剛剛步入工作崗位的你，工作會讓你慢慢透不過氣來嗎？待辦事項、計劃和突發的瑣事不停地積累，已經把你包圍了嗎？你是不是總是很忙，換來的卻是老板的責罵？你是不是盡自己的最大努力做事，卻忙而無功？如果是，那么，不是你沒有努力工作，而是你沒有掌握提高工作效率的方法，無意中浪費了你的生命。所以，要想在職場中獲得成功，提高工作效率很重要，我們必須掌握它。

確定工作先后順序，堅持要事第一

一個想成功的人首先要知道的不是工作的細節，而是確定事情的大致方向與優先級。例如，應該先確認好哪些事項，才能開始進行后續的作業；哪些事情應該排在最后，以避免其他流程的變動而必須一再地重做；各項流程之間應如何協調與整合等等。

一個人每天要面對許多工作，它們有的互相牽連，有的互不相關；有的很重要，有的不太重要；有的急需處理，有的不太緊急……哪一件事情都不能不做好。如何統籌安排好這些工作，是每個人都不得不面對的問題。

我們中的不少人就是由于沒有掌握高效率的工作方法，結果被這些事弄得筋疲力盡，心煩意亂，總是不能靜下心來去做最該做的事。或者是被那些看似急迫的事所蒙蔽，根本就不知道哪些是最應該做的事，結果白白浪費了大好時光，致使工作效率不高。

大量研究表明，在工作中，人們總是依據下列各種準則決定事情的優先次序：

（1）先做喜歡做的事，不喜歡的事情最后做。

（2）先做熟悉的事，不熟悉的事情最后做。

（3）先做容易做的事，然后再做難做的事。

（4）先做只需花費少量時間即可做好的事，再做需要花費大量時間的事。

（5）先做已排定時間的事，再做未經排定時間的事。

（6）先做別人的事，然后再做自己的事。

（7）先做緊迫的事，然后再做不緊迫的事。

（8）先做自己所尊敬的人或與自己有密切的利害關系的人所拜托的事，然后再做自己所不尊敬的人或與自己沒有密切的利害關系的人所拜托的事。

很顯然，這些我們習以為常的做法，事實上不一定符合高效工作方法的要求。工作是以目標的實現為導向的，那么我們應當如何確定工作的順序，在一系列以實現目標為依據的待辦事項之中，應當先處理哪些事情，而哪些事項應延后處理，甚至不予處理呢？高效時間管理法的核心是先輕重，后緩急，而那些工作效率最高的人往往是那些對無足輕重的事情無動于衷，卻將主要的精力放在那些較重要的事情上的人。

遺憾的是，在多數情況下，越是重要的事偏偏越不緊迫。比如向上級提出改進營運方式的建議、長遠目標的規劃、甚至個人的身體檢查等，往往因其不緊迫而被那些“必須”做的事（諸如不停的電話、需要馬上完成的報表）無限期地延遲了。克服這一問題的法寶是：做要事，而不是做急事。

也許我們會認為，工作的重要性并不會影響自己的時間安排，時間總是能夠擠出來的。但事實上，我們的精力有限，要做的工作也非常繁雜，對于工作中林林總總的事件，我們可以按重要性和緊急性的不同組合確定處理的先后順序。

伯利恒鋼鐵公司總裁理查德斯·舒瓦普曾經為自己和公司的低效率而憂慮，于是去找效率專家艾維·李尋求幫助，希望艾維·李能告訴他如何在短短的時間里完成更多的工作。

艾維·李說：“我10分鐘就可以教你一套至少提高效率50％的最佳方法，那就是：把你明天必須要做的最重要的工作記下來，按重要程度編上號碼。最重要的排在首位，以次類推。早上一上班，馬上從第一項工作做起，一直做到完成為止。然后用同樣的方法對待第二項工作、第三項工作……直到你下班為止。即使你花了一整天的時間才完成了第一項工作，也沒關系。只要它是最重要的工作，就堅持做下去。每一天都要這樣做。在你對這種方法的價值深信不疑后，叫你的公司的人也這樣做。這套方法你愿意試多久就試多久，當你覺得有效的時候，給我寄張支票，并填上你認為合適的數字。”

