1.2.1 策劃階段：分析目標(biāo)，制定策略

策劃階段包括了寫活動(dòng)策劃方案的過程，其最終目的也是讓活動(dòng)策劃方案通過。在實(shí)際工作過程中，寫的過程僅占很小的一部分，活動(dòng)策劃人的主要職責(zé)是調(diào)查、分析、整合和溝通，具體來說，活動(dòng)策劃人需要完成以下步驟。

1．從活動(dòng)發(fā)起方那里獲取必要的活動(dòng)相關(guān)信息，主要是活動(dòng)需求，一般會(huì)包括準(zhǔn)確或模糊的活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、人數(shù)、預(yù)算、目的和預(yù)期效果。活動(dòng)發(fā)起方給出的信息越多，對活動(dòng)策劃就越有利，也越容易避免活動(dòng)策劃脫離現(xiàn)實(shí)的情況。

2．進(jìn)行相關(guān)調(diào)查和初步分析，明確活動(dòng)條件。根據(jù)獲得的信息和當(dāng)前情況，做基本的排除法。比如，活動(dòng)的時(shí)間安排是否和公司、場地、執(zhí)行團(tuán)隊(duì)、主要供應(yīng)商的時(shí)間表有沖突；對方的預(yù)算相對于活動(dòng)內(nèi)容是否合理，如果預(yù)算太低，還有沒有增加預(yù)算的空間；活動(dòng)規(guī)模是否超出了現(xiàn)有的執(zhí)行能力，如果在這一步出現(xiàn)了嚴(yán)重的判斷失誤，那接下來就會(huì)“一步錯(cuò)、步步錯(cuò)”，導(dǎo)致整個(gè)活動(dòng)策劃方案出現(xiàn)問題，甚至產(chǎn)生虧損。

3．頭腦風(fēng)暴，構(gòu)思執(zhí)行活動(dòng)的步驟，建立活動(dòng)框架。在這一步我們要對活動(dòng)的內(nèi)容、環(huán)節(jié)、人員等有個(gè)初步的設(shè)計(jì)思路，確保活動(dòng)策劃方案在理論上是可執(zhí)行的。我們會(huì)在第三章介紹各種思維工具，以幫助讀者進(jìn)行構(gòu)思。

4．溝通，嘗試使用現(xiàn)有資源滿足需求。整個(gè)活動(dòng)有了框架之后，首先考慮使用現(xiàn)有的、可調(diào)度的資源，包括物料、人員、合作關(guān)系等。比如，已簽約的攝影師、現(xiàn)有的桌椅等物料、固定的供應(yīng)商等。在策劃階段，活動(dòng)策劃人應(yīng)該溝通確認(rèn)這些資源的數(shù)量和可用性。

5．查找、補(bǔ)充新的資源，滿足空缺的需求。尋找新的物料、場地、供應(yīng)商，甚至是臨時(shí)聘用的工作人員，以完成對活動(dòng)框架的填充。要特別注意，引入新資源可能產(chǎn)生額外的預(yù)算。

6．確定預(yù)期目標(biāo)。根據(jù)上述內(nèi)容，預(yù)估在現(xiàn)狀下，能在什么程度上實(shí)現(xiàn)活動(dòng)發(fā)起方對活動(dòng)效果的要求。

7．補(bǔ)充完成時(shí)間表和預(yù)算表。將具體的時(shí)間安排和預(yù)估的花費(fèi)報(bào)表制作成Excel表格（或其他你需要的形式），并調(diào)整內(nèi)容使它們符合現(xiàn)有條件。

8．撰寫活動(dòng)策劃方案。活動(dòng)策劃方案的原稿一般是配圖的文字版。

9．提交和展示活動(dòng)策劃方案。文字版活動(dòng)策劃方案可能有多個(gè)版本，比如，對內(nèi)版本附加成本表，而對外版本附加報(bào)價(jià)表。另外，可能還會(huì)根據(jù)需要，額外制作PPT或視頻版的活動(dòng)策劃方案以進(jìn)行展示。在此階段，還可能需要其他部門配合設(shè)計(jì)效果圖、場地圖等內(nèi)容輔助展示。

10．修改活動(dòng)策劃方案，直至通過。

我們在策劃階段需要完成活動(dòng)策劃的大部分工作，另外有小部分工作是需要在執(zhí)行階段完成的。完成了活動(dòng)策劃方案，就像電影有了劇本，如何執(zhí)行它也就有了基本的計(jì)劃。在本書中，筆者將用7章的篇幅（第2章到第8章），結(jié)合案例詳細(xì)講解完成活動(dòng)策劃方案的過程。

活動(dòng)策劃方案是指導(dǎo)性的，目的是滿足“做活動(dòng)”這一需求。因此我們一般從需求出發(fā)，先找到活動(dòng)目標(biāo)，然后再想辦法解決問題。需要場地，我們就去確認(rèn)檔期；需要物料，我們就去確認(rèn)價(jià)格，這展示了活動(dòng)策劃方案的方向性。但是，做策劃畢竟和實(shí)際執(zhí)行不同，活動(dòng)策劃方案的所有內(nèi)容都是計(jì)劃中的，所有承諾都是預(yù)先給出的，當(dāng)活動(dòng)策劃方案本身都未確定時(shí)，很多因素都將處于變化狀態(tài)：場地不可能保證是保留的，價(jià)格不可能保證是不變的。因此，活動(dòng)策劃方案還需要一定的靈活性。

活動(dòng)策劃方案沒必要是完美的，也不可能是完美的，計(jì)劃趕不上變化的問題每時(shí)每刻都在發(fā)生，而這些問題，需要在將活動(dòng)策劃方案投入實(shí)際執(zhí)行的過程中一一解決。