第一（節(jié)）行政辦公室事務(wù)管理工作概述

一、辦公室事務(wù)管理基本原則

企業(yè)辦公室應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需要和自身工作的客觀要求，制定出一系列合理有效的規(guī)章制度，使企業(yè)辦公室工作實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、制度化和規(guī)范化。企業(yè)辦公室事務(wù)管理必須遵循以下管理原則：

1.責(zé)任管理

在明確辦公室總?cè)蝿?wù)的前提下，把責(zé)任分解到每個(gè)成員，克服工作的隨意性和盲目性。

2.規(guī)范化管理

辦公室的各項(xiàng)工作都要嚴(yán)格遵循規(guī)章制度，并不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，使其更加完善和規(guī)范。

3.常規(guī)化管理

要明確規(guī)定周、月、季、年的常規(guī)工作內(nèi)容，如每周的會(huì)議安排，每月的工作總結(jié)，每年的生產(chǎn)計(jì)劃以及固定假日的常規(guī)工作等。

4.自動(dòng)化管理

要提高辦公室的工作效率，必須隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，不斷引進(jìn)現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和技術(shù)，如計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)以及縮微技術(shù)等。

辦公室工作涉及方方面面、上上下下、里里外外，大到輔助決策，小到打水掃地，面對(duì)如此繁雜的工作，要想管理有序，提高效能，就必須采取有效的管理方法。

二、辦公室事務(wù)管理基本要求

辦公室規(guī)模是按照企業(yè)具體情況而設(shè)定的，辦公室是協(xié)助高層領(lǐng)導(dǎo)辦理專門事項(xiàng)，起輔助和協(xié)調(diào)全局工作作用的部門，要做好辦公室工作，必須注意以下三方面的要求：

1.要有全局思想

企業(yè)的各個(gè)部門和全體成員只有經(jīng)過(guò)統(tǒng)一指揮和整體規(guī)劃，才能充分發(fā)揮各自的獨(dú)立功能，產(chǎn)生整體效益，實(shí)現(xiàn)企業(yè)總體經(jīng)濟(jì)目標(biāo)。企業(yè)辦公室是企業(yè)行政機(jī)構(gòu)的有機(jī)組成部分，它所從事的管理活動(dòng)同樣是服務(wù)于企業(yè)總體目標(biāo)，服務(wù)于企業(yè)整體利益的。這就要求企業(yè)辦公室人員在工作時(shí)必須培養(yǎng)全局觀念，從企業(yè)的整體需要出發(fā)，以不斷提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益為自己的工作宗旨。

2.要有高度的參與意識(shí)

辦公室作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，經(jīng)常直接參與或間接服務(wù)于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策。辦公室的工作人員必須具有強(qiáng)烈的參與意識(shí)，在企業(yè)的行政決策、經(jīng)營(yíng)管理、公共關(guān)系、信息溝通等各個(gè)方面當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手，充分發(fā)揮企業(yè)辦公室在企業(yè)行政管理工作中的作用。

3.要有強(qiáng)烈的效率觀念

只有講究效率、講究質(zhì)量的企業(yè)，才能在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲得成功。因此，企業(yè)辦公室每個(gè)成員都必須樹立效率觀念和時(shí)間觀念，把工作效率和工作質(zhì)量作為自己的首選目標(biāo)，力求處理事情迅速準(zhǔn)確，事半功倍。

三、辦公室物品管理工作內(nèi)容

辦公物品一般是指本企業(yè)辦公所需的各種物品。它的種類比較繁多，大致可以分為以下三類：

（1）辦公用具，包括辦公桌、坐椅、沙發(fā)、檔案柜、書架、雜志架、衣架、臺(tái)燈和卡片架等。

（2）辦公設(shè)備，屬于文書方面的有打字機(jī)、印刷機(jī)、復(fù)印機(jī)、照相機(jī)、收錄機(jī)、擴(kuò)音機(jī)等；屬于計(jì)算方面的有計(jì)算尺、計(jì)算機(jī)等；屬于通信方面的有攝像機(jī)、電話機(jī)、傳真機(jī)、電視機(jī)和手機(jī)。另外，還有辦公室的鐘、裝訂機(jī)等。

（3）辦公書籍，即辦公必備的圖書資料，如地圖、字典、圖表、法規(guī)、工作手冊(cè)等。

搞好辦公物品的管理，要注意抓好采購(gòu)、保管、發(fā)放使用三個(gè)環(huán)（節(jié)）。

第二（節(jié)）行政辦公室事務(wù)管理工作制度規(guī)范

一、辦公室布置規(guī)范范例

現(xiàn)舉某公司辦公室布置規(guī)范范例，用以說(shuō)明辦公室布置規(guī)范中的辦公布局、辦公室的設(shè)置、辦公設(shè)備、辦公環(huán)境等相關(guān)條文的具體內(nèi)容。