經過一段時間的試驗之后，舒瓦普填了一張25000美元的支票給李，并且堅持在后來的工作中使用艾維·李教給他的方法。五年后，伯利恒鋼鐵公司從一個鮮為人知的小鋼鐵廠一躍成為最大的鋼鐵生產企業。舒瓦普常對朋友說：“這次請教讓我學會了堅持選最重要的事情先做，我認為這是我的公司多年來最有價值的一筆投資！”

高效工作的開始，就是你能否合理地安排工作的先后。真正的高效人士都是明白輕重緩急的道理的，他們在處理一年或一個月，甚至一天的事情之前，總是按分清主次的辦法來安排自己的時間。學會為工作的任務安排順序，也許看起來只是很簡單的事情，列一個時間表，仿佛就已經安排好了這一天的工作。但是，我們必須認識到，這個時間與任務的排序是否真正有效與合理。

計劃的根本目的在于使人們能夠在恰當的時間做恰當的事。卡耐基有句名言：“做正確的事比正確地做事更重要。”俗話說：“凡事預則立，不預則廢。”在工作過程中如果能制定一份清晰、簡單實用的行動計劃，合理安排工作時間，形成井然有序的工作作風，那將大大提高工作效率。

商業及電腦巨子羅斯·佩羅說：“凡是優秀的、值得稱道的東西，每時每刻都處在刀刃上，要不斷努力才能保持刀刃的鋒利。”所以說，當我們確定了事情的重要性之后，習慣把每一天、每一周甚至每個月、每一年的事情與任務安排好，這對于我們成就大事是非常關鍵的，因為它會讓我們每時每刻集中精力處理要做的事，讓我們做得更出色。

告別窮忙，把浪費的時間找回來

職場中，“最近比較忙”幾乎成為大家的口頭禪，人們似乎總有著做不完的事情。但是，很多整天忙忙碌碌的人卻沒有取得應得的業績，從頭到尾都是在“瞎折騰”。

美國的時間管理之父阿蘭·拉金曾經說過，勤勞不代表有完美的結果，要學會聰明地工作。一個人只有善于利用時間，善于針對問題投入時間，才能夠提高效率，成為辛勤勞動的受益者。下面這個例子可能會給那些每天忙忙碌碌卻還是沒有業績的人一些啟發。

擔任公司會計的小林最近比較煩，老板催著要公司各部門的年度數據統計，疲于應付的小林只好加班加點。其實，工作量并不算太大，只是小林是個十足的聊天狂人，不能很好地控制自己的時間。

每天上班，他的第一件事就是瀏覽各大網站的娛樂新聞和經常泡的八卦論壇，之后還忍不住與好友在網上交流一番。有時，在他好不容易快計算出一項數據時，手機又響了，電話那頭的好友在第一時間告訴她：某商場下禮拜舉行周年大促銷！興奮的小林一下子又聊個夠，耽誤了很多工作時間，也經常因為工作沒有按時完成而受到責備。小林感到很困惑：為什么自己平時總是那樣忙，卻總是沒有好的結果呢？

就像小林一樣，很多人盡管非常希望能不被人打擾，好好工作，但是他們的自控能力實在令人堪憂。任何信息都能夠吸引他們的注意力，結果，腦子一片混亂，手上也沒有像樣的工作成果。

