盼與貴公司建立商務(wù)關(guān)系，特函奉告。

本公司系中國(guó)化學(xué)產(chǎn)品最大的出品商之一，具有五十年的商務(wù)經(jīng)驗(yàn)，商譽(yù)馳名。我方的服務(wù)和產(chǎn)品品質(zhì)保證會(huì)使貴方滿意。

對(duì)我方的信用，如需作進(jìn)一步的了解，請(qǐng)向中國(guó)銀行深圳分行直接查詢。

盼盡速回音。

敬上

發(fā)函者

例三：

××縣第四中學(xué)關(guān)于請(qǐng)求在師資方面給予協(xié)助的函

××中學(xué)：

我校根據(jù)縣教委要求，在各班級(jí)開設(shè)了計(jì)算機(jī)課程，然而師資力量嚴(yán)重不足。欣聞貴校計(jì)算機(jī)師資力量雄厚，因此，特提出請(qǐng)求，希望貴校能夠給予大力協(xié)助，選派二名計(jì)算機(jī)教師，來(lái)幫助我們搞好計(jì)算機(jī)課程的教學(xué)。

如貴校同意，即請(qǐng)函復(fù)，我們當(dāng)派專人前去洽談?dòng)嘘P(guān)事宜。

××縣第四中學(xué)

二〇〇×年×月×日

例四：

詢問(wèn)函

敬啟者：

我方在鳳凰衛(wèi)視上看到貴公司的廣告，對(duì)貴公司的金屬箱及各類刀具，甚感興趣。

請(qǐng)貴方附表內(nèi)之項(xiàng)目，以CIF新加坡報(bào)價(jià)函告，并將最早交貨日期、付款條件及經(jīng)營(yíng)訂購(gòu)的折扣，亦一并予以說(shuō)明。

本公司對(duì)各類金屬日用雜貨每年需求量甚大，請(qǐng)貴方惠贈(zèng)一份目錄及詳細(xì)說(shuō)明。

敬上

發(fā)函者

例五：

聯(lián)系函

敬啟者：

貴方提醒我方于九月十六日付款逾期一函敬悉。本公司本打算付清，但由于本地季節(jié)性貿(mào)易不景氣，造成我方顧客付款極度緩慢。

此種原因，致使本公司暫時(shí)不便清償貨款總額。今天通過(guò)中國(guó)銀行，本公司將函以電報(bào)發(fā)出，貴方可在一兩天內(nèi)收到。本公司希望貴方能了解我方困境并給我方以協(xié)助。

敬上

發(fā)函者

例六：

告知函

敬啟者：

貴方訂購(gòu)貨物的出口許可證已獲批準(zhǔn)。貨物將于八至十天內(nèi)制造完成，特此奉告。我方建議，以見(jiàn)到由中華人民共和國(guó)中國(guó)銀行開出不可撤消信用證時(shí)付款。

我方一接到貴方確認(rèn)書后，信用證就已開出，而貨物即行啟運(yùn)并將文件寄出，作為向銀行結(jié)賬憑據(jù)。

敬上

發(fā)函者

例七：

答復(fù)函

敬啟者：

××先生對(duì)因時(shí)間原因無(wú)法接受貴公司邀請(qǐng)參加8月8日星期二舉辦的上市路演冷餐會(huì)，表示遺憾并致歉意。

誠(chéng)摯地祝賀貴公司上市成功。

××先生的秘書（簽名）

二〇〇×年八月二日

§§第二章 事務(wù)類文書寫作