（一）辦公布局

第一條辦公布局應(yīng)合理、美觀，便于內(nèi)部公務(wù)溝通和業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)，便于外來(lái)人員辦事。

第二條辦公布局應(yīng)注意方便與外界接觸較多部門，如收發(fā)室、傳達(dá)室等，一般應(yīng)設(shè)在公司辦公區(qū)域入口處。

第三條辦公布局應(yīng)注意行政、綜合協(xié)調(diào)部門最好設(shè)在辦公區(qū)域的中心位置。

第四條辦公布局應(yīng)注意財(cái)務(wù)、電腦網(wǎng)絡(luò)中心、機(jī)要、檔案等部門最好設(shè)在辦公區(qū)域的最里處。

第五條辦公布局應(yīng)注意聯(lián)系密切的部門，如黨、團(tuán)、工會(huì)，應(yīng)就近安排在一起。

（二）辦公空間設(shè)置

第六條辦公空間設(shè)置應(yīng)符合公司經(jīng)營(yíng)風(fēng)格，最大限度地發(fā)揮辦公空間效能。

第七條辦公空間設(shè)置應(yīng)營(yíng)造人性化辦公氛圍，有利于衛(wèi)生清掃和消防安全。

第八條在設(shè)置辦公空間時(shí)，應(yīng)根據(jù)公司形象系統(tǒng)（CIS）方案，為辦公場(chǎng)所選用相應(yīng)的標(biāo)志顏色和主色、輔助色。

第九條進(jìn)行辦公空間設(shè)置時(shí)，辦公桌排列應(yīng)按直線對(duì)稱原則和工作流程順序，其流徑以最接近直線為宜，防止逆流與交叉現(xiàn)象。

第十條在設(shè)置辦公空間時(shí)，各座位間的間隔距離要適當(dāng)。

第十一條在設(shè)置辦公空間時(shí)，光線應(yīng)來(lái)自左前方，以保護(hù)視力。

第十二條在設(shè)置辦公空間時(shí)，常用的設(shè)備應(yīng)放在使用者的近處。

第十三條在設(shè)置辦公空間時(shí)，各部門銘牌應(yīng)在合適位置釘掛。

第十四條在設(shè)置辦公空間時(shí)，辦公桌、柜、箱、櫥頂上不得亂堆文件、雜物。

第十五條在設(shè)置辦公空間時(shí)，總經(jīng)理等高層人員辦公間應(yīng)設(shè)于大辦公室的一端，用落地玻璃隔間。

第十六條在設(shè)置辦公空間時(shí)，各部門座位采用同一方向（列）排列，前排為職工、中排為主管、后排為部門經(jīng)理。

第十七條在設(shè)置辦公空間時(shí)，接待外來(lái)訪客頻繁的員工，座位應(yīng)靠近總臺(tái)或入門處。

第十八條在設(shè)置辦公空間時(shí)，總臺(tái)附近設(shè)長(zhǎng)沙發(fā)和茶幾接待來(lái)賓，在總經(jīng)理套間內(nèi)或旁邊設(shè)會(huì)議室或洽談室。

第十九條在設(shè)置辦公空間時(shí)，辦公桌應(yīng)單獨(dú)排列，如確因場(chǎng)地需要，兩桌可并排。

第二十條在設(shè)置辦公空間時(shí)，大開間中央辦公區(qū)每一辦公桌可用隔板隔成半封閉的個(gè)人工作間。

第二十一條在設(shè)置辦公空間時(shí)，財(cái)會(huì)和行政秘書（打字、檔案）應(yīng)設(shè)獨(dú)立的小辦公間。

（三）辦公設(shè)備

第二十二條辦公設(shè)備的購(gòu)置應(yīng)有助于提高工作效率和效益，符合人—機(jī)工程原理，減少人員疲勞，不損害員工健康。

第二十三條辦公設(shè)備包括：辦公桌椅、計(jì)算機(jī)臺(tái)、沙發(fā)、茶幾、計(jì)算機(jī)（主機(jī)、打印機(jī)、掃描儀）、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、復(fù)印機(jī)、裝幀（訂）機(jī)、塑封機(jī)、文件破碎機(jī)、傳真機(jī)、電話設(shè)備、投影儀、音響、放像和放擴(kuò)聲系統(tǒng)、錄音機(jī)、照相機(jī)、錄像機(jī)、工作臺(tái)燈、文件柜、保險(xiǎn)箱、飲水器、空氣清新機(jī)、負(fù)離子加濕器、抽濕機(jī)、吸塵器、衣架、更衣柜等。

