第一（節）行政辦公室事務管理工作概述

一、辦公室事務管理基本原則

企業辦公室應當根據企業的實際需要和自身工作的客觀要求，制定出一系列合理有效的規章制度，使企業辦公室工作實現科學化、制度化和規范化。企業辦公室事務管理必須遵循以下管理原則：

1.責任管理

在明確辦公室總任務的前提下，把責任分解到每個成員，克服工作的隨意性和盲目性。

2.規范化管理

辦公室的各項工作都要嚴格遵循規章制度，并不斷總結經驗，使其更加完善和規范。

3.常規化管理

要明確規定周、月、季、年的常規工作內容，如每周的會議安排，每月的工作總結，每年的生產計劃以及固定假日的常規工作等。

4.自動化管理

要提高辦公室的工作效率，必須隨著現代科學技術的發展，不斷引進現代化的辦公設備和技術，如計算機、復印機、傳真機以及縮微技術等。

辦公室工作涉及方方面面、上上下下、里里外外，大到輔助決策，小到打水掃地，面對如此繁雜的工作，要想管理有序，提高效能，就必須采取有效的管理方法。

二、辦公室事務管理基本要求

辦公室規模是按照企業具體情況而設定的，辦公室是協助高層領導辦理專門事項，起輔助和協調全局工作作用的部門，要做好辦公室工作，必須注意以下三方面的要求：

1.要有全局思想

企業的各個部門和全體成員只有經過統一指揮和整體規劃，才能充分發揮各自的獨立功能，產生整體效益，實現企業總體經濟目標。企業辦公室是企業行政機構的有機組成部分，它所從事的管理活動同樣是服務于企業總體目標，服務于企業整體利益的。這就要求企業辦公室人員在工作時必須培養全局觀念，從企業的整體需要出發，以不斷提高企業經濟效益為自己的工作宗旨。

2.要有高度的參與意識

辦公室作為企業領導的參謀和助手，經常直接參與或間接服務于企業的經營決策。辦公室的工作人員必須具有強烈的參與意識，在企業的行政決策、經營管理、公共關系、信息溝通等各個方面當好領導的助手，充分發揮企業辦公室在企業行政管理工作中的作用。

3.要有強烈的效率觀念

只有講究效率、講究質量的企業，才能在激烈的市場競爭中獲得成功。因此，企業辦公室每個成員都必須樹立效率觀念和時間觀念，把工作效率和工作質量作為自己的首選目標，力求處理事情迅速準確，事半功倍。

三、辦公室物品管理工作內容

辦公物品一般是指本企業辦公所需的各種物品。它的種類比較繁多，大致可以分為以下三類：

（1）辦公用具，包括辦公桌、坐椅、沙發、檔案柜、書架、雜志架、衣架、臺燈和卡片架等。

（2）辦公設備，屬于文書方面的有打字機、印刷機、復印機、照相機、收錄機、擴音機等；屬于計算方面的有計算尺、計算機等；屬于通信方面的有攝像機、電話機、傳真機、電視機和手機。另外，還有辦公室的鐘、裝訂機等。