要杜絕這種情況，一方面需要從我們平時的工作習慣入手，讓自己能夠在排除干擾的情況下踏實地工作；另一方面，這與自己的工作缺少規劃和安排也有很大關系。

我們往往有無數忙碌的借口，但是看看我們周圍那些每天勤勤懇懇的人們，有多少是最終成功的人士呢？我們中的大多數都是在用忙碌打發時間，而并非用心在工作。

勤勤懇懇做的都是無用功，這也可能導致懷疑和否定自己的能力，對工作畏懼、拖延，從而引發自卑、情緒低落等惡劣的心境。工作的效率就是良性循環，這種循環就是從你對自己的時間有了更有目的性的分配開始的。

美國著名的管理學者杜拉克在一家銀行當顧問時，發現這家銀行的總裁是很善于管理時間的人，也就是說，他有著極強的時間觀念，非常注重自己的工作效率。他對所有無意義的事情都有意忽略；不追求完美，但追求辦事效果；對那些不重要的事情堅決說“不”。

杜拉克每月都要同這位總裁談一次話。談話中他發現，總裁每次總是與他談1小時30分鐘，而每次晤談，總裁事先都有充分的準備，所談內容每次僅限為一個題目。每當談話時間進行到1小時20分鐘時，總裁總是這樣對他說：“杜拉克先生，我看我們該做個結論了，也該決定下一次談什么題目了。”1小時30分鐘一到，他馬上就站起來握手告別。

研究發現，浪費時間的內在因素包括危機應付、計劃欠妥、貪求過多、事必躬親、條理不清、欠缺自律、無力拒絕、做事拖延、沒有預約就去拜訪等。這些內在因素都是人為因素，而人為的因素絕大多數取決于心態和習慣。因此，解決之道就是培養自己更積極的心態，養成良好的習慣，做到自律、自覺，以誠實負責的心態來面對自己。

日本某著名百貨公司宣傳部的一位年輕職員為了進行市場調查，來到紐約。當他想到自己應該有效地運用自由時間時，就直接跑到了紐約某個著名猶太商的百貨店，貿然敲開了該公司宣傳部主任辦公室的大門，向秘書小姐說明來意。

秘書小姐問道：“請問先生，您有預約嗎？”這位青年一愣，但馬上滔滔不絕地說：“我是日本某百貨店的職員，這次來紐約考察。因為我對工作特別熱心，所以特意利用空閑時間，來拜訪貴公司的宣傳部主任……”

“對不起，先生！”秘書打斷了他的話。就這樣，這位職員被拒之于大門之外。

時間就是金錢，浪費時間就等于浪費生命。因此，我們要學會妥善安排自己的時間。

要想克服浪費時間的壞習慣，就要妥善安排好每天的工作。一般來說，當你不知道自己為什么忙碌的時候，你對時間的投資多半是沒有收效的。正是對于時間利用的明確，才能讓你將每一寸光陰用于必要的地方。所以說，要把浪費的時間找回來，關鍵是需要弄清楚自己需要做的是什么，以及在什么時間段需要做什么，讓每一秒都被有計劃地利用。

養成整理辦公桌的習慣

辦公桌上雜亂無章，你會有什么樣的感覺？覺得自己有堆積如山的工作要做，可又毫無頭緒，好像根本沒時間或者做不完一樣。面對大量的繁雜工作，你無法感受到工作的輕松和快樂。

要知道，很多時候，讓你感到疲憊不堪的往往不是工作中的大量勞動，而是因為你沒有良好的工作習慣，不能保持辦公桌的整潔、有序，從而降低了工作效率，加重了你的工作任務，影響了你對工作的樂趣。

芝加哥西北鐵路公司前總裁羅蘭·威廉姆斯每天埋頭在辦公室里，處理著沒完沒了的工作。他第一次到德薩爾診所的時候，已處在精神崩潰的邊緣。他的臉上寫滿了焦慮、緊張。

他告訴醫生，在他的辦公室里有三張大寫字臺，上面堆滿了東西，他每天都把全部的精力投入到工作當中，可工作似乎永遠都干不完。

在與德薩爾仔細地交談以后，他回到辦公室的第一件事就是清理辦公桌，最后只留下一張寫字臺，并要求自己當天的事必須當天處理完畢。從此，就再也感覺不到沒完沒了的工作壓力了，工作效率也提高了，身體也逐漸恢復了健康。

