第一（節）行政部門工作職責

一、行政部職責范圍

行政部受行政總監領導，直接向行政總監報告工作。部門職責如下：

1.部門協調

各職能部門的關系協調。

2.建章立制

建立各項規章制度并檢查實施情況，促進各項工作規范化管理。

3.資料管理

負責公司資料、信息等管理，以及宣傳報道工作，溝通內外聯系和上下聯系。

4.會議管理

公司會議組織、記錄及記錄歸檔工作。

5.印章管理

公司印章管理。

6.證照管理

公司證照管理。

7.辦入、離職手續

員工入職、離職過程中與行政相關的手續辦理。

8.檔案管理

公司各類檔案的整理、歸檔、保管、借閱等。

9.考勤管理

員工考勤、出勤統計、報表、分析等。

10.證件管理

員工暫住證、就業證等事項辦理。

11.保健管理

（1）員工保健規章的制定。

（2）定期保健體檢的組織與實施。

（3）特約或定點醫院的選擇。

（4）特約或定點醫院的聯絡。

（5）辦理工傷事故手續。

12.福利管理

（1）制定員工福利制度，并經批準后實施。

（2）福利制度的研究、修訂、改進等。

（3）福利事項的辦理。

（4）福利工作總結、分析和改進。

（5）退休、撫恤制度的制定及辦理。

13.文件控制

（1）發文制度及行文程序的擬定和實施。

（2）公司文件發放。

（3）文件與資料登記、編號、發行、保管、維護等。

（4）過期文件的處理。

（5）文件匯編。

（6）文件與資料的有效控制。

14.公司公共關系維護和改善工作

（1）內部公共關系的建立和維護。

（2）外部公共關系的建立和維護，包括與政府部門、同行、社區、新聞媒體等公共關系。

15.行政檢查。

對公司內各部門的行政管理工作進行定期與不定期檢查與考核。

16.費用預算

行政開支預算的編制。

17.成本控制

行政開支成本控制。

18.其他職責

與行政部工作相關的職責范圍和工作內容。

二、行政部日常工作細則

（1）負責貫徹公司領導指示，做好上下聯絡溝通工作，及時向領導反映情況和反饋信息；搞好各部門間相互配合，綜合協調各部門的工作；對各項工作和計劃進行督辦和檢查。

（2）嚴格執行公司規章制度，認真履行其工作職責。

（3）負責行政后勤、保衛工作管理制度制定、檢查、監督、控制和執行。

（4）負責組織編制年、季、月度行政后勤、保衛工作計劃，本著合理（節）約的原則，編制年、季、月度后勤用款計劃，搞好行政后勤決算工作，并組織行政工作計劃的實施和檢查。

（5）負責員工生活費用管理和核算工作，建立健全員工生活費用成本核算制度，制定合理的生活費用標準，對盈虧超標準進行審核。

（6）負責做好公司經營用水、用電管理工作，認真抓好水、電的計量基礎管理工作，定期檢查和維修計量器具，抓好電器設備和線路的保養維修，加強用水、用電費用核算，及時交納水、電費。

（7）負責員工就餐的衛生管理工作，定期詢問公司員工對就餐質量的要求，確保員工就餐安全。

（8）負責公司內部治安管理工作。維護內部治安秩序，搞好治安綜合治理，預防犯罪、刑事案件和災害事故的發生，保護公司財產安全，確保生產、工作的順利進行。

（9）負責建立和完善安全責任制，建立以防火、防盜、防災害事故為主要內容的安全保衛責任制，做到組織落實、制度落實和責任落實。

（10）嚴格物資出門登記制度，一切進出公司的物資，公司保安應予嚴格檢查、驗證，物證相符方能進出，凡無證或證物不符公司保安有權扣留，由保衛科查處。

建立和完善后勤崗位責任制，加大考核力度，提高服務質量。

加強對部門人員的培訓教育。協同人事、企管等職能部門，做好管理員、炊事員、保衛人員、維修工等人員的日常安全教育和職業道德教育，定期開展崗位優質服務評比活動。

按時完成公司領導交辦的其他工作任務。

三、行政管理制度綱要

（一）總則

第一條為加強公司行政事務管理，明確公司內部關系，使各項管理工作標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本制度。