（四）辦公環(huán)境

第二十四條確保辦公室的光照條件，使之有適量的光照度和光亮度。

第二十五條確保辦公室的通風(fēng)條件，使之空氣流通，不混濁。

第二十六條辦公區(qū)域不應(yīng)有較大噪聲，禁止用高音喇叭廣播，保持相對(duì)安靜。

第二十七條辦公場(chǎng)所謝絕以員工個(gè)人為目標(biāo)的各類商品的上門推銷。

第二十八條辦公區(qū)域在工間和午休時(shí)，可播放以輕音樂(lè)為主的背景音樂(lè)。

第二十九條搞好辦公場(chǎng)所的衛(wèi)生保潔工作。

第三十條在辦公室窗外廣植花草，見(jiàn)縫插綠，美化環(huán)境。

第三十一條與毗鄰企事業(yè)單位和睦相處、團(tuán)結(jié)互助，建立良好社區(qū)關(guān)系。

二、辦公室用品管理制度范例

現(xiàn)舉某公司辦公室用品管理制度范例，用以說(shuō)明辦公室用品管理制度各條文的具體內(nèi)容。

第一條本公司辦公用品、辦公設(shè)備、低值易耗品、通信設(shè)備的采購(gòu)、保管與發(fā)放，由公司行政部全權(quán)負(fù)責(zé)。

第二條辦公物品的申請(qǐng)及購(gòu)置遵循以下程序：各部門將所需辦公用品提前10個(gè)工作日?qǐng)?bào)至行政部，行政部根據(jù)實(shí)際用量和庫(kù)存情況制訂購(gòu)置計(jì)劃，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后購(gòu)置。

第三條通信設(shè)備、特需辦公用品和低值易耗品，須經(jīng)主管總經(jīng)理批準(zhǔn)，由行政部負(fù)責(zé)購(gòu)置，然后記入備用品保管賬目。

第四條備用品發(fā)放采取定期發(fā)放制度，每月的5日和20日辦理，其他時(shí)間不予辦理。

第五條本公司的備用品保管實(shí)行“三清、兩齊、三一致”制度，即材料清、賬目清、數(shù)量清，擺放整齊、庫(kù)房整齊，賬、卡、物一致，做到日清月結(jié)。

第六條本公司的備用品倉(cāng)庫(kù)由行政部負(fù)責(zé)，備用品入庫(kù)需根據(jù)《入庫(kù)單》嚴(yán)格檢查品種、數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、單價(jià)等是否與進(jìn)貨相符，按手續(xù)驗(yàn)收入庫(kù)，登記入賬。

第七條在日清月結(jié)的條件下，月末必須對(duì)所有單據(jù)按部門統(tǒng)計(jì)，及時(shí)轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)部結(jié)算。

第八條各部門設(shè)立耐用辦公用品檔案卡，由行政部定期檢查使用情況，如屬非正常損壞或丟失，由當(dāng)事人賠償。

第九條行政部負(fù)責(zé)收回公司調(diào)離人員的辦公用品和物品。

第十條行政部建立公司固定資產(chǎn)總賬，對(duì)每件物品要進(jìn)行編號(hào)，每年進(jìn)行一次普查。

三、辦公室用品發(fā)放規(guī)定范例

現(xiàn)舉某公司辦公室用品發(fā)放規(guī)定，用以說(shuō)明辦公室用品發(fā)放規(guī)定的具體內(nèi)容。

第一條為規(guī)范本公司辦公用品的發(fā)放，減少辦公用品損耗量，特制定本規(guī)定。

第二條公司各部門在領(lǐng)取、使用辦公用品時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守（節(jié)）約、高效利用的原則。

第三條各部門辦公用品應(yīng)指定專人管理。

第四條各部門應(yīng)于每月25日前將下月所需辦公用品計(jì)劃報(bào)辦公室。辦公室于每月5日前一次性發(fā)放各部門所需辦公用品。

第五條采購(gòu)人員根據(jù)辦公室用品采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu)，以保證辦公室工作的需要。

第六條辦公用品入庫(kù)和發(fā)放應(yīng)及時(shí)記賬，做到賬物相符。

第七條任何人未經(jīng)允許不得進(jìn)入辦公用品庫(kù)房，不得挪用辦公用品及其他物資。庫(kù)房要做到類別清楚、碼放整齊。

第八條加強(qiáng)庫(kù)房管理和消防工作，防盜、防火。

四、辦公室文具管理制度范例

現(xiàn)舉某公司辦公室文具管理制度范例，用以說(shuō)明辦公室文具管理制度各條文的具體內(nèi)容。

第一條為使本公司辦公文具用品管理規(guī)范化，特制定本制度。

第二條本制度所稱辦公文具分為消耗品、管理消耗品及管理品三種，具體定義如下：

1.消耗品

鉛筆、刀片、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、筆記本、復(fù)寫紙、卷宗、標(biāo)簽、便條紙、信紙、橡皮、夾子等。