威廉姆斯深有感觸地說：“一個桌上堆滿很多文件的人，若能把他的桌子清理開來，留下手邊待處理的一些，就會發現他的工作更容易，也更實在——我稱之為家務料理。這是提高效率的第一步。”

威廉姆斯的做法告訴我們，不管你有多么忙，也要把辦公桌收拾得整潔、有序。在每天下班之前，要養成整理辦公桌的習慣，把明天必用的、稍后再用的或不再用的文件都按順序放置并保持桌面的整潔，這樣做會使你繁重的工作變得有條不紊，充滿樂趣。

清理辦公桌有一種被稱為“四分法”的有效方法，希望大家可以借鑒。

在一張空桌子（不是你正在用的桌子，而是另外一張）或者地板上，按順時針方向劃分為四塊地方。

在第一個四分之一的地方存放你準備丟棄的東西，最好能夠準備一個大箱子。這里挑選出來的資料應該是多余的、用不著你今后再處理的。

第二個四分之一的地方容納你可以轉給別人去處理的文件。

在第三個四分之一的地方存放最近必須由你親自處理的文件。只有你自己最清楚，下一步與這些文件有關的問題該如何處理。這堆文件需要你特別關注。

第四個四分之一的地方有些特殊，這里只存放那些你工作中馬上就要處理的文件。

如果能夠嚴格遵守上述的原則，“四分法”就會百試不爽：不搞一個過渡的文件堆，每份文件只處理一次，不搞第五、第六個或更多的地方堆文件。

如果你到華盛頓的國會圖書館去，就會看到天花板上漆著著名詩人波普寫的一句話：秩序，是天國的第一條法則。所以，我們每天下班后，一定要抽出十幾分鐘時間，將自己的辦公桌桌面整理一遍。批示完畢的文件，要轉交出去，不能在自己手里過夜；暫時沒有用的文件，要存入檔案柜，絕不能雜亂地堆在眼前；需要處理的文件，要整理好放在辦公桌顯著的位置，絕不能對待辦的事情心中無數。然后，在整理完畢的桌前，認真總結一遍今天的工作，計劃一下明天的工作。如果能每天堅持這么做，就一定會有收獲。

整理好自己的桌面，其實是一個打理工作的過程。將批示文件轉出去，就是不要讓緊急事件在自己這里擱置。往往一擱置，就很容易忘記，很容易造成重大失誤。

將無用的文件存起來，就是不要讓過去的事情、沒用的東西占據自己有限的大腦，而感覺還有許多事情要做，從而產生緊張情緒，造成不必要的負擔。這對心理、工作都沒有好處。

將待辦文件整出來，就是別讓日后的工作盲目無序，一定要分清輕重緩急，做到心中有數，這樣各項工作才不會拖、不會誤。

整理好自己的桌面，其實也是一個打理心情的過程。一天的緊張工作結束后，難免會頭昏腦脹、心緒煩亂。看著擺滿一桌的文件、紙張，定會感覺今天的事沒有做完，明天的事沒有頭緒。日積月累，有用的、無用的、緊急的、稍緩的……各種事情就不光占滿桌面，更占滿了整個大腦。心情緊張、失去信心將無可避免，工作效率不會提高，收獲成功更是無從談起。

如果能騰出十幾分鐘，整理一下辦公桌，梳理一下工作計劃，舒緩一下緊張心情，然后在整潔的環境里深呼吸、踱幾步，做一個認真的思考、簡單的放松，心情愉快地結束今天，信心滿懷地開始明天，那工作質量不提高都會是不可能的了。

細細品來，這整理的對象還可以拓展一下：

定期整理一下電腦里的程序和文檔，該升級的升級，該殺毒的殺毒，該備份的備份，該清理的清理，這樣電腦運行會更迅捷，效率會更高。