第二條行政事務管理包括檔案管理、印章管理、公文打印管理、辦公及勞保用品管理、報刊及郵發管理等。

（二）檔案管理

第三條歸檔范圍

公司規劃、年度計劃、統計資料、科學技術報告、財務審計、經營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協議、合同、項目方案、通告、通知等具有保存價值的文件材料。

第四條檔案管理

要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全。

第五條檔案的借閱

（1）總經理、副總經理、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續，直接提檔。

（2）公司其他人員需借閱檔案時，要經主管副總經理批準，并辦理借閱手續。

第六條檔案的銷毀

（1）任何部門或個人未經允許無權銷毀公司檔案。

（2）若按規定需銷毀時，凡屬密級檔案須經總經理批準后方可銷毀；一般內部檔案，須經總經理辦公室主任批準后方可銷毀。

（3）須經批準銷毀的公司檔案，檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監督銷毀。

（三）印章管理

第七條公司印章由總經理辦公室主任負責保管。

第八條公司印章的使用一律由主管副總經理簽字后，管理印章人方可用印，如違反此項制度，造成的后果由直接責任人負責。

第九條公司所有需要蓋印章的介紹信、證明材料及對外開出的公文，應統一編號登記，以備查詢、存檔。

第十條不得開具空白介紹信、空白證明信，如因工作需要或其他特殊情況確需開具空白介紹信或空白證明信時，必須經主管副總經理簽字批條后方可開出。

第十一條蓋章后出現的意外情況由批準人負責。

（四）公文打印管理

第十二條公司公文的打印工作由行政部負責。

第十三條各部門打印的公文或其他資料須經本部門負責人簽字，交電腦室打印，按價計費。

第十四條公司各部門所有打印的公文、文件，必須一式三份，交行政部留底存檔。

（五）辦公及勞保用品管理

第十五條辦公用品的購發

（1）每月月底前，各部門負責人將該部門所需要的辦公用品制訂計劃提交行政部。

（2）行政部指定專人制訂每月辦公用品計劃及預算，經主管副總經理審批后將辦公用品購回，根據實際工作需要有計劃地分發給各個部門，由部門主任簽字領回。

（3）除正常配給的辦公用品外還需要其他辦公用品的須經行政部經理批準后方可領用。

（4）公司新聘工作人員辦公用品，行政部根據部門負責人提供的名單和用品清單，負責為其配齊，以保證新聘人員的正常工作。

（5）負責購發辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對路、量足質優、庫存合理、開支適當、用品保管良好。