2.管理消耗品

簽字筆、熒光筆、修正液、電池、直線紙等。

3.管理品

剪刀、美工刀、訂書機(jī)、打孔機(jī)、鋼筆、打碼機(jī)、姓名章、日期章、日期戳、計(jì)算機(jī)、印泥等。

第三條本公司的文具用品分為個(gè)人領(lǐng)用與部門領(lǐng)用兩種。個(gè)人領(lǐng)用是指?jìng)€(gè)人使用保管的用品，如圓珠筆、橡皮、直尺等。部門領(lǐng)用是指本部門共同使用的用品，如打孔機(jī)、訂書機(jī)、打碼機(jī)等。

第四條本公司的消耗品可依據(jù)歷史記錄（如以過(guò)去半年耗用平均數(shù)）、經(jīng)驗(yàn)法則（估計(jì)消耗時(shí)間）設(shè)定領(lǐng)用管理基準(zhǔn)（如圓珠筆每月每人發(fā)放一支），并可隨部門或人員的工作狀況調(diào)整發(fā)放時(shí)間。

第五條本公司的消耗品應(yīng)限定人員使用，自第三次發(fā)放起，必須以舊品替換新品，但純消耗品（如直線紙）不在此限。

第六條本公司的管理品移交時(shí)如有故障或損壞，應(yīng)以舊換新，如遺失應(yīng)由個(gè)人或部門賠償、自購(gòu)。

第七條本公司的文具申請(qǐng)應(yīng)于每月25日由各部門填寫“文具用品申請(qǐng)單”，交管理部統(tǒng)一采購(gòu)，并于次月5日前發(fā)放，但管理性文具的申請(qǐng)不受上述時(shí)間限制。

第八條本公司各部門設(shè)立“文具用品領(lǐng)用記錄卡”，由管理部統(tǒng)一保管，在文具領(lǐng)用時(shí)作登記使用，并控制文具領(lǐng)用狀況。

第九條文具用品一般由管理部向文具批發(fā)商采購(gòu)，其中必需品、采購(gòu)不易或耗用量大的物品，應(yīng)酌量庫(kù)存；管理部無(wú)法采購(gòu)的特殊文具，可以經(jīng)管理部同意并授權(quán)各部門自行采購(gòu)。

第十條新進(jìn)人員到職時(shí)，由各部門提出文具申請(qǐng)單向管理部領(lǐng)取文具，并列入領(lǐng)用卡，人員離職時(shí)，應(yīng)將剩余文具一并交管理部。

五、工作服管理制度范例

現(xiàn)舉某公司工作服管理制度范例，用以說(shuō)明工作服管理制度各條文的具體內(nèi)容。

第一條根據(jù)公司內(nèi)部的實(shí)際需要，行政部負(fù)責(zé)聯(lián)系工作服的選料制作、發(fā)放與保管。

第二條發(fā)放工作服時(shí)，要手續(xù)齊全，填制領(lǐng)存卡，以防冒領(lǐng)和丟失。

第三條公司工作服由員工個(gè)人自行保管，并保持其整潔、完好。

第四條任何人不得對(duì)工作服私自改制式樣和裝飾。

第五條員工工作服統(tǒng)一由企業(yè)按規(guī)定時(shí)間清洗。辦公室人員每日清洗一次；一線員工每日清洗一次。

第六條員工內(nèi)部調(diào)動(dòng)，經(jīng)人事部審批后，領(lǐng)用新崗位工作服。

第七條員工因個(gè)人原因損壞工作服，在照價(jià)賠償后，補(bǔ)領(lǐng)新工作服。

第八條員工調(diào)出本企業(yè)，按一定標(biāo)準(zhǔn)折價(jià)收款，不再收回舊工作服。

六、文具用品一覽表

七、辦公用品需求計(jì)劃表

八、辦公用品請(qǐng)購(gòu)單

第三（節(jié)）行政辦公室事務(wù)管理工作流程設(shè)計(jì)

一、行政監(jiān)督工作流程設(shè)計(jì)

二、行政檢查工作流程設(shè)計(jì)

三、辦公用品購(gòu)買管理工作流程設(shè)計(jì)

四、辦公用品領(lǐng)用管理工作流程設(shè)計(jì)

五、辦公用品申請(qǐng)管理工作流程設(shè)計(jì)