（3）辦公書籍，即辦公必備的圖書資料，如地圖、字典、圖表、法規、工作手冊等。

搞好辦公物品的管理，要注意抓好采購、保管、發放使用三個環（節）。

第二（節）行政辦公室事務管理工作制度規范

一、辦公室布置規范范例

現舉某公司辦公室布置規范范例，用以說明辦公室布置規范中的辦公布局、辦公室的設置、辦公設備、辦公環境等相關條文的具體內容。

（一）辦公布局

第一條辦公布局應合理、美觀，便于內部公務溝通和業務流轉，便于外來人員辦事。

第二條辦公布局應注意方便與外界接觸較多部門，如收發室、傳達室等，一般應設在公司辦公區域入口處。

第三條辦公布局應注意行政、綜合協調部門最好設在辦公區域的中心位置。

第四條辦公布局應注意財務、電腦網絡中心、機要、檔案等部門最好設在辦公區域的最里處。

第五條辦公布局應注意聯系密切的部門，如黨、團、工會，應就近安排在一起。

（二）辦公空間設置

第六條辦公空間設置應符合公司經營風格，最大限度地發揮辦公空間效能。

第七條辦公空間設置應營造人性化辦公氛圍，有利于衛生清掃和消防安全。

第八條在設置辦公空間時，應根據公司形象系統（CIS）方案，為辦公場所選用相應的標志顏色和主色、輔助色。

第九條進行辦公空間設置時，辦公桌排列應按直線對稱原則和工作流程順序，其流徑以最接近直線為宜，防止逆流與交叉現象。

第十條在設置辦公空間時，各座位間的間隔距離要適當。

第十一條在設置辦公空間時，光線應來自左前方，以保護視力。

第十二條在設置辦公空間時，常用的設備應放在使用者的近處。

第十三條在設置辦公空間時，各部門銘牌應在合適位置釘掛。

第十四條在設置辦公空間時，辦公桌、柜、箱、櫥頂上不得亂堆文件、雜物。

第十五條在設置辦公空間時，總經理等高層人員辦公間應設于大辦公室的一端，用落地玻璃隔間。

第十六條在設置辦公空間時，各部門座位采用同一方向（列）排列，前排為職工、中排為主管、后排為部門經理。

第十七條在設置辦公空間時，接待外來訪客頻繁的員工，座位應靠近總臺或入門處。

第十八條在設置辦公空間時，總臺附近設長沙發和茶幾接待來賓，在總經理套間內或旁邊設會議室或洽談室。

第十九條在設置辦公空間時，辦公桌應單獨排列，如確因場地需要，兩桌可并排。

第二十條在設置辦公空間時，大開間中央辦公區每一辦公桌可用隔板隔成半封閉的個人工作間。

第二十一條在設置辦公空間時，財會和行政秘書（打字、檔案）應設獨立的小辦公間。

（三）辦公設備

第二十二條辦公設備的購置應有助于提高工作效率和效益，符合人—機工程原理，減少人員疲勞，不損害員工健康。

第二十三條辦公設備包括：辦公桌椅、計算機臺、沙發、茶幾、計算機（主機、打印機、掃描儀）、網絡系統、復印機、裝幀（訂）機、塑封機、文件破碎機、傳真機、電話設備、投影儀、音響、放像和放擴聲系統、錄音機、照相機、錄像機、工作臺燈、文件柜、保險箱、飲水器、空氣清新機、負離子加濕器、抽濕機、吸塵器、衣架、更衣柜等。

