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1.2.1 策劃階段:分析目標,制定策略

策劃階段包括了寫活動策劃方案的過程,其最終目的也是讓活動策劃方案通過。在實際工作過程中,寫的過程僅占很小的一部分,活動策劃人的主要職責是調查、分析、整合和溝通,具體來說,活動策劃人需要完成以下步驟。

1.從活動發起方那里獲取必要的活動相關信息,主要是活動需求,一般會包括準確或模糊的活動時間、地點、人數、預算、目的和預期效果。活動發起方給出的信息越多,對活動策劃就越有利,也越容易避免活動策劃脫離現實的情況。

2.進行相關調查和初步分析,明確活動條件。根據獲得的信息和當前情況,做基本的排除法。比如,活動的時間安排是否和公司、場地、執行團隊、主要供應商的時間表有沖突;對方的預算相對于活動內容是否合理,如果預算太低,還有沒有增加預算的空間;活動規模是否超出了現有的執行能力,如果在這一步出現了嚴重的判斷失誤,那接下來就會“一步錯、步步錯”,導致整個活動策劃方案出現問題,甚至產生虧損。

3.頭腦風暴,構思執行活動的步驟,建立活動框架。在這一步我們要對活動的內容、環節、人員等有個初步的設計思路,確保活動策劃方案在理論上是可執行的。我們會在第三章介紹各種思維工具,以幫助讀者進行構思。

4.溝通,嘗試使用現有資源滿足需求。整個活動有了框架之后,首先考慮使用現有的、可調度的資源,包括物料、人員、合作關系等。比如,已簽約的攝影師、現有的桌椅等物料、固定的供應商等。在策劃階段,活動策劃人應該溝通確認這些資源的數量和可用性。

5.查找、補充新的資源,滿足空缺的需求。尋找新的物料、場地、供應商,甚至是臨時聘用的工作人員,以完成對活動框架的填充。要特別注意,引入新資源可能產生額外的預算。

6.確定預期目標。根據上述內容,預估在現狀下,能在什么程度上實現活動發起方對活動效果的要求。

7.補充完成時間表和預算表。將具體的時間安排和預估的花費報表制作成Excel表格(或其他你需要的形式),并調整內容使它們符合現有條件。

8.撰寫活動策劃方案?;顒硬邉澐桨傅脑逡话闶桥鋱D的文字版。

9.提交和展示活動策劃方案。文字版活動策劃方案可能有多個版本,比如,對內版本附加成本表,而對外版本附加報價表。另外,可能還會根據需要,額外制作PPT或視頻版的活動策劃方案以進行展示。在此階段,還可能需要其他部門配合設計效果圖、場地圖等內容輔助展示。

10.修改活動策劃方案,直至通過。

我們在策劃階段需要完成活動策劃的大部分工作,另外有小部分工作是需要在執行階段完成的。完成了活動策劃方案,就像電影有了劇本,如何執行它也就有了基本的計劃。在本書中,筆者將用7章的篇幅(第2章到第8章),結合案例詳細講解完成活動策劃方案的過程。

活動策劃方案是指導性的,目的是滿足“做活動”這一需求。因此我們一般從需求出發,先找到活動目標,然后再想辦法解決問題。需要場地,我們就去確認檔期;需要物料,我們就去確認價格,這展示了活動策劃方案的方向性。但是,做策劃畢竟和實際執行不同,活動策劃方案的所有內容都是計劃中的,所有承諾都是預先給出的,當活動策劃方案本身都未確定時,很多因素都將處于變化狀態:場地不可能保證是保留的,價格不可能保證是不變的。因此,活動策劃方案還需要一定的靈活性。

活動策劃方案沒必要是完美的,也不可能是完美的,計劃趕不上變化的問題每時每刻都在發生,而這些問題,需要在將活動策劃方案投入實際執行的過程中一一解決。

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