（6）負責購發辦公用品的人員要建立賬本，辦好入庫、出庫手續，出庫一定要有領取人簽字。

（7）辦公室用品管理一定要做到文明、清潔，注意安全、防火、防盜，嚴格按照規章制度辦事，不允許非工作人員進入庫房。

第十六條勞保用品的購發

勞保用品的配發，由行政部根據各部門的實際工作需要統一購買、統一發放。

（六）報刊及郵發管理

第十七條報刊管理人員每半年按照公司的要求制訂訂閱報刊計劃及預算，負責辦理訂閱有關手續。

第十八條報刊管理人每日負責將報刊取回并進行處理、分類、登記，然后分別送到有關部門。有關部門處理后，一周內交回行政部，由報刊管理人員統一保存，存檔備查。

第十九條任何人不得隨意將報刊挪作他用。

第二十條郵發管理

（1）私人信件一律實行自費，交行政部辦公室或自行送往郵局。

（2）所有公發信件、郵件一律不封口，由收發員登記，統一封口，負責寄發。

（3）控制各類掛號信，凡因公需郵發掛號信者，須經各部門主任批準，行政部經理審核后方可郵發。

（七）附則

第二十一條本制度如有未盡事宜或隨著公司的發展有些條款不適應工作需要的，各部門可提出修改意見交行政部研究并提請總經理批復。

第二十二條本制度解釋權歸行政部。

第二十三條本制度自發布之日起生效。

第二（節）行政部門各崗位工作職責描述

一、行政總監崗位職責

1.制定規章制度

組織并制定人力資源管理和辦公、行政管理的有關規章制度，并對工作人員執行規章制度的情況進行檢查、監督和指導。

2.計劃管理

根據企業階段性任務目標和年度計劃，制訂所屬部門的目標、計劃和措施，保證企業業務活動正常進行。

3.人力資源管理

依據企業有關人力資源開發與管理的總體要求，通過人力資源管理制度設計、人員招聘、薪酬發放、培訓計劃及落實、工作任務考核等，使企業達到對內有凝聚力、對外有競爭力的總體目標。

二、行政主管崗位職責

（1）發揮行政部（總經辦）的參謀、協調和綜合管理職能，直接處理尚未分清職能的公司事務。

（2）負責行政會議和例會的組織工作，參加或列席會議并作會議記錄，視情況整理出會議紀要或辦理下發文件事宜。對會議討論的重大問題組織調研并提出專題報告。

（3）根據總經理指示，編排工作活動日程表，做好重大活動的組織和接待工作。

（4）負責抓好公司重要文稿的起草工作，包括月、季、半年、年度工作計劃和總結報告。按照工作計劃和目標責任指標，定期組織檢查落實，及時向公司領導和其他部門反饋信息。

（5）及時處理重要往來電文信函的審閱、分送，督促檢查領導批示和以公司名義簽發的有關文件落實情況，抓好文書歸檔和用印管理工作。

（6）協助各部門制定部門、崗位職責和各類規章制度的實施細則，配合公司協調各部門和下屬企業的工作關系。

（7）嚴格控制行政辦公經費支出，加強公司財產和車輛的管理。

（8）負責指導、管理、監督行政部其他人員的業務工作，改善工作質量和服務態度，做好下屬人員的績效考核和獎勵懲罰工作。

（9）完成行政總監臨時交辦的工作。

三、行政管理專員崗位職責

（1）負責公司辦公設備如計算機、傳真機、長途電話、復印機的具體使用登記和名片印制等管理工作。

（2）負責低值易耗辦公用品的發放、使用登記和使用人離職時的收繳工作。

（3）負責各類辦公用品、固定資產的保養、維修，倉儲保管，每月清點，年終盤存統計，做到入庫有驗收、出庫有手續，保證賬物相符。

（4）按標準定額，做好添購辦公用品、器具的計劃編制和申購手續工作，做到辦公用品既不脫檔又不長期積壓。

（5）負責考勤登記和就餐人數統計。

（6）負責來賓具體接待、日程和參觀內容的安排，以及食宿地點、車輛安排和車船機票代購等事宜。

（7）協助安排公司每天的派車用車計劃，確保公司公務用車需要。

（8）負責公司辦公場所清潔衛生和室內外環境的綠化狀況的檢查監督，保證公司有一個舒適良好的工作環境。

（9）完成行政主管臨時交辦的其他任務。

四、辦公室主任崗位職責

（1）在總經理的領導下，負責主持本室的全面工作，組織并督促全室人員全面完成本室職責范圍內的各項工作任務。

（2）貫徹落實本室崗位責任制和工作標準，密切與各部門的工作關系，加強協作配合，做好銜接協調工作。

（3）組織匯總公司年度綜合性資料，草擬公司年度總結、工作計劃和其他綜合性文稿，及時進行總經理發言稿的撰寫和其他以公司名義發言的文稿審核，嚴格按行文程序辦理公司文件，保證文稿質量。