（四）辦公環境

第二十四條確保辦公室的光照條件，使之有適量的光照度和光亮度。

第二十五條確保辦公室的通風條件，使之空氣流通，不混濁。

第二十六條辦公區域不應有較大噪聲，禁止用高音喇叭廣播，保持相對安靜。

第二十七條辦公場所謝絕以員工個人為目標的各類商品的上門推銷。

第二十八條辦公區域在工間和午休時，可播放以輕音樂為主的背景音樂。

第二十九條搞好辦公場所的衛生保潔工作。

第三十條在辦公室窗外廣植花草，見縫插綠，美化環境。

第三十一條與毗鄰企事業單位和睦相處、團結互助，建立良好社區關系。

二、辦公室用品管理制度范例

現舉某公司辦公室用品管理制度范例，用以說明辦公室用品管理制度各條文的具體內容。

第一條本公司辦公用品、辦公設備、低值易耗品、通信設備的采購、保管與發放，由公司行政部全權負責。

第二條辦公物品的申請及購置遵循以下程序：各部門將所需辦公用品提前10個工作日報至行政部，行政部根據實際用量和庫存情況制訂購置計劃，經總經理批準后購置。

第三條通信設備、特需辦公用品和低值易耗品，須經主管總經理批準，由行政部負責購置，然后記入備用品保管賬目。

第四條備用品發放采取定期發放制度，每月的5日和20日辦理，其他時間不予辦理。

第五條本公司的備用品保管實行“三清、兩齊、三一致”制度，即材料清、賬目清、數量清，擺放整齊、庫房整齊，賬、卡、物一致，做到日清月結。

第六條本公司的備用品倉庫由行政部負責，備用品入庫需根據《入庫單》嚴格檢查品種、數量、質量、規格、單價等是否與進貨相符，按手續驗收入庫，登記入賬。

第七條在日清月結的條件下，月末必須對所有單據按部門統計，及時轉到財務部結算。

第八條各部門設立耐用辦公用品檔案卡，由行政部定期檢查使用情況，如屬非正常損壞或丟失，由當事人賠償。

第九條行政部負責收回公司調離人員的辦公用品和物品。

第十條行政部建立公司固定資產總賬，對每件物品要進行編號，每年進行一次普查。

三、辦公室用品發放規定范例

現舉某公司辦公室用品發放規定，用以說明辦公室用品發放規定的具體內容。

第一條為規范本公司辦公用品的發放，減少辦公用品損耗量，特制定本規定。

第二條公司各部門在領取、使用辦公用品時，應嚴格遵守（節）約、高效利用的原則。

第三條各部門辦公用品應指定專人管理。

第四條各部門應于每月25日前將下月所需辦公用品計劃報辦公室。辦公室于每月5日前一次性發放各部門所需辦公用品。

第五條采購人員根據辦公室用品采購計劃進行采購，以保證辦公室工作的需要。

第六條辦公用品入庫和發放應及時記賬，做到賬物相符。

第七條任何人未經允許不得進入辦公用品庫房，不得挪用辦公用品及其他物資。庫房要做到類別清楚、碼放整齊。

第八條加強庫房管理和消防工作，防盜、防火。

四、辦公室文具管理制度范例

現舉某公司辦公室文具管理制度范例，用以說明辦公室文具管理制度各條文的具體內容。

第一條為使本公司辦公文具用品管理規范化，特制定本制度。

第二條本制度所稱辦公文具分為消耗品、管理消耗品及管理品三種，具體定義如下：

1.消耗品

鉛筆、刀片、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、筆記本、復寫紙、卷宗、標簽、便條紙、信紙、橡皮、夾子等。

2.管理消耗品

簽字筆、熒光筆、修正液、電池、直線紙等。

3.管理品

剪刀、美工刀、訂書機、打孔機、鋼筆、打碼機、姓名章、日期章、日期戳、計算機、印泥等。

第三條本公司的文具用品分為個人領用與部門領用兩種。個人領用是指個人使用保管的用品，如圓珠筆、橡皮、直尺等。部門領用是指本部門共同使用的用品，如打孔機、訂書機、打碼機等。

第四條本公司的消耗品可依據歷史記錄（如以過去半年耗用平均數）、經驗法則（估計消耗時間）設定領用管理基準（如圓珠筆每月每人發放一支），并可隨部門或人員的工作狀況調整發放時間。

第五條本公司的消耗品應限定人員使用，自第三次發放起，必須以舊品替換新品，但純消耗品（如直線紙）不在此限。

第六條本公司的管理品移交時如有故障或損壞，應以舊換新，如遺失應由個人或部門賠償、自購。

第七條本公司的文具申請應于每月25日由各部門填寫“文具用品申請單”，交管理部統一采購，并于次月5日前發放，但管理性文具的申請不受上述時間限制。

第八條本公司各部門設立“文具用品領用記錄卡”，由管理部統一保管，在文具領用時作登記使用，并控制文具領用狀況。

第九條文具用品一般由管理部向文具批發商采購，其中必需品、采購不易或耗用量大的物品，應酌量庫存；管理部無法采購的特殊文具，可以經管理部同意并授權各部門自行采購。

第十條新進人員到職時，由各部門提出文具申請單向管理部領取文具，并列入領用卡，人員離職時，應將剩余文具一并交管理部。

五、工作服管理制度范例

現舉某公司工作服管理制度范例，用以說明工作服管理制度各條文的具體內容。

第一條根據公司內部的實際需要，行政部負責聯系工作服的選料制作、發放與保管。

第二條發放工作服時，要手續齊全，填制領存卡，以防冒領和丟失。

第三條公司工作服由員工個人自行保管，并保持其整潔、完好。

第四條任何人不得對工作服私自改制式樣和裝飾。

第五條員工工作服統一由企業按規定時間清洗。辦公室人員每日清洗一次；一線員工每日清洗一次。

第六條員工內部調動，經人事部審批后，領用新崗位工作服。

第七條員工因個人原因損壞工作服，在照價賠償后，補領新工作服。

第八條員工調出本企業，按一定標準折價收款，不再收回舊工作服。

六、文具用品一覽表

七、辦公用品需求計劃表

八、辦公用品請購單

第三（節）行政辦公室事務管理工作流程設計

一、行政監督工作流程設計

二、行政檢查工作流程設計

三、辦公用品購買管理工作流程設計

四、辦公用品領用管理工作流程設計

五、辦公用品申請管理工作流程設計