（4）組織收集和了解各部門的工作動態，協助總經理及公司領導協調各部門之間的業務工作，掌握公司主要活動情況，為公司領導決策提供意見和建議，負責編寫公司年度大事記。

（5）負責召集公司辦公會議，檢查督促辦公會議和公司領導布置的主要工作任務的貫徹落實情況。

（6）負責監督檢查公司印章的使用。

（7）參與公司發展規劃、年度經營計劃的編制和公司重大決策事項的討論。

（8）負責組織公司通用管理標準及規章制度的制訂、修改和編寫工作，協助參與專用管理標準及管理制度的擬訂講座和修改工作。

（9）負責組織公司投資項目的洽談、調研、立項、報批、工程投標、開工、竣工、預決算等有關基建項目管理工作，及時組織編制項目計劃和項目進度統計報表，認真做好項目的監督管理工作。

（10）負責組織物品的供應、采購工作，做好物品進、出、存統計核算工作。

負責召集全公司員工大會，開展年度總結評比和表彰工作。

負責做好公司來賓的接待安排，統一負責對上級主管部門的聯系、有關的法律咨詢等工作。

向直屬領導提議下屬人選，并對其工作進行考核評價。

完成公司領導交辦的其他工作任務。

五、行政秘書崗位職責

1.對內關系協調

幫助上級領導與企業內各部門進行聯絡、溝通與協調，做好上傳下達工作；按照上級領導安排，協助其他部門一起組織企業重大活動。

2.對外關系協調

配合企業有關部門協調企業與政府有關主管部門的關系，包括地方政府、工商局或其他政府部門；協調與相關行業管理機構、協會、商會以及其他單位（包括客戶單位）的關系；按照上級領導安排，代表企業出席各種外部會議。

3.會議管理

按照上級領導安排，出席某些會議，起草會議文件，及時完成會議記錄、紀要工作；對企業總部的會議室和會議設備進行管理。

4.文書檔案管理

制定文件管理制度，根據管理制度制定年度文件編碼，對各種文件進行登記、歸檔并負責管理；負責企業內、外各種往來文件的核對、頒布和下發工作。

5.打字復印

及時完成上級領導交辦的文件打印、復印工作，妥善管理傳真機、復印機等辦公設備。

6.接待

妥善、禮貌地接待國內、國外有關單位、人員的來訪。

六、總務后勤主管崗位職責

總務后勤主管受行政總監領導，直接向行政總監報告工作。崗位職責如下：

1.基本建設管理

（1）編制基本建設規劃，經批準后組織落實實施。

（2）編制基本建設預算。

（3）辦理基本建設招標、監理、進度控制、結算、造價審計等事項。

（4）控制基本建設支出。

2.房產管理

對公司房產進行管理，辦理產權事項。

3.綠化管理

對公司的綠化與環境進行管理。

4.環保管理

抓好公司環境保護與職業健康安全體系運行和認證。

5.物資管理

抓好公司清潔用品、辦公用品、電器配件等物資管理。

6.固定資產管理

抓好公司固定資產管理（機電設備部管理部分除外）與實物核算。

7.安全管理

做好廠區、宿舍財產及員工安全保衛工作。

8.維修管理

抓好房屋、道路等維修工作。

9.衛生管理

搞好廠區和宿舍清潔衛生維護工作。

10.宿舍管理

對在宿舍住宿的各類人員進行有效管理。

11.水電管理

做好宿舍分配和水電管理等工作。

12.伙食管理

抓好公司伙食供應及管理。

13.文化管理

抓好公司休閑、文化娛樂設施管理。

14.車輛管理

抓好公司車輛、人員進出管理。

15.消防管理

抓好公司消防管理，組織消防安全檢查。

16.公務車管理

安排領導用車和其他公務用車，并對司機進行統一管理。

17.災害處理